其實你還不懂Word

1、其實你不懂Word：Word進階介紹2010-06-08 20:19=原創(chuàng)文章，轉(zhuǎn)載請注明出處=記得上大學(xué)的時候，寫畢業(yè)論文，第一次涉及較長篇幅的word文檔編輯，公式編號、章節(jié)編號、引用文檔編號、目錄自動生成搞得我一頭霧水。后來聽人 說過一本書的名字叫其實你不懂Word，想想也是，微軟的拳頭產(chǎn)品，功能應(yīng)該是強大無比，我們平時用的也就10%的最基本功能吧。不過我還是沒去借這 本書看看，太懶 ( o )Y最近博士論文總算是搞得差不多了，兩百多頁的咚咚用word排版起來比想象的輕松許多。周圍好些個哥 們懶得動手研究word這個東西，我想想我閑著也是閑著，就以港大的博士論文章節(jié)內(nèi)容為基礎(chǔ)，把一些常用

2、的自動編號和文章內(nèi)超鏈接功能簡單的介紹一下，方 便大家排版寫作吧（知道的人請出門右轉(zhuǎn)）。請注意以下的介紹都基于Word 2007！一、設(shè)定格式首先定制我們需要的 格式，譬如大章節(jié)的格式，小章節(jié)的格式，圖片標(biāo)題的格式等等，定義方法大同小異。我定義了如下幾種格式· Non-chapter Part Style：用于章節(jié)內(nèi)容前的declaration、content、acknowledgement等等 · Chapter Style：用于定義章標(biāo)題 · Section Style：用于定義節(jié)標(biāo)題 · Sub-section Style：用于定義小節(jié)標(biāo)題

3、83; Figure Chapter Style：用于定義圖片章節(jié) · Figure Caption Style ：用于圖片標(biāo)題 這里以Non-chapter Part Style為例，在空白文本處隨便輸幾個字并調(diào)整自己需要的樣式出來，譬如置中，加粗，Times New Roman字體，小二號大小。設(shè)置好這些后，用鼠標(biāo)選取這些字，點右鍵->Styles->Save Selection as a New Quick Style如下圖之后出現(xiàn)一個簡易調(diào)整窗口，點Modify后變?yōu)橄聢D所示，在Name里輸入樣式的名字“Non-chapter Part Style”，在Style

4、 based on 里選擇Heading 1，Style for following paragraph里選擇剛剛輸入的“Non-chapter Part Style”，其它設(shè)置如圖所示點OK后保存。為Chapter、Section、Sub-section、Figure Chapter Style、Figure Caption樣式做類似的定義，具體樣式看需要了。但這里要注意的是這個“Style based on”選項，它決定了章節(jié)的層次，因此為Chapter、Section、Sub-section分別選擇Head1、Head2、Head3，為 Figure Chapter Style選擇Hea

5、d1，而Figure Caption則可以選擇Normal即正文。做了這些工作后在Word頂部的樣式表里會出現(xiàn)已經(jīng)自定義的樣式，如下：這六種格式構(gòu)成了整個論文格式的主體。有了這些格式，我們可以對相應(yīng)文字或段落應(yīng)用這些格式。如此，可以通過word生成具有相同格式的各種列表， 目錄就是這樣生成的，下面會有詳細介紹。 二、自動編號在定義了章節(jié)的樣式后，我們希望每一章，每一 節(jié)，每一小節(jié)的編號Word都能幫我們代勞，這樣子樣式整齊且不容易混亂，而且后面在文中引用章節(jié)編號時也需要?，F(xiàn)在我就簡單介紹一下自動編號的定義。由 于章節(jié)的編號是多級的，因此使用Word提供的“Multilevel Lis

6、t”，點擊如果所示的高亮小圖標(biāo)，在圖形菜單中點擊下方的Define New Multilevel List出現(xiàn)新窗口后點擊More以展現(xiàn)更多選項，如下在這一窗口中，我們需要將之前定義的幾種章節(jié)樣式和自動編號里的level關(guān)聯(lián)起來。具體做法如下：在左側(cè)level中選擇1，在右側(cè)的“Link level to style”中選擇Chapter Style，然后在“Level to show in gallery”中選擇Level 1。最后，在“Enter formatting for number”的自動編號“1”之前加上“Chapter ”字樣。以后每當(dāng)我們應(yīng)用Chapter Style于每章的

7、標(biāo)題時，Word便會自動為標(biāo)題添加Chapter X。同理，將Section Style與Level 2關(guān)聯(lián)，Sub-section Style與Level 3關(guān)聯(lián)。對每一個Level，在“Follow number with”里選擇“nothing”，當(dāng)然你也可以根據(jù)需要選擇其他選項。每個Word文檔中可以存在多個Multilevel List，你只需要將指定的樣式和Level想關(guān)聯(lián)便可以得到需要的自動編號效果。這里，我們?yōu)楦髡鹿?jié)的圖片定義一個新的Multilevel List，并將Figure Chapter Style與Level 1關(guān)聯(lián)，以生成如Figures for Chapter

8、X效果的自動編號。另一方面，將Level 2與Figure Caption Style想關(guān)聯(lián)，便可以得到Figure X.x的效果。如下圖所示至此，我們可以為文章建立一個簡易的模板，為每一個章節(jié)應(yīng)用相應(yīng)的樣式，在word上方打開view->document map，我們已經(jīng)可以看到整齊的文章構(gòu)架了。如下圖下一篇將介紹如何在文章中引用這些自動編號，如何生成目錄或圖片列表等小技巧。=原創(chuàng)文章，轉(zhuǎn)載請注明出處=原創(chuàng)文章，轉(zhuǎn)載請注明出處=在上篇文章中，我簡單介紹了Word2007的樣式定義以及多級自動編號功能。在本篇文章中，我將介紹如何充分利用Word對已建立的自動編號和樣 式進行索引和鏈接，以

9、及其他一些小技巧。跟上篇一樣，已經(jīng)知道的請出門右拐。一、在文章中插入引用在Word上方打開Insert面板，選擇Cross-reference，彈出如下的窗口此窗口羅列了所有自動編號的章節(jié)以及圖片，可以選擇需要的內(nèi)容插入到正文中。如此，以后對章節(jié)、圖片進行添加刪除導(dǎo)致編號發(fā)生改動，則不必手動更新 正文中引用他們的地方，只需要在引用的地方使用“Update Field”命令（右鍵菜單）。當(dāng)然，絕大多數(shù)情況下我都是點Ctrl+A選取全文，然后按Updae Field的快捷鍵F9去更新全文中所有引用的地方。 二、生成目錄及其他列表Word提供了一整套自動生成列表的功能，而且對列表的格式也可

10、以自由定義。這里介紹一下如何生成目錄列表。打開References面板，選擇 Table of Contents，出現(xiàn)如下的菜單之后選擇底部的Insert Table of Contents，彈出新窗口在這里我們可以看到目錄的預(yù)覽效果。我們發(fā)現(xiàn)Head 1和Head 2也被包含其中，點Options打開窗口進行進一步設(shè)置在這里我們可以看到Word為各種Style分配了一個TOC level，1、2、3、4從高到低，對于Chapter Style，Non-chapter Part Style及Figure Chapter Style這些章標(biāo)題我們設(shè)置為1，Section Style設(shè)置為2，Su

11、b-section Style設(shè)置為3，其他的style都不要設(shè)置level。設(shè)置完畢后關(guān)閉這兩個窗口，便會看到整齊的目錄了！由于論文需要我們列出一個圖片的標(biāo)題列表，原理和目錄列表一樣，新建一個Table of Contants，并為Figure Cation Style分配一個TOC Level便可以了。因為Word為每一個TOC level設(shè)定了一個獨立的樣式，所以我建議大家為不同列表分配不同的Level，否則調(diào)整單個列表時候會連帶將所有分配這一level的列表都給調(diào)整 了。對生成的目錄、列表樣式不滿意？沒關(guān)系，按快捷鍵Ctrl+Alt+Shift+S調(diào)出Word里的所有 樣式列表，然后對

12、需要的TOC Level樣式進行更改就可以啦，非常方便。說了這么多，我個人的感覺 是，Word里各種排版和引用的功能都基于樣式的管理，所以在上一篇文章中開篇便建立幾種常用的樣式是非常非常有必要的！ 下一篇將介紹同一個word文檔中，建立不同頁碼，及對 Mathtype公式排版的小技巧。=原創(chuàng)文章，轉(zhuǎn)載請注明出處=前面兩篇把Word 2007里的樣式定義、自動編號、引用及自動列表都簡單的展示了一下。至此，論文模板應(yīng)該有個大概了。這篇小文將介紹一些比較瑣碎但常用的編排技巧。一、章節(jié)的Page break論文中，每章的開頭Chapter標(biāo)題不可能緊接著上一章的內(nèi)容格兩三行后繼續(xù)寫，一般大家

13、都會 在每一章的末尾插入一個page break。不過，每次都要插入page break感覺很麻煩，而且以后刪減段落的時候經(jīng)常把page break誤刪了。其實在Word里，我們可以在每章的標(biāo)題樣式里直接定義一個page break，以達到每章開始自動換頁的效果。方法很簡單，以之前我定義的那幾個樣式為例，在Word的樣式表里右鍵點擊需要修改的樣式，如Chapter Style，選擇Modify則出現(xiàn)樣式編輯窗口（這個窗口功能強大，大家要多多利用）在上一窗口的左下角中點擊Format按鈕，選擇Paragraph，出現(xiàn)針對Paragraph設(shè)置的窗口，選擇Line and Page Breaks面

14、板，勾選Page break before，單擊ok。如此我們便為Chapter Style樣式定義了一個page break，也因此在所有使用這一樣式的地方全部自動添加一個page break。簡單嗎？確實簡單！二、同一文檔，不同頁碼這里我們要做的是在不同段落設(shè)置各自的頁碼。譬如說 對于Title是一個獨立的部分，Declaration, List of Symbos, Content這些東西是一部分，而后面的正文、插圖及Reference又是一個部分。因此我們在論文第一頁標(biāo)題的末尾及目錄末尾插入Section Break將文章分成三部分。插入方法是在Page Layout面板，點如圖所示的

15、Breaks按鈕，之后選Next Page，便可以在下一頁之前插入一個Section Break。插入完Section Break后，頁面看起來并無變化。雙擊第一頁的頁尾，便進入到頁尾編輯狀態(tài)，此時便可以看到Word標(biāo)出了Section 1及Section 2此時進入第二頁的頁尾并插入頁碼，但整個文章依然是從第一頁開始計算頁碼。勾選Different First Page選項，這使得第一頁不在編號范圍內(nèi)。之后選中頁碼，接著在菜單上選擇Page Number->Format Page Numbers彈出詳細的窗口，選擇Start at即可從1開始計數(shù)同理在Chapter 1的第一次對頁尾的

16、頁碼進行同樣的操作。至此，同一文件內(nèi)，不同頁碼的插入工作已經(jīng)完成了。 三、頁邊距與MatyType排版在大家用 MathType輸入了N多公式后，突然想起來裝訂的時候左邊要多留點空格，于是修改了頁邊距。這下可好，發(fā)現(xiàn)所有的公式都無法對齊了，一個個調(diào)整，倒是 可以，但如果論文里有幾十、上百個公式，那就有點。  稍安勿躁，其實MathType的公式對齊也是通過樣式來控制的。在Word里按Ctrl+Alt+Shift+S呼叫出所有樣式列表，你會找到 MTDisplayEquation這個樣式，它就是負(fù)責(zé)公式排版的東東了。對這個樣式選擇Modify，打開樣式編輯窗口，在Option按鈕中選擇 Tabs，彈出具體的設(shè)置窗口控制Math