試論辦公室主任的“全身”修養(yǎng)

1、試論辦公室主任的“全身”修養(yǎng)    辦公室主任素質(zhì)的高低決定了辦公室工作的好壞。因此，作為辦公室的主要責(zé)任人，辦公室主任從“頭”到“腳”都應(yīng)該是十分優(yōu)秀的。我認(rèn)為，在新形勢下，辦公室主任的“全身”修養(yǎng)最起碼應(yīng)包括八個(gè)方面，即頭腦要靈，眼睛要明，嘴巴要穩(wěn)，肩膀要平，心胸要闊，手腳要勤，身板要正。唯有這樣，辦公室的職能才得以充分發(fā)揮，形象才得以充分體現(xiàn)。    一、頭腦要靈：勤于思考和總結(jié)    大腦作為人的思維與行為的主控中心，其程序必須嚴(yán)密而充實(shí)，其聯(lián)絡(luò)必須通暢而簡捷，唯有這

2、樣，才能做到指導(dǎo)有方，調(diào)度自如。辦公室是機(jī)關(guān)的主控中心，承擔(dān)者參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)的重要職能，辦公室主任的頭腦必須要做好以下三個(gè)方面的修養(yǎng)：    一是要有天一般的遼闊，即要有大容量的信息存儲(chǔ)能力。由于辦公室工作瑣萃而繁雜，決定了辦公室主任必須養(yǎng)成事事關(guān)心、處處留意的好習(xí)慣，其目之所見、耳之所聞、鼻之所嗅、舌之所感、膚之所觸，都應(yīng)該在大腦皮層留下一道清晰的印記，而不應(yīng)該抓大放小，更不應(yīng)該丟三忘四。因?yàn)橘A存在辦公室主任頭腦中的所有信息都將成為日后為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、當(dāng)好參謀、提供決策依據(jù)的“源碼”。    二是要有海

3、一般的深邃，即要有高質(zhì)量的分析思辨能力。辦公室主任的大腦不是簡單的信息儲(chǔ)存器，善于對(duì)各類信息的分類與分析應(yīng)是辦公室主任的基本功。一個(gè)信息反饋到大腦，馬上就應(yīng)該出現(xiàn)以下幾個(gè)最基本的反應(yīng)：該信息屬什么類型？其重要程度如何？為什么會(huì)出現(xiàn)這個(gè)信息？與當(dāng)前工作有什么必然聯(lián)系？它會(huì)對(duì)工作或?qū)⒁獙?duì)工作產(chǎn)生什么影響？它該用公式還是用表格還是用文字表述最為方便？經(jīng)過一番編排，就可形成信息的條理化、秩序化，為日后的應(yīng)用提供良好的“物資”裝備。    三是要有電腦一般的靈敏，即要有高速度的應(yīng)變處理能力。信息的儲(chǔ)存與分析，最終是為方便調(diào)度、及時(shí)指導(dǎo)和處理問題服務(wù)的，領(lǐng)導(dǎo)問計(jì)于辦

4、公室，要及時(shí)拿得出初步的設(shè)想及充分的依據(jù)；問題出現(xiàn)在辦公室，要及時(shí)拿得出化解的措施。所謂上下通曉、左右逢源、沉著冷靜、游刃有余，就是辦公室主任大腦敏捷的具體體現(xiàn)。    二、眼睛要明:精于觀察和發(fā)現(xiàn)    辦公室主任的眼界應(yīng)該從紛繁的日常事務(wù)中拔出來,根據(jù)自身所處的位置、場景和工作階段的不同而不斷地調(diào)整視角,  既要高屋建瓴,總攬全局,又要見微知著，看葉知秋。要做到這一點(diǎn)，必須具備三項(xiàng)素質(zhì)：    一是視野要開闊。在工作中，辦公室主任只有把自身的業(yè)務(wù)工作同本單位的整

5、體工作聯(lián)系起來，才能找準(zhǔn)辦公室近段的工作重點(diǎn)，并對(duì)下一階段的工作作出準(zhǔn)確定位，才能使辦公室的工作更貼近領(lǐng)導(dǎo)的工作思路。因此，開闊的視野是辦公室主任產(chǎn)生超前思維的前提，也是辦公室工作更具創(chuàng)新的必要條件。相反，如果視野狹窄，只顧眼前，辦公室的工作必然被動(dòng)、必然滯后，辦公室這一機(jī)關(guān)龍頭的作用就無以發(fā)揮。    二是觀察要仔細(xì)。在對(duì)全局大事具有敏銳洞察力的同時(shí)，辦公室主任更要有善于觀察小事的功夫。什么是小事？一個(gè)眼神，一個(gè)看似不經(jīng)意的動(dòng)作，一個(gè)稍縱即逝的表情，辦公室主任都應(yīng)該盡收眼底，并能從這些“小事”中分析斷定它表達(dá)的意義和隱含的潛臺(tái)詞。對(duì)這些“小事”的準(zhǔn)確捕

6、捉，在辦公室主任從事接待和協(xié)調(diào)工作中尤為重要。對(duì)方想說而未說，想做而未做，辦公室主任應(yīng)一目了然，唯有這樣，接待工作才能顯其心心相融，協(xié)調(diào)工作才能顯其適度而得體，才能始終在整個(gè)工作過程中占盡先機(jī)，贏得主動(dòng)。    三是發(fā)現(xiàn)要及時(shí)。及時(shí)發(fā)現(xiàn)是由眼及腦的一次超越，是由感性到理性的一次升華。有人往往從別人已經(jīng)總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)中、已經(jīng)發(fā)掘的典型中看到了或多或少似曾相識(shí)的東西，其實(shí)這些典型、這些經(jīng)驗(yàn)也許就發(fā)生和成長在自己的身邊，自己只是沒有發(fā)現(xiàn)或沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)而已。因此，承擔(dān)著總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、推廣典型、開展宣傳重任的辦公室主任就必須學(xué)會(huì)有以小見大、見微知著的本領(lǐng)，發(fā)現(xiàn)比別人早一

7、點(diǎn)，發(fā)掘比別人深一點(diǎn)。    三、嘴巴要穩(wěn)：忠于守信和保密    一個(gè)悶罐子當(dāng)不了辦公室主任，辦公室主任的嘴巴理應(yīng)能言善辯，巧舌如簧，但不分場合、不分對(duì)象、不分內(nèi)容的滔滔不絕，顯然也是不行的。什么時(shí)候該口若懸河，什么時(shí)候該守口如瓶，辦公室主任必須嚴(yán)格把握這個(gè)分寸。    如果說能言善辯是辦公室主任必備的業(yè)務(wù)素質(zhì)，那么，守口如瓶同樣是他必備的政治素質(zhì)，由于工作性質(zhì)所決定，辦公室主任享有比別的中層干部更多的知情權(quán)，參加必要的黨組會(huì)議、局長辦公會(huì)議、局務(wù)會(huì)議等，使他有更多的機(jī)會(huì)獲得

8、更多的在一定的時(shí)間、范圍內(nèi)被稱之為秘密的信息和資料，而這些信息和資料往往也是單位的工作重點(diǎn)，群眾關(guān)注的熱點(diǎn)和議論的焦點(diǎn)，諸如人事任免的問題，經(jīng)費(fèi)管理問題，評(píng)先評(píng)優(yōu)問題，還有許許多多的數(shù)字、報(bào)表等，這就要求辦公室主任必須時(shí)刻牢記自己的身份，增強(qiáng)政治意識(shí)，嚴(yán)格做到參政不議              政，涉密不泄密，不該自己說的堅(jiān)決不說，寧做悶罐子，不做“長舌婦”。只有這樣，才能有效維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)班子的團(tuán)結(jié)，確保各項(xiàng)議程能順利得到推行。  

9、0; 四、肩膀要平：勇于承責(zé)和舉薦    辦公室主任要有一副厚實(shí)的肩膀，這副肩膀上要擔(dān)得起本不由自己承擔(dān)的責(zé)任，還要撐得住讓別人從自己的肩上跨過去。    辦公室主任要勇于攬“過”。攬過是一種氣質(zhì)，更是一種工作藝術(shù)。辦公室工作點(diǎn)多面廣，在工作中顧此失彼、出現(xiàn)失誤是在所難免的，但辦公室主任都應(yīng)在第一時(shí)間將出現(xiàn)過錯(cuò)的責(zé)任“攬”到自己肩上，來接受領(lǐng)導(dǎo)或同事的批評(píng)，而不應(yīng)該對(duì)失誤者吹胡子瞪眼，當(dāng)場指責(zé)。因?yàn)閻圩o(hù)其任何下屬的臉面，也就調(diào)動(dòng)了下屬的工作積極性，增強(qiáng)了下屬的工作責(zé)任感。在日后的工作中，他們定會(huì)自我施壓、

10、兢兢業(yè)業(yè)，以使他們的直接領(lǐng)導(dǎo)不再承受不該承受的“委屈”。        辦公室主任還要樂于舉“賢”。發(fā)現(xiàn)典型、推舉典型、宣傳典型，是辦公室的職責(zé)和義務(wù)，“為人作嫁”是辦公室主任的必修課，因此，辦公室主任必須淡泊名利，不思“進(jìn)取”，而一心一意地發(fā)掘典型、培養(yǎng)典型、舉賢薦能，讓他們從自己的肩膀上站起來并跨入一個(gè)嶄新的天地，這是一個(gè)成功的辦公室主任應(yīng)當(dāng)具有的人格魅力。    五、心胸要闊：善于化解和包容    辦公室是機(jī)關(guān)事務(wù)的集中地，也是機(jī)關(guān)矛盾的集

11、中地，辦公室主任時(shí)時(shí)都會(huì)推至機(jī)關(guān)事務(wù)與矛盾的風(fēng)口浪尖上，其實(shí)，唯有虛懷若谷，胸襟博大，才能化解一切矛盾，包容一切是非面，保證機(jī)關(guān)工作順利開展。    化解矛盾要用心去溝通。有人的地方有矛盾存在，遇上矛盾怎么辦？一是要有化解矛盾的信心。辦公室主任必須具備這份自信，相信自己有能力化干戈為玉帛、化尖銳為平和，不是特別棘手的難題，一般不要讓矛盾走出辦公室。那種碰到問題繞道走，遇上矛盾就上交的做法是辦公室主任無能的表現(xiàn)。二是要認(rèn)真分析矛盾的性質(zhì)，矛盾擺在面前，辦公室主任要分得清哪個(gè)是主要矛盾，哪個(gè)矛盾在現(xiàn)實(shí)的工作中帶有普遍性等，只有把握住了這些，才能在眾多矛盾中分

12、清輕重緩急，找出矛盾產(chǎn)生的根源，尋求解決的最佳辦法，從而做到各個(gè)擊破。三是要用一副熱心腸去化解矛盾的堅(jiān)冰。在解決矛盾的過程中，辦公室主任要學(xué)會(huì)串位思考，換位思考，才更能夠切中要害，把握根本，在心與心的溝通、情與理的交融中，“矛”和“盾”就有可能成為一對(duì)親密的“伙伴”。    包容是非要用心去感受。擁有一顆包容之心對(duì)辦公室主任來說十分重要，發(fā)生在辦公室的是非曲直可謂是司空見慣，誤解者有之，批評(píng)者有之，冷嘲熱諷者有之，凡此種種，辦公室主任都得無一例外地包容下來，切不可小肚雞腸、斤斤計(jì)較，但也不可視而不見、充耳不聞。是誤解的，交給時(shí)間去澄清；是批評(píng)的，其正確就

13、認(rèn)真地加以改進(jìn)，其不當(dāng)就把它當(dāng)作防止今后工作出現(xiàn)類似問題的良藥；對(duì)冷嘲熱諷者，一個(gè)寬容的微笑遠(yuǎn)比針鋒相對(duì)、反唇相譏更具威力。唯有這樣，辦公室主任才不至于被這些擾亂自己的陣腳，才能夠保持一種平和的心態(tài)來從事本職工作。不求有功于世，但求無愧于心是辦公室主任應(yīng)該達(dá)到的精神境界。    六、腰桿要硬：取于管理和督辦    作為本單位的行政管理部門，辦公室承擔(dān)著大量的日常事務(wù)管理和督辦工作。要真正搞好這項(xiàng)工作，辦公室工作就要練就一副“硬腰桿”。    一是堅(jiān)持原則要頂?shù)米　皦骸?。管理?/p>

14、作是一項(xiàng)原則性硬的工作，堅(jiān)持原則是搞好管理的前提條件。因此，辦公室主任必須敢于堅(jiān)持真理，嚴(yán)格按照機(jī)關(guān)各項(xiàng)制度進(jìn)行管理，并一項(xiàng)一項(xiàng)抓落實(shí)，必要時(shí)還要拉得下臉面，頂?shù)米毫?，?duì)不服從管理、不按制度辦事的人和事進(jìn)行必要的行政和經(jīng)濟(jì)處理，增強(qiáng)管理的“鋼”性。    二是加強(qiáng)督辦要抗得住“震”。很多工作是雷聲大，雨點(diǎn)小，這就是缺乏督辦的結(jié)果。沒有督辦，就無法形成局領(lǐng)導(dǎo)的集體權(quán)威，就無法保證政令暢通。因此，辦公室主任同樣要頂壓抗震，以大局為重，以工作為重，如實(shí)做到上下通氣，真正體現(xiàn)“賞罰分明”。唯有這樣，才能言行一致，令行禁止，促使各項(xiàng)工作管有原則，行有成效。

15、60;   七、手腳要勤：長于調(diào)研和反饋    信息作為領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，推動(dòng)工作方式，促進(jìn)交流的工具，已越來越受到各項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，作為被稱之“信息庫”、“參謀部”的辦公室，采集高密度信息，撰寫高質(zhì)量文章，開發(fā)高質(zhì)量調(diào)研，理應(yīng)放在辦公室工作的突出位置，作為辦公室主任，更應(yīng)手勤眼快，勤收集，勤調(diào)研，切實(shí)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。    手要勤，勤于收集和歸納。辦公室每天都有大量的報(bào)刊雜志內(nèi)參和文件，是機(jī)關(guān)信息傳遞交流中心，如何向領(lǐng)導(dǎo)傳遞這些信息？作為辦公室主任必要掌握兩點(diǎn)，一是領(lǐng)導(dǎo)在想什么，

16、想知道什么？二是領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該知道什么？搞清楚了這兩點(diǎn)，才能眾多紛繁復(fù)雜的信息中選出領(lǐng)導(dǎo)最感興趣最具有參考價(jià)值的信息，進(jìn)行編輯歸類，及時(shí)重點(diǎn)地傳遞給領(lǐng)導(dǎo)，才能有效提高信息的利用效果。    腿要快，快于調(diào)研和反饋。辦公室主任注重呆機(jī)關(guān)，同時(shí)要注重下基層，基層是信息和策源地，基層是開展調(diào)研的主戰(zhàn)場，一個(gè)會(huì)議精神是否得以貫徹，一項(xiàng)重大工作是否得以落實(shí)，領(lǐng)導(dǎo)近期關(guān)注什么工作重點(diǎn)，群眾近期關(guān)注什么熱點(diǎn)，工作中近期有哪些難點(diǎn)等等都是基層調(diào)研的課題，而這些問題辦公室主任是坐機(jī)關(guān)閉門造車不出來的。因此，深入基層，捕捉信息，認(rèn)真研究，仔細(xì)分析，及時(shí)反饋，讓領(lǐng)導(dǎo)在最短的時(shí)間內(nèi)取

17、得更為詳實(shí)的一手資料，就會(huì)減少?zèng)Q策的盲目性，增強(qiáng)針對(duì)性，提高準(zhǔn)確性。    八、身板要正：樂于奉獻(xiàn)和敬業(yè)    辦公室工作是一個(gè)付出多、回報(bào)少的工作；是一個(gè)埋頭苦干、為人作嫁衣裳的工作；是一個(gè)需過十磨九難、默默耕耘才能贏得大家理解和信賴的工作，工作責(zé)任大，難度大，搞好辦公室工作必須有一支精干的隊(duì)伍，因此，作為辦公室主任，必須樹立起良好的自身形象，來帶動(dòng)和影響他人。    一是樹立良好的專業(yè)形象。辦公室的工作職能要求辦公室主任既要通曉本單位的業(yè)務(wù)又要具備專長的寫作能力，行政管理能力，綜合協(xié)調(diào)能力。因此，辦公室主任必須十分注重綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，向書本學(xué)，向?qū)嵺`學(xué)，向領(lǐng)導(dǎo)和同事們學(xué)，不斷富和充實(shí)自己。    二是樹立崇高的敬業(yè)形象