行政辦公人員必備技能培訓(xùn)

1、行政辦公人員必備技能行政辦公人員需要具備哪些技能禮儀接待的技能；收發(fā)處理各種函電、郵件和文件的技能；安排會(huì)務(wù)、接洽工作，必要時(shí)做好會(huì)議記錄和紀(jì)要的技能；擬寫通用文案和一般工作報(bào)告的技能；做好部門或公司內(nèi)外事務(wù)的安排和聯(lián)絡(luò)工作的技能；文書檔案收集、整理、歸檔和管理的技能。管理和合理使用好電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備的技能。管理事情的能力 禮儀接待一、儀態(tài)儀表禮儀1、著裝 ：工作時(shí)間著職業(yè)裝或較為正式的服裝，不要奇裝異服；。2、站姿：抬頭，頸挺直，下頜微收，雙肩放松，兩腿并攏立直。身體避免傾斜或靠墻靠門。雙手交搭貼于腹部，挺胸、收腹。給人以挺拔向上、莊重大方、精力充沛的印象。3、行姿：行

2、走時(shí)步履應(yīng)自然、輕盈、敏捷、穩(wěn)健。上身正直，雙肩平穩(wěn)，不要左右搖晃。4、坐姿：入坐時(shí)要輕穩(wěn)，走到座位前，轉(zhuǎn)身后退，輕穩(wěn)坐下。女子裙裝入座時(shí)，應(yīng)將裙向前收攏一下再坐下。腰背挺直，兩臂自然彎曲放在膝上，雙腿并攏。起立時(shí)，右腳向后收半步而后站立。二、見面禮儀二、見面禮儀 1、握手 ：通常年長(zhǎng)（尊）者先伸手后，另一方及時(shí)呼應(yīng)。來訪時(shí)、主人先伸手以表示歡迎。告辭時(shí)，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對(duì)方的手為限度。初次見面時(shí)，時(shí)間一般控制在3秒鐘內(nèi)。2、介紹 介紹時(shí)應(yīng)把身份、地位較為低的一方介紹給相對(duì)而言身份、地位較為尊貴的一方。介紹時(shí)陳述的時(shí)間宜短不宜長(zhǎng)，內(nèi)容宜簡(jiǎn)不宜繁。同時(shí)避免給任何一方

3、厚此薄彼的感覺。3、致意 表示問候之意。通常在各種場(chǎng)合用舉手、點(diǎn)頭、欠身、脫帽等方式向相識(shí)的人打招呼。說對(duì)方想聽的聽對(duì)方想說的三、談話禮儀三、談話禮儀1、問候 根據(jù)彼此的關(guān)系問候“您好！”、“你好”、“早上好”、“晚安”等，初次相識(shí)可說“您好，見到您很高興”。2、道歉 做了不應(yīng)該做的事，應(yīng)及時(shí)道歉“對(duì)不起，實(shí)在抱歉”、“真過意不去”、“真是失禮了”?；蛘呤遣唤?jīng)意打擾別人應(yīng)說：“對(duì)不起，打擾了”、“對(duì)不起，打斷一下”等。3、應(yīng)答 “您不必客氣”、“沒關(guān)系，這是我應(yīng)該做的”、“照顧不周，請(qǐng)多指正”。4、慰問 “您辛苦了”、“讓您受累了”、“給你們添麻煩了三、談話禮儀三、談話禮儀說對(duì)方想聽的三、談話

4、禮儀三、談話禮儀四、迎送接待禮儀四、迎送接待禮儀 1、接站 對(duì)遠(yuǎn)道而來的客人，要做好接站工作，掌握客人到達(dá)的時(shí)間，保證提前迎候，接站時(shí)，準(zhǔn)備迎客牌，并在客人到達(dá)時(shí)高舉，以便客人辨認(rèn)。2、會(huì)面 客人到達(dá)，應(yīng)主動(dòng)迎接，熱情打招呼。對(duì)長(zhǎng)者或身體不太好的應(yīng)上前挽扶，應(yīng)主動(dòng)接過客人手中重物來。3、入室 陪客者應(yīng)走在客人的左邊，或走在主陪人員和客人的身后，到達(dá)會(huì)客室門口，應(yīng)打開門，讓客人先進(jìn)，并把客人介紹給在場(chǎng)的有關(guān)人員。4、送客 按照接待時(shí)的規(guī)格對(duì)等送別。離開時(shí)，應(yīng)與客人熱情話別。五、表情儀態(tài)五、表情儀態(tài)1、待人熱情誠(chéng)懇，不獻(xiàn)媚討好，不擠眉弄眼，不卑不亢。2、興高采烈時(shí)不欣喜若狂，不大呼小叫、手舞足蹈。

5、3、表示厭惡時(shí)也不要傷別人的面子，避免臉色難看。4、遇到煩惱、氣憤之事，不忙于動(dòng)怒悲傷，應(yīng)控制情緒，讓自己平靜下來。5、冷若冰霜的表情相當(dāng)于拒人千里之外，應(yīng)通過發(fā)自內(nèi)心的關(guān)心和熱情來促成雙方的溝通與合作。6、善于運(yùn)用微笑，微笑能使人的關(guān)系融洽，矛盾緩解。六、手勢(shì)儀態(tài)六、手勢(shì)儀態(tài)1、談話時(shí)，手勢(shì)不宜過多，動(dòng)作不宜過大，更不能手舞足蹈。傳達(dá)信息時(shí)，手應(yīng)保持靜態(tài)，給人穩(wěn)重之2、拍拍打打、推推搡搡，撫摸對(duì)方或勾肩搭背，依偎在別人的身體上等形為，是不符合禮儀的行為。3、不能用食指指點(diǎn)別人，更不要用姆指指自己。說到自己時(shí)，可以把手掌放在胸口上；說到別人時(shí)，一般應(yīng)用掌心向上，手指并攏伸展開進(jìn)行表示。蹲姿：1

6、、女士下蹲不要翹臀，上身直，略低頭，雙腿靠緊，曲膝下蹲，起身時(shí)應(yīng)保持原樣，特別穿短裙下蹲時(shí)更不要翹臀。 2、對(duì)男士沒有像對(duì)女士那樣嚴(yán)格的要求，但也應(yīng)注意動(dòng)作的優(yōu)雅，不可箕踞。七、遞接物品七、遞接物品八、辦公室拜訪禮節(jié)八、辦公室拜訪禮節(jié) 1、先預(yù)約，然后以準(zhǔn)確的時(shí)間拜訪。2、出訪前修飾自身的儀表儀容。3、無論門是開是關(guān)，都應(yīng)輕聲敲門，經(jīng)允許方可進(jìn)入。4、問候及自我介紹：進(jìn)門后應(yīng)該說“您好”或者點(diǎn)頭致意，自我介紹并向接待人遞名片，請(qǐng)求與安排會(huì)見者見面。5、初次見面要自我介紹，主動(dòng)提及會(huì)面事宜，說明來意。6、謝座后，應(yīng)有必要的寒喧，然后切入正題。7、談話內(nèi)容簡(jiǎn)單明了，時(shí)間不易過長(zhǎng)，以免影響他人工作。

7、8、恰到好處地告辭。九、用餐禮儀九、用餐禮儀1、用餐前，熱濕毛巾作為擦嘴角、雙手用的，用它擦臉、脖子等都是失禮的。2、用餐時(shí)，用餐巾紙擦餐具，是對(duì)主人不尊重的表現(xiàn)。3、喝湯時(shí)，中餐放下筷子，西餐放下刀叉，用湯匙喝，不要把碗端起來喝。4、餐中不能邊說邊用筷子指指點(diǎn)點(diǎn)或亂翻菜肴。5、用餐或喝湯時(shí)應(yīng)閉嘴咀嚼。不要發(fā)出咀嚼、喝湯的聲音。6、吃到骨、刺時(shí)，不要直接外吐，應(yīng)用餐巾或手掩口，取出放在骨碟里。7、剔牙應(yīng)以手遮口，用牙簽剔齒縫，不能把方便筷弄斷剔牙。8、如果不會(huì)喝酒的客人，當(dāng)主人或服務(wù)員為其斟酒時(shí)，應(yīng)禮貌謝絕，不能將酒杯倒置。 9、強(qiáng)行勸酒或把喝在嘴里的酒再吐出來，都是失態(tài)無禮的表現(xiàn)。十、電話禮

8、儀十、電話禮儀1、無論打電話還是接電話都應(yīng)使用禮貌用語。2、選擇適當(dāng)時(shí)間通話。無緊急情況，應(yīng)在白天8點(diǎn)以后（假日9點(diǎn)以后），夜間22點(diǎn)以前通話，免得打擾他人休息3、通話內(nèi)容應(yīng)事先想好，盡量簡(jiǎn)單扼要。吐字清晰，音量適中，重點(diǎn)內(nèi)容應(yīng)重復(fù)，必要時(shí)應(yīng)記錄下來。4、如果打錯(cuò)電話應(yīng)向?qū)Ψ降狼?，如果接到錯(cuò)誤的電話應(yīng)向?qū)Ψ侥托慕忉尅?、接聽他人電話時(shí)，無論是找人或轉(zhuǎn)告事宜的，都應(yīng)及時(shí)、認(rèn)真去做。十、電話禮儀十、電話禮儀不要用辦公室電話辦私事、嘮嗑，長(zhǎng)時(shí)間占用電話打移動(dòng)電話要注意周圍環(huán)境和場(chǎng)合，聲音不要太大，避免防礙他人請(qǐng)愛護(hù)電話機(jī)，輕拿輕放678910不要隨意借用別人的手機(jī)打電話或打長(zhǎng)途電話閱覽室、劇場(chǎng)、音樂

9、廳、會(huì)議室、課堂等場(chǎng)合不宜用手機(jī)通話，以免干擾別人十一十一 、辦公行為禮儀、辦公行為禮儀1、熱愛公司，樹立良好的為同事和公司服務(wù)的理念并不斷實(shí)踐。2、積極學(xué)習(xí)公司制度，成為部門里制度的宣講者，避免違規(guī)發(fā)生。3、不利用職權(quán)之便謀私利、搞特權(quán)，不搞非法活動(dòng)和交易，應(yīng)該做到“心底無私天地寬”。4、擺正領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，不“越位”、不“越權(quán)”。正確地對(duì)待批評(píng)和表揚(yáng) 5、尊老愛幼，以禮待人，不搞小團(tuán)體，不互相拆臺(tái)搬弄是非。 6、互相理解、寬容、謙恭、隨和、真誠(chéng)、友好，互相勉勵(lì)，公平競(jìng)爭(zhēng)。7、態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)，作風(fēng)扎實(shí)，講究質(zhì)量和效率。不要串崗、閑聊、亂侃；8、講究禮貌和禮節(jié)。辦公樓內(nèi)做到三輕：走路輕、說話輕、

10、敲門開門輕；互相養(yǎng)成問好、道別的習(xí)慣；接人待客，熱情禮貌要適度，應(yīng)恰到好處地運(yùn)用示意、起身、欠身、讓座、倒水等規(guī)范動(dòng)作。9、提高個(gè)人綜合素質(zhì)，遇事勇于承擔(dān)責(zé)任，不糾纏個(gè)人利益和私人恩怨。把精力主要用于工作上，刻苦鉆研業(yè)務(wù)、銳意創(chuàng)新進(jìn)取，不斷開拓工作新局面。10、保守公司機(jī)密，嚴(yán)格要求并規(guī)范自己。Tankertanker DesignTankertanker DesignTankertanker Design收發(fā)處理各種函電、郵件和文件的技能收發(fā)處理各種函電、郵件和文件的技能應(yīng)能獨(dú)立操作計(jì)算機(jī)，熟練操作Word、Excel、PowerPoint等辦公自動(dòng)化軟件及Internet郵件收發(fā)和處理技巧

11、。熟練運(yùn)用各類辦公自動(dòng)化設(shè)備。1 1及時(shí)了解公司通用的電子辦公方式，熟練應(yīng)用相關(guān)軟件 2 2辦法只有一個(gè)：多學(xué)習(xí)！3 3安排會(huì)務(wù)、接洽工作，必要時(shí)做好會(huì)議記錄和紀(jì)要的技能安排會(huì)務(wù)、接洽工作，必要時(shí)做好會(huì)議記錄和紀(jì)要的技能確定會(huì)議議題確定參會(huì)人員確定會(huì)議時(shí)間確定會(huì)議地點(diǎn)確定會(huì)議通知范圍確定會(huì)議用品確定確定主持人確定會(huì)議座次確定記錄人員擬寫通用文案和一般工作報(bào)告的技能擬寫通用文案和一般工作報(bào)告的技能公文種類主要有： （一）決議。適用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。 （二）決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。 （三）命令（令）。適用于公布行政

12、法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。 （四）公報(bào)。適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。 （五）公告。適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。（六）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。 （七）意見。適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。 （八）通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。 （九）通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。 （十）報(bào)告。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。 （十一）請(qǐng)示。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。 （十二）批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示

13、事項(xiàng)。 （十三）議案。適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。 （十四）函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 （十五）紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。 擬寫通用文案和一般工作報(bào)告的技能擬寫通用文案和一般工作報(bào)告的技能一、文種使用不當(dāng)1、沒有文種；2、生造文種；3、錯(cuò)用文種；4、混用文種。二、事由表達(dá)不清 1、事由繁雜冗長(zhǎng)2、事由簡(jiǎn)而不明三、回行題式不規(guī)范?；匦袝r(shí)要做得詞意完整四、標(biāo)題中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用1、除書名號(hào)外，一般不要使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)2、有強(qiáng)調(diào)意味的對(duì)象、重要或有特定意義的詞語可以使用引號(hào)3、對(duì)需要

14、特別單獨(dú)說明的事項(xiàng)，可以使用破折號(hào)。4、標(biāo)題中使用了括號(hào)，往往是表示補(bǔ)充說明。公文標(biāo)題中常見的病例公文標(biāo)題中常見的病例標(biāo)題正文標(biāo)題正文 1234標(biāo)題用小三號(hào)字黑體或宋體加粗正文用小四號(hào)，1.5倍行距。宋體發(fā)文對(duì)象要頂格寫正文每段首句空兩個(gè)字特此通知（報(bào)告）等句，按一段寫。中間不要空行正文與落款之間空兩行。不能多。落款靠最右端，日期在落款下居中。如要用印章，騎年蓋月。5678主題詞主題詞主題詞又叫關(guān)鍵詞。它是指公文中代表其內(nèi)容特征的、最能說明問題的、起關(guān)鍵作用的詞。公文主題詞，是為了給計(jì)算機(jī)進(jìn)行公文信息處理（存貯和檢索公文）提供標(biāo)識(shí)。主題詞是辦公現(xiàn)代化的產(chǎn) 物，它主要供制作公文索引和電子計(jì)算機(jī)檢

15、索之用。 我們不必按照國(guó)家頒布的主題詞表來進(jìn)行。只要按標(biāo)題中的中心詞匯和文種編寫就可以。主送、抄報(bào)和抄送。行文應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持一個(gè)主送機(jī)關(guān)的作法，不能多頭主送。 除主送機(jī)關(guān)外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)列為抄（報(bào)）送機(jī)關(guān)； 對(duì)除主送機(jī)關(guān)外的上級(jí)部門，用抄報(bào)。對(duì)平級(jí)或下級(jí)部門用抄送。重要文件要在最右下角注明總印數(shù)多少份。做好部門或公司內(nèi)外事務(wù)的安排和聯(lián)絡(luò)工作的技能做好部門或公司內(nèi)外事務(wù)的安排和聯(lián)絡(luò)工作的技能o 發(fā)揮綜合調(diào)度職能o 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事聽清楚、問清楚、記清楚。o 與同事聯(lián)絡(luò)的事找對(duì)人、說清楚、記清楚o 不要什么話都傳達(dá)，情緒性的話不傳，要求講話人自己去當(dāng)面說。o 越位的事不做，該領(lǐng)導(dǎo)定的你不能定。o 上情下達(dá)，下情上報(bào)要及時(shí)準(zhǔn)確 文書檔案收集、整理、歸檔和管理的技能。分類是必須的，一般分：科技類：技術(shù)資料，設(shè)計(jì)圖紙，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，法律法規(guī)；文件類：公司及各部門文件，政府來文，行業(yè)文件資料等；財(cái)務(wù)類：財(cái)務(wù)帳表，賬冊(cè)；企業(yè)類：企業(yè)章程及修正案，股東決議，營(yíng)業(yè)執(zhí)照，資質(zhì)證書，稅務(wù)登記的辦理及變更資料，許可證，標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證等證件的管理，個(gè)人證件的管理最好也納入檔案管理范圍；電子類：歸