費用報銷管理辦法

1、費用報銷管理辦法（試 行）第一章總則第一條 為了明確費用報銷的基本要求，加強費用報銷管理并明確監(jiān)管職責，確保各項費用支出得到合理有效控制，根據(jù)人民國會計法、會計基礎工作規(guī)、財務管理制度等相關財務制度及規(guī)定，制定本辦法。第二條 本辦法所稱的費用是指在業(yè)務經(jīng)營和管理過程中所發(fā)生的各項費用。第三條本辦法適用于“ XXXXX”（ XXXXXX有限公司、 XXXXXX有限公司、 XXXXX有限公司）各團隊、職能部門以及店鋪（以下簡稱“各部門”）的費用報銷管理。第二章費用報銷的基本原則第四條真實、合法、合理性原則費用報銷容及原始憑證須真實、合法、合理，且手續(xù)完備、附件齊全。第五條 授權審批原則費用報銷須根

2、據(jù)授權履行必要的審批手續(xù)；審批人根據(jù)公司費用授權委托書在授權圍進行審批，財務管理中心根據(jù)授權圍制定相應的報銷流程。第六條額度控制原則專業(yè)資料（一）費用報銷應在各部門預算額度使用，超預算費用須進行超預算審批后再進行報銷。（二）費用報銷有規(guī)定標準的，需要在規(guī)定圍進行報銷。（三）各部門的營銷費用報銷需在規(guī)定的額度圍進行報銷。第七條歸口管理原則（一）費用分類：行政費用、資本性支出、人力費用、營銷費用、財務費用、籌建費用、培訓費用、品牌宣傳費用等。（二）上述費用支出“ XXXXX”進行歸口管理，歸口管理部門包括總經(jīng)辦、人事行政部、財務部、品牌戰(zhàn)略部、貨品運營部。（三）原則上事項發(fā)生部門向費用歸口部門提出

3、申請，歸口部門負責辦理審批、報銷手續(xù)。（四）各歸口部門可依本辦法對歸口費用制定相關的管理細則或規(guī)定。第三章費用報銷審批流程第八條公務費申辦審批流程申請人主管部門人事行財務董事長出納負責人政審核復審出款上述流程，可根據(jù)審批授權體系進行簡化。第九條借款單審批流程申請人主管部門財務董事長出納負責人復審出款上述流程，可根據(jù)審批授權體系進行簡化。第十條費用報銷單審批流程專業(yè)資料申請人主管部門人事行財務董事長出納負責人政審核復審出款上述流程，可根據(jù)審批授權體系進行簡化。第四章費用報銷相關人員責任第十一條 費用報銷審批所涉及的人員包括： 申請人（報銷人或經(jīng)辦人） 、部門負責人、財務復核人、董事長、出納。第十

4、二條 申請人（報銷人或經(jīng)辦人）：即費用報銷當事人，應取得與其業(yè)務容相應的合法票據(jù)，必須如實填制報銷單據(jù)，規(guī)粘貼相關票據(jù)并對所報銷費用容的真實性、合法性、完整性負責。定期歸集本部門的報銷單據(jù)，對所填容的規(guī)性進行審核并提交完成審批流程。第十三條 主管領導：根據(jù)部門預算全面管理和控制本部門的費用支出，并審核費用報銷容，對費用發(fā)生的真實性、合法性負責。第十四條 部門負責人：統(tǒng)籌管理和控制歸口費用的支出，并審查費用事項的合理性、規(guī)性。第十五條 財務復核人：審核審批流程是否合規(guī)（費用報銷單、借款單中事項金額是否在公務申辦單圍）、審查報銷單據(jù)金額與所附單據(jù)是否相符；審核報銷單據(jù)、發(fā)票等原始憑證是否符合法律法

5、規(guī)規(guī)定及公司財務規(guī)定。第十六條 董事長：根據(jù)公司的財務制度、授權體系、管理制度以及業(yè)務情況進行審批。第十七條出納：復核審批流程是否完備、原始附件是否齊全，發(fā)票金額與會計審核的金額是否相符，填寫的銀行信息是否合規(guī)，并進行付款。專業(yè)資料第五章費用報銷規(guī)要求第十八條 費用報銷必須以合理、合法、真實的憑據(jù)為依據(jù)，原始發(fā)票及費用報銷單不得臆造、涂改。第十九條 所有款項支付業(yè)務，都應取得收款的發(fā)票或有效收款憑據(jù)后可支付。第二十條 原始發(fā)票的規(guī)要求， 發(fā)票均應套印全國統(tǒng)一發(fā)票稅務監(jiān)制章，應當載明單位名稱、開票日期、項目、大小寫金額等容，并加蓋發(fā)票專用章（當?shù)赜刑厥庖?guī)定的除外）。第二十一條 開票日期必須為當年

6、；開票日期距報銷日原則上不得超過三個月。第二十二條 發(fā)票上的單位名稱應為公司全稱，如：北京中冶福源珠寶有限公司、北京金宏達源商貿(mào)有限公司等。第二十三條 兌獎聯(lián)不得撕下；機打發(fā)票票面上除非特別注明，一律不得手工填寫。第二十四條 在取得發(fā)票時，對于填開的項目不齊全、容不真實、字跡和加蓋的印章不清楚，以及經(jīng)稅務機關通報作廢的普通發(fā)票一律不得作為報銷憑證。發(fā)票上要求所有事項不得涂改。一經(jīng)涂改需重新開票。涂改后的發(fā)票不允報銷。第二十五條 報銷人負責查詢發(fā)票真?zhèn)危瑔伟l(fā)票金額在 1000 元（含）以上需提供發(fā)票真?zhèn)尾樵儜{證并將發(fā)票真?zhèn)螒{證附在報銷單據(jù)后，并在發(fā)票背面簽字。第二十六條 對于房租、物業(yè)管理費、保

7、潔費、綠植租賃、車輛租賃、通訊費、軟硬件服務費等有費用期間的發(fā)票，在費用報銷時，應在報銷單用專業(yè)資料途中注明對應的期間。第二十七條 原則上所有報銷須事前審批，辦理公務費申辦，可開展業(yè)務。費用報銷時，相關附件必須齊全，并將批準文件作為其費用報銷的依據(jù)，如費用明細、合同、借款單、公務費申辦單等。第二十八條 報銷單據(jù)填寫的各項容，應當與對應的批準文件相對應，容不符的不予受理。第二十九條 有多項費用在一報銷單據(jù)上填報的，必須分費用明細填寫，不得將多項費用合并填列。報銷單據(jù)上應寫明收支項目、用途、金額、收款單位 / 人相關信息、 附件數(shù)等；對于不按規(guī)定填寫的單據(jù)或單據(jù)填寫不完整的，不予報銷。附件數(shù)按報銷

8、單后所附的單據(jù)的自然數(shù)計算。第三十條費用報銷時間要求當月產(chǎn)生的費用應在事項結(jié)束后5個工作日完成報銷流程。第三十一條行政費用（一）差旅費差旅費是指境外埠城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市交通費。1、 出差人須在出差前向歸口部門提交出差審批單，批準后可出差。2、差旅期間的費用應于差旅結(jié)束后一次報銷，原則上不允分拆報銷。此外,出差期間發(fā)生的餐費與差旅費一起報銷，不再發(fā)放伙食補助費。3、差旅費相關的交通費、住宿費、伙食補助費等費用標準及其他相關規(guī)定按公司下發(fā)的出差管理規(guī)定執(zhí)行，超過部分不予報銷。（二）業(yè)務招待費業(yè)務招待費是指為業(yè)務經(jīng)營活動而合理支付的業(yè)務接待費用，主要包括業(yè)務洽談、日常拜訪、對外聯(lián)絡

9、、公關交往、會議接待等所發(fā)生的費用。專業(yè)資料1、公司對各部門的業(yè)務招待費實行預算控制，由各部門在預算額度進行集中管理、自行控制。2、報銷業(yè)務招待費時，原始發(fā)票項目為禮品、足療、洗浴、KTV的發(fā)票不予報銷。（三）通訊費1、通訊費是指因公使用通訊工具而發(fā)生的費用以及寬帶費、座機固話費。2、報銷時，須在公司準的報銷標準，憑發(fā)票(公司抬頭 ) 據(jù)實報銷，差額不補，超支部分不予報銷。(四 )辦公費1、辦公費是指日常辦公耗用的辦公用品、日用品、辦公場所的零星維修費用以及辦公過程中發(fā)生的各項雜費等。2、報銷辦公費時，凡發(fā)票項目為辦公用品、日用品、圖書的，發(fā)票金額大于 1000 以上均應附蓋有同發(fā)票專用章一致

10、的明細清單。（五）維護費1、維護費是指為保證電子設備正常運轉(zhuǎn)而發(fā)生的費用，主要包括軟件服務費、硬件服務費及電腦配件、網(wǎng)線、電子設備維護費等。2、報銷維護費時，凡發(fā)票項目為電子耗材的，均應附蓋有同發(fā)票專用章一致的明細清單。（六）車輛管理費車輛管理費是指加油費、修理費、車輛租賃及其他。1、其他包括停車費、洗車費、過路費、車輛保險、養(yǎng)護用品等。（七）會議費會議費是指召開各種會議開支的費用支出，包括文具、紙、印刷材料、專業(yè)資料會場租金及參加會議人員的差旅、食宿費等。1、報銷時，須提供相關的會議證明材料等附件；各部門應當將所有發(fā)票歸集齊全后一并報銷，不允分拆多次報銷。2、會議證明材料包括會議通知或邀請函

11、、會議總結(jié)、費用明細等，會議總結(jié)應包括會議時間、地點、出席人員、容、目的，費用明細應當涵蓋本次會議所有開支。3、大型會議需要提供與會議地點一致的協(xié)議或合同。（八）印刷制作費1、印刷費是指公司統(tǒng)一印刷制品如：公司介紹、名片制作、公司信封、包裝紙、紙袋、等。2、報銷印刷費時，需在報銷單用途中提供相關合同或協(xié)議。（九）財產(chǎn)保險費1 、財產(chǎn)保險費是指公司購買除機動車輛以外的各項財產(chǎn)物資的保險費用,包括機動車交強險和商業(yè)保險。2、報銷財產(chǎn)保險費時，需在報銷單用途中提供保險合同。(十 )勞保費用勞保費用是指公司因工作需要為員工提供工裝、安全保護用品、防暑降溫用品等支出。此項費用由人事行政部統(tǒng)一審批及報銷。

12、第三十二條資產(chǎn)購置費用資產(chǎn)購置費是指固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、低值易耗品及消耗品。資產(chǎn)購置報銷：須提供合同、簽報、協(xié)議、招標會議紀要；發(fā)票沒有按明細開具的，需附與發(fā)票章一致的蓋章資產(chǎn)清單；資產(chǎn)管理部門資產(chǎn)購置人和驗收人簽字專業(yè)資料的資產(chǎn)驗收單，資產(chǎn)購置與驗收不能為同一人。第三十三條固定費用固定費用是指水電費、房屋租賃費、物業(yè)管理費、供暖費。（一）水電費報銷時，須提供發(fā)票及相關收費通知書。（二）房租及物業(yè)管理費是指租賃營業(yè)用房等所發(fā)生的房屋租賃費和交納的物業(yè)管理費。報銷時，需要寫明費用期間及付款次數(shù)，并提供相關的協(xié)議或合同。（三）供暖費報銷時，須提供繳費通知單、政府發(fā)文的繳費標準等相關文件。第三十四條

13、裝修費裝修費是指籌以后交付辦公后的大型裝修費用。報銷時，須提供預算表、裝修案、招投標會議紀要、合同、裝修后所有相關驗收單。第三十五條人事費用人事費用是指工資、津貼、績效提成、獎金、個稅、五險一金、招聘費、職工福利費等。（一）工資、津貼、績效提成、獎金、個稅、五險一金報銷時，須提供審批表并提供相關計提依據(jù)及規(guī)定。（二）招聘費是指通過網(wǎng)絡、報紙、人才中心等渠道招聘的費用。報銷時，提供相關的協(xié)議及發(fā)票。（三）職工福利費是指包括為職工衛(wèi)生保健、生活、住房、交通等所發(fā)放的各項補貼和非貨幣性福利。第三十六條培訓費培訓費是指“ XXXXX”開展培訓發(fā)生的各項費用支出，包括住宿費、伙專業(yè)資料食費、培訓場地費、

14、講課費、培訓資料費、交通費、其他費用。報銷時，須提供培訓費證明材料作為附件。（應包括：培訓通知、培訓時間、地點、出席人員、容、目的、費用標準、支付憑證、費用明細等）第三十七條品牌宣傳費品牌宣傳費是指“XXXXX”對外宣傳、廣告費、網(wǎng)絡推廣、媒體推介等品牌宣傳過程中發(fā)生的費用。報銷時，須提供相關協(xié)議、合同、結(jié)算明細、預期效果及實現(xiàn)情況等相關附件。第三十八條營銷費用營銷費用是指因業(yè)務而發(fā)生的渠道費、印刷制作費、市場活動費及其他相關費用。（一）渠道費1、商超租賃費是指各職場用于辦公臨時租賃、社區(qū)營銷產(chǎn)生的公共服務費。2、資源使用費是指電銷或高級會所營銷產(chǎn)生的資源使用費。3、其他費用是因展業(yè)發(fā)生的折疊

15、桌椅采購、桌布、展業(yè)用遮陽傘等營銷支持用品采購費用。（二）印刷制作費印刷客戶合同、 DM 單印刷、易拉寶、人字架、無紡布、紙袋、邀請函、名片等宣傳資料而發(fā)生的費用。報銷時，須提供領用登記表。（三）市場活動費1、市場活動費是指包括客戶答會、社區(qū)推廣會、 新品推介會， 郊外旅游、主題講座、跨界營銷等各類營銷活動所產(chǎn)生的活動地租賃、現(xiàn)場布置等活動承辦費、食宿招待以及對外展開使用的客戶溝通禮品、開放日客戶來訪隨手專業(yè)資料禮、簽約客戶簽單禮、重大節(jié)慶客戶關懷禮等客戶拓展及維護禮品費用。2、報銷時，須提供營銷活動照片、活動總結(jié)（容包括地點、規(guī)模、效果等）、費用明細、簽到表、禮品領取表等相關附件。發(fā)票項目必

16、須是跟營銷活動相關產(chǎn)生項目發(fā)票。（四）其他營銷費用1、其他營銷費用是指業(yè)務部門在因業(yè)務需要的郵寄費、會議費、培訓費、招聘費、福利費、通訊費、廣告費、以及在因業(yè)務需要非上述市場活動產(chǎn)生的相關費用。2、差旅費報銷時，按人事行政部下發(fā)的出差管理規(guī)定執(zhí)行。3、培訓費報銷時，按照第三十六條執(zhí)行。4、廣告費報銷時，按照第三十七條執(zhí)行。第三十九條財務費用財務費用是指審計費、律師費、會計咨詢（如代理記賬、代理納稅申報）等費用。第四十條籌建費用籌建費是指籌建職場期間的費用。（一）籌建費用包括裝修費、消費改造、空調(diào)改造、裝修布線 (設備類路由器等 ) 、籌建期間的房租、物業(yè)管理費、水電費、網(wǎng)絡費、費、保潔開荒費、

17、各種執(zhí)照注冊費等相關費用 .（二）原則對每個職場的籌建費用須一次辦理公務費申辦，不準拆分申辦。（三）報銷時須提交的相關附件按照上述相關費用要求執(zhí)行。第六章費用報銷的監(jiān)督、檢查與考核專業(yè)資料第四十一條監(jiān)督檢查主體（一）財務部負責對“ XXXXX”各團隊費用報銷管理進行審核檢查。（二） 人事行政部負責對“ XXXXX”各團隊費用管理相關制度的執(zhí)行情況和費用的真實性、合理性、合法性進行抽查；并對歸口管理的費用報銷情況進行檢查監(jiān)督，并進行費用考核。第四十二條監(jiān)督檢查容（包括但不限于以下容）（一） 根據(jù)“ XXXXX”費用授權委托書，重點檢查費用業(yè)務的授權批準手續(xù)是否完善，是否存在越權審批的行為。（二） 根據(jù)費用報銷情況，重點檢查費用報銷業(yè)務是否真實、是否符合公司規(guī)定，有無漏洞及不完善的情況