公司采購流程管理制度最新版

1、*開發(fā)有限責(zé)任公司管理文件文件編號(hào)：CD-LH Y-XZB-009頁次：第1頁，共9頁文件名稱公司采購流程管理制度發(fā)布日期2017年8月12日制訂部門行政部修改日期第0次、目的為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì) 資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度。二、請(qǐng)購及其規(guī)定1、請(qǐng)購的定義請(qǐng)購是指某人或者某部門根據(jù)工作需要確定一種或幾種物品，并按照規(guī)定的格式填 寫一份要求獲得這些物品的書面申請(qǐng)的整個(gè)過程。2、請(qǐng)購單的要素完整的請(qǐng)購單應(yīng)包括以下要素：1) 請(qǐng)購的部門；2) 請(qǐng)購物品所屬項(xiàng)目；3) 請(qǐng)購的用途；4) 請(qǐng)購的物品名；5) 請(qǐng)購

2、的物品數(shù)量；6) 請(qǐng)購的物品規(guī)格；7) 請(qǐng)購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；8) 請(qǐng)購物品的需求時(shí)間；9) 請(qǐng)購如有特殊需要請(qǐng)備注；10) 請(qǐng)購單填寫人；核準(zhǔn)審核制9 定*開發(fā)有限責(zé)任公司管理文件文件編號(hào)：CD-LH Y-XZB-009頁次：第2頁，共9頁文件名稱公司采購流程管理制度發(fā)布日期2017年8月12日制訂部門行政部修改日期第0次11)請(qǐng)購部門主管;12)請(qǐng)購單審核人;13)采購審核人；14)財(cái)務(wù)審核人；15)公司總經(jīng)理；3、請(qǐng)購單及其提報(bào)規(guī)定1) 請(qǐng)購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)行政部采購員；2) 固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請(qǐng)表)的格式進(jìn)行填寫提報(bào)；3

3、) 其他材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購按照附表二(物資采購申請(qǐng)表 )的格式填寫提 報(bào)；4) 日常零星采購按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報(bào)；5) 請(qǐng)購部門在提報(bào)請(qǐng)購單時(shí)應(yīng)要求采購人員簽字備份；6) 涉及的請(qǐng)購數(shù)量過多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；7) 遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請(qǐng) 示，征得同意后提報(bào)采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。8) 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請(qǐng)購部門必須作出書面說明。9)請(qǐng)購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購部。核準(zhǔn)審核制9 定*開發(fā)有限責(zé)任公司管理文件文件編號(hào)：C

4、D-LH Y-XZB-009頁次：第3頁，共9頁文件名稱公司采購流程管理制度發(fā)布日期2017年8月12日制訂部門行政部修改日期第0次4、公司物資請(qǐng)購單的提報(bào)部門1) 公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由物業(yè)部門提報(bào)；2) 公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由行政部提報(bào)；3) 公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。三、請(qǐng)購單的接收及分發(fā)規(guī)定1、請(qǐng)購的接收要點(diǎn)1) 采購部在接收請(qǐng)購單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請(qǐng)購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；2) 接收請(qǐng)購單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技 術(shù)資料不全不采購，庫存已

5、超儲(chǔ)積壓的物資不采購的原則；3) 通知倉庫管理人員核查請(qǐng)購物資是否有庫存；4) 對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購部門。2、請(qǐng)購單的分發(fā)規(guī)定1) 對(duì)于請(qǐng)購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；2) 對(duì)于緊急請(qǐng)購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；3) 無法于請(qǐng)購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購部門；4) 重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采購周期的規(guī)定1)單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項(xiàng)目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采核準(zhǔn)審核制9 定*開發(fā)有限責(zé)任公司管理文件文件編號(hào)：CD-LH Y-XZB-009頁次：第4頁，共9頁文件名稱公司采購流程管理制度發(fā)布日期2017年8月12日制訂部門行

6、政部修改日期第0次購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過 5天；2) 單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的項(xiàng)目比價(jià)采購，采購周期不應(yīng)超過15天;3) 單次采購金額預(yù)算在20萬元以上的項(xiàng)目采購部自行招標(biāo)采購，采購周期不應(yīng)超過40天；4) 單次采購金額預(yù)算在100萬元以上的項(xiàng)目可委托代理招標(biāo)公司代理招標(biāo)， 采購 周期不應(yīng)超過60天；5) 請(qǐng)購部門應(yīng)按照以上(1)- (4)條中規(guī)定的時(shí)間提前提報(bào)請(qǐng)購單，采購部如 未能按時(shí)完成采購任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因；6) 遇到緊急采購應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略；三、詢價(jià)及其規(guī)定1) 詢價(jià)前應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購單的品名、 規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求， 遇到問

7、題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購部門溝通；2) 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；3) 對(duì)于緊急請(qǐng)購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；4) 所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則好不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)；5) 對(duì)于請(qǐng)購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；6) 遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本情況，按照附表四(擬報(bào)核準(zhǔn)審核制9 定*開發(fā)有限責(zé)任公司管理文件文件編號(hào)：CD-LH Y-XZB-009頁次：第5頁，共9頁文件名稱公司采購流程管理制度發(fā)布日期2017年8月12日制訂部門行政部修

8、改日期第0次價(jià)/招標(biāo)單位名單）的格式提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書;7） 詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)；8）除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項(xiàng)目可以自行采購；單次采購金額預(yù) 算金額在1萬元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價(jià)或招 標(biāo)采購，比價(jià)或招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)至少邀請(qǐng)四家以上單位參與； 單次采購金額預(yù)算價(jià) 格在20萬元以上的項(xiàng)目應(yīng)由采購部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次 采購金額預(yù)算價(jià)格在100萬元以上的項(xiàng)目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī) 構(gòu)代理招標(biāo)；9）比價(jià)米購或招標(biāo)米購所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力；10）

9、比價(jià)采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表五（材料或設(shè)備詢價(jià)表）的格式或擬定完整的 招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià)；11）在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。四、比價(jià)、議價(jià)1、對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；2、對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場分析， 是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜 合條件更加突出；3、 收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想 中標(biāo)價(jià)格；核準(zhǔn)審核制9 定*開發(fā)有限責(zé)任公司管理文件文件編號(hào)：CD-LH Y-XZB-009頁次：第6頁，共9頁文件名稱公司采購流程管理制度發(fā)布日期2017年8月12日制訂部門行政部修改日期第0次4. 重要項(xiàng)

10、目應(yīng)通過一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力， 資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行 實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；5 .參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。五、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總1、比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總；2、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六(比價(jià)/招標(biāo)匯總表)的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、 付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；3、如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。六、合同的簽訂及其規(guī)定。1、合同合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受 法律保

11、護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。合同正文應(yīng)包含的要素1) 合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)；2) 采購物品/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、 技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；3) 包裝要求；4) 合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特殊情況應(yīng)注明；5) 付款方式；核準(zhǔn)審核制9 定*開發(fā)有限責(zé)任公司管理文件文件編號(hào)：CD-LH Y-XZB-009頁次：第7頁，共9頁文件名稱公司采購流程管理制度發(fā)布日期2017年8月12日制訂部門行政部修改日期第0次6) 工期；7) 質(zhì)量保證期；8) 質(zhì)量要求及規(guī)范；9) 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；10)

12、 雙方的公司信息；11) 其他約定；2、合同簽訂及其規(guī)定1) 如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；2) 擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；3) 為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單；4) 遇貨物訂購數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來場協(xié)助清點(diǎn)；5) 質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；6) 詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求；7) 針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)按照預(yù)付款、驗(yàn)收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、 付款時(shí)間和付款條件8) 與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款

13、或不付預(yù)付款;核準(zhǔn)審核制9 定*開發(fā)有限責(zé)任公司管理文件文件編號(hào)：CD-LH Y-XZB-009頁次：第8頁，共9頁文件名稱公司采購流程管理制度發(fā)布日期2017年8月12日制訂部門行政部修改日期第0次9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；10）比價(jià)/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；11）合同簽定應(yīng)按照附表七（合同審查批準(zhǔn)單）的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽審查；12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；13）簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。七、付款及合同執(zhí)行1、付款規(guī)定1）所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司采購付款及報(bào)銷流程及公司資金支出 審批及報(bào)銷簽字權(quán)限管理制度中的相關(guān)規(guī)

14、定執(zhí)行；2）按照進(jìn)度付款的采購項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；3）按照貴司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫附表八（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財(cái)務(wù)部付款；4）財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在 3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周 期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)；2、合同執(zhí)行1）已簽訂合同由采購部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)， 由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，女口出現(xiàn) 問題，采購部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)；2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約

15、;核準(zhǔn)審核制9 定*開發(fā)有限責(zé)任公司管理文件文件編號(hào)：CD-LH Y-XZB-009頁次：第9頁，共9頁文件名稱公司采購流程管理制度發(fā)布日期2017年8月12日制訂部門行政部修改日期第0次3) 合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同， 遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同；八、報(bào)驗(yàn)與入庫1、報(bào)驗(yàn)1) 供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時(shí)的通知請(qǐng)購部門進(jìn)行驗(yàn)收；2) 對(duì)于不同類型的合同標(biāo)的物驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照請(qǐng)購單申請(qǐng)要求；3) 達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請(qǐng)購部門進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收；4) 請(qǐng)購部門在接到采購部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn)，并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明書，對(duì)于質(zhì)檢不及時(shí)或質(zhì)檢通過后出現(xiàn)質(zhì)

16、量問題的情況，請(qǐng)購部門應(yīng)負(fù)全部責(zé)任；2. 入庫1) 公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)請(qǐng)購部門的檢驗(yàn)或 驗(yàn)收；2) 合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購部應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購部門，由請(qǐng)購部門及時(shí)安排卸 貨與搬運(yùn)；3) 請(qǐng)購部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時(shí)的入庫，并及時(shí)出具入庫清單；4) 外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫；本制度自發(fā)布之日起生效執(zhí)行；若之前頒布的制度與本制度相抵觸的，按本制度為 準(zhǔn)執(zhí)行。核準(zhǔn)審核制9 定企業(yè)名稱：編號(hào):申請(qǐng)部門申請(qǐng)時(shí)間購置資產(chǎn)名稱購置數(shù)量預(yù)算單價(jià)預(yù)算金額購置原因：購置后效益分析：申請(qǐng)人部門經(jīng)理財(cái)務(wù)部總經(jīng)理申請(qǐng)人：填報(bào)日期：年 月曰米購類別：設(shè)備 材料 工程服務(wù)低值易耗 其

17、他序號(hào)名稱規(guī)格型號(hào)/工程概況數(shù)量/工程量估價(jià)（總價(jià)）交貨期/工期用途12345部門主管（組長）簽字:總經(jīng)理審批:序號(hào)項(xiàng)目名稱規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額審批備注1總經(jīng)理：23財(cái)務(wù)部：45部門經(jīng)理：67經(jīng)辦人：合計(jì)金額大寫：¥:年 月日部門:公司名稱：填報(bào)日期：年月日序號(hào)投標(biāo)單位名稱資質(zhì)情況業(yè)績情況聯(lián)系人電話/傳真手機(jī)電子郵箱備注12345經(jīng)辦人： 采購部： 財(cái)務(wù)部： 總經(jīng)理： 日期：年月日需求單位：序號(hào)材料名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)小計(jì)備注1234567合計(jì)：供方信息報(bào)價(jià)單位（蓋章）：供貨周期付款方式聯(lián)系人電話傳真郵箱公司網(wǎng)址辦公地址：需方信息公司名稱：聯(lián)系人商務(wù)：電話傳真技術(shù)：郵箱公司網(wǎng)址辦公地址：備注：1本報(bào)價(jià)不含稅及運(yùn)費(fèi)；2本單只做詢價(jià)用，非正式訂單附表六：公司名稱:比價(jià)/招標(biāo)匯總表物料名稱規(guī)格單位包裝標(biāo)準(zhǔn)公司名稱一次報(bào)價(jià)二次報(bào)價(jià)工期付款方式聯(lián)系人選定廠家采購部意見：經(jīng)辦人：采購部：請(qǐng)購部門：財(cái)務(wù)副總：總經(jīng)理：制表時(shí)間： 年 月 日備注:附表七:合同審查批準(zhǔn)單合同編號(hào)：合同名稱：合同標(biāo)的物：產(chǎn)品（承攬）單價(jià)/合同總額：¥:元（人民