談企業(yè)檔案工作的全過程全方位和全員式管理(一)

1、談企業(yè)檔案工作的全過程全方位和全員式管理(一)    作為融匯于企業(yè)基礎(chǔ)管理工作環(huán)節(jié)之中的企業(yè)檔案管理工作,在企業(yè)改革不斷深入的今天,積極探索一套創(chuàng)新的具有現(xiàn)代意義的管理方式成為當(dāng)務(wù)之急。尤其是在檔案管理工作采用了先進的計算機技術(shù),機讀型、視聽型、縮微型檔案大量涌現(xiàn)時,對傳統(tǒng)的檔案工作管理方式進行探索與改革、創(chuàng)新與完善,更顯得必要和緊迫。企業(yè)檔案工作中的全過程、全方位、全員式管理正是一種既具有繼承性,又具有創(chuàng)新性的管理模式,是提高企業(yè)檔案管理工作整體水平的一個有效途徑。 一、企業(yè)檔案的全過程管理,就是指檔案管理工作要貫穿于企業(yè)科技與文書材料的形成、運轉(zhuǎn)、

2、收集和歸檔這一全過程,也就是說要從這些文件和材料的初始形成階段直到最后歸檔階段,都要進行有效的管理和控制。 先以文書材料來說,當(dāng)一份對外發(fā)文或者是內(nèi)部行文開始擬稿時,我們就要嚴(yán)格按照企業(yè)文書處理工作和檔案管理工作的規(guī)定與要求去做。例如文種使用和文號編制是否正確,書寫用筆和文稿用紙是否符合要求等等,都應(yīng)當(dāng)一一按照規(guī)定辦,不能草率馬虎。按照公文處理和檔案管理規(guī)定,擬寫公文必須用藍黑墨水或者碳素墨水鋼筆,不宜用原珠筆,更不能用鉛筆、彩色筆等;用紙應(yīng)當(dāng)積極推行A4或A3幅面紙。在這里還要提出的是,當(dāng)我們在工作中運用計算機打印文件或表格時,一定要注意根據(jù)公文處理規(guī)定中的要求,控制好圖文區(qū)的尺寸,以便于文

3、件和表格今后歸檔時的裝訂?，F(xiàn)在我們有的人在用計算機打印文件或表格時,漫無邊際,頂天立地,天頭、地腳、訂口預(yù)留的白邊很少,這給檔案裝訂帶來了極大不便,而且這樣打印出的文件和表格也不美觀、大方。 同樣,當(dāng)我們收到一份外來文件需要辦理時,也要按照企業(yè)文書處理工作和檔案管理工作的規(guī)定和要求去做。例如文件辦理后有沒有將辦理情況和辦理結(jié)果簡要的填寫在文件處理單上,在辦理文件中形成的需要上報的文字和報表有沒有隨文件留底以便與文件一起歸檔備查等等。在這個問題上需要指出的是,不少文件經(jīng)辦人員在文件處理單上應(yīng)當(dāng)填寫的各個欄目里,往往簡簡單單地只寫了“已閱”、“已辦”、“已報送”等字眼,至于這個文件究竟如何辦理的,

4、辦理后有沒有形成自己的文件?向上級報送的什么材料?這些都無從查考。而按照公文處理規(guī)定,應(yīng)該將辦理文件的情況用簡明扼要的文字填寫在公文處理單上,如果在辦文中形成了自己的文件或者有材料和報表上報給了上級機關(guān),都應(yīng)當(dāng)把原件附在上級來文的后面一起歸檔。只有上下文件一起歸檔后,才能對今后工作的查考利用產(chǎn)生價值,否則只有上級來文而沒有本單位文件歸檔,企業(yè)檔案室豈不成了上級機關(guān)的文件保管室了。 再以科技文件材料來說,一個新產(chǎn)品從開發(fā)研制至試生產(chǎn)再到正式批產(chǎn),這一全過程中所形成的許多文字、計算和圖樣材料,只要是對企業(yè)今后的產(chǎn)品開發(fā)研制和生產(chǎn)經(jīng)營有查考利用價值的,都應(yīng)當(dāng)進行有效的管理和控制,做好這些材料的積累和

5、預(yù)立卷。由于開發(fā)研制一個新產(chǎn)品往往需要較長的周期,少則一二年,多則三四年甚至五六年,因此對科技文件材料的管理還必須分階段進行,每當(dāng)一個階段(例如調(diào)研階段、設(shè)計階段、試制階段等)結(jié)束時,都應(yīng)當(dāng)及時做好這一階段所形成的文字、計算和圖樣材料的收集與歸檔工作。否則的話,時間越長,材料的散失和損壞越多,甚至?xí)斐蔁o法彌補的損失。 基建工程項目材料的管理和控制,也存在與科技文件材料同樣的情況,由于工程項目周期長和子項目多,對這類材料的管理也必須分階段進行,決不能等到整個工程項目竣工時才想到要收集材料以備歸檔。如果是那樣的話,無疑是為時已晚,早期的工程項目材料必然散失多、損壞多,給立卷材料的完整性、系統(tǒng)性造

6、成極大的損失。這就是我們所說的檔案的全過程管理。 二、檔案的全方位管理,就是指企業(yè)的所有職能部門在履行其職能活動中形成的有價值的文件和材料,都應(yīng)當(dāng)按照企業(yè)的有關(guān)規(guī)定進行收集和歸檔。 在這個問題上有兩種傾向:一種傾向是認(rèn)為自己的部門不是企業(yè)的重要部門,工作中沒有什么文件和材料形成,即使有一些,也是不重要的,沒有歸檔保存的價值,所以檔案管理工作與我們這個部門沒有多大聯(lián)系。在這種錯誤認(rèn)識的支配下,這種部門往往不注意文件和材料的積累與收集,甚至在文件和材料的形成過程中也很隨便,不按照企業(yè)有關(guān)規(guī)定去做。另一種傾向是把自己的部門看得太重要,認(rèn)為自己部門在工作中所產(chǎn)生的文件和材料具有一定的保密性,不宜歸檔。

7、這種認(rèn)識也是不對的。作為企業(yè)的檔案室,它是企業(yè)中管理檔案的專職部門,它有為企業(yè)保守秘密的工作紀(jì)律,不會也不允許將企業(yè)秘密對外泄露,因此企業(yè)的其他部門完全可以放心地將所有應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件和材料交由企業(yè)檔案室管理。事實上,企業(yè)的全部檔案都收歸檔案室保管,才是防止企業(yè)秘密外泄的重要保證,也是使企業(yè)各類信息和資源得以積累、傳承的根本保證。為了實施企業(yè)檔案的全方位管理,一方面企業(yè)檔案部門應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的歸檔制度,明確企業(yè)各類檔案材料的歸檔時間、歸檔內(nèi)容和歸檔要求。這就要求企業(yè)檔案人員熟悉企業(yè)各個職能部門的職責(zé)內(nèi)容和職權(quán)范圍,并且根據(jù)企業(yè)職能部門的調(diào)整和變化,適時地作出修訂和補充,使歸檔制度能夠具有很強的

8、操作性。另一方面,有了規(guī)章制度之后,工作的成敗與否還是事在人為。作為企業(yè)檔案人員,要學(xué)會轉(zhuǎn)變立場、轉(zhuǎn)變觀念,要把企業(yè)各個職能部門作為自己的服務(wù)對象,在歸檔材料形成、積累和預(yù)立卷等各個環(huán)節(jié)給予他們指導(dǎo)和幫助,而不僅僅是在年終或次年年初歸檔時才發(fā)現(xiàn)問題,提出整改意見。 在實施企業(yè)檔案全方位管理中,多年來一直強調(diào)和堅持的科技檔案工作的“四納入”、“五參加”是一項很有效的措施。“四納入”就是把科技文件材料(包括基建工程項目材料)的形成、積累、歸檔工作納入科技工作程序,納入生產(chǎn)、科研、基建工作計劃,納入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍,納入企業(yè)經(jīng)責(zé)制考核范圍;“五參加”就是指科技檔案部門和科技檔案人員要參加

9、新產(chǎn)品定型、科研成果鑒定、基建竣工驗收、設(shè)備儀器開箱以及有關(guān)生產(chǎn)、科研、基建等方面的會議。經(jīng)驗證明,只有堅持了“四納入”、“五參加”這一有效的措施,科技檔案的全方位管理才能真正得到落實和體現(xiàn)。 三、檔案的全員式管理就是指企業(yè)中的每個職工都或多或少的與企業(yè)檔案管理工作有著聯(lián)系,因此每個職工都應(yīng)當(dāng)關(guān)心和支持企業(yè)的檔案管理工作。 有人可能會說這種提法太寬泛了,企業(yè)檔案管理工作怎么會牽涉到每一個職工呢?或許是大家一時沒有想到這個問題,我們每一個職工都填寫過職工履歷表,都簽訂過勞動合同書,這些就是檔案。你如果在填寫或者簽訂過程中,不按照規(guī)定的要求去做,將來這份履歷、這份合同就有可能會給你帶來意想不到的麻

10、煩甚至是不可彌補的損失。最近兩年,筆者所在企業(yè)有不少老年職工到企業(yè)檔案室里來查找自己二十多年前辦理的領(lǐng)取獨生子女費的申請書。為了什么?為了自己退休時能夠領(lǐng)取一筆一次性的獨生子女補貼費。當(dāng)時辦理的獨生子女證因為保管不善遺失了,沒有證就不能給你補貼費。這就想到了廠里還有當(dāng)時辦理獨生子女證的申請書。當(dāng)這些老年職工找到這份材料時都很高興,說多虧了廠里保管得好。還有不少職工在評聘職稱時要查找自己當(dāng)年獲獎的材料,也很高興地在企業(yè)檔案室查到了有關(guān)材料,派上了用場。這樣的事例都使職工確確實實感受到了檔案的價值和它與自己的密切聯(lián)系。 當(dāng)然,與企業(yè)檔案管理關(guān)系最為密切的還是我們的科技人員和管理人員,因為這些人員在各自的工作中會隨時隨地的產(chǎn)生科技與文書材料,這些科技與文書材料中就有許多是應(yīng)當(dāng)歸檔保存的。因此在談到檔案的全員式管理時,要強調(diào)兩點:一是我們每一個科技人員和管理人員要樹立較強的檔案意識,當(dāng)你在工作中開始形成科技與文書材料時,你就應(yīng)當(dāng)按照企業(yè)的有關(guān)規(guī)定,規(guī)范這些文件和材料的制作,保管好這些文件和材料,以便于今后的歸檔工作。二是我們每一個科技人員和管理人員在工作中所形成的科技和文件材料,只要是企業(yè)規(guī)定必須歸檔的,它都是企業(yè)的財富,而不是哪一個人的私人財產(chǎn),因此這些文件與材料的處置權(quán)在企業(yè),而不在個人。我國檔案法第十條明確規(guī)定:國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷