物資采購與管理辦法補充說明

1、物資采購與管理辦法補充說明關(guān)于儀器設(shè)備采購的工作，研究所根據(jù)中科院及相關(guān)部門的相關(guān)文件和精神，結(jié)合研究所的實際情況，在二七年四月九日制訂了物資采購與管理辦法（科城環(huán)字200712號）。根據(jù)在過去的采購過程中發(fā)現(xiàn)的不足之處，特制定本物資采購與管理辦法補充說明。第一條 各個部門和研究組要求有一個相對固定的負責(zé)人，負責(zé)本部門的儀器設(shè)備的采購過程及相關(guān)的工作。第二條 具體的采購流程示意如下：公 示采購申請單招標(biāo)或談判前期調(diào)研簽訂合同（含進口代理合同）到貨驗收付 款質(zhì)保金到期支付領(lǐng) 用報 銷固定資產(chǎn)登記入庫第三條 前期調(diào)研儀器中心和各個研究組根據(jù)科研需要，結(jié)合研究所的科研裝備建設(shè)方案，提出儀器采購計劃。

2、儀器設(shè)備使用部門在提出采購計劃之前，必須進行充分的前期調(diào)研，充分了解所需采購儀器設(shè)備的市場情況、性能參數(shù)等，結(jié)合科研需求初步確定滿足要求的儀器品牌、型號、價格等。前期調(diào)研工作最少由2人共同進行。調(diào)研結(jié)束后需要編寫詳細的采購調(diào)研報告，需要寫清楚所需采購的儀器的同行業(yè)內(nèi)前幾個主流品牌的市場占有率和價格等總體情況、研究所的科研需求情況，哪些品牌的哪些型號可以滿足研究所的科研需求，這些品牌型號的儀器有什么特點、在國內(nèi)的市場情況和價格情況，以及在中科院系統(tǒng)和廈門、福建地區(qū)的應(yīng)用情況，起碼應(yīng)該電話聯(lián)系確認和詢問他們的使用情況，最好實地調(diào)研。聯(lián)系過的儀器供應(yīng)商的情況（最好直接找到生產(chǎn)廠家），該儀器的報價情況

3、（要求提供目前的市場價，最好是最低價）。有原始材料的需要把材料附在后面。必須寫清楚整個調(diào)研過程，有來做過技術(shù)報告的廠家可以寫上報告時間、內(nèi)容、被告人等情況。第四條 采購申請儀器設(shè)備使用部門向相應(yīng)管理部門或領(lǐng)導(dǎo)提交采購申請單，同時須提交前期調(diào)研報告。歸儀器中心管理的儀器設(shè)備的采購必須由儀器中心提出采購申請，歸研究組的儀器由研究組提出采購申請。在采購申請單的經(jīng)費負責(zé)人審批意見一欄注明經(jīng)費支出的課題號。單價或批量總價格在1萬元及以下的由經(jīng)費負責(zé)人審批；1萬元以上、3萬元及以下的，由綜合辦公室或科技開發(fā)處審批；3萬元以上、10萬元及以下的，經(jīng)綜合辦公室或科技開發(fā)處報主管所領(lǐng)導(dǎo)審批；10萬元以上的，報研

4、究所物資采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批；單價在50萬元及以上的儀器設(shè)備，由科技開發(fā)處組織有關(guān)專家論證后，再報物資采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。目前由科技處組織的統(tǒng)一申報的采購計劃的儀器設(shè)備，都組織研究所專家論證后，再報相對應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)審批。審批過程由申請部門向不同負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)逐級提交審批，最后一級審批負責(zé)人必須簽署承辦部門。審批之后由承辦部門進行之后的采購程序。采購物資使用部門或接受服務(wù)部門提出采購計劃的申報并接受相關(guān)部門的指導(dǎo)，協(xié)助完成采購計劃。采購調(diào)研報告和采購申請單做完后就進入采購程序，根據(jù)供貨來源及金額不同采取不同的采購形式。提交報告要求由各個部門的儀器負責(zé)人審核后統(tǒng)一提交。采購申請人注意在提出申請時確定儀器名稱，不可

5、以在以后的所有過程中發(fā)生變化。由課題組自行購買的儀器，采購申請單、調(diào)研報告的原件交課題組兼職檔案員存檔；由科技處購買儀器，采購申請單、調(diào)研報告原件交科技處儀器采購前期負責(zé)人趙燕艷暫時存檔。 第五條 公示物資采購管理部門或儀器使用部門根據(jù)物資采購與管理辦法的物資采購管理規(guī)定，選擇儀器設(shè)備采購形式和方式。在進行采購工作之前，首先必須在研究所的網(wǎng)站或者政府采購網(wǎng)上，對要采購的儀器設(shè)備進行公示。第六條 采購（招標(biāo)或談判等方式）物資采購形式分為政府集中采購、部門統(tǒng)一采購和分散采購（單位采購）三種。政府集中采購目錄以內(nèi)的貨物，按規(guī)定辦理政府集中采購，并簽訂政府集中采購合同；列入中國科學(xué)院統(tǒng)一采購

6、目錄的科研裝備，按規(guī)定，根據(jù)中國科學(xué)院綜合計劃局要求進行采購；分散采購由物資采購領(lǐng)導(dǎo)小組或研究所主管領(lǐng)導(dǎo)指派使用部門進行采購。物資采購方式分為公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價和單一來源五種方式。在采購過程中，儀器設(shè)備使用部門配合物資采購管理部門編寫合適的標(biāo)書等相關(guān)采購文件。邀請招標(biāo)采購方式的項目，應(yīng)當(dāng)向三家或三家以上供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書；招標(biāo)文件書應(yīng)當(dāng)包括所購儀器設(shè)備的要求和條件以及擬定合同的主要條款。標(biāo)書的價格分、技術(shù)分可以根據(jù)儀器和科研需要的具體情況在一定范圍調(diào)整，價格分可以在30-70的范圍。在內(nèi)部邀請招標(biāo)不足三家之后或在采購之前確定只有不足三家廠家可以滿足研究所儀器采購要求時，必須

7、填寫儀器采購方式變更申請單（見后附件），申請變更儀器采購方式，經(jīng)逐級批準(zhǔn)后按審批意見進行采購。進口儀器的采購不接受人民幣報價，采用美元為進口儀器的報價貨幣。含代理報價的廠家必須明確標(biāo)出具體的代理費用。盡可能避免從代理商處采購儀器。免稅報關(guān)等工作由使用部門協(xié)助科技處黃靜進行。由課題組自行購買的儀器，本過程產(chǎn)生的報價單、來往信件等均需交研究組檔案員存檔；科技處組織購買的儀器，本過程產(chǎn)生的招標(biāo)通知、投標(biāo)標(biāo)書、報價單、招標(biāo)評分表、來往信件等應(yīng)交科技處儀器采購前期負責(zé)人趙燕艷暫時存檔，待前期申請、購買資料完整后，由趙燕艷統(tǒng)一移交科技處黃靜。第七條 簽訂合同（含進口代理合同）經(jīng)過招標(biāo)等采購方式確定供應(yīng)商后

8、，均應(yīng)按招標(biāo)、談判或詢價的有關(guān)文件內(nèi)容簽訂采購合同（一萬元及以上的設(shè)備），合同由物資使用部門協(xié)助物資采購管理部門共同制定完成。合同簽訂之前必須由儀器使用部門負責(zé)人、財務(wù)處、科技處三方會簽（會簽單），之后才可以簽署合同。進口儀器必須同時簽署進口代理合同，目前研究所推薦廈門建發(fā)股份有限公司作為長期合作進口代理商（代理費用較低0.4%，代理工作熟悉，如找到更好的、費用更低的代理商可以變更）。簽訂采購合同后由提出采購儀器的使用部門編寫采購過程紀(jì)要，同時進行后續(xù)的借款、驗收、報銷、入庫等相關(guān)手續(xù)。由研究組自行購買的儀器，本過程產(chǎn)生的進口代理合同、海關(guān)免稅申請材料和證明等由科技處黃靜交研究組檔案員存檔；科

9、技處組織購買的儀器，本過程產(chǎn)生的進口代理合同、海關(guān)免稅申請材料和證明等與前期申請、購買材料由黃靜整理后一并歸檔。第八條 付款付款方式采用90%預(yù)付款，10%驗收合格后支付。進口儀器100%信用證支付，90%見運單支付，10%見驗收合格報告支付。所有儀器設(shè)備預(yù)留5%質(zhì)保金，可以采用現(xiàn)金或者銀行保函，質(zhì)保金時間一般為驗收合格后一年。小型儀器的付款，各部門可以參照執(zhí)行，也可以根據(jù)具體情況確定付款方式。第九條 到貨驗收及其后續(xù)程序由綜合辦公室或財務(wù)處負責(zé)固定資產(chǎn)的同志會同物資使用部門，對固定資產(chǎn)共同進行驗收，驗收時如發(fā)現(xiàn)所購物資的各項技術(shù)指標(biāo)與采購合同不符，或發(fā)現(xiàn)損毀、殘缺等問題，要立即報相關(guān)采購審批

10、部門并查明原因，采取相應(yīng)措施避免損失。到貨驗收時必須有開箱照片，保留開箱單。固定資產(chǎn)驗收后，由采購人員持采購申請單和采購物資發(fā)票到綜合辦公室填寫固定資產(chǎn)入庫單，進行入庫登記；采購人員持采購物資發(fā)票、固定資產(chǎn)入庫單等原始憑證，到財務(wù)處辦理報銷手續(xù)；上述手續(xù)完成后，使用部門（人）到資產(chǎn)管理部門填寫固定資產(chǎn)管理登記卡，辦理固定資產(chǎn)領(lǐng)用手續(xù)。研究組負責(zé)購買的儀器在進行報銷程序之前，須到科技處提交合同和采購過程紀(jì)要進行登記備案，沒有合同的小額儀器（固定資產(chǎn)）須提交采購過程紀(jì)要進行登記備案，以便科技處統(tǒng)計研究所儀器設(shè)備。驗收合格后開始計算質(zhì)保期，按合同到期后及時支付質(zhì)保金。第十條 資料管理所有二十萬元及其以上的物資采購過程的所有資料必須收集整理完全后歸檔。二十萬元以下的物資采購過程的資料參照執(zhí)行。付款通知單和到貨驗收及后續(xù)程序產(chǎn)生的開箱單、固定資產(chǎn)入庫單、驗收單等資料，各研究組檔案員均需及時歸檔。物資采購領(lǐng)導(dǎo)小組 二九年二月十八日附件中國科學(xué)院城市環(huán)境研究所儀器采購方式變更申請單采購儀器名