Word 長文檔的制作技巧

1、Word 長文檔的制作技巧在日常使用Word辦公的過程中，長文檔的制作是我們常常需要面臨的任務(wù)。比如營銷報(bào)告、畢業(yè)論文、宣傳手冊、活動計(jì)劃等等類型的長文檔。由于長文檔的綱目結(jié)構(gòu)通常比較復(fù)雜，內(nèi)容也較多，如果不注意使用正確的方法，那么整個(gè)工作過程可能是費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且質(zhì)量還不能讓人滿意的。 本部分課程專門討論長文檔的制作的方方面面，在介紹合理制作觀念的同時(shí)，提供長文檔制作過程中有助于提高效率的必備技能，如果你能堅(jiān)持和完成課程中相應(yīng)的練習(xí)，掌握相應(yīng)的方法和技巧，那么相信你以后再面對長文檔的制作任務(wù)時(shí)，將會倍感輕松。文章中提供處理前和處理后的.doc文件供大家下載參考。 一、應(yīng)用性任務(wù) (一) 如何制

2、作長文檔的綱目結(jié)構(gòu)？ 文檔的綱目結(jié)構(gòu)是評價(jià)文檔好壞的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。同時(shí)，若要高效地完成一篇長文檔，文檔的綱目結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是首先完成的工作，大綱視圖是構(gòu)建文檔綱目結(jié)構(gòu)的優(yōu)秀途徑，在后面的“在大綱視圖中工作”應(yīng)用能力練習(xí)部分，將介紹完成這個(gè)任務(wù)的具體方法。 (二) 如何為長文檔設(shè)置多級標(biāo)題編號？ 在樣式部分的課程中，我們曾經(jīng)初步介紹文檔的多級標(biāo)題編號。對于長文檔來說，用Word提供的編號功能來完成任務(wù)就更為必要，因?yàn)檫@比手動編號效率高出不少。在后面的“多級標(biāo)題編號”應(yīng)用能力練習(xí)部分，將介紹完成這個(gè)任務(wù)的具體方法。 (三) 如何在文檔中讓插圖自動編號及交* 引用題注？ 為了加強(qiáng)文檔的表達(dá)力，圖文并茂是有

3、效的方法。但是長文檔的圖片可能有很多，難道還是一幅一幅地手動添加編號和題注嗎？不！讓我們充分利用Word的自動化功能吧。在后面的“插圖的編號和交* 引用題注”應(yīng)用能力練習(xí)部分，將介紹完成這個(gè)任務(wù)的具體方法。 (四) 如何為長文檔編制目錄和索引？ 目錄和索引也是長文檔的重要組成部分，利用Word的相應(yīng)功能可以快速高效地制作它們。在后面的“目錄和索引的制作”應(yīng)用能力練習(xí)部分，將介紹完成這個(gè)任務(wù)的具體方法。二、基本應(yīng)用能力練習(xí) 本部分的基本應(yīng)用能力練習(xí)是和上面的應(yīng)用性任務(wù)對應(yīng)的。完成一個(gè)練習(xí)就獲得了相應(yīng)的解決問題的能力，把全部練習(xí)完成之后，綜合運(yùn)用于長文檔的制作過程中，就可以切實(shí)體會到工作效率的明顯

4、提高。 (一) 合理的工作觀念 在進(jìn)入具體練習(xí)之前，我們先來討論一下長文檔制作的工作觀念。經(jīng)過實(shí)踐證明，一個(gè)不錯的做法是：先建立好文檔的綱目結(jié)構(gòu)，然后再進(jìn)行具體內(nèi)容的填充。也許你一直就是使用這個(gè)正確的辦法，但是也許你習(xí)慣想到那里寫到那里。 如果你屬于的第二種情況，那么為了效率和文檔質(zhì)量的提高，請嘗試改變一下工作方式。當(dāng)你發(fā)現(xiàn)先建立好合理的文檔框架，不僅有利于指導(dǎo)自己快速地完成實(shí)際內(nèi)容的寫作，而且也方便了閱讀者的理解時(shí)，我相信你會接受這個(gè)合理的工作觀念。 (二) 在大綱視圖中工作 在大綱視圖中建立綱目結(jié)構(gòu) 當(dāng)我們完成對一篇文檔的構(gòu)思后，根據(jù)上面提出的工作觀念，最好先把該文檔的綱目框架建立好。下面

5、我們將通過制作一份名為“校園科技節(jié)活動計(jì)劃”的文檔，學(xué)習(xí)在大綱視圖中建立文檔綱目結(jié)構(gòu)的基本方法。 該文檔的最終效果文件放在文章末尾的鏈接中，這里可先 下載處理前的文檔?？梢韵却蜷_該文檔看一下綱目結(jié)構(gòu)初步建立后的大致效果，然后我們的任務(wù)就是根據(jù)這個(gè)效果自己再動手制作一遍，從而體會在大綱視圖中制作文檔綱目結(jié)構(gòu)的方便和快捷。 1. 啟動Word2003，新建一個(gè)空白文檔，然后單擊Word窗口左下方的“大綱視圖”按鈕(圖 1)，切換到大綱視圖。 圖 12. 切換到大綱視圖后，可以看到窗口上方出現(xiàn)了“大綱”工具欄(圖 2)，該工具欄適專門為我們建立和調(diào)整文檔綱目結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的，大家在后面的使用中將體會到非常

6、的方便。 圖 2 3. 接下來我們先把一級標(biāo)題輸入，可以看到輸入的標(biāo)題段落被Word自動賦予“標(biāo)題1”樣式(圖 3)，Word為什么會這樣做呢？原因在于，這節(jié)省了我們用常規(guī)方法處理文檔時(shí)手動設(shè)置標(biāo)題樣式的時(shí)間。假設(shè)我們文檔很長，標(biāo)題段落很多的時(shí)候，就很容易體會到Word這個(gè)自動化的好處了。 圖 3 4. 接下來我們把文檔的二級標(biāo)題輸入，將插入點(diǎn)定位于“參加對象”段落末尾，按下回車后得到新的一段，如果直接輸入你會發(fā)現(xiàn)Word仍然把它當(dāng)成一級標(biāo)題，用什么方法告訴Word現(xiàn)在輸入的是二級標(biāo)題呢？方法一是按下鍵盤“Tab”鍵，方法二是單擊“大綱”工具欄的“降級”按鈕(圖 4)。執(zhí)行其中任何一個(gè)操作后可

7、以看到段落控制符(就是段落前面的小矩形)向右移動一格，表示該標(biāo)題段落降了一級(圖 5)。 圖 4圖 5 5. 接著輸入“參加對象”的下屬二級標(biāo)題段落“數(shù)學(xué)系”，回車后Word默認(rèn)新得到的一段為“二級標(biāo)題”段落，因此我們可以直接輸入“物理系”，用同樣的方法輸入下面的其它系。 6. 進(jìn)行到這里，相信大家可以用相同的方法輸入“活動宗旨”、“活動時(shí)間安排”等一級標(biāo)題段落的下屬段落了。請大家參照提供的最終效果文件，把剩余的二級標(biāo)題段落輸入。當(dāng)然，你會發(fā)現(xiàn)Word也自動為二級標(biāo)題段落賦予“標(biāo)題2”樣式。在實(shí)際工作中，你也許有更多的標(biāo)題等級，后面標(biāo)題等級的處理以此類推，Word內(nèi)置了“標(biāo)題1”到“標(biāo)題9”9

8、個(gè)標(biāo)題樣式，可以處理大綱中出現(xiàn)的一級標(biāo)題到九級標(biāo)題，應(yīng)該夠用了吧。 7. 當(dāng)你把所有的二級標(biāo)題輸入完成后，可以發(fā)現(xiàn)凡是含有下屬標(biāo)題的一級標(biāo)題段落前面的段落控制符有原來的小矩形變成十字形(圖 6)。 圖 68. 為什么把這些符號成為段落控制符呢？現(xiàn)在用鼠標(biāo)指針單擊一下“參加對象”前面的段落控制符，可以發(fā)現(xiàn)該段落以及它的下屬段落被選中；雙擊“活動主體內(nèi)容”前面的段落控制符，可以看到它的下屬段落被折疊(圖 7)，再雙擊一下又可將其展開。可見這個(gè)小小的符號，在我們需要進(jìn)行相關(guān)的操作控制時(shí)，為我們帶來了不少方便。 圖 79. 前面提到的“折疊”的一個(gè)用途為，將所有含有下屬標(biāo)題的一級標(biāo)題段落折疊，我們更容

9、易觀看整個(gè)文檔的一級標(biāo)題綱要。當(dāng)然，更方便的方法是使用“大綱”工具欄上的“顯示級別”命令，比如我們想看看文檔的一級標(biāo)題，則單擊“顯示級別”下拉按鈕，在彈出的列表中選擇“顯示級別1”即可(圖 8)。 圖 8在大綱視圖中調(diào)整綱目結(jié)構(gòu) 上面的學(xué)習(xí)過程我們了解了在大綱視圖中從頭建立文檔綱目框架的基本方法。通常，一篇文檔的綱要建立后，可能還會調(diào)整修改幾次才能達(dá)到滿意的效果。下面我們就來介紹一下在大綱視圖中調(diào)整修改文檔綱目框架的方法。 1. 還是在上面的案例文件中，假設(shè)我們想把“活動宗旨”及其下屬段落移動到“參加對象”段落之前。為了讓“活動宗旨”及其下屬段落能夠被整體移動，于是先雙擊一下它前面的段落控制符

10、，把它折疊起來。同時(shí)，也把“參加對象”段落折疊，這樣可以直接把“活動宗旨”整體段落移動到“參加對象”一級標(biāo)題之前。 2. 把它們都折疊好后，單擊“大綱”工具欄的“上移”按鈕(圖 9)，即可完成移動(圖 10)。 圖 9 圖 103. 通過這個(gè)操作大家可以體會一下折疊的好處，同時(shí)類似的移動操作，都可以仿照進(jìn)行。 4. 下面來練習(xí)更改級別的操作?；痉椒椋合冗x中需要更改級別的段落，然后通過“大綱”工具欄的按鈕操作。 5. 假設(shè)我們想把“校園科技節(jié)活動計(jì)劃”段落的級別改為“正文文本”，以便讓它作為文檔名稱，這樣在后面的多級標(biāo)題編號時(shí)，它就不會被編號。先選中“校園科技節(jié)活動計(jì)劃”段落，然后單擊“大綱

11、”工具欄上的“降為正文文本”按鈕即可(圖 11)。 圖 116. 其它類似的標(biāo)題的升或降可以仿照操作。 到這里為此，我們初步學(xué)習(xí)了在大綱視圖中建立和調(diào)整文檔綱目框架的基本方法，練習(xí)了各種常見的操作。這部分內(nèi)容的特點(diǎn)是，只要了解了基本操作原理，其它類似的操作均可仿照進(jìn)行。當(dāng)文檔的綱目框架建立和修改好后，我們就可以切換到普通或頁面視圖進(jìn)行具體內(nèi)容的填寫工作了。 但是下面我們還要進(jìn)行一個(gè)練習(xí)，那就是多級標(biāo)題編號。我們在樣式課程的最后進(jìn)行過相關(guān)練習(xí)，這里還想提醒大家的是，當(dāng)在大綱視圖中建立好文檔的綱目框架后，由于Word自動把標(biāo)題樣式套用于相應(yīng)的標(biāo)題段落中，所以已經(jīng)可以直接為文檔的標(biāo)題編號了，下面我們

12、介紹一下具體的操作方法。 (三) 多級標(biāo)題編號 假設(shè)我們的多級標(biāo)題編號的目標(biāo)效果為下圖(圖 12) 圖 121. 還是在上面的案例文檔中，選擇菜單“格式項(xiàng)目符號和編號”命令，打開“項(xiàng)目符號和編號”對話框，選擇“多級編號”選項(xiàng)卡，選中第二行第二種編號方案然后單擊“自定義”按鈕，打開“自定義多級符號列表”對話框。 2. 選中“級別”列表框內(nèi)的“1”，然后選擇編號樣式為“一、二、三”，在編號格式框內(nèi)“一”字符之前輸入“第”，之后輸入“部分.”(圖 13)。上面的設(shè)置表示文檔中一級標(biāo)題段落按“第X部分”格式編號。 圖 133. 接著選中級別列表框內(nèi)的“2”，按下圖設(shè)置文檔中二級標(biāo)題段落的標(biāo)號格式(圖

13、14)。 圖 144. 設(shè)置完成后單擊“確定”按鈕，返回文檔編輯窗口，可以看到文檔已經(jīng)根據(jù)我們的自定義格式對標(biāo)題進(jìn)行編號，實(shí)際外觀效果和前面的目標(biāo)外觀效果是一致的。 5. 編號完成后，就可以切換到“頁面視圖”，進(jìn)行文檔正文內(nèi)容的填充工作了。 通過這個(gè)編號練習(xí)，相信大家能夠體會到使用Word的編號功能的高效和快捷。由于自定義的操作也比較方便，因此我們可以輕松地制作符合自己個(gè)性的編號外觀，從而高效地完成工作。值得一提的是，當(dāng)制作的長文檔是頁數(shù)過百的產(chǎn)品手冊、文化出版物等時(shí)，就更能體會Word編號功能的高效率了。(四) 插圖的編號和交叉引用題注 文檔的綱目框架和多級標(biāo)題編號都完成后，就進(jìn)入了正文內(nèi)容

14、的填充工作。在這個(gè)過程中，為了讓文檔更具表達(dá)力，我們可能需要插入很多圖片，比如你正在閱讀的本文，筆者為了大家更容易理解和操作，就插入了很多圖片。 插入圖片之后，隨之而來的工作就是為插圖編號，用Word的術(shù)語講，針對圖片、表格、公式一類的對象，為它們建立的帶有編號的說明段落，即稱為“題注”。你在本文中看到的每幅圖片下方的“圖1、圖2”等文字就稱為題注，通俗的說法就是插圖的編號。 為插圖編號后，還要在正文中設(shè)置引用說明，比如本文中用括號括起來的“(圖1)、(圖2)”等文字，就是插圖的引用說明。很顯然，引用說明文字和圖片是相互對應(yīng)的，我們稱這一引用關(guān)系為“交叉 引用”。 明白概念以后，下面我們將學(xué)習(xí)

15、如何讓W(xué)ord自動為插圖編號，以及使用Word的“交叉引用”功能，在文檔正文中為插圖設(shè)置引用的說明文字，即“交叉 引用題注”。 在進(jìn)行具體的練習(xí)之前，請大家準(zhǔn)備一篇長文檔，以及數(shù)幅圖片，然后跟隨下面的操作步驟一同練習(xí)，這樣可以獲得較好的學(xué)習(xí)效果。 1. 在Word2003中打開你準(zhǔn)備的長文檔，插入點(diǎn)定位于第一張圖片的插入位置，選擇菜單“插入圖片來自文件”命令，找到圖片的存放位置，把第1張圖片插入文檔。 2. 選中這張圖片，再單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“題注”命令，打開“題注”對話框。假設(shè)我們需要的編號格式為“圖1、圖2”等，于是單擊“新建標(biāo)簽”按鈕，在彈出的“新建標(biāo)簽”對話框中輸入“圖”

16、，注意不要輸入任何數(shù)字，實(shí)際編號的數(shù)字Word會自動處理的。輸入完成后單擊“確定”返回“題注”對話框(圖 15)。 圖 153. 由于我們希望每次插入圖片后Word能夠自動為插圖編號，所以單擊“自動插入題注”按鈕，在打開的對話框中進(jìn)行設(shè)置。 4. 打開“自動插入題注”對話框，在插入時(shí)添加題注列表框中勾選“Microsoft Word圖片”復(fù)選框，然后選擇使用標(biāo)簽為“圖”，默認(rèn)的編號輸入為“1、2、3”，如果你要更改編號數(shù)字，可以單擊“編號”按鈕，在彈出的對話框中進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置完成，單擊“確定”后返回Word編輯窗口。以后插入圖片時(shí)，Word就會自動為它們添加編號了(圖 16)。同樣的，如果文檔

17、中的表格、公式需要自動編號，這這里勾選對應(yīng)復(fù)選框即可。 圖 165. 為了便于測試，先把插入的第1張圖片刪去，然后再把它插入進(jìn)來，可以看到Word自動在它下方添加了題注“圖1”。 6. 接下來把光標(biāo)定位到第2張圖片的插入位置，插入第2張圖片，也可以看到Word自動在它下方添加了題注“圖2”。 7. 把準(zhǔn)備好的其余圖片都插入文檔中，下面我們將練習(xí)使用Word“交* 引用”功能為插圖設(shè)置引用說明。 8. 在正文中需要添加插圖1引用說明的位置輸入“()”，然后將光標(biāo)定位于其中，選擇菜單命令“插入引用交* 引用”命令，打開“交* 引用”對話框，在“引用類型”下拉列表內(nèi)選擇“圖”，在“引用內(nèi)容”下拉列表

18、內(nèi)選擇“只有標(biāo)簽和編號”，然后在“引用哪一個(gè)題注”列表框內(nèi)選中“圖1”，單擊“確定”后(圖 17)，就設(shè)置好了圖1的引用說明。 圖 179. 這時(shí)“交* 引用”對話框并沒關(guān)閉，我們可以把插入點(diǎn)定位于需要添加圖2的引用說明的位置，然后選中“引用哪一個(gè)題注”列表框內(nèi)的“圖2”，單擊“插入”按鈕即可為圖2添加引用說明。 10. 用同樣的方法為其它插圖在正文中添加引用說明。 11. 文檔中所有插圖的引用說明添加完成后，我們來測試一下使用Word“交* 引用”功能的好處。 12. 先故意刪除文檔中間的某幅圖片，包括它的題注以及引用說明。如果我們先前是用常規(guī)方法手動為插圖輸入題注和引用說明，那么現(xiàn)在被刪除

19、的這幅圖片后面的所有插圖的題注和引用說明的編號就都不對了，需要重新手動修改。 13. 不過由于前面我們是使用的是Word自動添加題注以及“交* 引用”功能為插圖添加的引用說明，所以現(xiàn)在就只需全選中文檔，按下鍵盤“F9”，Word就可以自動更新域，讓后面的題注和引用說明中的序號自動更新為正確狀態(tài)。 如果你對Word域概念比較了解，那么可以很自然地理解Word這個(gè)聰明的功能。如果你是域的初學(xué)者，也許覺得這個(gè)功能比較奇妙，不過恰好可以把這里作為了解Word域的開端，同時(shí)可以初步地把Word的域理解為一種變量，它會聰明地根據(jù)實(shí)際情況的改變而變化。域是Word的精髓之一，它有著廣泛的應(yīng)用，比如后面將介紹

20、的目錄、索引等，它們的本質(zhì)都是域。利用主控文檔管理長文檔學(xué)位論文至少要幾十頁，且包括大量的圖片、公式、表格，比較龐大。如果所有的內(nèi)容都保存在一個(gè)文件里，打開、保存、關(guān)閉都需要很長的時(shí)間，且不保險(xiǎn)。建議論文的每一章保存到一個(gè)子文檔，而在主控文檔中設(shè)置樣式。這樣每個(gè)文件小了，編輯速度快，而且就算文檔損壞，也只有一章的損失，不至于全軍覆滅。建議先建主控文檔，從主控文檔中創(chuàng)建子文檔，個(gè)人感覺比先寫子文檔再插入到主控文檔要好。創(chuàng)建一個(gè)主控文檔與在大綱中新建文檔的過程基本相同，主控文檔創(chuàng)建后就可以在其中建立多個(gè)子文檔。具體步驟如下：（1） 打開新文檔的大綱視圖，單擊“主控文檔視圖”按鈕，進(jìn)入主控文檔視圖。

21、（2） 輸入所有標(biāo)題，word2000會將其格式設(shè)置為內(nèi)置格式標(biāo)題1的式樣。如果想要改變每一個(gè)標(biāo)題的級別，按下大綱工具欄中的相應(yīng)按鈕或左右拖動分級顯示符號即可。如果想要改變每一個(gè)標(biāo)題的位置，按下大綱工具欄中的相應(yīng)按鈕或上下拖動分級顯示符號即可。（3） 在標(biāo)題建立完成之后，一個(gè)主控文檔大綱就產(chǎn)生了。（4） 下面開始建立子文檔。選定子文檔中的標(biāo)題和文本，單擊大綱工具欄中的“創(chuàng)建子文檔”按鈕，新的子文檔就產(chǎn)生了。（5） 單擊“保存”或“另存為”按鈕，主控文檔就會被保存下來。同時(shí)，系統(tǒng)會自動將產(chǎn)生的新的子文檔都保存下來，并以各個(gè)子文檔的第一行文本作為該子文檔的名稱。注意：在創(chuàng)建新的子文檔時(shí)，選定文本的

22、第一個(gè)標(biāo)題的級別必須與想要作為新建子文檔開頭的標(biāo)題的級別相同，這樣，系統(tǒng)才能把選定文本中所有具有與此標(biāo)題級別相同標(biāo)題級別的段落都設(shè)置為一個(gè)新的子文檔，即同時(shí)創(chuàng)建若干相同標(biāo)題級別的新的子文檔。如上圖，筆者在主控文檔中選定了2.1、2.2與2.3節(jié)共五行文本（2.2節(jié)占三行），單擊“創(chuàng)建子文檔”按鈕后，建立了三個(gè)新的子文檔。主控文檔與各個(gè)子文檔之間的數(shù)據(jù)索引關(guān)系論文寫作時(shí)，先通過大綱視圖建立了主控文檔和子文檔，如上面一節(jié)所述。然后就是如何編輯這些文檔了。應(yīng)該打開子文檔編輯，然后主文檔中可以自動修改了。這樣每個(gè)子文檔的修改和竄動不會引起其它子文檔相應(yīng)的跟隨調(diào)整。在每個(gè)子文檔中需要對公式、圖表和對應(yīng)部

23、分的參考文獻(xiàn)進(jìn)行編號和交叉引用。而在主控文檔中，這些編號和引用應(yīng)該可以自動調(diào)整。參考文獻(xiàn)的調(diào)整在每個(gè)子文檔中可以隨著內(nèi)容的進(jìn)行在需要引用參考文獻(xiàn)的地方添加引用編號（交叉引用），并在該子文檔的后面編寫出對應(yīng)的參考文獻(xiàn)條目。比如在子文檔“第一章”中引用了10條文獻(xiàn)，在子文檔中的編號為1，210；而在子文檔“第二章”中引用了12條文獻(xiàn)，在“第二章”文檔的末尾列出12條文獻(xiàn)的編號也是1，212。當(dāng)打開主控文檔時(shí)，發(fā)現(xiàn)每一個(gè)子文檔的文獻(xiàn)都仍然列在各文檔的末尾。這時(shí)候可以根據(jù)子文檔的次序，把各子文檔的參考文獻(xiàn)統(tǒng)一挪到主文檔的“參考文獻(xiàn)”標(biāo)題下。由于在子文檔中的參考文獻(xiàn)是自動編號的，在主控文檔中挪動這些文獻(xiàn)

24、時(shí)候，它們?nèi)匀粫詣痈淖兙幪枴Ｈ缓笤诿總€(gè)子文檔中更新域，則子文檔中的參考文獻(xiàn)飲用編號會隨著文獻(xiàn)的新編號發(fā)生相應(yīng)的變化。圖、表、公式編號的調(diào)整在各個(gè)子文檔中，由于采用的圖、表和公式的編號是按照各章進(jìn)行的，如圖1-3，表2-5，公式4-5。所以在各個(gè)子文檔中直接編號、引用，不會引起主控文檔中的調(diào)整。將子文檔轉(zhuǎn)換為主控文檔的一部分    當(dāng)在主控文檔創(chuàng)建或插入了子文檔之后，每個(gè)子文檔都被保存在一個(gè)獨(dú)立的文件中。如果想把某個(gè)子文檔轉(zhuǎn)換成主控文檔的一部分。步驟如下：     （1）選定要轉(zhuǎn)換的子文檔  &

25、#160; （2）單擊【大綱】工具欄中的【刪除子文檔】按。（3）該子文檔的外圍虛線框和左上角的子文檔圖標(biāo)消失，該子文檔就變成主控文檔的一部分。先把主控文檔另存為一個(gè)文件名，然后再刪除所有的子文檔，就可以獲得一個(gè)獨(dú)立的文件了。 合并和拆分子文檔    合并子文檔就是將幾個(gè)子文檔合并為一個(gè)子文檔。合并子文檔的操作步驟如下：    （1）在主控文檔中，移動子文檔將要合并的子文檔移動到一塊，使它們兩兩相鄰。    （2）單擊子文檔圖，選定第一個(gè)要合并的子文檔。 &

26、#160;  （3）按住Shift 鍵不放，單擊下一個(gè)子文檔圖標(biāo)，選定整個(gè)子文檔。    （4）如果有多個(gè)要合并在一起的子文檔，重復(fù)步驟（3）。    （5）單擊【大綱】工具欄中的【合并子文檔】按鈕即可將它們合并為一個(gè)子文檔。在保存主文檔時(shí)，合并后的子文檔將以第一個(gè)子文檔的文件名保存。    如果要把一個(gè)子文檔拆分為兩個(gè)子文檔，具體步驟如下：    （6）在主控文檔中展開子文檔。    （7）如果文檔處于折疊狀態(tài)，首先展開；如果處于鎖定狀態(tài)，首先解除鎖定狀態(tài)。    （8）在要拆分的子文檔中選定要拆分出去的文檔，也可以為其創(chuàng)建一個(gè)標(biāo)題后再選定，如圖6-6 所示。    （9）單擊【大綱】工具欄中的【拆分子文檔】按鈕。被選定的部分將作為一個(gè)新的子文檔從原來的子文檔中分離出來，如圖6-7 所示。    該子文檔將被拆分為兩個(gè)子文檔，子文檔的文件名由Word 自動生成。用戶如果沒有為拆分的子文