辦公室日常管理職責(zé)

1、辦公室日常管理職責(zé)(征求意見稿為了加強(qiáng)辦公室自身建設(shè),弘揚(yáng)企業(yè)精神,組織好后勤保障工作,及時詳盡的掌握各項(xiàng)工作進(jìn)展情況,特制定本管理工作制度并隨時總結(jié)推廣好的經(jīng)驗(yàn)做法,提出改進(jìn)的意見或建議,根據(jù)形勢和任務(wù)的需要,不斷充實(shí)和完善。一辦公室主要職責(zé)負(fù)責(zé)辦公室的日常清潔及相應(yīng)整理后勤工作;負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)部文件的收、發(fā)管理及存檔工作;負(fù)責(zé)會前準(zhǔn)備工作及會議記錄的整理、傳達(dá)。負(fù)責(zé)辦公用品的購買登記和發(fā)放管理;負(fù)責(zé)辦公設(shè)施的維護(hù)管理及添置的收發(fā)管理及登記;負(fù)責(zé)做好外來來訪人員的接待、登記、管理工作;負(fù)責(zé)幫助提醒外勤人員檢查出外活動前的準(zhǔn)備工作是否到位及資料是否備足;負(fù)責(zé)做好公司每次活動、宣傳的策劃文稿、提案

2、及配合;負(fù)責(zé)辦公室的日常清潔、維護(hù)、整理工作。負(fù)責(zé)整理、建立客戶檔案及會員卡的發(fā)放、管理工作。負(fù)責(zé)辦公室人力資源管理及合同管理登記入檔工作。負(fù)責(zé)辦公室各種證照的年檢、變更或升級及時提醒工作。二. 文件管理職責(zé)辦公室負(fù)責(zé)文件收、發(fā)管理工作,并規(guī)定相應(yīng)的職責(zé)。收到的文件、傳真和其他與公司有關(guān)的原始資料后,要分清類別、等級、重要程度等,做好登記。然后及時轉(zhuǎn)交給文件簽收人,并將文件緊急情況、時限要求等有關(guān)事宜向接收人交代清楚。收到應(yīng)上傳給總經(jīng)理的文件、資料、傳真、信件等要及時轉(zhuǎn)交到總經(jīng)理處,介紹清楚緊急情況、時限要求等有關(guān)事宜,然后由總經(jīng)理做出審驗(yàn)簽收。收到應(yīng)轉(zhuǎn)交給各部門的文件、資料等,由各部門負(fù)責(zé)人

3、審驗(yàn)簽收,部門負(fù)責(zé)人外出時,由其他人代收并做好登記。辦公室人員在收到文件后要復(fù)印該文件以做好備份、存檔等工作,并做好保密工作。收到領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的文件通知等要及時準(zhǔn)確的轉(zhuǎn)交或通知各部門負(fù)責(zé)人或其他相關(guān)人員,并做好備份、存檔、保密工作。收到各部門簽發(fā)的文件時,首先要復(fù)印存檔,然后按文件要求的送達(dá)地點(diǎn)、送達(dá)部門、送達(dá)人、送達(dá)件數(shù)等及時送達(dá)給收件人并做好登記。收到文件后須由有關(guān)負(fù)責(zé)人簽署分發(fā)意見,若需轉(zhuǎn)交給多個部門或經(jīng)手人,要做好數(shù)量統(tǒng)計工作,然后再復(fù)印、分發(fā)文件,原件要妥善保管或交付利害關(guān)系人收存,并做好相應(yīng)地登記工作。失去存檔意義或保存價值的文件和資料等,經(jīng)過鑒定無誤后交總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行銷毀

4、。三會議職責(zé)參與公司召開的各種大小會議,做好會議記錄,一般情況下,每周一必開一次小周總結(jié),周五做一次下周規(guī)劃;傳達(dá)會議通知時,要明確會議時間、地點(diǎn)及參加人員。如有事應(yīng)先請假,并附相關(guān)手續(xù)以備存檔;負(fù)責(zé)會議記錄,整理會議紀(jì)要,以及會議紀(jì)要的流轉(zhuǎn)、存檔工作;在會議期間,參加會議人員不得竊竊私語,做到有言即發(fā),但在會上一旦形成決議,無論個人同意與否都必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行;會后做好會議紀(jì)要,方便日后查詢。四辦公用品管理職責(zé)各部門所需辦公用品添置前需提前報給辦公室,根據(jù)辦公室用品庫存情況以及消耗水平,制定出辦公用品采購計劃,確定采購數(shù)量,經(jīng)核準(zhǔn)后實(shí)施采購。辦公室采購辦公用品應(yīng)到批發(fā)市場購買,要貨比三家,保證

5、價格合理、質(zhì)量過關(guān),要建立價格數(shù)據(jù)庫和供應(yīng)商目錄,采購過程中嚴(yán)禁以次充好,營私舞弊,中間提成;辦公室采購的辦公用品須登記入冊,并注明日期及經(jīng)手人;所有發(fā)放物品必須填寫物品領(lǐng)取單,寫明分發(fā)日期、品名、數(shù)量等,辦公室記錄在帳,領(lǐng)取人簽字。消耗品根據(jù)部門實(shí)際情況定量發(fā)放;自然損壞的要以舊換新,人為損壞的由個人賠償;入職、離職人員:入職人員到崗時由該部門領(lǐng)導(dǎo)提出辦公用品申請,向辦公室領(lǐng)用;離職人員將剩余辦公用品一并轉(zhuǎn)給交接人,無交接人時交給辦公室。五.辦公設(shè)施的管理職責(zé)公司的辦公設(shè)施包括:桌椅、計算機(jī)、計算器、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話、擺放樣品、文具、文檔等等;辦公室統(tǒng)一采買、配備、管理公司辦公設(shè)

6、施,并且要對各部門的辦公設(shè)施做定期檢查和維修,對各部門報修的辦公設(shè)施要及時處理并做好登記,承辦人不得推諉、拖延;每日做好辦公用品的清潔整理工作。八考勤管理制度做好考勤記錄、上報與考核。除外勤人員外,均應(yīng)遵守規(guī)定好的上下班時間:臨時事故,也應(yīng)在事后說明事由,由總辦核準(zhǔn)落實(shí)。員工請假,調(diào)假均應(yīng)及時通知辦公室,得到答復(fù)后方可實(shí)施。公司按月進(jìn)行考勤,辦公室月底將考勤資料及請假憑證進(jìn)行核實(shí)、匯總,以此作為工資及考核的依據(jù)。上班時間已到而未到崗者,即為遲到。早上有事不能到公司簽到者應(yīng)提前向領(lǐng)導(dǎo)請示,得到領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后方可不到公司簽到,待返回公司后補(bǔ)簽,并注明原由。未到下班時間而提前離崗者,即為早退。有事外出不能及時返回公司簽到者必須與辦公室說明,于次日補(bǔ)上,并注明原由。員工遲到、早退一次罰款十元。員工無故曠工半日者,扣發(fā)當(dāng)日工資;曠工一天罰款五十元。無故曠工超過三天者,視為自動離職;如因事必須親自處理,應(yīng)在前一日下午5:00時前申請,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可審批后將請假憑證交由辦公室備案方可實(shí)施;事后請假申請視為曠工。但