物業(yè)公司檔案管理規(guī)定

1、公司檔案管理規(guī)定為加強公司的檔案管理，保證檔案收集、整理、存放、保護和利用各環(huán)節(jié)規(guī)范、有序，根據(jù)國家檔案管理相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制訂本規(guī)定。一檔案工作管理機構(gòu)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理、分級查詢的原則。公司行政人事部作為檔案工作主管部門，統(tǒng)一領(lǐng)導各部門檔案工作，制訂檔案管理規(guī)章制度和工作標準，并負責對各部門檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。各部門應(yīng)設(shè)置專（兼）職檔案管理人員，負責本部門的檔案管理工作。公司檔案主管部門：行政人事部公司檔案監(jiān)管人員：行政主任/總經(jīng)辦秘書公司檔案管理人員：行政人事部行政助理各部門檔案管理人員：各部門文員、行政人事助理、結(jié)算員二檔案工作管理職責檔案工作是管理

2、的基礎(chǔ)性工作，各部門要高度重視，確保檔案工作所必需的條件，全體員工都有維護檔案完整和安全的義務(wù)。（一）公司檔案監(jiān)管人員職責1貫徹執(zhí)行國家物業(yè)管理相關(guān)的檔案法規(guī)，制定公司檔案工作管理制度和工作標準并貫徹執(zhí)行。2負責對公司各部門的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查，一年組織2次對各部門及公司檔案檢查。3定期接收各部門上交的電子檔案及目錄等，并進行整理、分類、保管、統(tǒng)計等工作。4.組織各部門專（兼）職檔案管理人員進行業(yè)務(wù)學習和培訓。5執(zhí)行保密制度，確保檔案的安全。（二）公司檔案管理人員職責：1.嚴格執(zhí)行檔案管理有關(guān)規(guī)定，定期接收各部門上交的檔案、目錄等，并進行整理、分類、保管、統(tǒng)計等工作。2.做好各類檔案

3、的接收、整理、建帳、建卡、保管、統(tǒng)計等工作。檢查、3.驗收歸檔文件材料是否完整、準確、系統(tǒng)，是否符合相關(guān)檔案工作規(guī)范。4.編制各類檔案的檢索工具和參考資料，積極開展咨詢服務(wù)和提供利用工作，做好檔案的查閱、借閱和催還工作。5.做好檔案庫房的管理6.嚴格執(zhí)行保密制度，對密級檔案內(nèi)容不傳密、不泄密、不失密，確保檔案的安全。7.有權(quán)督促有關(guān)部門和人員按歸檔要求及時移交文件材料；有權(quán)拒絕接收不符合要求的文件材料；有權(quán)拒絕不符合查、借閱規(guī)定的人員查、借閱檔案；有權(quán)拒絕無關(guān)人員進入檔案庫房。8.公司檔案管理人員變動時，須辦好檔案的清點、移交手續(xù)后，方可辦理離崗手續(xù)。 （三）各部門檔案管理人員職責1嚴格執(zhí)行檔

4、案管理規(guī)定，切實做好部門文件材料的收集、積累、整理、保管、保護、統(tǒng)計等基礎(chǔ)工作，檢查、驗收歸檔文件材料是否完整、準確、系統(tǒng)，是否符合相關(guān)檔案工作規(guī)范。2認真履行所屬部門檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查職責，定期向行政人事部上交部門檔案（含電子檔案）、目錄等。3編制各類檔案的檢索工具，做好檔案的查閱、借閱和催還工作。4做好本部門檔案柜的管理。5嚴格執(zhí)行保密制度，對密級檔案內(nèi)容不傳密、不泄密、不失密，確保檔案的安全。6分年度對舊檔進行歸類存放，每年舊檔成宗一次。7. 各部門檔案管理人員變動時，須辦好檔案的清點、移交手續(xù)后，方可辦理離崗手續(xù)。三檔案工作管理權(quán)限（一）有權(quán)督促有關(guān)部門和人員按歸檔要求及時移交

5、文件材料。（二）有權(quán)拒絕接收不符合要求的文件材料。（三）有權(quán)拒絕不符合查、借閱規(guī)定的人員查、借閱檔案。（四）拒絕無關(guān)人員進入檔案庫房（開檔案柜）。（五）有對本部門檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查。四檔案的種類本規(guī)定所指檔案是指公司在各項職能活動中形成的具有保存和利用價值的各種形式的原始記錄。具體包括按記載反映的內(nèi)容，分為文書、會計、物業(yè)檔案等；按載體形式，可分為紙質(zhì)、音像、機讀（電子）及其它實物檔案等，主要載體有紙、膠片、磁帶、u盤、硬盤、錄音帶、錄像帶、光盤等。（一）文書檔案主要包括行政、人事、業(yè)務(wù)管理檔案等。（二）會計檔案主要包括憑證、賬薄、報表等會計核算檔案。（三）物業(yè)檔案資料指在物業(yè)的開發(fā)和

6、管理活動中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖像、 為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各種形式和載體的文件。如：物業(yè)權(quán)屬資料、技術(shù)資料、驗收文件、業(yè)主使用人的權(quán)屬檔案資料、個人資料、物業(yè)運行記錄資料、物業(yè)維修記錄、物業(yè)服務(wù)記錄、物業(yè)行政管理制度以及相關(guān)合同資料等。 五.文件材料的收集和積累（一）凡是企業(yè)在各項職能活動中形成的具有保存價值的文件材料均應(yīng)收集保存。（二）各種文件材料的收集和積累，根據(jù)工作性質(zhì)，由各相關(guān)部門和相關(guān)人員負責。（三）檔案管理人員要保持實時收集具有保存價值文件材料的意識，如發(fā)現(xiàn)該存而未存的文件材料，應(yīng)及時向有關(guān)人員索取。（四）在收集內(nèi)部形成的文件材

7、料及具保存價值的外來文件資料時，如有電子版，可根據(jù)實際需要，確定是否收集。（五）文件材料的收集要完整、準確、及時，有附件的應(yīng)同時收集附件。（六）物業(yè)檔案的收集（按物業(yè)管理參與者分類 ）1在物業(yè)接管移交時應(yīng)與開發(fā)商及設(shè)計單位、施工單位積極合作，力爭全面、準確地收集到工程設(shè)計產(chǎn)權(quán)及工程技術(shù)資料的原始資料。2在業(yè)主入伙時，進行二次裝修階段收集業(yè)主、用戶資料。3在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設(shè)備運行檔案 、投訴與回防記錄等以及其他相關(guān)資料，并將檔案的收集形成制度化。4通過政府主管部門獲取的相關(guān)信息。（七）物業(yè)檔案的收集（按物業(yè)資料來源按時間順序分類）1設(shè)計規(guī)劃階段信息：土地購買合同、土地使用證等

8、權(quán)屬證書、規(guī)劃許可證、建筑許可證、預(yù)售許可證等各類項目批準證書、建筑圖、施工圖、施工組織設(shè)計等圖紙文件。2竣工及驗收階段信息：竣工圖、竣工工程項目一覽表、設(shè)備技術(shù)清單(設(shè)備名稱 規(guī)格、數(shù)量、場地、性能、單價、隨機工具備件等 性能、單價、隨機工具備件等)、設(shè)施技術(shù)手冊、使用說明及質(zhì)保證明、設(shè)備安裝調(diào)試記錄 (各種設(shè)備系統(tǒng)的試壓、試漏檢查記錄、暖氣，衛(wèi)生、空調(diào)、電訊、電氣、通風、供水、供氣、消煙滅火、防暴報警、電視監(jiān)控等系統(tǒng))、土建施工記錄 (地基處理記錄、 結(jié)構(gòu)安裝校正記錄， 預(yù)應(yīng)力構(gòu)件施工記錄等)、建(構(gòu))筑物監(jiān)測記錄 (建筑物的沉降、變形、防震，鋼結(jié)構(gòu)焊縫探傷檢查記錄)、隱蔽工程的驗收記錄、

9、工傷事故發(fā)生及處理記錄（如有）、項目圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知、技術(shù)核定單、重要技術(shù)決定和文件、驗收總結(jié)報告等記錄文件。 3委托管理階段信息：委托管理招標文件、物業(yè)管理投標文件 (物業(yè)管理單位的資質(zhì)證明、管理 計劃和預(yù)算等)、物業(yè)委托管理合同 (協(xié)議書)等。4. 招商階段信息：招標物業(yè)的平面圖紙、招租許可證及委托書、租金及管理費測算、租賃合同、廣告策劃資料等。5用戶入戶信息：用戶入住通知書、入戶須知、管理公約 (公共契約)、用戶資料 (包括業(yè)主、 租戶)、業(yè)主委員會章程、用戶手冊、用戶進戶驗收表、用戶進戶交費單等。6日常管理信息：業(yè)主、租戶變動和更換情況、各部門工作操作規(guī)范，管理制度、各部門工

10、作記錄、維修記錄（大、中、小修）、維修承包合同和預(yù)決算、保安、清潔、綠化等項目的承包合同等、用戶來往信件、投訴和處理資料、年度工作計劃及總結(jié)、人事檔案、保險資料、法律法規(guī)和政府有關(guān)文件、財務(wù)報表、工資報表、管理表和租金收繳憑證等資料。 六.文件材料的歸檔本規(guī)定所指歸檔是指辦理完畢且具有保存價值的文件材料經(jīng)系統(tǒng)整理交各部門檔案人員建立專門檔案柜保存的過程。（一） 歸檔范圍公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均應(yīng)列入歸檔范圍。詳見物業(yè)管理企業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表。（二）歸檔時間1管理類及業(yè)務(wù)類文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后由業(yè)務(wù)部門檔案管理員及時歸檔。2會計

11、文件材料由財務(wù)部在會計年度終了后整理歸檔。3合同類文件應(yīng)在合同審批簽訂后及時歸檔。4外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后收集歸檔。5公司員工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。6 錄像帶、錄音帶、照片（含底片）、膠片等實物形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。7變更、修改、補充的文件材料應(yīng)隨時歸檔。8公司內(nèi)部機構(gòu)變動和員工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料應(yīng)隨時歸檔。9公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料應(yīng)隨時歸檔。10其他臨時活動中形成的文件材料應(yīng)隨時歸檔。（三）歸檔要求1歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準確、系統(tǒng)。2歸檔的文件材料編制內(nèi)容、

12、格式等應(yīng)規(guī)范化，字跡清楚。3歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。4歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。5非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。6外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。7歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁高的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。8兩個以上部門合作完成的項目，主辦部門保存全套文件材料，協(xié)辦部門保存與承擔任務(wù)相關(guān)的復(fù)印文件。9任何部門或個人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。如不按要求歸檔的，追究有關(guān)當事人或部門的責任。七.檔案的整理（一）檔案的整理分為兩步進行：1.檔案歸檔以前，文件材料形成后，

13、應(yīng)由文件材料形成部門或相關(guān)人員進行初步整理。2檔案歸檔以后，由各部門檔案管理人員進行最終整理。（二）檔案整理的基本內(nèi)容：區(qū)分全宗；全宗內(nèi)的檔案分類、立卷、案卷排列、案卷目錄的編制。 （三）檔案整理工作的要求：必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；必須便于保管和利用；必須在原有的基礎(chǔ)上進行整理、加工。（四）檔案的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機聯(lián)系、區(qū)分不同價值、便于保管和利用的原則。（五）檔案的整理應(yīng)根據(jù)機構(gòu)（問題）進行分類、劃分保管期限。劃分保管期限方法詳見物業(yè)管理企業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表。八檔案的移交和接收（一）移交、接收要求1.行政人事部每年一月負責接收公司各部門上年度所有檔案

14、目錄（電子版）最新版本、相關(guān)重要檔案（含目錄），每個月月初負責接收公司各部門上月電子檔案（含目錄）等。2各部門檔案管理員負責接收本部門形成的各類檔案（包括電子檔案）。（二）移交、接收檢驗1各部門在進行檔案移交、接收之前，檔案接收方應(yīng)認真對擬移交檔案按歸檔要求進行檢驗，檢驗合格后方可接收。2移交的檔案必須有書面檔案總目錄和分目錄，移交時連同檔案數(shù)據(jù)庫一并移交。3對檢驗不合格的檔案，應(yīng)退回移交部門重新整理，合格后方可接收。（三）移交、接收手續(xù)移交檔案應(yīng)編制移交清冊，交接雙方應(yīng)認真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊一式二份，由交接雙方各留一份以備查考。九檔案的利用（一）公司員工因工作需要，需從本

15、部門查閱或借閱檔案時，查閱或借閱本人職能范圍內(nèi)的一般性檔案，在檔案管理員處辦理查閱或借閱登記即可。（二）公司員工查閱或借閱本人職能范圍外的一般性檔案，須經(jīng)查閱或借閱人所在部門負責人批準。（三）公司員工查閱或借閱本部門重要或涉密檔案，除須查閱或借閱人所在部門負責人批準外，還須經(jīng)公司總辦領(lǐng)導批準。（四）公司員工查閱或借閱其他部門檔案資料，須經(jīng)本部門負責人及檔案所在部門負責人批準。（五）非公司人員因工作需要查閱、借檔案，須經(jīng)總辦領(lǐng)導批準。（六）檔案查閱或借閱人查閱或借閱檔案時，須如實填寫相關(guān)管理表格。（七）檔案借出前須復(fù)印留存，以備再次提供查閱。（八）檔案借閱人對借出的檔案必須妥善保管，必須對檔案的

16、安全、保密和完整負責，不得隨意亂放和毀損、涂改檔案的內(nèi)容，更不得隨意轉(zhuǎn)借他人，未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準不得擅自復(fù)制。（九）檔案借閱人在辦理完有關(guān)事項后應(yīng)及時歸還或在指定的期限內(nèi)歸還所借檔案。在無特殊原因下逾期不歸還并經(jīng)催還仍不歸還者將被嚴肅處理。（十）各部門檔案管理員對所借檔案應(yīng)定期跟蹤，并做好登記。借出后歸還的檔案，檔案管理員須逐件逐頁檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng)導和有關(guān)部門，以便調(diào)查處理。（十一）檔案在利用或公布時，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。十.檔案的鑒定和銷毀（一）各部門應(yīng)定期對所保管的檔案進行鑒定，對確無保存價值或保管期滿的檔案，可報行政人事部及總辦領(lǐng)導

17、審核后確定銷毀。（二）檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領(lǐng)導地進行。在檔案管理部門負責人的主持下，組成檔案鑒定、銷毀小組，負責檔案的鑒定、銷毀工作。（三）經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并經(jīng)行政人事部確認后，方可銷毀。經(jīng)過鑒定仍需保存的，應(yīng)重新劃分保管期限。（四）銷毀檔案時，必須由2人以上在指定地點監(jiān)銷。檔案銷毀必須編制檔案銷毀清冊，銷毀人和監(jiān)銷人員必須在銷毀清冊上簽名。（五）檔案銷毀清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。十一.檔案的統(tǒng)計（一）為了準確了解檔案保存情況，各部門檔案管理員要認真做好檔案統(tǒng)計工作。（二）檔案統(tǒng)計包括：基本情況年報、各類檔案情況統(tǒng)計、檔案目錄統(tǒng)計表、

18、歷年檔案利用情況、檔案柜和設(shè)備情況等。（三）各部門檔案管理員應(yīng)在每年1月份把本部門的檔案統(tǒng)計報表上報行政人事部。十二.檔案庫房(檔案柜)的管理（一）存放檔案必須使用專用檔案柜，檔案柜標識應(yīng)醒目、美觀，便于查找。（二）檔案排列應(yīng)按照年度、類別和案卷（檔案盒）的次序，從近到遠、從左到右、從上到下排列。（三）檔案庫房（如有）應(yīng)保持清潔、衛(wèi)生、整齊，嚴禁存放與檔案無關(guān)的物品。（四）檔案庫房（如有）應(yīng)配備安全保護措施，切實做好防火、防盜、防潮、防熱、防磁、防塵、防光、防蟲、防鼠、防污的“十防”科學保護工作，盡力延長檔案壽命，維護檔案的完整與安全。（五）平時加強安全檢查，檔案庫房（如有）內(nèi)嚴禁吸煙、點火，

19、嚴禁堆放易燃物品，提高警惕，對危及檔案安全的因素應(yīng)及時采取得力措施予以排除。（六）檔案庫房（如有）與辦公室分開，安裝鐵門、鐵窗，門隨開隨鎖，燈隨開隨關(guān)，非檔案工作人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。（七）檔案庫房（如有）應(yīng)配備空調(diào)、溫度計、干濕度計等設(shè)施，保持室溫14-24、相對濕度45-60%的恒溫恒濕環(huán)境，并堅持做好溫度和濕度記錄。（八）檔案庫房（如有）應(yīng)安裝窗簾，窗戶盡可能密封，門下端與地面盡可能避免縫隙或安裝橡皮墊，以達到防塵、防光、防蟲、防鼠、防污的目的。（九）檔案管理人員每年或每半年應(yīng)對保存檔案進行一次全面檢查，對破損、褪變檔案，應(yīng)及時進行搶救、修復(fù)，發(fā)現(xiàn)短缺檔案應(yīng)認真追查，及時報告。（

20、十）每年定期對消防器材進行一次全面檢查，如發(fā)現(xiàn)消防器材不能使用或藥液過期等問題，應(yīng)及時處理。十三.檔案保密制度（一）全體員工要增強保密觀念，嚴格遵守國家有關(guān)保密法規(guī)和檔案管理有關(guān)規(guī)定。（二）檔案管理人員工作中不傳密、不泄密、不探聽秘密。（三）檔案管理人員在收到重要文件材料后應(yīng)立即收存整理，不得隨意擺放。（四）涉密檔案，必須妥善保管。絕密文件應(yīng)存放在密碼文件柜中，原則上不得復(fù)制，不得抄錄。（五）涉密檔案，若需查閱或借閱，應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)。原則上不借出檔案室，如確有必要借出，借閱人必須對檔案的保密和安全負責。（六）機密檔案和絕密檔案，嚴禁在網(wǎng)絡(luò)上提供查閱。十四. 本規(guī)定由公司行政人事部負責解釋。

21、十五.本規(guī)定自下發(fā)之日起施行。附件：1. 檔案查閱登記表2. 檔案借閱登記表3. 檔案銷毀清冊4.物業(yè)管理企業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表5. 廣州和順物業(yè)管理公司公司文書規(guī)范 附件1檔案查閱登記表查閱日期查閱內(nèi)容文號份數(shù)查閱人查閱部門聯(lián)系方式查閱用途提供人批準人備注                           

22、0;                 附件2檔案借閱登記表借閱日期借閱內(nèi)容文號份數(shù)借閱人借閱部門聯(lián)系方式借閱用途預(yù)還日期提供人批準人回收人回收日期備注                       &#

23、160;                   附件3檔案銷毀清冊序號案卷或文件題名年度目錄號卷(盒)號或文號卷(盒)內(nèi)文件頁(件)數(shù)原期限銷毀原因銷毀日期銷毀人監(jiān)銷人備注                     

24、;                                       附件4 物業(yè)管理企業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表（參考）歸檔文件材料目錄保管期限一、黨群管理工作形成的文件材料 （一）黨

25、務(wù)綜合性工作或黨組織其它有關(guān)會議文件材料長期（二）黨組織建設(shè)、黨員管理、紀檢監(jiān)察工作文件材料長期（三）思想政治工作、精神文明建設(shè)文件材料長期（四）職工代表大會、工會工作、共青團工作、女工工作文件材料長期（五）參加有關(guān)協(xié)會和群眾團體活動文件材料短期（六）其它應(yīng)歸檔的黨群工作文件材料 二、行政管理工作形成的文件材料 （一）企業(yè)籌備期可行性研究、申請、批準文件材料，企業(yè)章程、證照永久（二）企業(yè)物業(yè)管理資質(zhì)等級認證文件永久（三）企業(yè)領(lǐng)導（包括董事會、股東會、監(jiān)事會和經(jīng)理層）和內(nèi)部機構(gòu)構(gòu)成、變更文件材料永久（四）董事會、股東會、監(jiān)事會產(chǎn)生的文件材料永久（五）企業(yè)發(fā)生分立、合并、破產(chǎn)、

26、歇業(yè)等變更事宜的文件永久（六）各項企業(yè)內(nèi)部管理制度、規(guī)定長期（七）綜合性行政事務(wù),文秘、機要、保密工作文件材料短期（八）會務(wù)工作文件材料  重要的      一般的  長期短期（九）法律事務(wù)、公證工作文件材料*長期（十）審計工作文件材料長期（十一）人力資源管理文件材料* 1、崗位職責長期2、員工錄用、招聘文件材料長期3、勞動合同管理長期4、勞動工資和社會保險文件材料長期5、員工教育、培訓工作文件材料短期6、員工的考核工作文件材料長期7、職務(wù)任免，職稱評聘文件材料長期8、工服、工裝管理文件材料短期9、其它應(yīng)

27、歸檔的人力資源管理文件 （十二）行政后勤工作文件材料（食堂、車輛管理等）短期（十三）其它應(yīng)歸檔的行政管理性文件材料 三、經(jīng)營管理工作形成的文件材料 （一）企業(yè)改革，經(jīng)營戰(zhàn)略決策文件材料永久（二）計劃與統(tǒng)計工作文件材料，企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、各項發(fā)展計劃文件材料，責任制管理文件材料長期（三）統(tǒng)計報表： 年度、季度、月份永久短期（四）企業(yè)綜合性統(tǒng)計分析永久（五）資產(chǎn)管理文件材料：房地產(chǎn)管理，資本運作，對外投資，股權(quán)管理，多種經(jīng)營管理，產(chǎn)權(quán)變動、清產(chǎn)核資文件材料永久（六）屬企業(yè)所有的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密及其管理文件材料永久（七）企業(yè)信用管理，形象宣傳，達標創(chuàng)優(yōu)文件材料長

28、期（八）合同管理文件材料：物業(yè)管理委托、物業(yè)租賃及其它商務(wù)合同正本及與合同有關(guān)的補充材料，有關(guān)的資信調(diào)查，工作協(xié)議文件材料：重要一般長期短期（九）財務(wù)管理文件材料：資金管理，成本價格管理，會計管理文件材料長期（十）物資管理文件材料：物資采購、保存和供應(yīng)文件材料短期（十一）營銷管理文件材料：營銷組織管理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、市場調(diào)查與分析文件材料，客戶信息管理，多種經(jīng)營管理文件材料 長期（十二）服務(wù)質(zhì)量管理文件材料長期（十三）其它應(yīng)歸檔的經(jīng)營管理文件資料 四、物業(yè)管理工作材料 （一）各物業(yè)項目招投標文件材料長期（二）各物業(yè)項目驗收有關(guān)文件材料短期（三）各物業(yè)項目房屋及設(shè)備設(shè)施

29、管理有關(guān)文件材料短期（四）各物業(yè)項目公共秩序維護管理有關(guān)文件材料短期（五）各物業(yè)項目環(huán)境衛(wèi)生管理有關(guān)文件材料短期（六）各物業(yè)項目綠化管理有關(guān)文件材料短期（七）各物業(yè)項目社區(qū)文化管理有關(guān)文件材料短期（八）其它應(yīng)歸檔的物業(yè)項目管理工作形成的文件材料 五、基本建設(shè)工作形成的文件材料（企業(yè)有該項工作時設(shè)立） （一）可行性研究、立項、勘探、測繪、招投標、征遷工作以及建設(shè)單位項目管理工作文件材料永久（二）基建項目的設(shè)計文件材料永久（三）基建項目的施工文件材料永久（四）基建項目的監(jiān)理文件材料永久（五）基建項目的竣工和驗收文件材料永久（六）基建項目的使用、維修、改建、擴建文件材料永久（七）

30、其它應(yīng)歸檔的基本建設(shè)工作形成的文件材料 六、設(shè)備儀器管理形成的文件材料 （一）購置設(shè)備、儀器的立項審批，購置合同長期（二）設(shè)備、儀器的開箱驗收或接收文件材料長期（三）設(shè)備、儀器的安裝調(diào)試文件材料長期（四）設(shè)備、儀器的使用、維護和改造、報廢文件材料長期（五）其它應(yīng)歸檔的設(shè)備儀器管理形成的文件材料 七、會計檔案 （一）會計憑證（原始、記賬、匯總）15年（二）會計賬簿 1、總賬（包括日記賬）15年2、明細賬15年3、現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年4、其它日記賬15年5、固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年6、輔助賬簿15年（三）財務(wù)報告類 1

31、、月、季度財務(wù)報告（包括文字分析）3年2、年度財務(wù)報告（決算）（包括文字分析）永久（四）其它類 1、會計移交清冊15年2、會計檔案保管清冊永久3、會計檔案銷毀清冊永久4、銀行余額調(diào)節(jié)表5年5、銀行對賬單5年（五）其它應(yīng)歸檔的會計文件材料 八、職工個人檔案 九、特殊載體檔案 （一）聲像類 （二）實物類 十、物業(yè)項目形成的文件材料 （一）基礎(chǔ)管理文件材料 1、大廈規(guī)劃詳圖、竣工總平面圖、單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備的竣工圖、綠化平面圖、附屬配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等文件材料永久2、竣工驗收合格報告、準許交付使用證等文件材料

32、永久3、物業(yè)質(zhì)量保證文件和使用說明文件等材料永久4、供水、供電、供氣、供熱、有線電視等專業(yè)服務(wù)協(xié)議，消防設(shè)施合格證，電梯準用證、年檢資料等材料長期5、接管驗收手續(xù)等文件材料永久6、各種機電設(shè)備出廠合格證，使用說明書，安裝、調(diào)試報告，保修卡、保修協(xié)議等文件材料永久7、業(yè)主購房合同文本永久8、維修基金交納明細永久9、維修基金管理、使用、續(xù)籌等文件材料永久10、前期物業(yè)管理服務(wù)合同、物業(yè)管理服務(wù)合同及其它協(xié)議等文件材料短期11、房屋使用手冊等文件材料永久12、裝飾裝修管理規(guī)定及巡查、制止違規(guī)行為、向行政主管部門報告記錄短期13、業(yè)主告知物業(yè)管理企業(yè)函（裝飾裝修）短期14、物業(yè)管理企業(yè)告知房屋所有人、使用人和裝飾裝修企業(yè)函等文件材料短期15、與業(yè)主會往來文件材料長期16、申報達標、市優(yōu)、國家示范項目的爭創(chuàng)規(guī)劃、實施方案等文件材料短期17、各項管理制度、規(guī)定，各崗位工作標準，各級各類人員的崗位職責及考核辦法等文件材料短期18、業(yè)主公約短期19、業(yè)主檔案長期20、房屋及其配套設(shè)施權(quán)屬材料長期21、投訴記錄及處理、回訪等文件材料短期22、業(yè)主滿意度調(diào)查及分析、整改措施等文件材料短期23、特約服務(wù)等文件材料短期24、項目管理的年度計劃、總結(jié)短期25、與公司往來的各種請示、報告、批文等短期26、與轄區(qū)物業(yè)行政主管部門、