材料管理部-運用現代化管理方法,創(chuàng)建庫存高效管理模式96936VIP

1、運用現代化管理方法，創(chuàng)建庫存高效管理模式一、開發(fā)背景我公司的計算機應用工作起步于90年代。同國內其它大型企業(yè)一樣，我公司的信息化管理也經歷了單項管理項目應用、部門信息管理系統(tǒng)的開發(fā)、企業(yè)信息網絡的建立等幾個階段。二十年來，我們在財務、人事、設備、計劃、供應等部門開發(fā)出一批適合企業(yè)特點的信息管理系統(tǒng)。但由于受當時技術條件和管理水平的局限，造成各管理系統(tǒng)相對獨立，開發(fā)環(huán)境和應用平臺差異很大，信息代碼化沒有統(tǒng)一的標準，應用水平也參差不齊，各子系統(tǒng)形成一個個信息“孤島”，很難實現企業(yè)內部的信息共享,企業(yè)的信息資源無法得到合理利用，這些問題在一定程度上限制了企業(yè)的發(fā)展。傳統(tǒng)的庫存管理方法以手工記賬形式完

2、成，業(yè)務流程不規(guī)范、數據準確性差、工作效率低。因此，改進業(yè)務流程，提高工作效率等規(guī)范管理勢在必行。為順應網絡信息時代發(fā)展，我們迫切需要通過信息技術，讓庫存管理者從繁重的事務性工作中解放出來，及時反應業(yè)務過程中的問題，實現庫存管理科學化，達到減少庫存和降低成本，更好地為公司做出貢獻。二、理論基礎ERP系統(tǒng)（Enterprise Resources Planning,“企業(yè)資源計劃”），是基于企業(yè)管理理念，高度集成化的信息系統(tǒng)，是一套將財務、分銷、制造和其他業(yè)務功能合理集成的應用軟件系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)的核心價值體現以下在3個方面：1）以財務為核心，集物流、資金流和信息流為一體，實現“三流合一”，做到

3、財務與業(yè)務、業(yè)務與業(yè)務相互集成，財務管控向業(yè)務管控有效延伸。2）各業(yè)務部門在統(tǒng)一平臺上協同工作，各模塊無縫集成，實現信息共享。3）支撐企業(yè)精細化管理和規(guī)范化運作，實現全過程控制。ERP系統(tǒng)具有以下幾點優(yōu)勢：1）規(guī)范性：規(guī)范企業(yè)的業(yè)務流程，強化企業(yè)的內部控制，降低內部營運風險；2）集成性：實現企業(yè)的物流、信息流、資金流統(tǒng)一，保持企業(yè)的各部門數據的一致和共享；3）高效性：提高工作效率，減少業(yè)務人員的工作量，由于ERP系統(tǒng)的集成性，業(yè)務人員完成業(yè)務操作的同時，自動完成財務憑證錄入及記帳工作；4）多層次：提供業(yè)務處理、經營管理和決策支持多個層面的管理功能，管理多層次的大型集團架構；5）決策支持：實現對

4、業(yè)務數據的提取和綜合分析，為管理層快速決策提供支持。我公司旨在利用現代化ERP系統(tǒng)中的庫存模塊創(chuàng)建庫存高效管理模式。通過建立系統(tǒng)環(huán)境先進的、功能完善的、網絡信息化庫存管理系統(tǒng)，高效地把采購、庫存、財務信息流三者合為一體，提高庫存管理的高效性，全面實現庫存管理的職能。三、創(chuàng)建庫存高效管理模式的基本思路和目標在傳統(tǒng)的庫存管理模式中，庫存業(yè)務的發(fā)生人為分為幾個環(huán)節(jié)，而ERP系統(tǒng)下的庫存模塊則可以實現實時的跟蹤，管理者可以跟蹤到業(yè)務的每一步操作，隨時發(fā)現庫存業(yè)務中存在的問題。因此，庫存的管理成了一個動態(tài)的系統(tǒng)，一個環(huán)環(huán)相扣的過程。新的庫存管理模式將原有的庫存業(yè)務流程進行重新調整，可以減少隨意性，加強規(guī)

5、范性。庫存管理信息也將越來越精細和集成。在傳統(tǒng)的驗收、領料過程中，要想得到實時的材料到貨信息幾乎是不可能的，必須每天或在某一規(guī)定的時段由統(tǒng)計人員將一定時間的信息進行匯總后才能獲得完整的驗收、領料信息。而采用企業(yè)ERP系統(tǒng)下庫存模塊管理模式，業(yè)務發(fā)生和信息流通是同時進行的，管理者可隨時獲得任何時間和任何時段的入庫、發(fā)貨信息。創(chuàng)建庫存高效管理模式的基本思路和實施目標如下。創(chuàng)建庫存高效管理模式的基本思路：1、建立庫存管理相關的基礎數據；2、過程控制庫存管理的業(yè)務；3、提供及時準確的庫存信息、減少庫存和降低成本；4、為財務人員核算提供準確的、及時的數據。創(chuàng)建庫存高效管理模式的實施目標：1、建立統(tǒng)一的物

6、料編碼規(guī)則，統(tǒng)一的物料分類，便于在系統(tǒng)中查找。2、物料信息集中控制。3、規(guī)范優(yōu)化庫存管理流程。包括物料信息維護流程、收料流程、發(fā)料流程、庫存調撥流程、盤點流程等。4、規(guī)范和統(tǒng)一業(yè)務單據，提供經營管理需要的統(tǒng)計分析報表。5、改善和規(guī)范倉庫日常的事務處理，減輕保管員手工計算的工作量。6、共享庫存信息，減少單據、報表在部門間的流轉，便于各級公司領導的監(jiān)控。7、建立安全可靠、管理高效規(guī)范的信息系統(tǒng)。四、庫存高效管理模式的實施過程 庫存管理的主要實施過程包括：基礎數據維護、入庫操作流程、發(fā)貨操作流程、庫存操作流程、查詢統(tǒng)計操作。（一）基礎數據維護。庫存管理的基礎數據是ERP系統(tǒng)啟用的關鍵。在ERP系統(tǒng)中

7、啟用庫存管理功能模塊前，必須在系統(tǒng)初始化時，輸入完整正確的庫存管理相關的基礎數據，才能開展正常的庫存管理業(yè)務處理工作。庫存管理的基礎數據除了與其他功能模塊相同，并且必須定義企業(yè)管理組織結構，崗位設置和人員基本信息外，還要輸入庫存物料，基本信息和庫位定義。在庫位定義時，企業(yè)將倉庫至少分為庫存商品庫、原材料庫，企業(yè)則按庫位地理位置和存放物料的類型分類。在基礎數據定義完整正確后，庫存管理相關崗位可以按授權功能模塊進入正常的業(yè)務操作。 (二)入庫操作流程規(guī)則。物料進貨登錄操作是在系統(tǒng)指定庫存管理員，對指定物料和指定采購單根據驗收合格數量、品名和規(guī)格入庫分錄。一張合格的采購單可以同時采購多種物料，也可以

8、對同一個物料分批入庫。系統(tǒng)登錄入庫物料時，自動復核入庫物料是確認的物品和規(guī)定的數量，如果物料規(guī)格、名稱、供應商等基本信息不正確，則管理信息系統(tǒng)拒絕接受物料，無法入庫，可嚴格控制入庫物品的隨意性。 (三)發(fā)貨操作流程規(guī)則。物料發(fā)貨是在系統(tǒng)提示下進行的，沒有需求單位提供的預留申請單，無法發(fā)貨物料，在發(fā)貨登錄時，登錄物料的基本信息是由系統(tǒng)提供，操作人員只能登錄系統(tǒng)指定物料的數量與時間，一次可以同時發(fā)出多種物料，也可以一個物料分多次發(fā)貨。當一個預留申請中的物料發(fā)貨完成后，系統(tǒng)自動關閉相應預留，如果在發(fā)貨過程中發(fā)生錯誤，需要回收物料，則必須采用物料沖銷處理方式。物料發(fā)貨操作必須是系統(tǒng)授權指定的庫存管理員

9、，并且按系統(tǒng)的提示操作，在系統(tǒng)中的每一次操作，都會留下相應的操作記錄，嚴格控制發(fā)貨出庫物品的隨意性。 (四)庫存操作盤點規(guī)則。庫存盤點是庫存管理的日常工作，庫存管理人員根據人員配備情況和物料等級做好盤點計劃和實施盤點工作，在庫存盤點后及時調整庫存量，在登記盤點發(fā)生賬面數值與實際數值偏差時，必須通過上級領導簽字確認差異原因后才可修正庫存量。這類修改操作不僅通過授權嚴格控制操作人員，而且必須建立完整的賬號和科目。 (五)查詢統(tǒng)計操作規(guī)則。ERP系統(tǒng)中央數據庫的數據真實地反映了企業(yè)運行狀態(tài)和運行過程，所有數據均是企業(yè)的信息資源，必須加于保護。查詢和統(tǒng)計操作直接提供了企業(yè)經營狀態(tài)，所以對進入系統(tǒng)需要查

10、詢和統(tǒng)計操作人員加強管理，一方面監(jiān)控查詢與統(tǒng)計操作控制權，嚴格控制企業(yè)信息的外泄。五、庫存高效管理模式的運行效果分析ERP庫存管理系統(tǒng)在中油東北煉化公司和吉林分公司的密切合作下歷時5個月的時間系統(tǒng)測試完畢，于2010年10月8日正式上線, 目前系統(tǒng)運行正常。通過對采用ERP庫存高效管理模式的前后對比分析，能夠一目了然的看到ERP系統(tǒng)下庫存管理模式的高效性。采用ERP庫存高效管理模式之前存在的問題：1）庫存管理缺乏先進有效的管理方法，內部資源缺乏合理配置； 2）庫存管理內部信息溝通不暢，上傳下達不及時；3）成本計算缺乏科學依據，控制難度增大； 4）對全國各地的項目管理困難，對異地項目庫存不能有效

11、控制； 5）庫存管理的內部沒有形成規(guī)范化管理，亟待建立科學的管理體系和快速反應的庫存管理模式。 采用ERP庫存高效管理模式之后的實際運行效果：1）庫存管理系統(tǒng)能夠及時反映當前項目庫存管理情況；2）庫存管理系統(tǒng)能夠提供及時準確的庫存信息、減少庫存和降低成本；3）庫存管理系統(tǒng)提高了工作效率，保證了核算的準確性與及時性，能夠滿足公司對全國各地項目庫存管理的控制要求。4) 庫存管理系統(tǒng)能夠實現信息共享，從而支撐企業(yè)精細化管理和規(guī)范化運作，實現全過程控制。ERP系統(tǒng)下庫存管理模塊作為采購、庫存、財務信息流“三流一體”的一個重要環(huán)節(jié)，管理信息流模塊可以帶動其他信息流模塊，并且可以同時通過不同的渠道各自集中

12、。采購模塊由采購部門使用、庫存模塊由倉儲部門使用，總帳、往來帳模塊由財務部門使用，各模塊使用者通過一種環(huán)環(huán)相扣的方式形成最終的集成信息。通過創(chuàng)建庫存高效管理模式，可以與業(yè)務和財務連為一體，在公司的整個業(yè)務中真正實現信息共享。六、ERP系統(tǒng)下庫存管理模式存在的問題及今后改進計劃。（一）系統(tǒng)操作上存在的問題：1、對應物料號。不熟悉物資分類規(guī)則，將物料需求對應到SAP中的物料號有一定困難.解決方法：采購中心專人負責整理吉林分公司的物料編碼清單并定期更新發(fā)布，培訓需求提報人員.2、沒有物料號。沒有物料號的物資需要向MDM平臺申請物料號后才可提報需求計劃，申請物料號需要時間（1-2天），可能對物料需求的提報和執(zhí)行有一定影響.解決方法：急用情況下先書面提報采購中心執(zhí)行，申請到物料號后在系統(tǒng)內補充創(chuàng)建.3、ERP上線后視圖信息維護錯誤。系統(tǒng)上線初期經常會遇到物料評估類維護錯誤的問題。如果將物料主數據的評估類維護錯誤，就會導致在財務上入成本的科目錯誤。解決辦法：實際維護中嚴格按照維護組與評估類對照表做維護。若出現錯誤若修改必須要滿足兩個條件，庫存量為零和無未清采購訂單。（二）、 公司相關人員對ERP系統(tǒng)的適應問題