文控管理辦法

1、文控管理辦法1、編制目的為確XXXXX項目部文件、資料控制和管理的標準化、規(guī)范化，以及與竣工資料的有效對接，規(guī)范工程文件管理。2、適用范圍適用于XXXXX項目部和下屬各機組施工全過程，包括施工、驗收、試運投產(chǎn)各階段。體現(xiàn)于文件、信息資料的收集整理分類分發(fā)傳遞及存檔全過程。3、職責3.1工程參建各機組根據(jù)工程實際情況成立相應的文件控制管理部門，負責本機組所有文件書寫、打印、印制、審核、收發(fā)及管理工作,認真執(zhí)行監(jiān)理、業(yè)主制定并下發(fā)的各項文控管理制度，記錄并保管所有質量、安全、施工管理、環(huán)境保護的施工資料。資料記錄必須真實、完整、齊全，填寫及時、準確、字跡清晰，符合標準要求，不得隨意涂改。3.2 項

2、目部各專業(yè)負責人負責對接收文件及資料審核，擬定處理計劃并報項目經(jīng)理審批后，交項目部文控統(tǒng)一處理。4、工作內容4.1 文件分類方法 4.1.1各機組按文件來源單位編制目錄；根據(jù)各自的實際情況編制一級目錄、二級目錄、三級目錄。4.1.2電子版文件按文件亦應建立一、二、三級文件目錄.4.1.3紙制版文件按一級目錄分類建立文件柜，按二級目錄進行分區(qū)，按三級文件目錄建文件夾。4.2文件控制編碼 4.2.1為了規(guī)范文件編碼，便于文件索引、查閱和分類歸檔、規(guī)范文件管理，各機組的文件編碼應遵守項目部編制的文件控制編碼細則。4.2.2 所有收到和發(fā)出的文件，必須進行編碼和登記，并錄入電子表格和電子數(shù)據(jù)庫，以方便

3、查詢。4.3 文件控制和管理4.3.1 文件發(fā)放管理4.3.1.1 發(fā)文登記1）待發(fā)文件需經(jīng)文控核稿并登入臺帳，登記時，應注明文件標題、密級、文件編碼、擬稿部門、分發(fā)情況、份數(shù)、發(fā)文時間。2）文控人員應按發(fā)文所列收件人進行發(fā)文，做好發(fā)文記錄，并跟蹤文件辦理狀態(tài)。4.3.1.2 文件蓋印 文件蓋印表明文件的嚴肅性，對于涉及投資、質量、設計變更等重要事件的文件須加蓋印章后發(fā)送，否則視為無效文件。蓋印時應注意以下幾點:1）印章使用須經(jīng)項目經(jīng)理同意后由資料員蓋章，任何人無權私自蓋章，根據(jù)簽發(fā)資格人和文件類型、性質選擇相應權限之印章；2）蓋印份數(shù)與原稿標準印刷份數(shù)相同，多余份數(shù)不蓋章；3）蓋印位置應在落

4、款正中央，上不壓正文，下不壓日期，印章下沿要稍稍壓蓋在落款年月之上，即“騎年蓋月”；4）印章必須端正、清晰。蓋印時要穩(wěn)當，對好方位，切勿歪斜或顛倒。5）印章由文控部資料員負責保管、供用、登記，并建立印章使用臺賬。4.3.1.3 文件發(fā)送 文控人員進行文件發(fā)送必須嚴格按照文件標注的發(fā)送范圍（收、抄送單位/個人）進行本工程文件的發(fā)送，要求以下三種方式分別進行：1）人工送達。適用于圖紙、管理文件、技術文件以及涉及撥付款、工程變更、重大質量、安全問題等事件時的文件傳送。2）通過網(wǎng)絡或即時通訊軟件發(fā)送。各機組之間往來的通用公文、工程報表均可采用此方式進行。對于其它非重大事件的文件也應優(yōu)先采用此方式進行。

5、3）傳真發(fā)送。適用于沒有網(wǎng)絡條件的單位之間往來文件的傳遞。4.3.1.4文件發(fā)送的回執(zhí)確認 為了確保文件發(fā)送準確到位，證實文件已成功發(fā)送，對方已成功接收。應根據(jù)發(fā)送文件的方式分別進行確認，回執(zhí)確認必須做到及時，并記錄簽收人、時間等信息。1）人工送達類文件的回執(zhí)確認。在進行發(fā)文的同時，應配送一張文件傳送單，收文單位收到文件后，立即填寫該單，反饋發(fā)件人。2）通過網(wǎng)絡或即時通訊軟件發(fā)送類文件的回執(zhí)確認。各機組在進行發(fā)文的同時，請保留電子記錄并保存。3）傳真發(fā)送文件的回執(zhí)確認。在進行發(fā)文的同時，應在文件上標記簽收處，由收件人收文時及時簽收回執(zhí)。4.3.2 文件接收管理 4.3.2.1文控人員應對所有收

6、到的文件的格式和完備性進行檢驗，避免收到無效文件、不合格文件。接收的文件如有缺頁、不清晰等情況，要立即通知發(fā)件方、文件提交方補發(fā)或補交，直到完整接收。4.3.2.2 收文登記 1）對外部單位（監(jiān)理、業(yè)主、質檢站、鍋檢所等）發(fā)來的所有正式文件資料均應建立臺帳，收文登記應同文件“批辦”、“轉辦”、“傳閱”等文件管理工作相結合。 2）文控人員在進行文件登記時，應注明標題、密級、文件編碼、收文號、來文單位、收文時間、件數(shù)和頁數(shù)，填寫好收文登記表。4.3.2.3 收文辦理 來件的辦理由文控人員提交項目經(jīng)理或主管副經(jīng)理進行批示，文控人員根據(jù)批示進行文件處理。辦文期間，文控人員要負責催辦、督查和上報需要的有

7、關情況。文件屬性按文件本質意向分為：批辦、審查轉辦和傳閱三類。 1）紙質文件的處理方式 批辦類文件：填制文件處理單附于文件之上，按文件處理單上領導意見進行文件處理。 審查轉辦類文件：應填制文件傳送單附于文件之上，提交項目經(jīng)理或主管副經(jīng)理簽署處理意見，復印傳送單或封面一份，根據(jù)封面文檔主題存至可讀文件位置，并在首頁上面標明附件存放的位置。對于不能復制或不便復制的附件，應在文件傳送單首頁注明附件的原件在傳送人手里。當接收者已使用完文件后，應將其所接收的“拷貝”原件返給文控部保存。完成復印后，按文件傳送單上指定的地址或接收人予以送達（送達方式為當面送達和郵寄兩種）。傳閱類文件：應填制文件傳閱單附于文

8、件之上，按傳送單上閱覽人順序逐一傳閱，直到最后一位看完后，返回文控部，所有傳閱人員簽字。 2）對于接聽的電話、口頭通知等要及時做好記錄、匯報或轉達，有條件的單位在經(jīng)對方允許的條件下還可進行電話錄音保存。對于收到的具有保存價值的照片、影像資料也要妥善保管。 4.3.3 文件報批4.3.3.1 報批文件應根據(jù)文控編碼細則，由文件編制部門編碼并核稿。文控部將報批文件呈報上級批準部門，一般情況，批準部門應在收到文件2個工作日內給予批復。4.3.3.2 報批文件批準前的各版應提交一份原件、2份復印件（圖紙?zhí)峤?份復印件）。文件經(jīng)過批準部門審查返還時，文控部應核查對方文件傳送單，簽收登記后，將返還文件連同

9、對方文件傳送單副本一并送文件編制部門。4.3.4 文件存放 4.3.4.1 文控應針對收發(fā)文件，分別建立臨時文件存放區(qū)（夾和柜）和專門的文件夾和文件柜進行存放，且文件應加蓋日戳，做到分類有序，便于查找。 4.3.4.2 文控應在對文件進行合理分類的基礎上，建立文件夾系統(tǒng)（包括實物文件夾和計算機中的數(shù)據(jù)文件夾），每一文件在文件夾中都有確定的唯一位置，文件在文件夾中按照反時間順序，即后到的文件放在上邊，以方便查找最近的文件。對已處理完的文件要及時進行歸檔；尚在辦理狀態(tài)的文件，先期存放于臨時存放區(qū)（臨時文件夾、柜等），辦理完畢后才可以歸檔。4.3.5 文件借閱文件借閱均應由各單位文控部門統(tǒng)一辦理。

10、4.3.5.1文件的借閱，應規(guī)定好借閱范圍，對于技術性資料、保密性資料等的借閱，應建立借閱審批制，嚴格辦理借閱手續(xù)。4.3.5.2借閱人進行借閱時，要在文件借閱登記表上登記，并按要求填寫借閱原因，借閱時間，歸還期限，方可借閱；對于有些文件不能借閱的，只能就地查閱。4.3.5.3 文控人員要定期清查借閱登記，發(fā)現(xiàn)借閱到期日尚未歸還的，要及時催還。4.3.5.4遺失或損壞文件資料，責任人要即時上報，進行復制修補，必要時，還應追究當事人的責任。4.3.5.5 文件借閱到期需要續(xù)借時，借閱人應及時到文控人員處辦理續(xù)借手續(xù)。4.3.6 文件安全與保密 工程秘密有關工程參建各方的權力和利益，依照特定程序確

11、定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項。文件保密在工程保密過程中起著至關重要的作用。各參建單位文控人員都有保守工程秘密的義務，在進行文件管理時，要根據(jù)密級采取相對應的保密措施。對所擁有的工程文件應依據(jù)工程參加者對文件的需要程度來確定其安全等級。 4.3.6.1 保密范圍 工程秘密主要包括下列事項： 1）涉及工程重大決策中的秘密事項； 2）尚未付諸實施的規(guī)劃、計劃、決策等； 3）內部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報告、主要會議記要； 4）預決算報告及各類投資、造價報表 5）圖紙、涉及儲罐技術資料；6）涉及高新技術、專利等資料；一般性進度、質量報表、決定、決議、通告、通知、行政管理資料等文

12、件不屬于保密范圍。4.3.6.2 文件安全及保密措施1）根據(jù)文件密級嚴格按文件應傳達人或單位控制文件的傳遞、使用范圍；受控文件的分發(fā)必須按要求保密且應分發(fā)給指定的人；2）過程處理文件要做到及時清收，存放； 3）加強文件的保管、電子加密。如：對電子發(fā)文時進行格式轉換，紙張類文件采取加鎖保管等；4）凡涉及工程經(jīng)濟技術的、屬密級管理的電子文檔，原則上不允許拷入個人使用的計算機。確因工作需要拷進計算機的、屬密級管理的經(jīng)濟技術電子文檔，必須進行加密處理；5）為防止數(shù)據(jù)丟失，文檔電子版記錄應定期備份；6）文件打印、復印失誤，造成文件報廢時，要做到及時銷毀報廢文件； 7）嚴格文件借閱制度，控制借閱范圍，未報

13、項目負責人書面批準，不得向外借閱或拷貝涉及工程經(jīng)濟技術類屬密級管理的電子文檔文件； 4.3.7 文控檢查與考評4.3.7.1 檢查內容檢查內容：文件控制編碼規(guī)定是否有效執(zhí)行； 文件收、發(fā)、存記錄、登記是否齊全； 文件的簽署是否齊全； 文件的分類及歸檔是否按電子版、紙制版雙籍制進行； 資料的收集是否及時、齊全 文件格式是否按統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行； 文件控制編碼編寫是否正確； 文件的簽發(fā)、蓋章是否規(guī)范； 文件收發(fā)登記是否齊全； 文件的處理是否規(guī)范；4.3.7.2 檢查程序：組織檢查的單位應編制文控檢查計劃；組織檢查的單位主管領導對檢查計劃進行審查；下發(fā)檢查計劃到被檢查單位；按計劃組織檢查（定期檢查需提前下發(fā)檢查通知；抽查事先不通知）；被檢查單位派文控人員陪同并協(xié)助檢查員進行檢查，提供受檢資料；檢查員根據(jù)檢查內容逐一進行檢查，簽發(fā)檢查不符合項清單，并由被檢查方代表簽字確認。4.3.7.3 不符合項的處理1）檢查方應根據(jù)檢查情況填寫不符合項整改清單。2）不符合項整改清單要求被檢查方書面答復，并將糾正措施寫入不合格報告。3）受檢方應根據(jù)不符合項整改清單中規(guī)定的整改時間進行整改，嚴禁拖延。4）檢查人員應對所有不合格項的整改狀態(tài)進行跟蹤，并確認整