展會(huì)管理辦法

1、*展會(huì)管理辦法第一條 總則 為規(guī)范*（以下簡(jiǎn)稱“*”）及各權(quán)屬（子、托管）企業(yè)（以下簡(jiǎn)稱“各企業(yè)”）參展標(biāo)準(zhǔn)和操作流程，掌握國(guó)內(nèi)外的大型專業(yè)展會(huì)的行情，持續(xù)改進(jìn)和完善公司展會(huì)的組織、開(kāi)展和管理工作，特制定本辦法。第二條 適用范圍 本辦法適用于展會(huì)的組織、信息收集和參展的程序管理。企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部為展會(huì)統(tǒng)一管理部門。第3條 展會(huì)操作流程國(guó)內(nèi)展會(huì)操作流程收集資料。企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部負(fù)責(zé)收集行業(yè)展會(huì)信息，并與展會(huì)組委會(huì)取得聯(lián)系，向其索要參展指南及參展注意事項(xiàng)。確展。經(jīng)公司研究確認(rèn)參展及參展人員，籌備參展計(jì)劃及人員分工 （擬定公司全年展會(huì)計(jì)劃表）。 簽訂合同。與展會(huì)組委會(huì)聯(lián)系、洽談合同簽訂事宜，合同簽訂后，

2、催促對(duì)方盡快確定展位。如需廣告宣傳，簽訂廣告宣傳合同，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后，與廣告代理商聯(lián)系并簽訂合同，辦理相關(guān)事宜。參展證。攤位確認(rèn)后，向組委會(huì)詢問(wèn)參展商證等證件辦理有關(guān)事項(xiàng)，確定參展人數(shù)后，酌情辦理人員證件。展會(huì)籌備。在展前的籌備時(shí)間內(nèi)，參展人員按展會(huì)方案分工實(shí)施完成；特別足以如參展形式為特裝展的，應(yīng)做好展臺(tái)的設(shè)計(jì)、搭建工作。展前動(dòng)員。展前按要求召開(kāi)參展會(huì)議，以確保參展過(guò)程中萬(wàn)無(wú)一失。參展總結(jié)。將各人匯報(bào)附在材料后歸檔，并將所有帶回的客戶名單輸入公司客戶名單，所有影像資料，在電腦中存檔。存檔。將所有展會(huì)的資料匯總裝訂成冊(cè)，經(jīng)總經(jīng)理、董事長(zhǎng)審批后存檔。國(guó)外展會(huì)操作流程收集資料。企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部

3、負(fù)責(zé)收集行業(yè)展會(huì)信息，并與展會(huì)組委會(huì)或中國(guó)承辦方取得聯(lián)系，向其索要參展指南及參展注意事項(xiàng)。確展。經(jīng)公司研究確認(rèn)參展及參展人員，籌備參展計(jì)劃及人員分工 （擬定公司全年展會(huì)計(jì)劃表）。 簽訂合同。與展會(huì)主辦單位或組展方聯(lián)系、洽談合同簽訂事宜，合同簽訂后，催促主辦單位或組展方盡快確定展位。如需廣告宣傳，簽訂廣告宣傳合同，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后，與廣告代理商聯(lián)系并簽訂合同，辦理相關(guān)事宜。展會(huì)籌備。在展前的籌備時(shí)間內(nèi)，參展人員按展會(huì)方案分工實(shí)施完成；特別足以如參展形式為特裝展的，應(yīng)做好展臺(tái)的設(shè)計(jì)、搭建工作。簽證辦理。攤位確認(rèn)后，向主辦機(jī)構(gòu)詢問(wèn)簽證的有關(guān)事宜，督促參展人員辦理護(hù)照，要求對(duì)方寄發(fā)邀請(qǐng)函，隨后安排

4、辦理簽證；該項(xiàng)事宜由組展方統(tǒng)一辦理的，應(yīng)積極配合提供相關(guān)證件。展前動(dòng)員。展前按要求召開(kāi)參展會(huì)議，以確保參展過(guò)程中萬(wàn)無(wú)一失。參展總結(jié)。將各人匯報(bào)附在材料后歸檔，并將所有帶回的客戶名單輸入公司客戶名單，所有影像資料，在電腦中存檔。存檔。將所有展會(huì)的資料匯總裝訂成冊(cè)，經(jīng)董事長(zhǎng)審批后存檔。落實(shí)政策補(bǔ)貼。根據(jù)國(guó)家、省、兵團(tuán)相關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，積極申報(bào)各項(xiàng)扶持政策。第4條 展會(huì)管理實(shí)施細(xì)則第四條 展會(huì)管理實(shí)施細(xì)則（1） 參展目的企業(yè)形象和品牌推廣、產(chǎn)品展示、市場(chǎng)宣傳和信息收集。（2） 參展原則1.參加展會(huì)應(yīng)本著嚴(yán)謹(jǐn)、經(jīng)濟(jì)、實(shí)效、符合市場(chǎng)戰(zhàn)略的原則，避免盲目、沖動(dòng)及鋪張浪費(fèi)的參展行為；2.參展前應(yīng)認(rèn)真了解

5、展會(huì)信息，仔細(xì)閱讀參展商手冊(cè)，并做好真實(shí)性調(diào)查等風(fēng)險(xiǎn)防范工作；3.參加展會(huì)應(yīng)做詳細(xì)周密的策劃，包括展位的選擇、展臺(tái)的布置方案、廣告的發(fā)布、目標(biāo)客戶的邀請(qǐng)等；4.除布展工作外，應(yīng)強(qiáng)調(diào)參展人員的作用，做好明確的職責(zé)分工和展前培訓(xùn)展示公司團(tuán)結(jié)、專業(yè)的良好形象，把握商機(jī)；5.展會(huì)應(yīng)與市場(chǎng)拓展緊密結(jié)合，國(guó)外展會(huì)是我公司拓展市場(chǎng)區(qū)域接觸客戶的主要途徑之一，展會(huì)后應(yīng)及時(shí)、積極跟進(jìn)，做好后續(xù)宣傳和客戶開(kāi)發(fā)工作。6.展會(huì)結(jié)束后應(yīng)做效果分析并提交總結(jié)報(bào)告，積累參展活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)。（三）年度展會(huì)計(jì)劃企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部在每年12月份對(duì)下一年度展會(huì)的信息進(jìn)行收集，并整理為展會(huì)信息報(bào)告，發(fā)給各事業(yè)部，國(guó)外展會(huì)具體市場(chǎng)調(diào)研由進(jìn)口、出

6、口事業(yè)部負(fù)責(zé)，各事業(yè)部對(duì)收集后的展會(huì)信息應(yīng)做初步的評(píng)價(jià)，對(duì)其相關(guān)性、影響力、往期信譽(yù)和效果進(jìn)行分析，選定目標(biāo)展會(huì)；企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部負(fù)責(zé)在每年1月份根據(jù)各事業(yè)部意見(jiàn)，整理、確定本年度展會(huì)信息及參展提案報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)研究決定。1. 企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部根據(jù)各事業(yè)部提供的調(diào)研信息，對(duì)目標(biāo)展會(huì)做詳盡的信息調(diào)查，包括：主辦方、承辦單位、舉辦時(shí)間、展館位置、承租信息、展位信息、展會(huì) 影響力、往期影響和反饋、參展單位、參觀者范圍等。各事業(yè)部配合做好該項(xiàng)工作，通過(guò)咨詢展會(huì)所在國(guó)代理商考究展會(huì)的真實(shí)情況；如赴國(guó)外參展，還應(yīng)了解當(dāng)?shù)卣Z(yǔ)言、政治環(huán)境、文化習(xí)俗、交通和食宿信息等。2. 企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部在參展前應(yīng)與主辦方或組展單位咨

7、詢價(jià)格，爭(zhēng)取國(guó)家、省、兵團(tuán)方面的各項(xiàng)優(yōu)惠政策。對(duì)公司擬長(zhǎng)期參展的展會(huì)，應(yīng)與主辦方或組展單位建立良好聯(lián)系，以獲得優(yōu)惠的參展價(jià)格，好的展位和相關(guān)待遇。3. 參展財(cái)務(wù)預(yù)算在提交參展計(jì)劃提案時(shí)應(yīng)做好財(cái)務(wù)預(yù)算，包括：參展費(fèi)用、特裝展示布置費(fèi)用、展品運(yùn)輸保管費(fèi)用、廣告費(fèi)用、宣傳贈(zèng)品費(fèi)用、人員差旅費(fèi)等其他可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用。參展的投資規(guī)模應(yīng)參考展會(huì)對(duì)市場(chǎng)戰(zhàn)略的支持作用、對(duì)區(qū)域市場(chǎng)銷售的現(xiàn)實(shí)作用、品牌宣傳和企業(yè)宣傳的影響力。 （四）參展籌備工作 1.定立合同 決定參展后應(yīng)主動(dòng)與主辦方或組展單位訂立合同；請(qǐng)法律顧問(wèn)出具意見(jiàn)和確認(rèn)。 1.展會(huì)策劃 企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部針對(duì)每一展會(huì)制定詳細(xì)的參展方案。 展位選擇。根據(jù)需要選用標(biāo)準(zhǔn)

8、展位、雙展位、特裝展位，以適合品牌形象策略。 展臺(tái)布置和展品陳列 展臺(tái)布置基本原則： 遠(yuǎn)觀效果醒目，有沖擊力，近觀效果舒適、明快，整條效果協(xié)調(diào)； 展位結(jié)構(gòu)和圖片序列應(yīng)考慮人流密度和流向； 展品和圖片的展示高度應(yīng)符合人體身高和視角； 廣告信息的發(fā)布 根據(jù)需要考慮在會(huì)刊發(fā)布廣告，可以封面和頁(yè)內(nèi)文章形式發(fā)表。 可根據(jù)需要選擇條幅、彩球等展會(huì)外設(shè)廣告； 在參加展會(huì)前三個(gè)月，可以考慮在有影響力的網(wǎng)站、刊物上發(fā)布報(bào)道，以擴(kuò)大知曉度。 目標(biāo)客戶邀請(qǐng) 參加前應(yīng)邀請(qǐng)潛在客戶、原有客戶、目標(biāo)客戶前來(lái)參加。 展品及模型的運(yùn)輸和保管 各種資料、展品、模型應(yīng)在展前3個(gè)月列出明細(xì)單并制定運(yùn)輸方案。 （五）參展人員 根據(jù)展

9、會(huì)規(guī)模，應(yīng)配備相應(yīng)的參展人員，并做明確的職責(zé)分配和展前培訓(xùn)。人員主要包括：展會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理、業(yè)務(wù)人員等。 1.參展人員職責(zé) 展會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理： 了解市場(chǎng)和廣告需求；監(jiān)督展位的制作和設(shè)計(jì)方案；保證布展時(shí)模型和文件及時(shí)到場(chǎng)；保證展期提供充足的材料和宣傳品，確保公司形象反應(yīng)在展會(huì)上；負(fù)責(zé)資料和宣傳品的分發(fā)管理并解答提問(wèn)；負(fù)責(zé)展品的清點(diǎn)和匯總；負(fù)責(zé)信息的收集、匯總和整理；負(fù)責(zé)參展人員的管理；撰寫(xiě)展會(huì)總結(jié)報(bào)告。 業(yè)務(wù)人員： 1.必須是外貿(mào)經(jīng)驗(yàn)豐富的業(yè)務(wù)員，對(duì)所售產(chǎn)品及生產(chǎn)細(xì)節(jié)非常了解，在參觀客戶的要求下進(jìn)行詳細(xì)的解答；撰寫(xiě)信息收集和產(chǎn)品銷售反饋報(bào)告。 2.人員規(guī)范和培訓(xùn) 全體參展人員要求統(tǒng)一著裝；態(tài)度親切主動(dòng)，

10、舉止合乎禮儀；談吐規(guī)范，富有熱情；對(duì)參展的必要事項(xiàng)、信息和規(guī)范應(yīng)該做事前培訓(xùn)。 3.參展人員培訓(xùn)內(nèi)容 參展意義、目的和理念，展覽必要常識(shí)；行為、規(guī)范和禮儀；職責(zé)分配和合作溝通；活動(dòng)時(shí)間表；產(chǎn)品知識(shí)及常規(guī)問(wèn)題的統(tǒng)一回答；信息的收集。 （六）展會(huì)總結(jié) 展會(huì)結(jié)束后應(yīng)該對(duì)參展的效果進(jìn)行總結(jié)和評(píng)價(jià)。必須指出，展覽的效果，尤其是潛在影響力不易測(cè)定，因此，對(duì)展覽的實(shí)效分析不宜做不切實(shí)際的要求。 1.效果分析 包括參觀流量、有效客戶數(shù)量、展覽對(duì)銷售的促進(jìn)效果、客戶對(duì)該次展覽的印象等等。 2.信息收集 信息收集應(yīng)作為展會(huì)活動(dòng)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。信息內(nèi)容包括：行業(yè)信息、產(chǎn)品發(fā)展動(dòng)態(tài)、新技術(shù)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息、客戶信息、客戶質(zhì)詢和建議、展示設(shè)計(jì)趨勢(shì)和改進(jìn)等等。 3.總結(jié)報(bào)告 展會(huì)總結(jié)報(bào)告應(yīng)在展會(huì)后5個(gè)工作日內(nèi)由參展業(yè)務(wù)人員提交公司領(lǐng)導(dǎo)，內(nèi)容涵蓋信息收集概要、效果分析、展會(huì)評(píng)價(jià)、改進(jìn)建議等。 4.資料存檔 所有參展人員于展會(huì)結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)，遞交展會(huì)總結(jié)，同