如何建立職位體系

1、廣州益言普道咨詢服務有限公司廣州益言普道咨詢服務有限公司2004年年06月月28日日如何建立有效的職位體系第2頁n什么是職位體系n為什么建立職位體系n工作分析和職位說明書今天，我們將重點介紹的內(nèi)容第3頁職位是什么n 組織的最小構(gòu)成單元n 面向結(jié)果的n 動態(tài)的n 不是任職者為什么建立職位體系？第一部分第5頁為什么建立職位體系能力管理能力管理招聘選拔招聘選拔培訓發(fā)展培訓發(fā)展績效管理績效管理薪酬管理薪酬管理職位體系職位體系1.職位是組織結(jié)構(gòu)中的最小要素;2.職位體系是人力資源管理各項功能的基礎平臺,如招聘選拔、培訓發(fā)展、績效管理薪酬管理和能力管理的基礎;3.可以說,現(xiàn)有人力資源管理體系是建構(gòu)在職位體

2、系的基礎上的。第6頁任職資格職位說明績效目標能力評估績效考核職位評估外部薪酬內(nèi)部財務薪酬政策及制度人力資源的開發(fā)PeoplePositionPerformance人力資源管理3P模式 基本關系圖第7頁職位體系建設的關鍵解決企業(yè)或組織內(nèi)事和人的匹配和平衡問題 有多少事是必須完成的 有哪些人可以來完成這些事情 人和事之間怎樣匹配是最佳的（因人設崗、因事設崗、雙軌制） 工作分析與職位說明書第二部分第9頁公司部門 部門責任范圍Areas of ResponsibilityAreas of Responsibility職位PositionPosition職位PositionPosition職位Posit

3、ionPosition職位PositionPosition職位PositionPosition職位PositionPosition責任范圍Areas of ResponsibilityAreas of Responsibility職位PositionPosition職位PositionPosition職位PositionPosition職位PositionPosition職位PositionPosition職位PositionPosition部門 職位在公司組織結(jié)構(gòu)中的位置第10頁通常,職責分配的流程如下工作分析與職責分配公司職能盤點部門職能分配明確部門職位部門職責分配優(yōu)化設計職位和職責編寫職

4、位說明書第11頁公司的要求Expected roleExpected role溝通CommunicationCommunication承諾CommitmentCommitment激勵MotivationMotivation個人的理解Perceived rolePerceived role完成 Fulfilled roleFulfilled role雙方同意Accepted roleAccepted role工作表現(xiàn)PerformancePerformance薪酬CompensationCompensation更新AdaptationAdaptation戰(zhàn)略政策StrategyStrategy組

5、織結(jié)構(gòu)OrganizationOrganization競爭CompetitionCompetition工作表現(xiàn)契約Performance contractPerformance contract職位說明 Position clarificationPosition clarification有效EffectivenessEffectiveness成功SuccessSuccess固定 FixedFixed 浮動VariableVariable職位分析的基本原理第12頁任職者的理解主管的理解對職責的認同第13頁高層Top清楚Clear中層Middle失真Fuzzy底層Bottom清楚Clear中層

6、管理洗衣機第14頁n 訪談法 優(yōu)點？ 缺點？n 觀察法優(yōu)點？ 缺點？n 調(diào)查表法 優(yōu)點？ 缺點？n 工作記錄法優(yōu)點？ 缺點？n 職責分配圖法(是訪談法與調(diào)查表法的有機結(jié)合)澄清職責的方法第15頁職位問卷分析法(調(diào)查表法)n主要用于定量分析，職位分析問卷由于是事先設計好的，因此分析過程的標準化程度很高，避免了主觀和人為因素對信息收集過程的影響。職位問卷分析法既科學合理又快捷方便，可以非常直接地獲取大量的信息，而且信息內(nèi)容指向性強、具體并詳細，這是其他分析法所不具備的優(yōu)點。n職位問卷分析法的主要特點在于，職位問卷分析法對工作職責及工作內(nèi)容中所包含的決策活動、技術活動、身體活動、設備操作活動以及信息

7、加工活動等每一項工作都分別分配了一個量化的分數(shù)，使用起來非常簡單和便捷。n采用職位問卷分析法進行工作分析時，其關鍵環(huán)節(jié)是設計科學合理的職位分析問卷，同時，后處理的工作量大。第16頁工作日寫實法(工作記錄法)n是指對員工整個工作日的工時利用情況，按實際時間消耗的順序，進行觀察、記錄和分析的一種方法。n工作日寫實法的意義：為最大限度增加定量，規(guī)定員工與設備在工作日內(nèi)合理的負荷量提供依據(jù)?？偨Y(jié)推廣工時利用的先進經(jīng)驗，幫助廣大工人充分利用工時，提高勞動生產(chǎn)率。全面分析、研究工時利用的情況，找出工作損失的原因，擬定改進工時利用的措施。為制定工作起止時間、作業(yè)寬放時間和休息時間提供標準。n工作日寫實法根據(jù)

8、觀察對象和目的的不同可分為五種，即個人工作日寫實；工作小組日寫實；多機床看管工作日寫實；自我工作日寫實和特殊工作日寫實 第17頁測時法(觀察法)n測時法：是以工序或某一作業(yè)為對象，按照操作順序進行實地觀察、記錄、測量和研究工時消耗的一種方法。n測時法與工作日寫實法一樣，也是進行工時研究的一種有效方法，但又有許多不同之處。首先兩者的范圍是不同的，工作日寫實是以整個工作日為對象，進行總體觀察；而測時只是研究某一工序或作業(yè)的工時消耗情況。其次，工作寫實的根本目的是為了掌握時間的構(gòu)成，減少工時損失，為改善工時利用提供依據(jù)；而測時主要是為了找出工序作業(yè)時間內(nèi)各項操作的正常工時消耗值，為制定工時定額提供依

9、據(jù)。n開展測時工作前，測時人員應對被測試的對象進行選擇，通過選擇的對象應該具有代表性，一般應選擇那些在經(jīng)驗、技能和熟練程度上都比較出色的員工作為被測時的對象，經(jīng)驗、技能和操作水平較差的員工，對其測時的數(shù)據(jù)沒有代表性，所以選擇被測時的對象時應非常慎重。第18頁工作抽樣法n工作抽樣法是統(tǒng)計抽樣法在職位調(diào)查中的具體應用，它是根據(jù)概率和數(shù)理統(tǒng)計學的原因，對工作職位隨機地進行抽樣調(diào)查，利用抽樣調(diào)查得到的數(shù)據(jù)資料對總體狀況做出推斷的一種方法。和其他的工作分析方法相比，工作抽樣法的特點是調(diào)查時間短、次數(shù)多，測試人員不必整天連續(xù)待在工作現(xiàn)場進行觀察，但需要一個較長的時間周期來完成整個抽樣工作。n抽樣調(diào)查法與其

10、他工作分析法一樣，只要遵守隨機性的原則，且保證有足夠的抽樣觀察次數(shù)，抽樣的結(jié)果一樣具有較高的可靠性和精確度。n工作抽樣法的步驟：作業(yè)活動分類作業(yè)活動分類：對被觀察對象的活動進行適當?shù)姆诸?，以便正確地進行觀測記錄和事后的匯總和整理、統(tǒng)計分析。調(diào)查員工工作情況時，一般按照工時消耗的性質(zhì)分類；調(diào)查設備的運行狀況時，一般以停機時間的原因進行分類。第19頁工作抽樣法 確定觀測次數(shù)確定觀測次數(shù)：觀測次數(shù)就是工作抽樣的樣本數(shù)。抽取樣本數(shù)越少，所得到的結(jié)果的準確性、可靠性就越低，對總體的代表性也就越差；反之，對總體的代表性就越強。大量的實驗數(shù)據(jù)表明，要掌握員工在工作過程中工時的利用情況，需要觀測1000200

11、0次；要測定機器的工時利用率，需要觀測30005000次；要測定某項工作的標準工時，需要觀測50008000次。n確定觀測的時刻確定觀測的時刻：觀測時刻選擇是否得當，關系到觀測結(jié)果的可靠性和精確度。觀測時刻的確定必須遵從隨機的原則。一般工作周期較短的工作，盡可能在幾個工作日內(nèi)完成；工作周期較長的工作，則控制在幾個月內(nèi)完成。n現(xiàn)場觀測現(xiàn)場觀測：進行現(xiàn)場觀測時不需要使用秒表或其他計時工具，當觀測人員按預先設定好的路線達到規(guī)定的觀測位置時，應向攝像機一樣，將一瞬間觀察到的工作內(nèi)容記錄到調(diào)查記錄表中。至于調(diào)查對象在瞬間之前或之后再從事什么活動則不必去管它。n檢驗抽樣數(shù)據(jù)檢驗抽樣數(shù)據(jù)：完成全部觀測以后，

12、需檢驗全部抽樣的結(jié)果。檢驗的方法是：首先計算出所調(diào)查的主要事項的發(fā)生率，然后分別計算出上下線控制界限n評價最后抽樣結(jié)果評價最后抽樣結(jié)果：計算出所有分類事項的發(fā)生次數(shù)及發(fā)生率后，應結(jié)合觀察到的現(xiàn)場情況，做出必要的分析評價和說明，以便采取措施，改進工作程序和方法。第20頁訪談法n訪談法：是一種互動性和目的指向性都很強的工作分析方法，通過工作分析人員對員工進行引導性的提問和交流，獲取對工作分析有幫助的各種直接信息和間接信息。n訪談法的最大優(yōu)點是簡便快捷、信息量大而且非常直接和真實，工作分析人員幾乎可以通過面談技巧獲得工作分析所需要的任何信息。但同時，訪談法對工作分析人員的專業(yè)技能也提出了較高的要求，

13、一個善于溝通和引導別人談話的工作分析人員可以在很短的時間內(nèi)獲得他所想要的全部信息；而一個專業(yè)技能較差、缺乏經(jīng)驗的工作分析人員可能在一天之內(nèi)也難有收獲。n為提高訪談法的效果，工作分析人員應事先對被訪談的對象進行一定的了解，包括待業(yè)特點、人員素質(zhì)、企業(yè)現(xiàn)狀等。第21頁職位設計的原則n因事設崗原則因事設崗原則。從“理清該做的事”開始，“以事定崗、以崗定人”。設置職位既要著眼于企業(yè)現(xiàn)實，又要著眼于企業(yè)發(fā)展。按照企業(yè)各部門職責范圍劃定職位，而不應因人設崗；職位和人應是設置和配置的關系，而不能顛倒。n整分合原則整分合原則。 在企業(yè)組織整體規(guī)劃下應實現(xiàn)職位的明確分工，又在分工基礎上有效地綜合，使各職位職責明

14、確又能上下左右之間同步協(xié)調(diào)，以發(fā)揮最大的企業(yè)效能。n最少職位數(shù)原則最少職位數(shù)原則。 既考慮到最大限度地節(jié)約人力成本，又要盡可能地縮短職位之間信息傳遞時間，減少“濾波”效應，提高組織的戰(zhàn)斗力和市場競爭力。 n規(guī)范化原則規(guī)范化原則。 職位名稱及職責范圍均應規(guī)范。對企業(yè)腦力勞動的職位規(guī)范不宜過細，應強調(diào)留有創(chuàng)新的余地。 n客戶導向原則客戶導向原則。應該滿足特定的內(nèi)部和外部顧客的需求。n一般性原則一般性原則。應基于正常情況的考慮，不能基于例外情況。例如，90%情況下這個職位需要多少工作量，多少工作強度。第22頁職位設計的原則因事設崗原則因事設崗原則n組織在設計每個工作職位時，應盡可能使工作量達到飽和，

15、使有效的勞動時間得到充分利用。如果職位的工作量處于低負荷狀態(tài)，必然會影響企業(yè)的運作成本，造成人力、物力和資源上的浪費。如果是超負荷，雖然能帶來高效率，但這種效率不能維持長久，否則會對員工的身心健康帶來極大的負面影響。n組織中的任何職位都是依賴于具體的工作職能和工作量而存在的，沒有具體的工作內(nèi)容的職位是空洞的職位，也是沒有任何意義的職位。因此企業(yè)在設備工作職位時，應以“事”（工作職能和工作任務量）為基礎進行設計，因人設崗、不考慮工作負荷量的設崗、或根本就沒有任何根據(jù)的主觀假設的設崗，是職位設計的最大誤區(qū)。第23頁職位設計的原則規(guī)范化原則規(guī)范化原則n職位名稱的表述應遵循規(guī)范化的原則。雖然職位名稱只

16、是職位的一個代碼，似乎給職位定義為什么樣的名稱都無所謂，其實不然。一個好的職位名稱不僅給人一種理念上的認識，同時它還能增加人們對本職位感性上的認識。比如“人力資源部經(jīng)理”這個職務名稱，我們一看就可以獲得這些信息：該職位人員在人力資源部工作；這個職位是主管人力資源方面工作的；具體的職務是經(jīng)理；這個職位是部門負責人，是企業(yè)的中層管理人員。n盡管由于企業(yè)經(jīng)營性質(zhì)和企業(yè)規(guī)模多種多樣，職位名稱自然也就千差萬別，但根本不變的一條便是名稱必須與職位的任務、職責等相匹配，不然張冠李戴，一定會給具體工作帶來許多麻煩。 第24頁職位設計的原則系統(tǒng)化原則系統(tǒng)化原則n職位是組織系統(tǒng)的基本單元，雖然每個職位都具有獨特的

17、功能，但組織中任何一個職位都是不孤立的，每一個職位間都存在著不可分割的聯(lián)系，它們之間相互的配合度、支持度和協(xié)作關系深深地影響著組織系統(tǒng)的功能。n進行職位設計時，要滿足系統(tǒng)化的原則，必須先回答清楚以下問題： 一個職位與其他哪些職位有工作承接關系和配合關系？ 一個職位在整個組織系統(tǒng)中的地位和作用是什么？ 一個職位它受誰監(jiān)督、指揮，它又去監(jiān)督、指揮誰？ 一個職位上下左右的工作聯(lián)系網(wǎng)絡如何？ 一個職位的晉升通道、調(diào)動的路線如何？第25頁職位設計的原則最少職位數(shù)原則最少職位數(shù)原則n遵循最少職位數(shù)原則，一方面可以最大限度地節(jié)約人力成本，降低企業(yè)負擔；另一方面還可以減少工作過程中信息傳遞的層次和縮短職位之間

18、信息傳遞的時間。遵循職位最少數(shù)原則還可以提升組織的精練性和凝聚力并減少管理的難度和復雜性。第26頁職責分配圖第27頁每個職位將會有一個職位說明書，描述職責和任職資格條件等舉例職位說明書結(jié)構(gòu)規(guī)模(財務及非財務)互相影響的網(wǎng)絡(內(nèi)部、外部)責任范圍第28頁職位說明書(例) 職位說明書職位說明書 編號：編號：第一部分：職位基本信息第一部分：職位基本信息職位名稱部門直接上級職位名稱直接下級職位名稱制定時間審核第二部分：職責綜述第二部分：職責綜述第三部分：主要工作聯(lián)系第三部分：主要工作聯(lián)系對內(nèi)：對外：第四部分：主要決策第四部分：主要決策第29頁職位說明書(例)第30頁Results 結(jié)果Market S

19、hare 市場份額Profit 利潤Sales 銷售額Quantity 數(shù)量Quality 質(zhì)量Service 服務效果Policy 政策Principles 原則Guidelines 準則Supervision 監(jiān)督管理Organize 組織Direct 指導Recommend 推薦Plan 計劃Operate 操作活動With What Objectives With What Objectives 目標目標? ?Within Which Limits Within Which Limits 限制限制? ?Why Does The Position ExistWhy Does The Po

20、sition Exist職位存在的理由職位存在的理由? ?為了為了做什么做什么在在$ $目的（職位目標、限制和存在理由）第31頁Administer管理Establish建立Advise建議Execute實施Analyze分析Follow-up跟進Approve批準Initiate推動Assign指派Issue發(fā)出Assist協(xié)助Maintain維護Audit審核Manage計劃組織控制Authorize授權Motivate激勵Consult提議指導Negotiate協(xié)商Contribute提供 / 支持Organize組織Control控制Participate參與Coordinate統(tǒng)籌P

21、erform履行Delegate委任Plan計劃Determine決定Provide提供Develop發(fā)展Recommend提議Direct指導Review檢討Ensure保證Supervise指導監(jiān)督動詞指南第32頁招聘為什么為什么 ( (目的目的) Why (Purpose)?) Why (Purpose)? 為了在時間、成本和質(zhì)素上滿足使用者的要求In order toIn order to satisfy user specifications in time, cost and quality satisfy user specifications in time, cost and

22、 quality 做什么做什么 ( (活動活動) What (Activities)?) What (Activities)?辨別、選擇、面試、推薦、聘請合格的人選identify, select, interview, recommend and hireidentify, select, interview, recommend and hire suitable candidatessuitable candidates第33頁銷售為什么 (目的) Why (Purpose)? 為了介紹產(chǎn)品和獲得銷售In order to introduce products and obtain sa

23、les 做什么 (活動) What (Activities)?辨別、接觸和拜訪準客戶identify, contact and visit prospective companies第34頁部分職位目的示例（僅供參考）職位職位目的人力資源部經(jīng)理負責公司人力資源規(guī)劃、招聘、薪酬、績效管理，提高人力資源工作績效，保證人力資源目標的達成。市場部經(jīng)理負責公司市場規(guī)劃與管理、客戶關系管理、市場分析研究，組織建設并完善市場營銷體系，推動公司市場目標的實現(xiàn)。生產(chǎn)副總負責生產(chǎn)系統(tǒng)的統(tǒng)籌、有效管理，確保按公司要求向市場按時、保質(zhì)、保量提供產(chǎn)品。財務部經(jīng)理組織公司的會計核算及財務管理工作，為公司生產(chǎn)經(jīng)營管理提供財

24、務信息及決策支持，保證公司經(jīng)營所需的資金，提高資金的使用效率，保障公司資產(chǎn)安全。行政部經(jīng)理負責本部門的組織協(xié)調(diào)，政府部門的溝通、聯(lián)絡及各項基建項目的統(tǒng)籌工作，為公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展提供完善的后勤服務。采購部經(jīng)理負責公司物料采購系統(tǒng)的運作、維護及日常管理，確保生產(chǎn)、研發(fā)用物料的及時到貨。 第35頁責任澄清職責職責主要工作內(nèi)容主要工作內(nèi)容主要衡量指標主要衡量指標帳務處理帳務處理審核、指導并監(jiān)督下屬員工按照國家和公司的財務管理制度處理公司日常的各種帳務，保證帳務記錄與管理的清晰與準確；帳務處理準確性稅務處理稅務處理審核、指導并監(jiān)督下屬員工按照國家的稅務管理制度和公司的財務管理制度處理公司日常的

25、各種稅務申報工作，保證稅務處理與申報的合法和節(jié)省成本；稅務申報的準確性、時間性預算管理預算管理與成本控與成本控制制根據(jù)公司的各種財務制度，組織編制公司和各部門的財務預算，并監(jiān)督執(zhí)行公司和各部門的財務預算的執(zhí)行情況，保證公司預算管理的有效性和控制成本；預算制定的合理性財務分析財務分析根據(jù)公司的往來帳務、現(xiàn)金流量、成本開支等分析公司的財務運營狀況，每月提交財務分析報告，或在重大情況出現(xiàn)時，提交財務分析報告，以便公司高層及時掌握公司財務狀況報告遞交的及時性第36頁nCost 成本成本cost per unit 每件成本價每件成本價actual vs budget 實際與預算比實際與預算比nTime

26、時間時間deadline 限期限期time to market 到達市場的時間到達市場的時間nQuantity 數(shù)量數(shù)量units per man-hour 人均產(chǎn)量人均產(chǎn)量margin / profit 邊際利潤邊際利潤output 產(chǎn)量產(chǎn)量revenue 收入收入volume 量量nQuality 質(zhì)量質(zhì)量accuracy 準確性準確性service reliability 可靠性可靠性customer satisfaction 客戶滿意客戶滿意度度nHuman reaction 人的反應人的反應complaints 投訴投訴compliments 稱贊稱贊feedback 反饋反饋staff turnover 員工流失率員工流失率衡量的例子第37頁Incumbent 任 職 者Position 職 位職位職責與任職者實際履行職責的比較第38頁用詞應符合職位的職責、權限n 可以用兩個動詞并列說明某次活動，如：“組織制定”n 在應負責任描述中避免使用不確定的詞,如：可能、大概等。 決策性質(zhì)：決策