評(píng)估材料歸檔規(guī)范

1、 山西工商學(xué)院本科教學(xué)工作合格評(píng)估材料歸檔規(guī)范為做好我校本科教學(xué)工作合格評(píng)估材料歸檔工作，規(guī)范各級(jí)各類材料整理歸檔的格式，現(xiàn)就有關(guān)事宜作如下統(tǒng)一要求。一、材料的構(gòu)成我校本科教學(xué)工作合格評(píng)估支撐材料主要由學(xué)校支撐材料、部門支撐材料和院（部）支撐材料三部分構(gòu)成。（一）學(xué)校材料學(xué)校材料包括三部分：一是學(xué)校自評(píng)報(bào)告與校長報(bào)告（含PPT）；二是送教育部專家審讀材料；三是供教育部評(píng)估專家來校檢閱時(shí)的各類支撐材料。（二）部門材料部門材料主要包括兩部分：一是40個(gè)觀測(cè)點(diǎn)歸口負(fù)責(zé)的材料；二是按部門職責(zé)日常運(yùn)行與積累的各種原始材料。（三）院（部）材料院（部）材料主要包括兩部分：一是自評(píng)材料（按教學(xué)管理規(guī)范歸類，下

2、同），包括自評(píng)報(bào)告（不超過2萬字）、材料目錄、匯報(bào)材料（含PPT）等；二是支撐材料，主要是院（部）學(xué)科與專業(yè)建設(shè)規(guī)劃、教學(xué)管理檔案材料、教學(xué)管理制度、教師個(gè)人教學(xué)檔案材料、學(xué)生試卷、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）、實(shí)習(xí)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。二、材料的種類（一）文字材料:文件、規(guī)劃、方案、紀(jì)要、規(guī)章制度、工作計(jì)劃和總結(jié)、記錄及教學(xué)基本文件和教學(xué)檔案等。（二）統(tǒng)計(jì)材料:統(tǒng)計(jì)表格、報(bào)表和名冊(cè)。（三）聲像材料:照片、宣傳片、聲像光盤等。（四）證書材料:榮譽(yù)證書、獲獎(jiǎng)證書、成果鑒定證書、錦旗、獎(jiǎng)杯等。（五）實(shí)物材料:獲獎(jiǎng)作品、科技作品、著作、教材、期刊雜志等。（六）其他材料:能反映教學(xué)管理服務(wù)水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量的其他類型

3、材料。三、材料的時(shí)限根據(jù)教育部要求，本科教學(xué)工作合格評(píng)估材料的收集、整理與編撰，其時(shí)限一般為近三年。關(guān)于教學(xué)科研實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備、教學(xué)經(jīng)費(fèi)使用及其相關(guān)狀態(tài)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，以自然年計(jì)算，即自2015年起至2017年止（統(tǒng)計(jì)起止時(shí)間為當(dāng)年的元月1日至12月31日）。關(guān)于專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、學(xué)風(fēng)建設(shè)、教學(xué)管理等軟件項(xiàng)目建設(shè)和師資隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、各類學(xué)生人數(shù)、教學(xué)改革實(shí)踐活動(dòng)等以學(xué)年度計(jì)算，即20152016、20162017、20172018三個(gè)學(xué)年度（統(tǒng)計(jì)起止時(shí)間為當(dāng)年的9月1日起至次年的8月31日止）。關(guān)于專業(yè)辦學(xué)工作總結(jié)以及專業(yè)人才培養(yǎng)質(zhì)量分析報(bào)告，則以一個(gè)培養(yǎng)周期（四年）為單位。四、材料的整理（一）原始材

4、料整理1.原始文字材料整理文件、規(guī)劃、方案、紀(jì)要、規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等資料，要按自然年度進(jìn)行分類，而屬于教學(xué)活動(dòng)中形成的原始材料(如學(xué)生考卷、成績(jī)、畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))等)則應(yīng)按照教學(xué)年度進(jìn)行分類。所有材料要求分類準(zhǔn)確，編目清楚，整齊美觀，調(diào)用方便、快捷。2.聲像、證書、實(shí)物材料整理聲像材料裝袋（盒）后分類保存，并標(biāo)明內(nèi)容與數(shù)量。各類證書由收集部門準(zhǔn)備好證書復(fù)印件。獲獎(jiǎng)作品、科技作品等實(shí)物材料須拍制照片, 著作、教材須復(fù)印封面、封底和版權(quán)頁, 論文須復(fù)印封面、目錄、封底和正文。所有聲像、證書、實(shí)物材料要列出清單。（二）新建材料的整理1.文檔格式原則上使用word2007版軟件。標(biāo)題用小2

5、號(hào)方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體字，可分一行或多行居中排版（如有副標(biāo)題，用3號(hào)楷體GB2312字體）；回行時(shí)，要注意詞義完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。正文用小4號(hào)楷體GB2312字體，標(biāo)題下空一行，每自然段首行縮進(jìn)2個(gè)字符，回行頂格，間距為25磅，表格內(nèi)文字的字號(hào)、行間距可適當(dāng)調(diào)整。頁邊距上下2.5cm，左2.5cm，右2.2cm。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”, 第五層為“”。所有標(biāo)題獨(dú)立成行，不加標(biāo)點(diǎn)。落款：凡不需加蓋公章的材料應(yīng)在正文右下方落款處署成文單位全稱，在下一行相應(yīng)處標(biāo)識(shí)成文日期(使用中文年月日)。材料用紙：采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型（所有復(fù)印件也

6、統(tǒng)一使用A4紙型），左側(cè)裝訂，頁碼位于頁面底端，居中。2.數(shù)據(jù)表格原則上使用EXCEL2007版軟件，可根據(jù)職能部門的相關(guān)報(bào)表規(guī)范處理。表格名稱用四號(hào)加黑方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體字，表格中的文字采用5號(hào)楷體GB2312字體，數(shù)字及字母等采用5號(hào)Times New Roman格式（小數(shù)點(diǎn)后面統(tǒng)一保留兩位有效數(shù)字），對(duì)齊方式為垂直、水平居中。表中無內(nèi)容的一律空白，表內(nèi)數(shù)字或文字有連續(xù)重復(fù)，不能用“同上”、“同左”等字樣。行高20磅左右，可根據(jù)實(shí)際內(nèi)容有所調(diào)整。除單頁外，必須添加頁碼，頁碼為阿拉伯?dāng)?shù)字，居頁面底端，居中。表格類統(tǒng)計(jì)材料要有單位蓋章、填表人、審核人和負(fù)責(zé)人的簽字以及填表日期。3.度量單位及文本數(shù)

7、字材料中所出現(xiàn)的度量單位要按國際標(biāo)準(zhǔn)度量單位，如面積用“平方米”等；量詞應(yīng)統(tǒng)一，如圖書用“冊(cè)”，計(jì)算機(jī)用“臺(tái)”，座位用“個(gè)”等。文本中出現(xiàn)的兩位及其以上數(shù)字統(tǒng)一用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，年份日期不能簡(jiǎn)化（如2016年2月，不能寫為二0一六年二月或16年2月）。4.裝訂位置文件裝訂均為左訂兩枚訂書針，在距縱向打印紙張上、下邊緣8cm處各訂一釘，書釘距紙張左邊緣3mm8mm。（三）綜述材料每個(gè)觀測(cè)點(diǎn)的綜述材料屬于命題式寫作，要求結(jié)合各觀測(cè)點(diǎn)的內(nèi)涵開門見山，直述主題，對(duì)某項(xiàng)工作進(jìn)行綜述，避免過多的陳述和解釋；綜述應(yīng)包括前言、主體、自評(píng)結(jié)論三個(gè)部分。1.前言。要求直接點(diǎn)明該綜述要介紹什么、說明什么；2.主體。

8、主體部分可分為若干層次，每個(gè)層次說明一個(gè)主題，層次之間用一個(gè)小標(biāo)題分開；文字量較少的綜述，主體部分可以不分層次，而用段落區(qū)分。特點(diǎn)是語言精煉，概述性較強(qiáng)。3.自評(píng)結(jié)論。應(yīng)采用總結(jié)式，對(duì)該觀測(cè)點(diǎn)的工作給予簡(jiǎn)明的總結(jié)，即：對(duì)該觀測(cè)點(diǎn)給出定性和定量的評(píng)價(jià)。具體格式要求按照山西工商學(xué)院本科教學(xué)工作合格評(píng)估自評(píng)表（樣表）（附件1）進(jìn)行。（四）其他材料1.附件：文件資料如有附件，在正文下空一行，左空2個(gè)字符，用小4號(hào)宋體標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“附件：1.×X××X”），附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。2.照片材料：照片材料分類裝袋或裝冊(cè)，并簡(jiǎn)

9、要注明：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容、攝影者等信息。3.實(shí)物材料：實(shí)物材料（如獲獎(jiǎng)作品、科技作品等）須拍制照片，列出清單。實(shí)物暫由有關(guān)部門陳列保管。4.證書、獎(jiǎng)狀、聘書等：校級(jí)以上證書、獎(jiǎng)狀、聘書等將原件掃描、照相后制作成電子文檔存檔，并注明形成時(shí)間、內(nèi)容（名稱）、作者及頒發(fā)單位。另用A4紙打印，以便與相關(guān)材料配套。5.錄音、錄像材料：錄音、錄像材料要注明內(nèi)容、錄音（像）時(shí)間、錄音（像）人、帶長（分鐘），要求制作為數(shù)據(jù)光盤（DVD、VCD、CD等）。五、材料的立卷歸檔（一）評(píng)估檔案類目設(shè)置與格式1.目錄設(shè)置評(píng)估材料目錄共分四級(jí)：一級(jí)目錄：本科教學(xué)工作合格評(píng)估指標(biāo)體系中的一級(jí)指標(biāo)。二級(jí)目錄：本科教學(xué)工

10、作合格評(píng)估指標(biāo)體系中的二級(jí)指標(biāo)。三級(jí)目錄：本科教學(xué)工作合格評(píng)估指標(biāo)體系中的主要觀測(cè)點(diǎn)。四級(jí)目錄：為說明“主要觀測(cè)點(diǎn)”的支撐材料類目。2.目錄格式一級(jí)目錄：編號(hào)為“1”、“2”、“3”、等。二級(jí)目錄：編號(hào)為“1.1”、“1.2”、，“2.1”、“2.2”、等。三級(jí)目錄:編號(hào)為“1.1.1”、“1.1.2”、, “1.2.1”、“1.2.2”、“2.1.1”、“2.1.2”、等。四級(jí)目錄：編號(hào)為“1.1.1-0”、“1.1.1-1”,“1.1.2-0”、“1.1.2-1”具體根據(jù)每個(gè)觀測(cè)點(diǎn)的基本要求及材料進(jìn)行編目。（二）評(píng)估材料的歸檔1.組卷整理(1)組卷：所有評(píng)估支撐材料按評(píng)估指標(biāo)體系的主要觀測(cè)

11、點(diǎn)的順序編號(hào)建檔，裝入文件盒（袋）。不要將兩個(gè)及兩個(gè)以上觀測(cè)點(diǎn)的材料放入同一案卷。文件盒側(cè)面應(yīng)有標(biāo)簽，標(biāo)簽要統(tǒng)一，標(biāo)明內(nèi)裝材料所屬的主要觀測(cè)點(diǎn)，例如“4.2.1教學(xué)內(nèi)容與課程資源建設(shè)”，當(dāng)同一個(gè)主要觀測(cè)點(diǎn)的材料較多，需要分盒陳列，在同一個(gè)觀測(cè)點(diǎn)內(nèi)進(jìn)行編號(hào)，例如“4.2.1教學(xué)內(nèi)容與課程資源建設(shè)（1）、（2）、（3）”等。(2)排序：支撐材料的排序按支撐程度，從大到小排列。需要后續(xù)補(bǔ)充完善的，暫不裝訂成冊(cè)，用文件夾夾好，以防丟失。(3)目錄：每個(gè)文件盒內(nèi)必須有材料目錄，列出本盒內(nèi)所包含的材料名稱。材料目錄必須打印2 份，一份單頁放在文件盒內(nèi)，一份裝訂成冊(cè)做材料總目錄。材料目錄格式見支撐材料目錄（

12、樣表）(附件2)。2.評(píng)估檔案裝具評(píng)建工作辦公室及評(píng)估專家需要查閱的其他部門和系（部）的檔案盒原則上由學(xué)校統(tǒng)一購置，評(píng)估材料編目整理，各檔案盒顏色保持統(tǒng)一，避免雜亂；文件柜、文件袋大小要統(tǒng)一，整齊美觀。六、材料的移交與保管（一）材料的移交1.需要上交評(píng)建辦的材料，由各單位（部門）按支撐材料目錄整理上交。報(bào)送的材料需附“評(píng)估材料清單”（一式兩份），并將新建材料的電子稿與紙質(zhì)材料同時(shí)提交（自留電子文檔）。材料清單見山西工商學(xué)院本科教學(xué)工作合格評(píng)估材料上交清單（樣表）(附件3)。2.報(bào)送材料要層層把關(guān)。實(shí)行責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，各種材料及報(bào)表必須由責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)簽字。各部門報(bào)評(píng)建辦的材料分別由部門負(fù)責(zé)人、評(píng)建辦

13、負(fù)責(zé)人審定。所有上報(bào)材料審定人、報(bào)送人、接收人均應(yīng)在“材料清單”的相應(yīng)位置上簽字，并加蓋上報(bào)部門公章。3.材料報(bào)送應(yīng)指派專人送交校評(píng)建辦或相關(guān)部門，并當(dāng)面審核辦理交接手續(xù)。（二）材料的保管1.各學(xué)院、各部門須配置本科教學(xué)工作評(píng)估檔案材料文件柜，用于存放和陳列各類原始性、基礎(chǔ)性評(píng)估材料。要明確評(píng)建期間信息采集、分析、材料整理、歸檔、管理的工作流程和責(zé)任人，對(duì)評(píng)建材料妥善保管，以防缺失。2.評(píng)建材料編目整理，裝盒（袋）按序擺放在資料柜內(nèi)，集中存放，并指定專人管理。材料保管員要熟悉評(píng)建材料的內(nèi)容與材料的陳列位置，對(duì)專家組需要調(diào)閱的材料，在需要的時(shí)候能夠快速查找到相應(yīng)的材料。2.校內(nèi)資料借閱必須辦理借

14、閱手續(xù)，并限期歸還，歸還時(shí)由管理員當(dāng)面清點(diǎn)，并在借閱登記薄上進(jìn)行注銷，放回原來位置，嚴(yán)防丟失；未經(jīng)評(píng)建辦同意，任何人不得私自對(duì)外借閱。3.評(píng)估工作結(jié)束后，所有資料要求完整保存，作為審核評(píng)估階段整改的依據(jù)。任何人不得隨意丟棄、銷毀。評(píng)建辦公室2016年12月8日附件1山西工商學(xué)院本科教學(xué)工作合格評(píng)估自評(píng)表（樣表）一級(jí)指標(biāo)二級(jí)指標(biāo)主要觀測(cè)點(diǎn)自評(píng)結(jié)論1辦學(xué)思路與領(lǐng)導(dǎo)作用1.1 辦學(xué)定位1.1.1 學(xué)校的定位與規(guī)劃基本要求學(xué)校辦學(xué)定位明確，發(fā)展目標(biāo)清晰，能主動(dòng)服務(wù)區(qū)域（行業(yè)）經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展；規(guī)劃科學(xué)合理，符合學(xué)校發(fā)展實(shí)際需要；注重辦學(xué)特色培育。自評(píng)情況說明支撐材料目錄1.1.1-0 觀測(cè)點(diǎn)綜述1.1.1

15、-2學(xué)校概況1.1.1-3學(xué)校定位與規(guī)劃1.1.1-4學(xué)校近三年工作要點(diǎn)與總結(jié)責(zé)任部門負(fù)責(zé)人簽字： 責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)簽字：附件2山西工商學(xué)院本科教學(xué)工作合格評(píng)估支撐材料目錄（樣表）1辦學(xué)思路與領(lǐng)導(dǎo)作用 二級(jí)指標(biāo)：1.1 學(xué)校定位觀測(cè)點(diǎn)：1.1.1學(xué)校定位與規(guī)劃序號(hào)材料名稱11.1.1-0 觀測(cè)點(diǎn)綜述學(xué)校定位與規(guī)劃綜述21.1.1-2學(xué)校概況山西工商職業(yè)學(xué)院升格為山西工商學(xué)院的相關(guān)材料3教育部關(guān)于同意在山西工商職業(yè)學(xué)院基礎(chǔ)上建立山西工商學(xué)院的通知4山西工商學(xué)院章程5山西工商學(xué)院簡(jiǎn)介671.1.1-3學(xué)校定位與規(guī)劃山西工商學(xué)院“十二五”規(guī)劃及總結(jié)8關(guān)于啟動(dòng)“十三五”規(guī)劃編制工作的通知9關(guān)于印發(fā)山西工商學(xué)院“十三五”發(fā)展規(guī)劃的通知10111.1.1-4學(xué)校近三年工作要點(diǎn)與總結(jié)2015年度工作要點(diǎn)122015年度工作總結(jié)132016年度工作要點(diǎn)142016年度工作總結(jié)15附件3山西工商學(xué)院本科教學(xué)工作合格評(píng)估材料上交清單（樣表）報(bào)送部門（蓋章）： 報(bào)送部門負(fù)責(zé)人簽字：1辦學(xué)思路與領(lǐng)導(dǎo)作用1.1 學(xué)校定位1.1.1學(xué)校定位與規(guī)劃驗(yàn)收結(jié)論備注序號(hào)材料名稱11.1.1-0觀測(cè)點(diǎn)綜述學(xué)校定位與規(guī)劃綜述21.1.1-2學(xué)校概況山西工商職業(yè)學(xué)院升格為山西工商學(xué)院的相關(guān)材