文件和檔案管理制度

1、文件檔案管理制度1目的為規(guī)范安全管理體系文件的管理，對(duì)包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的管理體系運(yùn)行中使用的各類文件實(shí)施有效控制，以確保各過(guò)程、環(huán)節(jié)/場(chǎng)所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運(yùn)行相關(guān)的部門(mén)均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。對(duì)安全記錄檔案進(jìn)行有效控制，以證實(shí)符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)，在必要時(shí)實(shí)現(xiàn)可追溯性。2范圍本程序包含了文件的編寫(xiě)、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過(guò)程。規(guī)定了各過(guò)程負(fù)責(zé)人的職責(zé)，適用于各過(guò)程管理體系文件的控制。本程序包括記錄的填寫(xiě)、收集、保管、處置等子過(guò)程。適用于公司各部門(mén)的綜合管理體系運(yùn)行中形成的所有記錄的控制。3職責(zé)3.

2、1各過(guò)程管理部門(mén)職責(zé)：3.1.1負(fù)責(zé)確定所管理的過(guò)程的文件需求。3.1.2負(fù)責(zé)對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫(xiě)。3.1.3負(fù)責(zé)過(guò)程管理文件的（程序、規(guī)定、制度、表格）組織編制。3.1.4負(fù)責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行過(guò)程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。3.1.5負(fù)責(zé)文件更改內(nèi)容等。3.2生產(chǎn)部職責(zé)：3.2.1負(fù)責(zé)管理手冊(cè)的編制。3.2.2負(fù)責(zé)體系的認(rèn)證和日常維護(hù)管理工作。3.3各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)各過(guò)程文件的編制、評(píng)審和批準(zhǔn)。3.4各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)記錄的建立與管理。4程序內(nèi)容4.1確定文件種類4.1.1為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來(lái)文件、綜合管理體系文件。4.1.2外來(lái)

3、文件：外來(lái)文件系指國(guó)家、地方政府部門(mén)發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標(biāo)準(zhǔn)（見(jiàn)法律法規(guī)的識(shí)別與評(píng)價(jià)程序）；上級(jí)部門(mén)下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法；相關(guān)方的期望和要求。4.1.3綜合管理體系文件 a.方針、目標(biāo)和指標(biāo)；b.實(shí)現(xiàn)方針、目標(biāo)和指標(biāo)的策劃；c.控制各業(yè)務(wù)過(guò)程的程序、規(guī)定、指導(dǎo)書(shū)、表格。4.1.4資料和記錄相關(guān)的資料包括但不限于：a.各類分析/評(píng)價(jià)/統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)（如OSHA 統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)）；b.特種設(shè)備（如壓力容器等）及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察（檢測(cè)）資料；c.建設(shè)（工程）項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、HSE 預(yù)評(píng)價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見(jiàn)；d.各類檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及

4、其他活動(dòng)記錄；e.專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、環(huán)境因素識(shí)別及環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告；f.化學(xué)危險(xiǎn)品安全標(biāo)簽、安全技術(shù)說(shuō)明書(shū)、儲(chǔ)存、使用防護(hù)指南；g.?；窇?yīng)建立一欄三卡（職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡）h.設(shè)施的設(shè)計(jì)、運(yùn)行技術(shù)資料；i.供應(yīng)商和承包商檔案；j.作業(yè)許可證等；k.其他資料。4.2提出文件的編制和修改需求4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利，但是必須向過(guò)程負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)。4.2.2過(guò)程負(fù)責(zé)人確定所管理的過(guò)程的文件需求。4.3指定編寫(xiě)人4.3.1如需要編制或修改，對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫(xiě)。4.3.2管理手冊(cè)由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)編制；部門(mén)各過(guò)程管理類文件（管理過(guò)程的

5、程序、規(guī)定、表格）由過(guò)程負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織編制； 4.4進(jìn)行編寫(xiě)4.4.1按照體系文件編寫(xiě)的格式要求進(jìn)行文件編寫(xiě)。文件格式基本內(nèi)容：a.目的：明確編制本文件要達(dá)到的目的b.范圍：本文件使用的范圍，包括活動(dòng)范圍、職能范圍和管理范圍c.定義：需要對(duì)使用人解釋的術(shù)語(yǔ)或詞匯d.職責(zé)：本文件中的主要職責(zé)劃分，包括本文件的責(zé)任部門(mén)e.程序/規(guī)定內(nèi)容：針對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)提出具體的要求、職責(zé)、時(shí)限f.相關(guān)文件：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件g.相關(guān)記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄h.修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄i.文件概要/流程：規(guī)定類文件的概要及程序文件的流程圖4.4.2文件的編號(hào)按如下要求： /

6、 記錄編號(hào) 文件順序號(hào) 文件層別號(hào) 文件類別（AQ）公司代號(hào)JP其中：序號(hào)為阿拉伯?dāng)?shù)字，如：01，02，03 等； 文件類別為：管理手冊(cè)用01標(biāo)識(shí)，程序文件用02標(biāo)識(shí)，公司級(jí)管理性制度用03標(biāo)識(shí)，部門(mén)自有的安全管理制度用部門(mén)拼音首字母組合標(biāo)識(shí)，如生產(chǎn)部用QG標(biāo)識(shí)。例子：文件編號(hào)：JP-AQ-0201法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理程序表格編號(hào)：編號(hào)JPL-AQ-0201/01（適用法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和其他要求清單），其中01表示對(duì)應(yīng)程序的第一張記錄。所有文件（包括表格）必須有版本標(biāo)識(shí)，如有文件更新，版本隨之更新。4.5評(píng)審和審批4.5.1文件評(píng)審。文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門(mén)主管審核同意，再送交

7、相關(guān)部門(mén)主管審閱會(huì)簽（由部門(mén)主管確定會(huì)簽部門(mén)的數(shù)量），并由4.5.2文件批準(zhǔn)人應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行仔細(xì)審核后，如果同意在批準(zhǔn)欄簽字；如果不同意將文件返回文件編寫(xiě)人（或部門(mén)），待修改完畢后再批準(zhǔn)。4.5.3文件審批權(quán)限。 a.質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方針、總目標(biāo)、管理手冊(cè)、管理評(píng)審計(jì)劃及報(bào)告、最高管理層職責(zé)、公司各部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人職責(zé)由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。b.過(guò)程管理文件（程序、規(guī)定、制度、表格）由過(guò)程負(fù)責(zé)部門(mén)主管審核，安全生產(chǎn)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。c.技術(shù)類工藝操作規(guī)程、工藝指標(biāo)等、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)由技質(zhì)部主管審批。d.各部門(mén)內(nèi)部適用的文件由本部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.6發(fā)放控制4.6.1生產(chǎn)部發(fā)布綜合管理體系文件,

8、 建立外發(fā)文件清單，該清單內(nèi)容包括：文件名稱、編號(hào)、版本、發(fā)放日期、數(shù)量、發(fā)至、接收人等。該文件清單在修改、增加/刪減文件過(guò)程中應(yīng)保持最新?tīng)顟B(tài)。4.6.2各過(guò)程負(fù)責(zé)人將所編寫(xiě)的文件經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后，將書(shū)面文件及電子版文件一同送交生產(chǎn)部，生產(chǎn)部保存文件原件。4.6.3各部門(mén)需建立文件控制清單，在發(fā)布/修改文件的同時(shí)，文件與文件清單保持一致。4.7使用控制4.7.1生產(chǎn)部組織負(fù)責(zé)更新管理體系有關(guān)文件，保證體系文件始終保持最新有效狀態(tài)；每季度備份一次電子版文件。4.7.2管理體系相關(guān)的文件必須妥善保存；各部門(mén)負(fù)責(zé)保管本部門(mén)相關(guān)文件；不得在文件上亂涂畫(huà)改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索

9、。4.8文件更新4.8.1文件更改時(shí)，由過(guò)程管理部門(mén)持原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)的文件（原件一份、電子一份）、填寫(xiě)文件更改通知單，到辦公室登記備案后。同時(shí)更新文件控制清單，生產(chǎn)部保存批準(zhǔn)的文件原件。同時(shí)各部門(mén)下發(fā)的綜合管理體系受控書(shū)面文件應(yīng)立即回收并更新，填寫(xiě)文件與回收記錄，防止作廢文件非預(yù)期使用。4.8.2當(dāng)文件在實(shí)施過(guò)程中因組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等發(fā)生變化時(shí)，原文件編寫(xiě)單位負(fù)責(zé)組織對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審。如果需要進(jìn)行修改，由原文件編寫(xiě)單位負(fù)責(zé)提出文件更改申請(qǐng)后組織對(duì)文件進(jìn)行編寫(xiě)并按原文件的審批程序進(jìn)行審批。4.9安全記錄管理4.9.1建立記錄清單安環(huán)部制訂安全記錄臺(tái)帳，使用統(tǒng)一表格。內(nèi)容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質(zhì)、處置、類別等。4.9.2安全記錄的使用按規(guī)定的項(xiàng)目填寫(xiě)，所有記錄應(yīng)及時(shí)、真實(shí)，字跡整潔、清楚，不得隨意涂改，不能使用鉛筆填寫(xiě)。4.9.3收 集定期對(duì)安全記錄進(jìn)行收集并整理記錄，放到指定的地點(diǎn)保存或交檔案室存檔。4.9.4儲(chǔ)存、保護(hù)4.9.4.1記錄可以是紙質(zhì)或電子媒體，對(duì)于電子媒體形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計(jì)算機(jī)病毒干擾，應(yīng)留有備份。4.9.4.2記錄保存要做到防潮、防火、防蛀蟲(chóng)鼠害、防止丟失、防磁等，同時(shí)還要做好標(biāo)識(shí)。4.9.4.3保存期限依據(jù)“安全記