多種辦公軟件使用技巧

1、電腦電腦使用技巧使用技巧 1、電子郵件2、WORD文檔3、EXCEL電子表格4、PPT1、Foxmail為工作表命名為工作表命名Foxmail是大家比較熟悉的軟件，它是我們公司收發(fā)及管理郵件軟件。2、定時(shí)接收郵件定時(shí)接收郵件 Foxmail提供在固定的時(shí)間自動(dòng)收信的功能。該時(shí)間間隔可視信件的重要程度而定，對(duì)于越重要的信，時(shí)間可設(shè)得越短，如3分種。3、簽名檔設(shè)置、簽名檔設(shè)置 Foxmail可提供的個(gè)性簽名檔設(shè)置功能4、文件夾分類設(shè)置、文件夾分類設(shè)置 5、郵箱過濾器的設(shè)置、郵箱過濾器的設(shè)置 6、郵件禮儀、郵件禮儀 主題 收件人稱呼 選擇合適的收件人 附件 回復(fù)信紙 字體 郵件確認(rèn)已發(fā)送 郵件大小

2、措辭 地址薄隨時(shí)更新7、郵件自動(dòng)回復(fù)設(shè)置、郵件自動(dòng)回復(fù)設(shè)置 Foxmail可提供的郵件自動(dòng)回復(fù)功能8、給郵件設(shè)置請(qǐng)求閱讀收條給郵件設(shè)置請(qǐng)求閱讀收條給郵件設(shè)置請(qǐng)求閱讀收條，當(dāng)收件人收到并打開該郵件時(shí)，軟件會(huì)自動(dòng)或者提示用戶向發(fā)件人郵箱發(fā)送一個(gè)收條，通知發(fā)件人郵件已經(jīng)被閱讀。設(shè)置方法：單擊寫郵件窗口中“選項(xiàng)”菜單，然后選中“請(qǐng)求閱讀收條”選項(xiàng)菜單，即可設(shè)置該郵件請(qǐng)求收件人返回閱讀收條。9、快速群發(fā)郵件快速群發(fā)郵件 可以用Foxmail快速把郵件發(fā)送給一組人。你可將多個(gè)聯(lián)系人的電子郵件地址，“捆綁”在一起定義成組，然后給這個(gè)“組”發(fā)送郵件，于是郵件即可發(fā)給“組”中的所有成員。在新郵件中點(diǎn)擊 “收信人

3、”，可直接選擇所需發(fā)送郵件的人員，用Shirt鍵可多選收件人。1、電子郵件3、EXCEL電子表格4、PPT2、WORD文檔1、去除頁眉的橫線方法、去除頁眉的橫線方法在頁眉插入信息的時(shí)候經(jīng)常會(huì)在下面出現(xiàn)一條橫線，如果這條橫線影響你的視覺，可采用以下方式：2、快速輸入大寫數(shù)字快速輸入大寫數(shù)字要輸入一些大寫的金額數(shù)字，但由于大寫數(shù)字筆畫大都比較復(fù)雜、麻煩。可利用Word完成：從“插入”菜單中選擇“數(shù)字”命令，接著會(huì)出現(xiàn)如圖所示的對(duì)話框，輸入“123456”，選擇“壹，貳，叁”項(xiàng)，點(diǎn)擊“確定”即可。 3、批注與修訂批注與修訂多人合作設(shè)計(jì)文稿時(shí)這個(gè)功能非常實(shí)用。每個(gè)人參與者都可以對(duì)文稿的字、詞或句子發(fā)表

4、看法或提供修訂辦法，方便多人合作設(shè)計(jì)項(xiàng)目。 4、將姓名按姓氏筆劃排序?qū)⑿彰葱帐瞎P劃排序 在舉辦會(huì)議或者進(jìn)行評(píng)比時(shí)，需要對(duì)相關(guān)的人員姓名按照姓氏筆劃進(jìn)行排序。執(zhí)行“表格”菜單上的“排序”命令。在“排序文字”對(duì)話框里，“排序依據(jù)”項(xiàng)選擇“段落數(shù)”，“類型”項(xiàng)里根據(jù)各自的要求，可以選擇“筆劃”、“數(shù)字”、“日期”、“拼音”四種排序方式，在其后的二選一框里選擇“遞增”或者“遞減”方式，單擊“確定”，雜亂無章的姓氏就被Word排列的井井有條了。5、在在Word中插入當(dāng)前的日期和時(shí)間中插入當(dāng)前的日期和時(shí)間 可隨時(shí)在Word文檔中插入當(dāng)前的日期或時(shí)間。只需要將光標(biāo)置于需要插入日期或時(shí)間的位置，“插入”菜單

5、上的“日期和時(shí)間”來完成同樣的工作。正確應(yīng)修正6、巧用巧用“選擇性粘貼選擇性粘貼”中的中的“無格式文本無格式文本” 經(jīng)常會(huì)用到復(fù)制和粘貼的方法，但是直接粘貼的文本有時(shí)會(huì)出現(xiàn)不希望的格式，如從復(fù)制的網(wǎng)頁文字粘貼到文檔后，四周留下了表格邊框；從其它文檔粘貼過來的文字延續(xù)了源文件中的格式。將需要的文字復(fù)制到剪貼板后，執(zhí)行“編輯”菜單上的“選擇性粘貼”命令，在彈出的對(duì)話框中選擇“無格式文本”。單擊“確定”按鈕后，粘貼的文字就是無格式的，也就是說它會(huì)按照粘貼光標(biāo)位置的格式出現(xiàn)。 1、電子郵件3、EXCEL電子表格4、PPT2、WORD文檔1、為工作表命名、為工作表命名 為了便于記憶和查找，可以將Exce

6、l的sheet1、sheet2、sheet3工作命名為容易記憶的名字。雙擊當(dāng)前工作表下部的名稱，如“Sheet1”，再輸入新的名稱。2、徹底清除單元格內(nèi)容、徹底清除單元格內(nèi)容先選定單元格，然后按Delete鍵，這時(shí)僅刪除了單元格內(nèi)容，它的格式和批注還保留著。要徹底清除單元格，可選定想要清除的單元格或單元格范圍，單擊“編輯清除”命令，選擇“全部”命令即可，當(dāng)然你也可以選擇刪除“格式”、“內(nèi)容”或“批注”中的任一個(gè)。3、快速查找工作簿、快速查找工作簿 可對(duì)工作表中的任何文字進(jìn)行搜尋，按Ctrl+F，輸入想要搜尋的文字即可；在輸入查找內(nèi)容時(shí)，可使用問號(hào)（？）和星號(hào)（*）作為通配符，以方便查找操作。問

7、號(hào)（？）代表一個(gè)字符，星號(hào)（*）代表一個(gè)或多個(gè)字符；如何查找問號(hào)（？）和星號(hào)（*）呢？只要在這兩個(gè)字符前加上波浪號(hào)()就可以了。4、快速輸入特殊符號(hào)、快速輸入特殊符號(hào) 一張工作表中要多次輸入同一個(gè)文本，特別是要多次輸入一些特殊符號(hào)（如），非常麻煩，對(duì)錄入速度有較大的影響。可用一次性替換的方法來克服這一缺陷。先在需要輸入這些符號(hào)的單元格中輸入一個(gè)代替的字母（如X，注意:不能是表格中需要的字母），表格制作完成后，按Ctrl+F，打開“替換”對(duì)話框，在“查找內(nèi)容”下面的方框中輸入代替的字母“X”，在“替換為”下面的方框中輸入“”，一次性全部替換完畢。 5、對(duì)多個(gè)工作表快速編輯、對(duì)多個(gè)工作表快速編輯

8、一次操作多張相同的工作表，省略以后的復(fù)制、粘貼操作，可采用：按住Shift鍵或Ctrl鍵并配以鼠標(biāo)操作，在工作簿底部選擇多個(gè)彼此相鄰或不相鄰的工作表標(biāo)簽，就可以實(shí)行多方面的批量處理。1.頁面設(shè)置，可快速對(duì)選中工作表設(shè)置相同的頁面。 2.輸入相同的數(shù)據(jù)，可快速在多個(gè)工作表中輸入相同的數(shù)據(jù)。 3.快速操作，在多個(gè)工作表中進(jìn)行一系列相同操作，如設(shè)置字號(hào)、字體、顏色，進(jìn)行單元格的合并撤銷等。 4.輸入公式，快速輸入相同的公式，進(jìn)行公式汁算。 6、工作表的刪除、工作表的刪除 單擊“編輯刪除工作表”命令，然后單擊“確定”按鈕，則這個(gè)表將從工作簿中永久刪除。“刪除工作表”命令是不能還原的，刪除的工作表將不能

9、被恢復(fù)。7、移動(dòng)和復(fù)制工作表、移動(dòng)和復(fù)制工作表 工作簿可以在格式不變動(dòng)的情況下移動(dòng)和復(fù)制，復(fù)制工作表，可選定工作表，再點(diǎn)擊右健選擇“移動(dòng)或制作工作表”，再選擇將工作表移至新工作薄或相鄰表。 8、在單元格中輸入、在單元格中輸入0值值 一般情況下，在Excel表格中輸入諸如“05”、“4.00”之類數(shù)字后，只要光標(biāo)一移出該單元格，格中數(shù)字就會(huì)自動(dòng)默認(rèn)變成“5”、“4”，可用鼠標(biāo)右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中單擊“設(shè)置單元格格式”，-選“數(shù)字”標(biāo)簽頁，在列表框中選擇“文本”，單擊“確定”。這樣，在這些單元格中，我們就可以輸入諸如“05”、“4.00”之類的數(shù)字了。 9、巧妙輸入位數(shù)較多的數(shù)字、巧妙輸入

10、位數(shù)較多的數(shù)字 向Excel中輸入位數(shù)比較多的數(shù)值（如身份證號(hào)碼），則系統(tǒng)會(huì)將其轉(zhuǎn)為科學(xué)計(jì)數(shù)的格式，與我們的輸入原意不相符，可：1、先將該單元格中的數(shù)值設(shè)置成“文本”格式，然后再輸入數(shù)值；2、在數(shù)值的前面加上一個(gè)小“”就可以了（須在英文狀態(tài)下輸入）。 10、將單元格區(qū)域從公式轉(zhuǎn)換成數(shù)值、將單元格區(qū)域從公式轉(zhuǎn)換成數(shù)值 單元格區(qū)域中的公式轉(zhuǎn)換成數(shù)值，鼠標(biāo)右鍵“復(fù)制” “選擇性粘貼” “數(shù)值”選項(xiàng)來轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)，可只選擇復(fù)制全部內(nèi)容、公式、數(shù)值、格式及批注；11、將單元格區(qū)域從列轉(zhuǎn)置為行、將單元格區(qū)域從列轉(zhuǎn)置為行 單元格區(qū)域從列轉(zhuǎn)置為行，鼠標(biāo)右鍵“復(fù)制” “選擇性粘貼” “轉(zhuǎn)置”選項(xiàng)來轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)，同時(shí)也可

11、以選擇自定義序列作為排序次序，使排序方便快捷且更易于控制。排序可以選擇按列或按行。12、用下拉列表快速輸入數(shù)據(jù)、用下拉列表快速輸入數(shù)據(jù) 如果某些單元格區(qū)域中要輸入的數(shù)據(jù)很有規(guī)律，如學(xué)歷(小學(xué)、初中、高中、中專、大專、本科、碩士、博士)、職稱(技術(shù)員、助理工程師、工程師、高級(jí)工程師)等，可設(shè)置下拉列表實(shí)現(xiàn)選擇輸入。具體方法為：選取需要設(shè)置下拉列表的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)有效性”命令 “設(shè)置” 在“允許”下拉列表中選擇“序列”，在“來源”框中輸入我們設(shè)置下拉列表所需的數(shù)據(jù)序列，如技術(shù)員，助理工程師，工程師，高級(jí)工程師”，并確保復(fù)選框“提供下拉箭頭”被選中，單擊“確定”按鈕即可。13、Excel標(biāo)題

12、標(biāo)題1、電子表格滾動(dòng)到哪里都能夠看到列標(biāo)題：選擇緊鄰列標(biāo)題的下一行，單擊“窗口凍結(jié)窗格”命令，被凍結(jié)的列標(biāo)題不會(huì)滾動(dòng)，而且在你移動(dòng)工作簿的其他部分時(shí)，列標(biāo)題會(huì)保持可見，如果想撤消此功能，點(diǎn)擊“窗口”菜單，原來“凍結(jié)窗口”命令變成“撤消窗口凍結(jié)”，單擊即可。 14、Excel標(biāo)題標(biāo)題2、標(biāo)題設(shè)置：要使打印的文件統(tǒng)一每頁標(biāo)題行，可使用快捷設(shè)置方式：15、Excel標(biāo)題標(biāo)題3、頁眉設(shè)置：將多個(gè)工作表一次設(shè)置成同樣的頁眉和頁腳，把鼠標(biāo)移到工作表的名稱處（若沒有特別設(shè)置的話，Excel自動(dòng)設(shè)置的名稱是“sheet1、sheet2、sheet3.”），右鍵“選擇全部工作表”的菜單項(xiàng)，這時(shí)你的所有操作都是針

13、對(duì)全部工作表了，不管是設(shè)置頁眉和頁腳還是打印工作表。16、使用自動(dòng)填充快速復(fù)制公式和格式、使用自動(dòng)填充快速復(fù)制公式和格式利用自動(dòng)填充命令，你可以快速向相鄰的單元格復(fù)制數(shù)據(jù)、公式或格式：選擇希望復(fù)制的單元格，將光標(biāo)移到選中單元格的右下角，光標(biāo)將變成一個(gè)黑色的+號(hào)，點(diǎn)擊并按住鼠標(biāo)右鍵不放，將光標(biāo)拖過將要填充的單元格，松開鼠標(biāo)右鍵，鼠標(biāo)右擊，在出現(xiàn)的快捷菜單中單擊“以序列方式填充”，這一技巧可以在創(chuàng)建電子表格時(shí)節(jié)省大量時(shí)間。 + + 17、繪制平直直線、繪制平直直線 在Excel繪制直線時(shí)是不是很難？其實(shí)，在應(yīng)用直線繪制工具時(shí)，只要按下Shift鍵，則繪制出來的直線就是平直的。另外，按下Shift鍵

14、繪制矩形即變?yōu)檎叫?、繪制橢圓形即變?yōu)閳A形。 18、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示（條件格式）讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示（條件格式） 在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，可設(shè)置：1、打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式條件格式”命令，打開“條件格式”對(duì)話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于 或等于”選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對(duì)話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。2.按“添加”按鈕

15、，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等于1500，字體設(shè)置為“藍(lán)色”；小于1000，字體設(shè)置為“棕色”)。3.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕。19、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示（條件格式）讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示（條件格式） 在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，可設(shè)置：21、實(shí)現(xiàn)條件顯示、實(shí)現(xiàn)條件顯示 統(tǒng)計(jì)業(yè)績或分?jǐn)?shù)時(shí)，希望輸入60以下的分?jǐn)?shù)時(shí)，顯示為“不及格”;輸入60以上的分?jǐn)?shù)時(shí)，顯示為“及格”。這樣的效果，不妨稱之為“條件顯示”，用IF函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)。假設(shè)

16、分?jǐn)?shù)在B3單元格中，要將等級(jí)顯示在C3單元格中。那么在C3單元格中輸入以下公式實(shí)現(xiàn)不同的等級(jí): =if(b3=60,“不及格”，“及格”) 分“不及格”和“及格”2個(gè)等級(jí) =if(b3=60,“不及格”，if(b3=90,“及格”，“優(yōu)秀”) 分3個(gè)等級(jí) =if(b3=60,“不及格”，if(b3=70,“及格”，if(b390,“良好”，“優(yōu)秀”) 分為4個(gè)等級(jí) 注意:符號(hào)為半角，IF與括弧之間不能有空格，而且最多嵌套7層。22、分類匯總分類匯總?cè)绻獙?duì)某項(xiàng)進(jìn)行匯總要將光標(biāo)放在工作表的任一單元格中，單擊“數(shù)據(jù)”-“排序”對(duì)準(zhǔn)備進(jìn)行匯總的列進(jìn)行排序。1、電子郵件3、EXCEL電子表格4、PPT

17、2、WORD文檔1、為為PPT添加公司添加公司LOGO用powerpoint做公司演示文稿時(shí)，最好第一頁都加上公司Logo，執(zhí)行“視圖母版幻燈片母版”命令，在 “幻燈片母版視圖”中，將Logo放在合適的位置上，關(guān)閉母版視圖返回到普通視圖后，就可以看到在每一頁加上了Logo，而且在普通視圖上也無法改動(dòng)它了。2、巧用文字環(huán)繞方式巧用文字環(huán)繞方式在PPT中，我們在插入剪貼畫之后可以將它自由旋轉(zhuǎn)，但在word中將剪貼畫插入后卻不可以這樣旋轉(zhuǎn)。其實(shí)，我們只須選中插入的剪貼畫，然后在出現(xiàn)的“圖片”工具欄中點(diǎn)擊“文字環(huán)繞”按鈕，在彈出的文字環(huán)繞方式中選擇除“嵌入型”以外的其它任意一種環(huán)繞方式，該剪貼畫就可 以進(jìn)行自由旋轉(zhuǎn)了。此外，如果我們先在Powerpoint中插入剪貼畫，然后將它剪切到word中，也可以直接將它進(jìn)行自由旋轉(zhuǎn)。3、轉(zhuǎn)載轉(zhuǎn)載 PPT的小技巧的小技巧要復(fù)制演示文稿中的幻燈片，請(qǐng)先在普通視圖的“大綱”或“幻燈片”選項(xiàng)中，選擇要復(fù)制的幻燈片。如果希望按順序選取多張幻燈片，請(qǐng)?jiān)趩螕魰r(shí)按Shift 鍵；若不按順序選取幻燈片，請(qǐng)?jiān)趩螕魰r(shí)按Ctrl鍵。然后在“插入”菜單上，單擊“幻燈片副本”，或者直接按下“Ctrl+shift+D”組合鍵，則選中的幻燈片將直接以插入方式復(fù)制到選定的幻燈片之后。4、格式格式格式統(tǒng)一；使用自動(dòng)編號(hào)；字符；字距；字體標(biāo)題、正文5、界面的美觀：發(fā)現(xiàn)美界面的美觀：