財務(wù)流程論文-信息化環(huán)境下會計循環(huán)流程及其特點

1、財務(wù)流程論文-信息化環(huán)境下會計循環(huán)流程及其特點在會計信息化條件下,各種現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用為會計人員大大減輕了工作量,為會計行業(yè)提供了新的發(fā)展和機遇,但同時也打破了傳統(tǒng)意義上的會計循環(huán)流程。筆者以用友U8財務(wù)管理軟件為例進行闡述會計信息化條件下的會計循環(huán)。 一、傳統(tǒng)會計循環(huán)流程 (一)傳統(tǒng)會計循環(huán)流程理論傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程是建立在勞動分工理論下的一種順序化業(yè)務(wù)流程。它將企業(yè)的整個會計活動分為若干期間,以收集企業(yè)業(yè)務(wù)活動信息做為會計過程的起點,會計人員從企業(yè)業(yè)務(wù)活動的所有數(shù)據(jù)中獲取有價值的數(shù)據(jù),選擇不同的會計方法并利用一定的會計工具,按照會計規(guī)則對其進行處理、加工,最后以專業(yè)性的語言描述,形成會計信

2、息。 (二)傳統(tǒng)會計循環(huán)流程圖在每一個會計期間,會計工作從交易或事項的確認(rèn)開始,依次經(jīng)過計量、記錄,最后編制財務(wù)報告,再進入下一個會計期間,由此形成一個會計循環(huán)。具體工作過程如圖1所示。在傳統(tǒng)會計循環(huán)中,單純地以會計業(yè)務(wù)活動為中心,會計人員只需要了解會計業(yè)務(wù)即可,與其他部門接觸較少。傳統(tǒng)會計下對會計人員的要求也不高,但會計人員的工作量很大,會計人員每天都進行著大量的重復(fù)勞動。 二、信息化下的會計循環(huán) (一)初始設(shè)置一是建立賬套。賬套指一組相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)。從會計的角度來看,建立賬套是建立一個新的核算主體,然后進行財務(wù)分工設(shè)置,并對增加的用戶進行功能權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限的設(shè)置。一個賬套包含了企業(yè)所有的數(shù)

3、據(jù),將企業(yè)數(shù)據(jù)按年度劃分,稱為年度賬,一個賬套中可以存放不同年度的年度賬,企業(yè)在建立賬套時就應(yīng)考慮會計期間的設(shè)置、啟用會計期間、核算類型以及編碼方案等內(nèi)容,而建立賬套主要是對系統(tǒng)環(huán)境進行一系列的設(shè)定。二是初始化。初始化是指系統(tǒng)初始化,即在使用ERP財務(wù)管理軟件時,為了保證系統(tǒng)在以后的工作中可以正常使用而必須進行的一些基礎(chǔ)操作。初始化工作主要包括設(shè)置控制參數(shù)、設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和期初余額錄入。其中設(shè)置控制參數(shù)是對總賬管理系統(tǒng)的一些系統(tǒng)選項進行設(shè)置,以便為總賬管理系統(tǒng)配置相應(yīng)的功能或設(shè)置相應(yīng)的控制;設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)則是將企業(yè)的一些公共資料和數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)中,供以后的日常操作,主要包括定義外幣及匯率、建立會計科

4、目、建立部門、個人、客戶、供應(yīng)商、項目檔案,設(shè)置憑證類別、設(shè)置結(jié)算方式等若干內(nèi)容。 在傳統(tǒng)會計循環(huán)中,不包括這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的設(shè)置,尤其是對部門、個人、客戶、供應(yīng)商和項目的建立檔案,但在信息化條件下,將這些企業(yè)管理的內(nèi)容加了進來,表面上看增加了會計人員的工作,實際上這些數(shù)據(jù)的設(shè)置正是為了減輕會計人員的日后工作量,也可以使企業(yè)的賬目清析明了。 (二)日常處理與傳統(tǒng)會計循環(huán)類似,企業(yè)會計人員將經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的依據(jù)即原始憑證搜集后,進行記賬憑證登記。在信息化條件下,會計人員做的最多的一項工作就是依據(jù)原始憑證錄入記賬憑證。記賬憑證經(jīng)審核后進行記賬,登記到會計賬簿上。與傳統(tǒng)會計不同的是,利用ERP財務(wù)管理軟件

5、可以通過記賬功能自動將各記賬憑證登記到會計賬簿上,會計人員只需要對會計賬簿進行查看即可。但值得注意的是,會計信息化下“記賬”的含義與傳統(tǒng)會計中“記賬”含義不同。賬簿記錄實際上是將記賬憑證按不同的形式進行組織和匯總,傳統(tǒng)會計中記賬時必須將其重新抄寫到各有關(guān)的賬簿上。但在信息化條件下,記賬憑證包含了兩層意義:一是將當(dāng)月的輸入到未記賬憑證文件中的記錄轉(zhuǎn)存到已記賬憑證文件中,使經(jīng)審核的記賬憑證成為正式的會計檔案;二是對科目的余額、本期發(fā)生額和累計發(fā)生額進行匯總、更新。 (三)期末處理期末處理的具體工作主要包括銀行對賬、自動轉(zhuǎn)賬、對賬、結(jié)賬、會計檔案備份以及編制報表。一是銀行對賬與對賬。銀行對賬主要是將

6、企業(yè)的銀行存款日記賬與銀行開具的“銀行對賬單”進行核對,與此相比,期末要進行的另一項“對賬”操作則是對賬簿數(shù)據(jù)進行核對,以檢查記賬是否正確,以及賬簿是否平衡。它主要是通過核對總賬與明細賬、總賬與輔助賬數(shù)據(jù)來完成賬賬核對;通過核對各種賬簿與記賬憑證的數(shù)據(jù)來完成賬證核對;通過核對賬簿記錄與資產(chǎn)實際情況來完成賬實核對,但是由于在信息化條件下,各種賬簿都是根據(jù)記賬憑證由系統(tǒng)自動記賬生成,由于有著相同的來源和依據(jù),因此只要記賬憑證正確,各種賬簿數(shù)據(jù)都是正確的,并且保持高度的一致。二是轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)。傳統(tǒng)會計中轉(zhuǎn)賬處理業(yè)務(wù)是指期末由會計人員根據(jù)某些賬戶的余額或本期發(fā)生額填制轉(zhuǎn)賬憑證、登記有關(guān)賬簿,主要是結(jié)轉(zhuǎn)損益

7、類科目余額、結(jié)轉(zhuǎn)成本費用科目余額以及結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤。而信息化條件下的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)內(nèi)容則包含很多。轉(zhuǎn)賬分為外部轉(zhuǎn)賬和內(nèi)部轉(zhuǎn)賬兩類。外部轉(zhuǎn)賬是指將ERP財務(wù)管理軟件中各個不同模塊生成的記賬憑證轉(zhuǎn)入總賬模塊中,如將固定資產(chǎn)模塊中生成的計提折舊的記賬憑證傳遞至總賬系統(tǒng)中,將工資管理模塊中計算工資的記賬憑證傳遞至總賬系統(tǒng)中等;內(nèi)部轉(zhuǎn)賬是指在總賬管理系統(tǒng)內(nèi)部,把某個或某幾個會計科目中的余額或本期發(fā)生額轉(zhuǎn)到一個或多個會計科目中,如攤銷報刊費的記賬憑證。可見,信息化條件下“轉(zhuǎn)賬”業(yè)務(wù)的內(nèi)涵比傳統(tǒng)會計下的“轉(zhuǎn)賬”要擴大很多。三是結(jié)賬。與記賬功能相似,信息化下的“結(jié)賬”含義與傳統(tǒng)會計中的“結(jié)賬”也有所變化。在信息化下,

8、結(jié)賬是計算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額,并終止本期的賬務(wù)處理工作。傳統(tǒng)會計中的結(jié)賬則是指把一定時期內(nèi)應(yīng)記入賬簿的經(jīng)濟業(yè)務(wù)全部登記入賬后,計算記錄錄本期發(fā)生額及期末余額,并將余額結(jié)轉(zhuǎn)下期或新的賬簿。信息化下的結(jié)賬將終止本期賬務(wù)處理工作與計算和結(jié)轉(zhuǎn)種賬簿的本期發(fā)生額和期末余額并列,強調(diào)了一旦結(jié)賬后,就不能對前面所有的操作進行修改。原本該項操作可以加強企業(yè)的內(nèi)部控制,但由于財務(wù)管理軟件都存在反結(jié)賬功能,因弱化了其內(nèi)部控制。 三、信息化下會計循環(huán)流程的特點 (一)企業(yè)管理與財務(wù)核算并重信息化下的會計循環(huán)所進行的一系列初始設(shè)置實質(zhì)上是企業(yè)管理所進行的內(nèi)容,但這些內(nèi)容對企業(yè)利用信息化技術(shù)進行財務(wù)核算

9、的影響卻至關(guān)重要。很多初始設(shè)置一經(jīng)設(shè)定就不允許修改,因此,初始設(shè)置直接決定了日后工作的效率和質(zhì)量。利用ERP軟件進行財務(wù)核算,省去了很多傳統(tǒng)會計中的冗雜又易錯的工作,大大節(jié)省了時間與減少了工作量,既保證了會計信息的及時性,又保障了信息的可靠性。此外作為會計信息化的一個重要表現(xiàn),ERP財務(wù)管理軟件中的財務(wù)模塊與一般的財務(wù)軟件不同,ERP財務(wù)管理軟件還包含了供應(yīng)鏈、生產(chǎn)成本、人力資源等子系統(tǒng),并且各系統(tǒng)之間有相應(yīng)的接口,能夠相互集成,如總賬中的部門、人員等信息可以直接導(dǎo)人工資模塊中。信息化條件下,企業(yè)的財務(wù)核算不僅是財務(wù)核算,還包括財務(wù)計劃、控制、分析和預(yù)測等內(nèi)容,它是個以財務(wù)為核心的管理活動。

10、(二)企業(yè)內(nèi)部控制弱化在信息化條件下,可以利用ERP財務(wù)管理軟件中的權(quán)限設(shè)置進行有效的內(nèi)部控制,權(quán)限管理分為三種:功能權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限和金額權(quán)限。功能權(quán)限是對每個操作員對各模塊及細分功能的操作權(quán)限管理,如出納只有對資金管理的操作權(quán)限,而沒有錄入記賬憑證的權(quán)限;數(shù)據(jù)權(quán)限是針對業(yè)務(wù)對象進行的控制,可以選擇對特定業(yè)務(wù)對象的某些項目和某些記錄進行查詢和錄入的權(quán)限控制。金額權(quán)限則主要體現(xiàn)在兩個方面:一是設(shè)置用戶在填制憑證時對特定科目允許輸入的金額范圍,二是設(shè)置用戶在填制采購訂單時,允許輸入的采購金額范圍,如會計人員在填制記賬憑證時,現(xiàn)金科目的金額不能超過10000元。權(quán)限設(shè)置是信息化條件下最為有效的內(nèi)部控制,但由于財務(wù)管理軟件功能越來越“齊全”,“反初始化”、“反審核”、“反過賬”、“反結(jié)賬”、“憑證制單不序時”等功能的出現(xiàn),使得在ERP財務(wù)管理軟件中的操作可以達到完全無痕化,從而大大減弱了內(nèi)部控制。 (三)會計人員素質(zhì)要求提高 在傳統(tǒng)會計循環(huán)流程中,會計人員只要熟練掌握相關(guān)會計知識就可以輕松應(yīng)付其職責(zé)。但在信息化下,現(xiàn)代信息技術(shù)的使用加上企業(yè)財務(wù)管理重心的變化使得會計人員自身的素質(zhì)也相應(yīng)的提高。會計人員既要懂得會計知識,又要懂得計算機知識、企業(yè)管理知識、以及