公司文件編號(hào)規(guī)則

1、文件編號(hào)規(guī)那么1. 目的加強(qiáng)公司文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理，便于文件的識(shí)別、追溯和控制，標(biāo)準(zhǔn)存檔，確保公司重要文件具有唯一編號(hào)，保證公司文件體系有效運(yùn)轉(zhuǎn)。2. 適用范圍 適用于公司文件的編號(hào)管理和控制。a) 技術(shù)類文件：是指在公司的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、效勞等各個(gè)環(huán)節(jié)中與技術(shù)有關(guān)的各類文件和資料。b) 其他文件：包括公司規(guī)章制度、管理文件、合同協(xié)議、 等；c) 編號(hào)文件包括紙介文件以及電子文件。3. 編號(hào)方法 3.1 公司名稱約定公司全稱： 簡 稱： 3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位數(shù)字表示公元年份，如2021表示公元2021年。 mm月份：用兩位數(shù)字表示月

2、份，缺乏兩位時(shí)，用零補(bǔ)齊，如03表示第3月。 dd 某 日：用兩位數(shù)字表示當(dāng)日，缺乏兩位時(shí)，用零補(bǔ)齊，如05表示第5日。 例如： 2021-10-12或20211012 表示2021年10月12日 3.3 文件版本編號(hào) 下面是對文件版本進(jìn)行編號(hào)要遵守的標(biāo)準(zhǔn)： 起草版本的編號(hào)為 0.1, 0.2, 0.3, ., 0.10。 版本編號(hào)可以根據(jù)工程需要延伸到假設(shè)干層，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1. 一旦文件版本得以確認(rèn)后，即正式版本編號(hào)應(yīng)該始自1.0，版本編號(hào)不斷變化為：1.0, 1.1, 1.2, ., 1.10。工程可以根據(jù)需要將版本編號(hào)晉升為2.0，2.1, 2.2 等。3

3、.4 技術(shù)文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMMFIRST：公司名稱縮寫AA：工程名稱NN：版本號(hào)，參見3.3節(jié)YYYYMM：年月 3.5 其他文件的編號(hào) 3.5.1 公司規(guī)章制度和管理文件 公司規(guī)章制度和管理文件的編號(hào)格式為：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN：大寫英文字母，部門代號(hào)，如該制度是公司級(jí)文件，適用于公司全體人員，該局部編碼省略；如該文件是部門內(nèi)部管理制度，那么應(yīng)標(biāo)記部門編號(hào)，表示該制度由部門內(nèi)部使用。相應(yīng)的部門代號(hào)如下：綜管部：ZG采購部：CG生產(chǎn)部：SC銷售部：XS財(cái)務(wù)部：CWTT文件類型：規(guī)章制度RR，指公司公布執(zhí)行的各種規(guī)章制度； 質(zhì)量管理文件

4、QS，公司運(yùn)轉(zhuǎn)過程中的各類文件和記錄。 nnn：文件流水號(hào)dd：文件版本號(hào)YY：年份例如：考勤管理制度的文件編號(hào)為：FIRST-RR-001-1.0-12，表示2021年發(fā)布的1.0版考勤管理制度，適用于公司全體人員的規(guī)章制度。3.5.2 合同協(xié)議 合同協(xié)議的編號(hào)格式為：FIRST -yyyymmdd-T-nnn yyyymmdd：簽訂合同的年月日 T：合同類型 XS-銷售合同 CG-采購合同 HZ-合作協(xié)議 LD-勞動(dòng)合同 QT-其它合同 nnn：合同流水號(hào)3.5.3 發(fā)出的 編號(hào)結(jié)構(gòu)為：FIRST-AA -R/S-BB-yyyymmdd- nnnAA：人員R表示收到 ，S表示發(fā)出 BB：

5、的主題不超過15個(gè)漢字yyyymmdd：表示日期nnn： 流水號(hào) 屬于臨時(shí)文件，一般不做長期保存，如需要保存，那么應(yīng)對其復(fù)印，并以外來文件的命名規(guī)那么進(jìn)行命名,并且與外來文件一起管理。例如： FIRST-張三-R-寧波下月訂單的回復(fù)-20211012-01 表示在2021年10月12日收到從寧波發(fā)來的 ，主題為“下月訂單的回復(fù)。3.5.4 電子郵件的命名規(guī)那么 電子郵件需要?dú)w檔管理時(shí)，按 的命名規(guī)那么命名。3.5.5 外來文件 外來文件結(jié)構(gòu)為：FIRST - AA-BB - nnn-yyyymmddAA：工程名稱BB：文件來源nnn：文件流水號(hào)yyyymmdd：發(fā)文年月日例如： FIRST-采

6、購訂單-佳島-01-202110123.5.6 對外發(fā)文指公司發(fā)給公司外部的通知、公函等。其格式為：yyyymmdd FIRST外文字第nnn號(hào)yyyymmdd：發(fā)文的年月日nnn：文件流水號(hào)3.5.7 會(huì)議紀(jì)要指公司內(nèi)部會(huì)議的記錄等，格式：FIRST-DN-yyyymmdd-AB-nnn DN：部門假設(shè)為公司全體部門參加的，那么可省略yyyymmdd：日期，詳見3.2日期表示AB：會(huì)議主題不超過15個(gè)漢字nnn：文件流水號(hào)例如： FIRST-20211015-周例會(huì)-001 3.5.8 其它文件 周工作方案：FIRST- yyyymmdd -周方案- AB-nnn工作任務(wù)單：FIRST- y

7、yyymmdd -任務(wù)單- AB-nnn出差報(bào)告單：FIRST-yyyymmdd -出差報(bào)告- AB-nnn工 資 單：FIRST-yyyymm -工資單- CW-nnn yyyymmdd：日期，詳見3.2日期表示AB：人員CW：財(cái)務(wù)部nnn：文件流水號(hào)例如：FIRST-20211015-周方案-張三-0013.5.9 文件附件 所有文件，如另外附有文件附件、相應(yīng)表格、補(bǔ)充文件等，采用在原有文件編號(hào)后附加：- Xnn-NAX為附加內(nèi)容類別：T表格，A附件，S補(bǔ)充文件nn：附件流水號(hào)NA：附件名稱例如：考勤管理制度的編號(hào)為：FIRST-RR-001-1.0-12，該制度有附件考勤表，那么附件的編號(hào)為：FIRST-RR-001-1.0-12-T01-考勤表4. 編號(hào)管理所有文件由綜管部統(tǒng)一編制和管理。除附件流水號(hào)起始值為01外，其余文件流水號(hào)起始值均為001。所有文件流水號(hào)在每年1月1