物資采購管理模式優(yōu)化分析

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上物資采購管理模式優(yōu)化分析作者：賈占敖來源：時代經(jīng)貿(mào)2013年第14期        【摘 要】物資采購是企業(yè)經(jīng)營的重要組成部分，加強采購管理，優(yōu)化物資采購模式，已成為企業(yè)降本增效、提高競爭力的管理舉措。本文對集中招標(biāo)采購、分散談判采購的各主要環(huán)節(jié)進行了分析，提出了優(yōu)化物資采購管理的思路。        【關(guān)鍵詞】物資采購模式；集中招標(biāo)采購；談判采購     &#

2、160;  1.引言        物資采購管理是企業(yè)運行、生產(chǎn)、科研的重要保障，在當(dāng)今科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，物資產(chǎn)品種類繁多，物資產(chǎn)品更新加快，市場經(jīng)濟環(huán)境瞬息萬變的形勢下，企業(yè)特別是大中型企業(yè)對物資采購管理都實行了科學(xué)化、信息化管理。提高物資采購管理水平，優(yōu)化物資采購模式，降低物資綜合成本，已成為企業(yè)提高競爭能力的持續(xù)改進課題。        2.物資采購的幾種模式    &#

3、160;   企業(yè)常用的物資采購方式有三種：集中招標(biāo)采購、分散談判采購、其他采購等方式。        2.1 集中招標(biāo)采購：對一些通用性強、技術(shù)規(guī)格統(tǒng)一的物資、或相同、同類物資，由專職采購部門歸集采購需求量之后，統(tǒng)一組織集中招標(biāo)采購的模式。大中型企業(yè)一般由本公司物資管理中心負(fù)責(zé)統(tǒng)一進行招標(biāo)，定標(biāo)后由各單位直接與中標(biāo)人簽訂采購合同，實際的履約人為公司下屬各單位。        2.2 分散談判采購：對于一些

4、品種多、數(shù)量少、雜、總金額較小的物資，企業(yè)一般采取談判議標(biāo)采購。同一物資采購合同總金額、和單項合同金額不得超過公司預(yù)先規(guī)定的授權(quán)限額。        2.3 其他采購：一些特殊情況下，金額較少的專用材料，則采用其他采購形式。        3.集中招標(biāo)采購的主要優(yōu)點和不足        現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)集中招標(biāo)采購的實施，常采用最低中標(biāo)價法。經(jīng)評審的最低投標(biāo)價

5、法是中華人民共和國投標(biāo)法規(guī)定的評標(biāo)方法之一，在各大企業(yè)公司集中招標(biāo)物資采購活動中，節(jié)約了大量資金，為企業(yè)降本增效發(fā)揮了重要作用。        3.1 集中招標(biāo)采購的優(yōu)點        3.1.1 集中招標(biāo)采購有利于規(guī)模效應(yīng)，降低進貨成本。數(shù)量就是力量，這是采購過程中基本的原理。物資采購批量是集中招標(biāo)的最大優(yōu)勢，將同類產(chǎn)品，甚至不同類的商品進行合并采購，從而提升招標(biāo)采購的優(yōu)勢。     

6、   3.1.2 集中招標(biāo)采購有利于規(guī)范管理、提高效率。集中招標(biāo)采購有利于采購工作中專業(yè)化分工和專業(yè)技能的發(fā)展，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、程序化的采購管理流程，集中管理、集中控制，減少了管理上的重復(fù)勞動，有利于提高采購工作效率。        3.2 集中招標(biāo)采購的不足        3.2.1 集中招標(biāo)采購管理的采購客體只適用于大宗或批量物資；價值高或總價多的物品；關(guān)鍵零部件、原材料等，且要求通用性高。 &#

7、160;      3.2.2 在實施物資采購過程中，大多數(shù)企業(yè)只注重于如何更多的節(jié)約采購資金，常采用最低價中標(biāo)法，而忽略了達到其他采購目標(biāo)，盡管物資成本降低了，但因物資的性價比不高，企業(yè)綜合成本降低的幅度較小。        4.分散談判采購的主要優(yōu)點和不足        4.1 分散談判采購的主要優(yōu)點      &

8、#160; 分散談判采購能適應(yīng)不同地區(qū)市場環(huán)境變化，適應(yīng)不同專業(yè)科研、生產(chǎn)項目的變化，具有相當(dāng)?shù)膹椥赞D(zhuǎn)換，對市場反映靈敏，補貨及時迅速。        4.2 分散談判采購的主要缺點        4.2.1 各實施部門各自為政，采購數(shù)量有限，難以獲得大量采購的價格優(yōu)惠。        4.2.2 不利于供應(yīng)商的培養(yǎng)和實現(xiàn)供應(yīng)鏈的優(yōu)化，頻繁采用會增

9、加采購成本。        5.集中招標(biāo)采購模式在實踐中存在的不足        為降低物資采購成本，集中招標(biāo)采購模式已被普遍推廣應(yīng)用，越來越多企業(yè)減少分散采購物資的比例，加大集中招標(biāo)采購物資的比例，但集中招標(biāo)采購模式在實踐中仍存在不足。        5.1 簡單采用最低價中標(biāo)評標(biāo)法，難以控制投標(biāo)人盲目壓價和惡性競爭。集中招標(biāo)采購組織部門往往為減少管理風(fēng)險

10、，慣于采用最低價中標(biāo)評標(biāo)法。投標(biāo)人為了達到中標(biāo)的目的，經(jīng)常是不計成本，盲目壓價，中標(biāo)后就在產(chǎn)品質(zhì)量上做手腳，以次充好、缺斤短兩、或更換品牌、或減少零配件、或減少服務(wù)項目等。價格壓得再低，商家也要有利潤，所有的供應(yīng)商在內(nèi)，不管是哪一家。他們不是來給我們無償服務(wù)的，是以追求利潤為目的的，沒有利潤、不賺錢他們是不會來的。合理的利潤是質(zhì)量保證的前提，但不一定就能保證質(zhì)量，所以要正確、合理運用。        5.2 強調(diào)形式公平，忽視對物資性質(zhì)的實際需求。還有些審計監(jiān)察部門，因缺乏對具體專業(yè)產(chǎn)品的特殊性能、參數(shù)的了解，往往

11、都是認(rèn)為最低價中標(biāo)更合理。        5.3 各成員企業(yè)的協(xié)調(diào)溝通不足，不重視、不考慮物資綜合性價比，不考慮產(chǎn)品物資整個使用周期成本，和安全、效益成本等，從而使綜合成本上升。        6.完善集中招標(biāo)采購管理        實踐表明，物資采購的合理性不一定只是價格低廉，而是要做到整個產(chǎn)品使用周期綜合運行成本最低，需要企業(yè)的采購、財務(wù)、技術(shù)、監(jiān)管部門

12、相互協(xié)同，注重前期調(diào)研及策劃，綜合權(quán)衡價格、質(zhì)量、資金成本、使用效能等指標(biāo)。同時，要為供應(yīng)鏈上各個環(huán)節(jié)創(chuàng)造利益，做到社會效益的最大化，只為一方著想的集中采購不是好辦法，只有實現(xiàn)采供之間協(xié)作互助，雙方共贏，才是長久之計。        6.1 做好物資采購計劃的制定        物資采購計劃的制定是整個工作實施的重要一步，做好物資需求計劃是一項很復(fù)雜的工作任務(wù)。既要熟練掌握本單位科研、技術(shù)服務(wù)、生產(chǎn)運作情況，物資品種規(guī)格及存儲消耗情況；

13、又要了解各種物資本身的技術(shù)性能和屬性、市場行情等。因此，需要具有豐富生產(chǎn)經(jīng)驗、各項專業(yè)知識、計劃經(jīng)驗、采購經(jīng)驗等復(fù)合知識的人才才能勝任。還要經(jīng)常和各生產(chǎn)、科研、輔助等部門協(xié)調(diào)溝通。        6.2 供應(yīng)商管理        物資采購渠道的制定，是物資管理的重要環(huán)節(jié)，直接影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。對每一項大的物資需求計劃來講，參與的供應(yīng)商多少，決定著供應(yīng)商競爭力的激烈程度，供應(yīng)商越多，采購物資在其性能、規(guī)格方面，就有較多的選擇。并且價格也

14、會有很大優(yōu)惠，在售后服務(wù)的承諾上也會得到更多的條件，更加滿意。        建立合格供應(yīng)商管理體系，嚴(yán)格供應(yīng)商的準(zhǔn)入管理，對合格供應(yīng)商進行動態(tài)管理。對用戶評價好，供貨及時，服務(wù)周到，貨真價實、質(zhì)量優(yōu)的廠商，按優(yōu)級管理。相反，對那些產(chǎn)品質(zhì)量差，以次充好，換規(guī)格品牌，不達標(biāo)，不按承諾服務(wù)的廠商實施淘汰制，取消其以后的投標(biāo)資格，形成穩(wěn)定、協(xié)作、共贏的可持續(xù)供應(yīng)鏈。        6.3 物資采購價格的制定   

15、     物資價格的確定，是物資采購控制的重要一環(huán)，是企業(yè)降低成本的重要標(biāo)志之一。在確定物資價格時，要弱化個人因素的行為，要注重物資市場價格調(diào)研關(guān)。要通過互聯(lián)網(wǎng)報價，經(jīng)銷商報價，市場價格，等多方面進行調(diào)研。對質(zhì)量最好的、正品物資，進行價格論證。也可選出幾個品牌（根據(jù)各單位使用情況）。把每個產(chǎn)品制定出合理的價格，按預(yù)估需求數(shù)量，制定出總金額標(biāo)的。        6.4 中標(biāo)商的確定       &#

16、160;投標(biāo)商五至六家，或更多，必須是公司入網(wǎng)合格供應(yīng)商，要有標(biāo)的物的經(jīng)營范圍；選商還要堅持“三優(yōu)先”：原生產(chǎn)廠（或生產(chǎn)廠的代理商）優(yōu)先，質(zhì)量保證前提下的價格優(yōu)先，就地就近優(yōu)先（防止?jié)M天飛）。投標(biāo)商家的總金額，哪家與標(biāo)的物金額之差（可能是正值或負(fù)值）的絕對值最小，即為中標(biāo)商家；如果絕對值出現(xiàn)同等，則以原值是負(fù)的投標(biāo)商為中標(biāo)商；如原差值正負(fù)號也相同，可讓兩家中標(biāo)，或讓同值商家作為備標(biāo)。        6.5 中標(biāo)商家的服務(wù)承諾和貨物質(zhì)量要求      

17、60; 中標(biāo)商家首先要填寫質(zhì)量和服務(wù)承諾書，然后每次送貨按要求填寫標(biāo)準(zhǔn)送貨單，每次交貨，都要由送貨人、收貨人、驗收人簽字，檢驗到貨是否招標(biāo)要求的規(guī)格型號和品牌，逐項填寫清楚。并且在使用過程或使用后，由用料單位填寫質(zhì)量方面的意見，建立質(zhì)量信息反饋制度。        7.嚴(yán)把物資驗收入庫關(guān)        不管采用哪種物資采購方式，物料驗收入庫關(guān)都是物資采購的重要環(huán)節(jié)，為達到控制的目的，各單位可設(shè)獨立于計劃、采購、財務(wù)等部門人員的

18、組織來承擔(dān)，驗收人員應(yīng)在其可能的范圍內(nèi)對物資的質(zhì)量進行檢驗；對某些物資質(zhì)量檢驗需要有較高的專業(yè)知識或必須經(jīng)過儀器才能進行的情況下，應(yīng)將樣品送交專業(yè)部門對其質(zhì)量進行檢驗，由專家和實驗分析人員填寫驗收意見，簽字蓋章認(rèn)可。在物資驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)品種規(guī)格、型號、商標(biāo)不相符，件數(shù)或稱量缺斤短兩、包裝破損、潮霉污染和其他問題時，應(yīng)詳細(xì)地做出書面驗收記錄，拒絕入庫，立即做退貨、換貨處理，不管是入庫還是直達生產(chǎn)現(xiàn)場物資。對于驗收合格產(chǎn)品，由驗收人員、倉庫人員和送貨承運人等共同簽字，及時入庫、及時核算，保證每個環(huán)節(jié)的有效進行，使物資采購工作更加順暢有序。并要求各供應(yīng)商定期對使用中的產(chǎn)品進行回訪，做好所提供物資

19、的質(zhì)量跟蹤記錄。        8.加強采購資金的使用和管理        各企業(yè)的生產(chǎn)能力不斷擴大，流動資金出現(xiàn)短缺時，一般都是拖欠供應(yīng)商貨款，以緩解資金的不足。然而供應(yīng)商都是以盈利為目標(biāo)的，把資金壓力轉(zhuǎn)嫁到供應(yīng)商頭上，不是長久之計。一方面影響企業(yè)在市場中的誠信；另一方面，供應(yīng)商就會以提高供貨價格的方式，來彌補自己的損失。因此，物資采購管理部門要協(xié)同財務(wù)部門，針對生產(chǎn)計劃、物資采購計劃，制定出相匹配的資金收支計劃，公平、公正、合理的使用好有限的資金。        9.結(jié)束語        集中招標(biāo)采購模式已被廣泛應(yīng)用，分散談判采購做為集中招標(biāo)采購模式的補充。企業(yè)需根據(jù)自身條件、資源狀況、市場需要等，趨利避害、揚長避短，做出制度安排。