某企業(yè)銷(xiāo)售管理信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)剖析

1、word某企業(yè)銷(xiāo)售管理信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)系統(tǒng)規(guī)劃階段1、工程背景某企業(yè)是一家內(nèi)局部工簡(jiǎn)單，業(yè)務(wù)流程短促的中小型貿(mào)易企業(yè)。長(zhǎng)期以來(lái)專(zhuān)營(yíng)副食品如各種名牌的巧克力、奶糖等的銷(xiāo)售和供給。隨著企業(yè)的不斷開(kāi)展，不僅經(jīng)營(yíng)國(guó)內(nèi)品牌產(chǎn)品的銷(xiāo)售，而且為國(guó)際上知名品牌代理其產(chǎn)品的銷(xiāo)售。企業(yè)經(jīng)過(guò)近幾年的奮斗，在副食品專(zhuān)營(yíng)方面已具有較大規(guī)模，業(yè)務(wù)的范圍已突破原有的地域范圍，形成以總部所在地為中心的省際輻射，業(yè)務(wù)量和顧客數(shù)都擴(kuò)大到以前的數(shù)倍。企業(yè)在快速成長(zhǎng)的同時(shí)，對(duì)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)流程的規(guī)劃、各種數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和應(yīng)用提出了新的要求，舊有的模式已不能再適應(yīng)企業(yè)迅速開(kāi)展的需要。隨著業(yè)務(wù)的開(kāi)展和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)也

2、意識(shí)到企業(yè)內(nèi)部管理存在一些問(wèn)題，信息技術(shù)的開(kāi)展和普及應(yīng)用給管理者帶來(lái)了希望。他們希望通過(guò)信息化的建設(shè)改變企業(yè)的現(xiàn)狀，能對(duì)市場(chǎng)機(jī)遇做出快速反響，給企業(yè)帶來(lái)更多的利潤(rùn)。管理信息系統(tǒng)成功應(yīng)用的案例使得管理者有信心通過(guò)管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和利用改變企業(yè)的管理現(xiàn)狀，使企業(yè)得到更好的開(kāi)展。2、企業(yè)現(xiàn)狀根據(jù)初步調(diào)查，目前企業(yè)擁有少量計(jì)算機(jī)，大多數(shù)工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)的操作知識(shí)知之甚少，企業(yè)沒(méi)有采用任何管理信息系統(tǒng)，根本工作大多由人工完成，計(jì)算機(jī)僅僅進(jìn)行文字錄入、處理，導(dǎo)致工作繁瑣、重復(fù)性大，企業(yè)開(kāi)展滯后。計(jì)算機(jī)在企業(yè)的主要功能停留在核算統(tǒng)計(jì)方面，無(wú)法應(yīng)用到各個(gè)管理部門(mén)，即無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。企業(yè)的業(yè)務(wù)流程中各個(gè)環(huán)

3、節(jié)幾乎都是手工操作方式，數(shù)據(jù)量大，使得工作人員工作量大，并且容易出現(xiàn)過(guò)失，效率低下。另外，企業(yè)是憑借單據(jù)實(shí)現(xiàn)部門(mén)間的作業(yè)順序、業(yè)務(wù)關(guān)系，單據(jù)一般由顧客傳遞，使得顧客要在各個(gè)部門(mén)間奔波，客戶(hù)滿(mǎn)意度較差。企業(yè)現(xiàn)在的財(cái)務(wù)部與結(jié)算科的職能邊界不清晰，容易造成權(quán)責(zé)不明確，在銷(xiāo)售分析和核算上容易出現(xiàn)過(guò)失。由于整個(gè)業(yè)務(wù)流程都采用了手工方式，一些供需的信息不能及時(shí)的傳給高層管理者，造成信息滯后，不利于決策者進(jìn)行準(zhǔn)確的市場(chǎng)判斷決策，無(wú)法適應(yīng)市場(chǎng)的瞬息萬(wàn)變。信息是非常重要的，舉個(gè)大家都熟悉的例子，長(zhǎng)虹電器，在綿陽(yáng)，四川長(zhǎng)虹股份曾經(jīng)是非常風(fēng)光的一家上市公式，2000年以前的銷(xiāo)售成績(jī)非常好，每6個(gè)中國(guó)家庭中就有1個(gè)家

4、庭擁有長(zhǎng)虹彩電。從它的會(huì)計(jì)報(bào)表上看，長(zhǎng)虹公司自上市以來(lái)每年都在盈利。1997年，長(zhǎng)虹的凈利潤(rùn)更是到達(dá)了26億的頂峰。但從第二年開(kāi)始，長(zhǎng)虹的盈利表現(xiàn)卻開(kāi)始掉頭向下、節(jié)節(jié)下滑：1998年驟跌到20億，1999年更是跳水式暴跌到了5億元，到2000年，長(zhǎng)虹的凈利潤(rùn)已經(jīng)滑落到不到3億元的水平了。當(dāng)然長(zhǎng)虹盈利狀況惡化的原因很多，但是最主要的一個(gè)原因就是對(duì)市場(chǎng)環(huán)境變換的判斷問(wèn)題信息不夠，決策者的判斷出了問(wèn)題。在城市家電市場(chǎng)，大家電的家庭擁有率已經(jīng)飽和，幾乎所有的家電企業(yè)的增長(zhǎng)空間都已經(jīng)非常有限了，除非出現(xiàn)某種突破。比方說(shuō)開(kāi)拓城市高端市場(chǎng)、農(nóng)村市場(chǎng)或者海外市場(chǎng)，但是長(zhǎng)虹卻遲遲不動(dòng)，使得其他家企業(yè)占了先機(jī)。L

5、G電子的負(fù)責(zé)人曾經(jīng)接受記者采訪的時(shí)候，說(shuō)過(guò)這樣一段話：“過(guò)去，彩電行業(yè)主要以低端產(chǎn)品為主，市場(chǎng)上流行的大多是低價(jià)位的產(chǎn)品，但LG電子認(rèn)為彩電行業(yè)開(kāi)展的出路應(yīng)該是走高端路線所以LG電子于2001年7月在中國(guó)市場(chǎng)率先推出等離子彩電，在當(dāng)時(shí)看來(lái)推出這種高價(jià)產(chǎn)品是冒了一定風(fēng)險(xiǎn)的。不過(guò)，后來(lái)的事實(shí)證明，LG電子的這種選擇和眼光是正確的，LG電子的等離子電視產(chǎn)品一經(jīng)推出就受到了中國(guó)市場(chǎng)的歡送。3、開(kāi)發(fā)原因基于上面的企業(yè)現(xiàn)狀可知：企業(yè)的主要問(wèn)題是手工操作致使工作效率低下，經(jīng)濟(jì)效益不高。許多繁瑣、經(jīng)常性、重復(fù)性的工作本可以用計(jì)算機(jī)解決的問(wèn)題卻困擾著工作人員，浪費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力。企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企

6、業(yè)業(yè)務(wù)逐漸增多，各個(gè)部門(mén)的工作人員工作量就會(huì)加大。該企業(yè)銷(xiāo)售完產(chǎn)品后，沒(méi)有提供相應(yīng)的售后效勞，由于數(shù)據(jù)處理都由人手工操作，資金方面沒(méi)有合理方案，拖欠款的情況沒(méi)有能得到即使有效的控制，影響資金周轉(zhuǎn)。這樣企業(yè)進(jìn)一步開(kāi)展和企業(yè)目前管理存在的問(wèn)題的矛盾就會(huì)更加激化，企業(yè)的開(kāi)展迫切需要一套管理信息系統(tǒng)幫他解決目前的主要問(wèn)題以及企業(yè)未來(lái)開(kāi)展。在對(duì)該公司原系統(tǒng)的運(yùn)行、實(shí)踐進(jìn)行初步調(diào)查，發(fā)現(xiàn)原系統(tǒng)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用只是收集、存儲(chǔ)了不少銷(xiāo)售、倉(cāng)儲(chǔ)等信息，但都是以WORD文檔的形式存儲(chǔ)的，其功能僅停留在查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、打印報(bào)表等一般功能，而沒(méi)有充分利用其豐富的信息資源為企業(yè)效勞。在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持下，為加強(qiáng)企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)管理，開(kāi)發(fā)

7、一個(gè)對(duì)企業(yè)銷(xiāo)售情況進(jìn)行全面管理的管理信息系統(tǒng)已勢(shì)在必行了。目前，企業(yè)還存在這一些管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的有利因素。如企業(yè)內(nèi)部有少數(shù)精通計(jì)算機(jī)硬件的高端人才，為信息系統(tǒng)的管理應(yīng)用提供了前提；企業(yè)還擁有幾十臺(tái)計(jì)算機(jī)以及系統(tǒng)安裝的硬件資源，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和大多數(shù)員工的配合支持；系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用潛力很大；系統(tǒng)的應(yīng)用還可以使工作人員從繁重的工作中解脫出來(lái)，改善了企業(yè)內(nèi)部組織管理，使企業(yè)內(nèi)部信息流和物流暢通無(wú)阻，提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益，促使企業(yè)進(jìn)一步開(kāi)展。4、系統(tǒng)目標(biāo)銷(xiāo)售管理信息系統(tǒng)是為了適應(yīng)企業(yè)綜合管理的需求，改變企業(yè)現(xiàn)有的管理模式，加速企業(yè)管理的自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，而建立的一個(gè)整體性的銷(xiāo)售操作系統(tǒng)。它可以為各管理

8、層提供可靠的信息，為提高企業(yè)各方面的效益效勞。系統(tǒng)的總目標(biāo)是：用信息來(lái)支持企業(yè)的決策和企業(yè)的業(yè)務(wù)操作，用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化代替原有手工管理方式，提高業(yè)務(wù)處理效率。具體如下：1改變過(guò)去手工操作，建立計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作，更加快捷，做到高效率。公司市場(chǎng)、開(kāi)票、結(jié)算、財(cái)務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)等部門(mén)全部實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理。2公司在本系統(tǒng)的支持下，能夠到達(dá)合理進(jìn)貨、及時(shí)銷(xiāo)售、庫(kù)存量小、減少積壓的目的，尤其是商品存儲(chǔ)這一塊，能夠大大降低公司運(yùn)作本錢(qián)，取得最正確效益。3運(yùn)用分布式的微機(jī)網(wǎng)絡(luò)，防止以往信箋傳遞時(shí)所耗的時(shí)間，提高工作的時(shí)效和針對(duì)性，有助于提高領(lǐng)導(dǎo)的決策，減少失誤。4能夠及時(shí)了解庫(kù)存情況和銷(xiāo)售情況。5通過(guò)對(duì)市場(chǎng)銷(xiāo)售和

9、市場(chǎng)需求分析，制訂和調(diào)整公司銷(xiāo)售方案。 說(shuō)明：我們教材在為大家介紹的管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)過(guò)程，是以比擬全面的方法和工具給大家介紹的系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)過(guò)程，但是在實(shí)際的應(yīng)用中，特別是由于企業(yè)規(guī)模的大小區(qū)別，還有功能多少的區(qū)別，開(kāi)發(fā)過(guò)程就會(huì)有所差異，就是有些步驟是不需要的，通常來(lái)說(shuō)，對(duì)于大型企業(yè)，由于部門(mén)眾多，管理功能復(fù)雜，需要開(kāi)發(fā)多套信息系統(tǒng)來(lái)輔助管理，系統(tǒng)規(guī)劃時(shí)的例子，第一期7個(gè)子系統(tǒng)康佳、TCL：研發(fā)部、生產(chǎn)部、銷(xiāo)售部、人力資源部子系統(tǒng)的劃分我們就要運(yùn)用U/C矩陣來(lái)得到比擬合理的科學(xué)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，但是對(duì)于一些中小型企業(yè)，規(guī)模小功能少，可能一套系統(tǒng)就足夠了幾個(gè)辦公室，或者幾個(gè)窗口，十幾個(gè)人，這個(gè)例子只是搞

10、銷(xiāo)售的，不需要?jiǎng)澐肿酉到y(tǒng)。修大學(xué)校園，要修的樓那么多，教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)樓、學(xué)生寢室、辦公大樓、食堂、圖書(shū)館、教師宿舍、體育場(chǎng)等等，需要做非常詳細(xì)的規(guī)劃，這么大一片地，不可能挨著挨著修，你需要根據(jù)地形、根據(jù)面積、根據(jù)學(xué)生人數(shù)、根據(jù)大學(xué)校園的設(shè)施需求來(lái)做總的規(guī)劃，但是要是我只修一棟樓或者兩間平房，需不需要做規(guī)劃，就不太需要，至少工作量沒(méi)有那么大，可能就只需要看看地方，看看周?chē)沫h(huán)境就可以開(kāi)工了所以對(duì)于中小型的企業(yè)的管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也是一樣的道理，在規(guī)劃階段，工作量要小得多，我們只需要對(duì)系統(tǒng)的應(yīng)用背景作一定的調(diào)查了解，就是前面的工作，工程背景、企業(yè)現(xiàn)狀、開(kāi)發(fā)原因，在這些初步調(diào)查的根底上根據(jù)用戶(hù)的需求提

11、出未來(lái)系統(tǒng)的大致的目標(biāo)。用戶(hù)所希望的未來(lái)系統(tǒng)的樣子。系統(tǒng)分析階段一現(xiàn)行系統(tǒng)的調(diào)查1、組織結(jié)構(gòu)調(diào)查通過(guò)對(duì)企業(yè)現(xiàn)行系統(tǒng)的調(diào)查，了解到該企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置為：經(jīng)理下設(shè)有票務(wù)部、結(jié)算部、財(cái)務(wù)部、倉(cāng)庫(kù)保管部4個(gè)部門(mén)。組織結(jié)構(gòu)如圖：經(jīng)理票務(wù)部倉(cāng)庫(kù)保管部結(jié)算部財(cái)務(wù)部各部門(mén)的主要功能：1經(jīng)理：主要負(fù)責(zé)銷(xiāo)售方案的制定和方案的落實(shí)。他需要經(jīng)常了解和掌握銷(xiāo)售情況，為他指導(dǎo)銷(xiāo)售工作和制定新的銷(xiāo)售方案提供依據(jù)。2票務(wù)部：主要負(fù)責(zé)開(kāi)票。顧客購(gòu)置產(chǎn)品首先到票務(wù)部去開(kāi)票，開(kāi)票人員根據(jù)顧客所有的購(gòu)貨單包括商品名稱(chēng)、規(guī)格及數(shù)量等開(kāi)票，所開(kāi)票據(jù)包括發(fā)票和提貨單。根據(jù)業(yè)務(wù)的需要，票務(wù)部還有負(fù)責(zé)退貨的處理，即開(kāi)具相應(yīng)的紅字發(fā)票。票務(wù)部

12、需將發(fā)票的存根交財(cái)務(wù)部處理。3結(jié)算部：為了加強(qiáng)管理，保證開(kāi)票、結(jié)算分開(kāi)。開(kāi)票之后，顧客持發(fā)票到結(jié)算部付款，辦理結(jié)算手續(xù)。結(jié)算方式有：現(xiàn)金結(jié)算、匯票結(jié)算、支票結(jié)算等。顧客付款之后，結(jié)算人員在提貨單上蓋上“已結(jié)算印章，說(shuō)明結(jié)算手續(xù)已辦。結(jié)算人員每天都將結(jié)算的單據(jù)及現(xiàn)金交給財(cái)務(wù)部。4財(cái)務(wù)部：財(cái)務(wù)部根據(jù)開(kāi)票及結(jié)算情況負(fù)責(zé)銷(xiāo)售核算及制作核算報(bào)表。銷(xiāo)售報(bào)表主要包括產(chǎn)品銷(xiāo)售明細(xì)日?qǐng)?bào)表、銷(xiāo)售回款明細(xì)日?qǐng)?bào)表、銷(xiāo)售回款匯總?cè)請(qǐng)?bào)表、顧客欠款表及銷(xiāo)售方案完成情況分析表等。由于手工操作效率低，財(cái)務(wù)人員隔34天向經(jīng)理報(bào)一次日?qǐng)?bào)表。各種日?qǐng)?bào)表都包含有月累計(jì)情況。因此月末的日?qǐng)?bào)表就是該月的月報(bào)表。5倉(cāng)庫(kù)保管部：倉(cāng)庫(kù)保管部主要

13、負(fù)責(zé)產(chǎn)成品的入庫(kù)、出庫(kù)和采購(gòu)。顧客辦理完結(jié)算手續(xù)后，持提貨單到倉(cāng)庫(kù)取貨。此時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員檢查提貨單和發(fā)票無(wú)誤后，便給予提貨，即出庫(kù)。出庫(kù)之后登記入帳。當(dāng)用戶(hù)退貨時(shí)，通知票務(wù)部開(kāi)出紅字發(fā)票到結(jié)算部，結(jié)算部退款。當(dāng)缺貨時(shí)向供給商采購(gòu)產(chǎn)品并入庫(kù)。2、管理功能調(diào)查通過(guò)對(duì)企業(yè)的調(diào)查，了解了企業(yè)的根本組織結(jié)構(gòu)，這些部門(mén)的存在是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的銷(xiāo)售目標(biāo)，企業(yè)的各個(gè)部門(mén)都是為了完成一定的管理功能而設(shè)立的，通過(guò)調(diào)查，我們了解到現(xiàn)行系統(tǒng)各部門(mén)的管理功能如圖：銷(xiāo)售管理財(cái)務(wù)管理票務(wù)管理倉(cāng)庫(kù)管理結(jié)算管理銷(xiāo)售發(fā)票管理退貨發(fā)票管理銷(xiāo)售分析管理銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)管理單據(jù)管理付款管理入庫(kù)管理出庫(kù)管理采購(gòu)管理 3、業(yè)務(wù)流程調(diào)查該公司是貿(mào)易

14、型公司，主要業(yè)務(wù)就是圍繞產(chǎn)品所進(jìn)行的采購(gòu)和銷(xiāo)售。企業(yè)的業(yè)務(wù)過(guò)程較簡(jiǎn)單，現(xiàn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理過(guò)程是：顧客為購(gòu)置產(chǎn)品先到票務(wù)部填寫(xiě)購(gòu)貨單包括商品名稱(chēng)、種類(lèi)、數(shù)量等，開(kāi)票人員根據(jù)購(gòu)貨單，首先查閱庫(kù)存帳，如有貨，開(kāi)出發(fā)票，如庫(kù)存缺乏，發(fā)出補(bǔ)貨通知給倉(cāng)庫(kù)。開(kāi)票人員還要根據(jù)倉(cāng)庫(kù)的退貨通知，開(kāi)出紅字發(fā)票。顧客持發(fā)票到結(jié)算部付款，并辦理結(jié)算手續(xù)。付款后，結(jié)算人員蓋上印章，說(shuō)明已辦理結(jié)算手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)根據(jù)顧客的訂貨單和結(jié)算完的發(fā)票進(jìn)行出庫(kù)處理，并根據(jù)庫(kù)存情況決定是否訂貨。根據(jù)出貨情況和采購(gòu)情況更新庫(kù)存帳。結(jié)算人員將每天的結(jié)算單據(jù)及現(xiàn)金交給財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部根據(jù)單據(jù)、發(fā)票和銷(xiāo)售方案編制各種銷(xiāo)售報(bào)表和銷(xiāo)售分析。并將各種報(bào)表上

15、交經(jīng)理，由經(jīng)理制定下一季度或年度的銷(xiāo)售方案書(shū)。顧客 訂貨單補(bǔ)貨通知單票務(wù)部紅字發(fā)票發(fā)票、訂貨單退貨通知財(cái)務(wù)部單據(jù)匯總結(jié)算部顧客銷(xiāo)售分析報(bào)表銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)報(bào)表結(jié)算后的發(fā)票蓋章的提貨單銷(xiāo)售方案表經(jīng)理庫(kù)存帳倉(cāng)管員退貨單出庫(kù)單采購(gòu)單顧客提貨通知單供給商二現(xiàn)行系統(tǒng)的分析隨著企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大，其原有的手工操作和業(yè)務(wù)流程已經(jīng)不能滿(mǎn)足其業(yè)務(wù)流量的需求，成為嚴(yán)重影響企業(yè)繼續(xù)提高效益的因素。其存在的問(wèn)題主要有以下幾點(diǎn)：效勞方面：企業(yè)的顧客從同一地區(qū)擴(kuò)大到省際之間，原有的手工銷(xiāo)售系統(tǒng)需要顧客較多的配合，給顧客造成了很大的不便。在“顧客就是上帝的今天，這顯然是不適宜宜的。效率方面：原有系統(tǒng)流程僅僅注意銷(xiāo)售的業(yè)務(wù)處理，對(duì)起

16、輔助作業(yè)的庫(kù)存處理的管理力度不夠。在倉(cāng)管部門(mén)中，職工職權(quán)分配不明確，工作效率不高，沒(méi)有對(duì)倉(cāng)庫(kù)的存儲(chǔ)空間進(jìn)行有效利用。倉(cāng)庫(kù)中如果有貨物損壞、被偷的現(xiàn)象發(fā)生，那就要追究倉(cāng)庫(kù)管理員的責(zé)任，他怎么沒(méi)能管理好貨物，如果有缺貨的現(xiàn)象發(fā)生，那就要追究采購(gòu)員的責(zé)任，你怎么沒(méi)有隨時(shí)掌控庫(kù)存信息，缺貨了就應(yīng)該去訂貨，那如果倉(cāng)庫(kù)里有貨，客戶(hù)卻一直拿不到貨，那就要追究發(fā)貨員的責(zé)任了。而且，采購(gòu)貨物的不及時(shí)減少了企業(yè)的訂單數(shù)量。顧客都要來(lái)買(mǎi)了你才去查看倉(cāng)庫(kù)里有沒(méi)有貨，要是當(dāng)時(shí)沒(méi)貨，可能顧客就要去別家買(mǎi)了倉(cāng)庫(kù)部門(mén)的低效率明顯落后于整個(gè)銷(xiāo)售系統(tǒng)，造成了人員及企業(yè)資源的浪費(fèi)。決策方面：手工報(bào)表制作費(fèi)時(shí)，降低了時(shí)效性，而且在繁

17、多的登記賬本和分析統(tǒng)計(jì)中，極容易出現(xiàn)人為的錯(cuò)誤，在賬本中查詢(xún)企業(yè)所需要的信息的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。人工對(duì)統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行分析的難度較大，而且準(zhǔn)確率不高。分工方面：各部門(mén)的分工不均衡，財(cái)務(wù)部要花很多時(shí)間在銷(xiāo)售分析上，企業(yè)只有財(cái)務(wù)部和經(jīng)理了解企業(yè)的銷(xiāo)售情況，而與銷(xiāo)售直接有關(guān)的部門(mén)對(duì)銷(xiāo)售方案和銷(xiāo)售分析并不是很了解。票務(wù)部由于他的不了解，他的積極性就不高，也感覺(jué)不到壓力市場(chǎng)方面：面對(duì)越來(lái)越大的市場(chǎng)，過(guò)去在家等客戶(hù)上門(mén)的銷(xiāo)售模式受到了沖擊，對(duì)于貿(mào)易型的企業(yè)，銷(xiāo)售更是它的生命，企業(yè)在組織結(jié)構(gòu)上要做相應(yīng)的調(diào)整。三新系統(tǒng)的邏輯方案1、新系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)根據(jù)系統(tǒng)的目標(biāo)和對(duì)企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)的分析，對(duì)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行了重新的設(shè)計(jì)和定

18、位，由于企業(yè)是個(gè)貿(mào)易公司，銷(xiāo)售是企業(yè)的生命線，原有系統(tǒng)雖然一直是圍繞著銷(xiāo)售進(jìn)行工作的，但對(duì)銷(xiāo)售的管理沒(méi)有專(zhuān)業(yè)化和集中化。所以，在現(xiàn)有結(jié)構(gòu)的根底上增加了市場(chǎng)部門(mén)，使得銷(xiāo)售工作更便于開(kāi)展。也使得部門(mén)分工較為明確。以前票務(wù)部又要承當(dāng)開(kāi)票的工作又要接待顧客，他們?cè)儐?wèn)價(jià)格、商品等情況原有系統(tǒng)的各部門(mén)工作量上存在嚴(yán)重的不平衡結(jié)算部和財(cái)務(wù)部，因此，對(duì)原有各部門(mén)的職能做了一些調(diào)整，并加強(qiáng)了薄弱環(huán)節(jié)的管理，比方加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)管理的職能。新系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)圖如下：經(jīng)理票務(wù)部結(jié)算部財(cái)務(wù)部市場(chǎng)部倉(cāng)庫(kù)保管部發(fā)貨員采購(gòu)員倉(cāng)庫(kù)管理員經(jīng)過(guò)改變后的新系統(tǒng)各部門(mén)的主要職責(zé)如下：1市場(chǎng)部：主要負(fù)責(zé)產(chǎn)品定價(jià)和客戶(hù)訂貨效勞 定價(jià)：價(jià)格是市場(chǎng)銷(xiāo)

19、售組合中重要的變動(dòng)因素，價(jià)格確實(shí)定對(duì)企業(yè)的銷(xiāo)售額和利潤(rùn)有很大的影響。定價(jià)是必須考慮的因素，包括：本錢(qián)、需求量、競(jìng)爭(zhēng)、政府的影響和干預(yù)。目標(biāo)是：爭(zhēng)取最高利潤(rùn)，獲取較高的市場(chǎng)份額，排除競(jìng)爭(zhēng)的企業(yè)入市場(chǎng)，防止不利于政府的行為。主要的定價(jià)方法有：本錢(qián)定價(jià)法和需求定價(jià)法。房?jī)r(jià) 客戶(hù)效勞：現(xiàn)代企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)表現(xiàn)在能否贏得客戶(hù)，客戶(hù)效勞已成為企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)的重要任務(wù)。具體包括：顧客檔案管理、顧客分析、顧客關(guān)系管理等。會(huì)員、生日禮物2票務(wù)部：主要負(fù)責(zé)開(kāi)銷(xiāo)售發(fā)票和退貨發(fā)票。3結(jié)算部：負(fù)責(zé)各種結(jié)算，并匯總各種結(jié)算單據(jù)，編寫(xiě)銷(xiāo)售報(bào)表。4財(cái)務(wù)部：根據(jù)銷(xiāo)售報(bào)表進(jìn)行銷(xiāo)售分析找出規(guī)律，哪個(gè)季節(jié)哪種糖果賣(mài)得最好，哪些產(chǎn)品今年的銷(xiāo)售量急

20、劇下降，客戶(hù)已經(jīng)不喜歡了，要退出市場(chǎng)了，哪些客戶(hù)經(jīng)常欠費(fèi)，哪些顧客的潛在消費(fèi)需求比擬大等，就要為經(jīng)理提供決策的依據(jù)5倉(cāng)管部：倉(cāng)庫(kù)在控制產(chǎn)品本錢(qián)上占有很大的一塊。嚴(yán)格進(jìn)行倉(cāng)庫(kù)管理可以有效地降低產(chǎn)品本錢(qián)、提供利潤(rùn)。根據(jù)實(shí)際情況加強(qiáng)對(duì)倉(cāng)庫(kù)的管理，使得倉(cāng)庫(kù)各管理人員職責(zé)明晰：倉(cāng)庫(kù)管理員：負(fù)責(zé)入庫(kù)管理，庫(kù)存物資保管、養(yǎng)護(hù)，庫(kù)存統(tǒng)計(jì)、分析，庫(kù)存控制采購(gòu)員：保證日常庫(kù)存量滿(mǎn)足顧客需求，以應(yīng)付某些意外情況，及時(shí)補(bǔ)貨，進(jìn)行貨物入庫(kù)時(shí)的一些處理。發(fā)貨員：根據(jù)發(fā)貨單，進(jìn)行貨物出庫(kù)處理。新系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)對(duì)哪些局部進(jìn)行了改動(dòng)優(yōu)化？增加了市場(chǎng)部；結(jié)算部和財(cái)務(wù)部的分工有了調(diào)整，倉(cāng)庫(kù)保管部做了職能分工。2、新系統(tǒng)的管理功能銷(xiāo)

21、售管理結(jié)算管理票務(wù)管理銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)報(bào)表結(jié)算單據(jù)處理退貨發(fā)票管理理銷(xiāo)售發(fā)票管理 報(bào)表分析管理倉(cāng)庫(kù)管理市場(chǎng)管理 顧客效勞管理顧客訂貨管理 銷(xiāo)售分析報(bào)表倉(cāng)庫(kù)管理采購(gòu)處理發(fā)貨處理由于組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，相應(yīng)的管理功能也發(fā)生了變化，根據(jù)新的組織結(jié)構(gòu)圖和實(shí)際的要求，我們對(duì)新系統(tǒng)的管理功能做了相應(yīng)的改變。新系統(tǒng)各部門(mén)的管理功能如下：1倉(cāng)庫(kù)管理充分利用分布式的網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各分銷(xiāo)點(diǎn)的貨物的出庫(kù)、入庫(kù)的統(tǒng)計(jì)，管理貨物的盤(pán)點(diǎn)，以形成日出入庫(kù)報(bào)表匯總，提高庫(kù)存的利用率。其次，通過(guò)對(duì)供給商以及所供給貨物進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在倉(cāng)庫(kù)部門(mén)初步形成供給商企業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)，建立企業(yè)與供給商的信息聯(lián)系和數(shù)據(jù)聯(lián)系，從而了解企業(yè)的需求供給商那邊了解和市場(chǎng)的

22、供給市場(chǎng)的需求，及時(shí)調(diào)整庫(kù)存和庫(kù)存的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)市場(chǎng)的適應(yīng)能力。2市場(chǎng)管理通過(guò)市場(chǎng)部的銷(xiāo)售活動(dòng)，將原系統(tǒng)中顧客傳遞單據(jù)的活動(dòng)置于企業(yè)的內(nèi)部，實(shí)行“一票到底的效勞方式，提高顧客的滿(mǎn)意度，樹(shù)立良好的企業(yè)形象。一個(gè)比擬大的改變，就是改由市場(chǎng)部查詢(xún)庫(kù)存帳。其次，通過(guò)銷(xiāo)售部門(mén)的活動(dòng)，初步建立企業(yè)顧客的數(shù)據(jù)庫(kù)，建立企業(yè)和顧客的信息聯(lián)系和數(shù)據(jù)聯(lián)系，充分了解市場(chǎng)的需求和消費(fèi)者的愛(ài)好，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者做出長(zhǎng)遠(yuǎn)決策提供依據(jù)。3報(bào)表分析管理根據(jù)市場(chǎng)部和倉(cāng)管部提供的報(bào)表和匯總表，對(duì)顧客、供給商、貨物、訂單等各種統(tǒng)計(jì)資料，及時(shí)準(zhǔn)確的上報(bào)，以輔助決策。3、新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程 市場(chǎng)部銷(xiāo)售合同顧客訂貨通知報(bào)價(jià)單 補(bǔ)貨通知單票務(wù)部

23、發(fā)票存根紅字發(fā)票發(fā)票、提貨單退貨通知財(cái)務(wù)部單據(jù)匯總結(jié)算部結(jié)算后發(fā)票銷(xiāo)售分析報(bào)表銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)報(bào)表蓋章的提貨單顧客銷(xiāo)售方案表經(jīng)理庫(kù)存帳采購(gòu)員補(bǔ)貨通知單倉(cāng)管員入庫(kù)單發(fā)貨通知單退貨單顧客發(fā)貨員采購(gòu)單供給商提貨通知單出庫(kù)單由于組織結(jié)構(gòu)的變化和管理功能的調(diào)整，新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程也發(fā)生了相應(yīng)的變化。新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程為：顧客根據(jù)銷(xiāo)售部提供的報(bào)價(jià)單確定是否購(gòu)置產(chǎn)品，如有購(gòu)置意向與銷(xiāo)售部簽訂銷(xiāo)售合同，市場(chǎng)部查閱庫(kù)存帳，如有貨，銷(xiāo)售部根據(jù)銷(xiāo)售合同發(fā)出銷(xiāo)貨通知給票務(wù)部，如庫(kù)存缺乏，發(fā)出補(bǔ)貨通知給采購(gòu)員。票務(wù)部開(kāi)出發(fā)票與提貨單給結(jié)算部，票務(wù)部還要根據(jù)倉(cāng)庫(kù)的退貨通知，開(kāi)出紅字發(fā)票。結(jié)算部根據(jù)發(fā)票要求顧客付款，并辦理結(jié)算手續(xù)。付

24、款后，結(jié)算人員蓋上印章，說(shuō)明已辦理結(jié)算手續(xù)，并把發(fā)票交還顧客，將蓋章后的提貨單給倉(cāng)管員，倉(cāng)管員查閱庫(kù)存帳，如有貨開(kāi)出發(fā)貨通知單給發(fā)貨員辦理發(fā)貨手續(xù)，如沒(méi)有貨那么須填寫(xiě)補(bǔ)貨通知單給采購(gòu)員。另外，倉(cāng)管員還要根據(jù)庫(kù)存情況開(kāi)出補(bǔ)貨通知單給采購(gòu)員，采購(gòu)員根據(jù)補(bǔ)貨通知單填寫(xiě)采購(gòu)單給供給商進(jìn)行采購(gòu)，當(dāng)貨到時(shí)，供給商給出提貨通知單給采購(gòu)員，采購(gòu)員填寫(xiě)入庫(kù)單辦理入庫(kù)手續(xù)。發(fā)貨員根據(jù)發(fā)貨通知單發(fā)貨，并填寫(xiě)出庫(kù)單，出庫(kù)單一份給倉(cāng)管員登記入帳，一份給顧客。倉(cāng)管員根據(jù)出貨情況和采購(gòu)情況更新庫(kù)存帳。結(jié)算人員將每天的結(jié)算單據(jù)及現(xiàn)金交給財(cái)務(wù)部，并編寫(xiě)銷(xiāo)售報(bào)表給財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部根據(jù)單據(jù)、發(fā)票和銷(xiāo)售報(bào)表編制銷(xiāo)售分析給經(jīng)理，經(jīng)理根據(jù)

25、銷(xiāo)售分析表編制銷(xiāo)售方案，并把方案下達(dá)給市場(chǎng)部。4 、新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖根據(jù)分析得出的新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖分層繪制出新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖。經(jīng)理 銷(xiāo)售方案表 銷(xiāo)售分析表 供給商銷(xiāo)售管理系統(tǒng)顧客 訂貨單/退貨單 提貨單 合同、發(fā)票、 采購(gòu)單出庫(kù)單 經(jīng)理P4銷(xiāo)售分析 銷(xiāo)售方案表 銷(xiāo)售分析表D3 銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)表P2開(kāi)票處理 P3結(jié)算處理 發(fā)票/紅字 訂貨單 合同P1市場(chǎng)管理 訂貨單 訂貨單D1 顧客檔案顧客 顧客信息 報(bào)價(jià)單 D2 庫(kù)存帳 缺貨 通知單供給商P5倉(cāng)儲(chǔ)管理 提貨單 退貨通知 已蓋章的提貨單 采購(gòu)單 出庫(kù)單 已結(jié)算的發(fā)票 已結(jié)算發(fā)票經(jīng)理P4銷(xiāo)售分析 銷(xiāo)售方案表D1 顧客檔案 銷(xiāo)售分析表P12顧客信息

26、處理 合同D3 銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)表P2開(kāi)票處理 P3結(jié)算處理 P11訂貨處理 顧客 訂貨單 訂貨單 發(fā)票/紅字 訂貨單 報(bào)價(jià)單 已蓋章 提貨單D2 庫(kù)存帳P53出庫(kù)處理 補(bǔ)貨 出庫(kù)單 通知 退貨單供給商P52入庫(kù)處理 P51采購(gòu)處理 提貨單 出庫(kù)單P54發(fā)貨處理 采購(gòu)單 入庫(kù)單 退貨單 出庫(kù)單5、數(shù)據(jù)字典 數(shù)據(jù)字典是數(shù)據(jù)流程圖的補(bǔ)充，由于工程較多，這里只寫(xiě)幾個(gè)范例。1數(shù)據(jù)項(xiàng)描述數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I01數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱(chēng)：顧客號(hào)別名：顧客代碼簡(jiǎn)述：某一顧客的代碼類(lèi)型及寬度：字符型，4位取值范圍：00019999數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I05數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱(chēng)：銀行帳號(hào)別名：銀行帳號(hào)簡(jiǎn)述：用于公司與顧客進(jìn)行非現(xiàn)金結(jié)算時(shí)，提供的代表本公司在

27、銀行收支情況的號(hào)碼。類(lèi)型及寬度：字符型，18位取值范圍：454920045492002數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)定義數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號(hào)：DS02數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱(chēng)：顧客訂貨單簡(jiǎn)述： 顧客所填顧客信息及訂貨要求等信息數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：訂貨單標(biāo)志用戶(hù)情況商品情況數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號(hào)：DS10數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱(chēng)：采購(gòu)單簡(jiǎn)述： 所需采購(gòu)商品及相關(guān)信息數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：商品代碼商品名稱(chēng)規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額3數(shù)據(jù)流定義數(shù)據(jù)流編號(hào)：F02數(shù)據(jù)流名稱(chēng)：入庫(kù)單簡(jiǎn)述: 采購(gòu)員把購(gòu)置來(lái)的商品入庫(kù)時(shí)所填寫(xiě)的單據(jù)數(shù)據(jù)流來(lái)源：采購(gòu)處理數(shù)據(jù)流去向：入庫(kù)處理數(shù)據(jù)流組成：入庫(kù)單編號(hào)商品代碼商品名稱(chēng)商品單價(jià)入庫(kù)數(shù)量入庫(kù)日期數(shù)據(jù)流量：約10次/月頂峰流量：約15次/月4處理邏輯定義

28、處理邏輯編號(hào)：P3處理邏輯名稱(chēng)：結(jié)算處理簡(jiǎn)述： 結(jié)算銷(xiāo)售金額，并出提貨單輸入的數(shù)據(jù)流：發(fā)票，訂貨單處理描述： 根據(jù)發(fā)票和訂貨單，結(jié)算銷(xiāo)售金額，并開(kāi)出提貨單用于出庫(kù)處理；并登記銷(xiāo)售數(shù)據(jù)。輸出的數(shù)據(jù)流：提貨單，銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)報(bào)表處理頻率：50次/日5數(shù)據(jù)存儲(chǔ)定義數(shù)據(jù)存儲(chǔ)編號(hào)：F03數(shù)據(jù)存儲(chǔ)名稱(chēng)：庫(kù)存帳簡(jiǎn)述： 記錄商品出入庫(kù)數(shù)據(jù)的明細(xì)賬數(shù)據(jù)存儲(chǔ)組成：日期商品代碼商品名稱(chēng)入庫(kù)數(shù)量銷(xiāo)售數(shù)量庫(kù)存數(shù)量6外部實(shí)體定義外部實(shí)體編號(hào)：S01外部實(shí)體名稱(chēng)：供給商簡(jiǎn)述： 企業(yè)所銷(xiāo)售商品的供給者輸入的數(shù)據(jù)流：采購(gòu)單輸出的數(shù)據(jù)流：提貨單6、系統(tǒng)的邏輯結(jié)構(gòu)根據(jù)業(yè)務(wù)流程圖和數(shù)據(jù)流程圖的分析，可以把整個(gè)系統(tǒng)分為5個(gè)模塊。根據(jù)數(shù)據(jù)流程

29、圖的頂層和第一層，我們可以得到系統(tǒng)的大的邏輯結(jié)構(gòu)。根據(jù)比擬底層的數(shù)據(jù)流程圖，我們可以得到細(xì)化后的功能模塊結(jié)構(gòu)。變換中心、事務(wù)中心銷(xiāo)售管理信息系統(tǒng) 倉(cāng)儲(chǔ)管理模塊報(bào)表分析模塊結(jié)算管理模塊票務(wù)管理模塊市場(chǎng)管理模塊 系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段1、總體設(shè)計(jì)1硬件配置：8臺(tái)臺(tái)式計(jì)算機(jī)，要求CPU：P4，主頻2.0GHz；內(nèi)存：256MB；硬盤(pán)：40GMB；顯示器及顯示卡：彩色VGA，分辨率不低于1024×768，64位PCI接口，緩存1MB以上；軟驅(qū)：1.44MB；CD-ROM光盤(pán)啟動(dòng)器：40倍以上。另外，需配置打印機(jī)4臺(tái)；條碼閱讀器1臺(tái)。這些根本配置公司現(xiàn)已具有。2軟件配置：系統(tǒng)采用Microsoft企業(yè)的

30、Windows 2000 Server和Windows 2000 Professional。數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)采用微軟企業(yè)的SQL Server 2000.開(kāi)發(fā)語(yǔ)言采用Delphi6.0。3網(wǎng)絡(luò)配置：構(gòu)建局域網(wǎng)，采用星型網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)。4系統(tǒng)模式：采用基于客戶(hù)端和效勞器端的C/S結(jié)構(gòu)。2、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)1E-R模型入庫(kù)倉(cāng)庫(kù)商品 M N 1保管 M供給 N購(gòu)置 M倉(cāng)庫(kù)管理員 N N發(fā)貨供給商 M 付款結(jié)算 M結(jié)算員顧客 N M供給商表供給商號(hào)，供給商名稱(chēng)，聯(lián)系 ，地址，帳號(hào)顧客表顧客號(hào)，顧客名，聯(lián)系 ，地址商品表商品號(hào)，商品名，單價(jià)，數(shù)量，計(jì)量單位職工表職工號(hào)，職工名，性別，年齡，工資，職務(wù)倉(cāng)庫(kù)表倉(cāng)庫(kù)號(hào)，

31、倉(cāng)庫(kù)名，地址， 購(gòu)置信息表/銷(xiāo)售合同合同號(hào)，顧客號(hào)，商品號(hào)，單價(jià)，數(shù)量，金額，訂購(gòu)日期供給信息表供給商號(hào)，商品號(hào)，單價(jià)，數(shù)量，采購(gòu)日期入庫(kù)信息表入庫(kù)號(hào)，倉(cāng)庫(kù)號(hào)，商品號(hào)，日期，數(shù)量發(fā)貨信息表發(fā)貨號(hào)，職工號(hào)，顧客號(hào)，合同號(hào)，日期付款結(jié)算表結(jié)算編號(hào)，職工號(hào)，顧客號(hào)，合同號(hào)，發(fā)票編號(hào)，數(shù)量，金額3、代碼設(shè)計(jì)代碼設(shè)計(jì)的目的：在管理信息系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，為了方便計(jì)算機(jī)的處理，對(duì)系統(tǒng)涉及的對(duì)象用英文字母、數(shù)字來(lái)代替，使系統(tǒng)對(duì)象簡(jiǎn)單化，也使系統(tǒng)的處理更簡(jiǎn)便。該系統(tǒng)中代碼設(shè)計(jì)的對(duì)象主要是企業(yè)的顧客、供給商、商品。根據(jù)對(duì)象的性質(zhì)，采用區(qū)間碼和順序碼結(jié)合。1顧客代碼設(shè)計(jì)顧客代碼的含義如下表135010012顧客某省某市顧客編號(hào)校驗(yàn)碼例：某顧客代碼135010012的說(shuō)明：原代碼：1 3 5 0 1 0 0 1 權(quán)因子：1 2 3 4 5 6 7 8算術(shù)級(jí)數(shù)法乘積之和：16150500835模： 11 35/11=32校驗(yàn)位： 2因此代碼為：1350100122供給商代碼設(shè)計(jì)235010013供給商某省某市供給商編號(hào)校驗(yàn)碼3商品代碼設(shè)計(jì)0010018供給商代碼商品類(lèi)別編號(hào)商品品種編號(hào)校驗(yàn)碼4、新系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)該功能分為5個(gè)功能模塊，根據(jù)底層數(shù)據(jù)流程圖對(duì)圖中的每個(gè)功能模塊要進(jìn)行分解。銷(xiāo)