大型品牌活動項目執(zhí)行手冊

1、XX市場部品牌組項目執(zhí)行公司執(zhí)行手冊.流程安排是綱領(lǐng) 前期準備是基礎(chǔ) 合作執(zhí)行是關(guān)鍵 控制應(yīng)變是保障 細節(jié)的把控決定效果 后期跟蹤是超越的所在.目錄一、手冊說明二、活動環(huán)節(jié)一：信息溝通三、活動環(huán)節(jié)二：方案制定四、活動環(huán)節(jié)三：開會分工五、活動環(huán)節(jié)四：活動籌備六、活動環(huán)節(jié)五：現(xiàn)場執(zhí)行七、活動環(huán)節(jié)六：活動后跟進及核銷.一、 手冊說明本手冊討論對象為XX市場品牌活動項目，由于品牌活動方式多樣，涉及大型活動、品牌促銷活動、宣傳活動等，大型活動工作較為復(fù)雜，涉及贊助招商、媒體宣傳以及繁雜的現(xiàn)場服務(wù)等事宜；品牌宣傳活動設(shè)計現(xiàn)場互動、體驗促銷、小型比賽、促銷員及工作人員的儀容儀表；促銷活動主要以買贈形式為主，

2、主要以促銷員的儀容儀表、工作活力、生動化搭建、促進物及賣品的預(yù)估及貨品的及時補充；因此，所有活動需要在具體執(zhí)行中制定嚴謹周密的活動執(zhí)行方案。 本手冊將活動執(zhí)行分為六個環(huán)節(jié)：信息溝通、方案制定、開會分工、活動籌備、現(xiàn)場執(zhí)行和活動后跟進及核銷，以供活動執(zhí)行公司把握整個執(zhí)行過程，避免因缺乏程序和規(guī)劃而造成執(zhí)行疏漏或偏差，實現(xiàn)清晰的活動把握、周到而創(chuàng)新的方案設(shè)計、明確的人員分工安排、完美的現(xiàn)場執(zhí)行和持續(xù)到位的活動后跟進，最終完成一個完美的活動執(zhí)行過程。 二、 活動環(huán)節(jié)：信息溝通。信息溝通是活動執(zhí)行中的第一環(huán)節(jié)，充分的信息溝通以及對活動成熟地思考是活動舉辦成功的基礎(chǔ)，也能盡可能避免由于活動理解偏差和信息

3、失真造成的反工、遺漏和時間浪費等問題。因此活動執(zhí)行負責(zé)人須在活動正式籌備之前，與領(lǐng)導(dǎo)和其它人士進行充分溝通，在可允許的范圍內(nèi)爭取了解盡可能多的信息，填寫下列活動信息溝通表，再籌劃下一步工作。活動信息溝通表活動名稱活動時間活動地點舉辦單位協(xié)辦/聯(lián)辦單位負責(zé)人活動規(guī)模執(zhí)行單位執(zhí)行單位負責(zé)人活動目的活動意義主要流程其它要求三、 活動環(huán)節(jié)：方案制定活動方案是活動執(zhí)行的指導(dǎo)性文件。在活動信息溝通完成之后，執(zhí)行負責(zé)人填寫活動信息溝通表，我司或執(zhí)行方制定活動方案與活動執(zhí)行方案（初稿），組織相關(guān)責(zé)任人討論，根據(jù)修改建議形成活動執(zhí)行方案（第二版），提交給我司領(lǐng)導(dǎo)審閱，最后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)反饋意見制定活動執(zhí)行方案（最終版

4、）其整體流程如下（執(zhí)行方為活動執(zhí)行，項目負責(zé)人為我司項目對接人）：項目負責(zé)人信息溝通執(zhí)行方或項目負責(zé)人填寫活動信息溝通表相關(guān)責(zé)任人討論（第二版）執(zhí)行方或項目方制定活動方案與執(zhí)行方案將活動方案（第二版）提交給我司領(lǐng)導(dǎo)審閱根據(jù)意見確定最終方案n 活動執(zhí)行方案的基本要素：活動基本信息活動時間、地點、名稱、規(guī)模、舉辦/聯(lián)辦單位等執(zhí)行團隊分工A、執(zhí)行總負責(zé)人；B、執(zhí)行小組負責(zé)人；C、具體組員名單。前期籌備事宜A、籌備事宜列項;B、人員分工安排；C、籌備日程安排?，F(xiàn)場執(zhí)行事宜A、現(xiàn)場布置說明；B、現(xiàn)場活動流程；C、現(xiàn)場任務(wù)列項；D、人員分工安排；活動后期工作A、后期事項明細；B、人員分工安排；C、完成時限

5、要求?；顒迂攧?wù)預(yù)算活動合同簽訂活動應(yīng)急方案其它事項大型品牌活動同時需制定招商贊助方案。四、 活動環(huán)節(jié)：開會分工活動前期，成立活動小組，由小組負責(zé)人召開活動信息溝通會議，進行初步的工作分工?；顒臃桨复_定后，項目負責(zé)人召集全部活動人員，進行活動工作安排，詳細介紹活動信息及其具體人員安排，同時了解反饋建議，及時進行工作調(diào)整與方案完善，最終確定全體人員分工工作安排會環(huán)節(jié)：1、項目負責(zé)人主持會議，介紹活動基本情況；2、項目負責(zé)人介紹人員分工安排；3、確保參與活動工作人員完全了解自身職責(zé)與安排；4、根據(jù)反饋意見并及時協(xié)調(diào)；五、 活動環(huán)節(jié)：活動籌備在明確活動方案和人員分工，正式進入活動籌備環(huán)節(jié)，活動籌備是活

6、動的真正執(zhí)行環(huán)節(jié)，是細化深入的過程，主要包括以下內(nèi)容：項目提報、費用審批、合同簽訂及流程提報、管理表格填寫、制作物設(shè)計及制作、場地確認、物料配送等。項目提報計費用審批由項目負責(zé)人向總公司提報活動方案合同簽訂及流程提報XX公司和執(zhí)行方簽訂合同協(xié)議；部分活動涉及第三方公司的，有執(zhí)行方統(tǒng)一與第三方簽訂。項目管理表格填寫由執(zhí)行方梳理活動所需的各項內(nèi)容（包括但不限于物料、制作物、促進物、人員、采購、租賃等）及相關(guān)數(shù)量，并填寫項目管理表格（以excel形式體現(xiàn)）發(fā)送至項目負責(zé)人，由項目負責(zé)人對表格進行檢查及調(diào)整，便于有效開展各項準備。制作物設(shè)計及制作需要根據(jù)場地情況進行重新設(shè)計，尺寸調(diào)整：1、 符合XX項

7、目人群定位；（2分）2、 符合XX產(chǎn)品時尚、激情等主調(diào)性；（3分）3、 避免信息過多，傳單信息，簡單、精準。（2分）促銷員招聘需在活動開始前根據(jù)項目需要提前開始促銷員招聘及篩選，1、 長相（標致、甜美，無痘痘、痘疤、斑痕等）、身高（不低于163cm）、外形（偏瘦）等方面進行嚴格把控，并將促銷員素顏照發(fā)與項目負責(zé)人，雙方共同確定合格的促銷員人選；2、 招聘完成后執(zhí)行方需進行產(chǎn)品及活動相關(guān)培訓(xùn)，并將培訓(xùn)照片發(fā)至項目負責(zé)人； 3、 完成培訓(xùn)的促銷員，需對活動內(nèi)容及產(chǎn)品知道全面熟悉； 4、 在活動期間著規(guī)定的促銷服、化淡妝上崗； 5、 為了更好的提高促銷員的工作狀態(tài)，薪資構(gòu)成需按照底薪+提成的形式發(fā)放

8、。場地確認1、 由執(zhí)行方及項目方共同尋找及確認場地；2、 必須嚴格進行場地測量； 3、 根據(jù)場地實際情況及XX生動化布建要求，由執(zhí)行方出具場地效果圖；4、 由執(zhí)行方辦理付款開票等場地使用相關(guān)手續(xù)。物料配送根據(jù)活動規(guī)模，安排物料配送；情況一：由XX公司配送活動物料至執(zhí)行公司，如遇我司車輛限行或其他情況，有執(zhí)行方直接去我司庫房拉取物料；由執(zhí)行公司統(tǒng)一配送活動現(xiàn)場；情況二：由我司直接配送活動物料至活動場地，執(zhí)行方負責(zé)執(zhí)行及看管活動物料。六、 活動環(huán)節(jié)：現(xiàn)場執(zhí)行現(xiàn)場執(zhí)行是每一場活動的重中之重，前期所有的準備工作都是為了完美的落地和呈現(xiàn)，現(xiàn)場執(zhí)行的好壞直接決定了活動的成效。以下是現(xiàn)場執(zhí)行的關(guān)鍵要素：執(zhí)行

9、步驟要點及要求備注活動布展嚴格遵守時間節(jié)點完成布展“完成布展”是指在雙方約定好的時間之前完成活動的各項要求到位，包含人員到位、物料布展、產(chǎn)品及促進物陳列等；人員到位：指促銷員數(shù)量合適，無缺崗人員；并已按照活動要求完成著裝，分工完成并到崗，明確自己的工作職責(zé)、工作方式及工作內(nèi)容，進入工作狀態(tài)；物料布展：指完成活動現(xiàn)場的形象搭建、各項互動道具到位，進入促銷及互動狀態(tài)，可開展活動；產(chǎn)品及促進物陳列：指在指定位置、按照要求完成產(chǎn)品展示（產(chǎn)品陳列高度不低于4罐）及促進物（每一個促進物需進行明確的展示，展示數(shù)量不低于1個，結(jié)合現(xiàn)場場地情況進行放置）展示，進入促銷及互動狀態(tài)，可開展活動。嚴格按照布展要求完成

10、布展人員配備及管理依據(jù)活動需求配備管理人員依據(jù)活動需求，配備相應(yīng)的管理人員與促銷員進行對接，進行執(zhí)行管理：在場地分散、管理人員及促銷員較多的情況下，應(yīng)明確各個管理人員的職責(zé)及對應(yīng)的促銷員，進行劃點/劃片管理，保障活動的高效開展及物料的有效管控；促銷員管理，包括但不限于考勤、著裝、發(fā)型、妝容、促銷術(shù)語、工作態(tài)度、工作狀態(tài)等方面，同時，在活動開展中，如出現(xiàn)不達標人員需及時更換；活動現(xiàn)場促銷員的管理物料及促進物管理嚴格管理促進物流向?qū)τ诨顒又惺褂玫馁涳嫛⒋龠M物，需使用我司統(tǒng)一模板的贈飲簽收表、促進物簽收表進行流向簽收；對于有多個活動地點的活動，需及時跟進各點的促進物庫存情況，數(shù)量不足的及時補充和調(diào)劑

11、；保證活動現(xiàn)場的促進物、贈飲、貨品、物料等所有貨品的安全，對于同一地點執(zhí)行一天以上的活動，需保障物品的安全，所有物品如有遺失照價賠償；活動結(jié)束后，及時將所有物品歸庫并保障安全，所有物品如有遺失照價賠償；多點活動現(xiàn)場的促進物調(diào)劑活動現(xiàn)場物品管理照片采集嚴格按照要求采集活動照片所有的制作物，在制作完成后需拍照留存（數(shù)量少的需要拍清數(shù)量，數(shù)量多的需要通過厚度或攤開等方式拍出可預(yù)估的大致數(shù)量），并在每次活動結(jié)束后與其它活動照片一起發(fā)過來；活動現(xiàn)場的各項環(huán)節(jié)均需拍照，如現(xiàn)場布展全景圖（含促銷員）、售賣過程、游戲互動過程、消費者飲用過程、能量小隊上門拜訪過程等其它能體現(xiàn)當場活動內(nèi)容的照片；照片拍攝盡量以橫

12、板為主、清晰，能通過特寫等多角度變換體現(xiàn)活動的亮點；數(shù)量要求：每天、每個環(huán)節(jié)（參看）的照片至少10張（不重復(fù)的照片），其中活動細節(jié)照片需抓拍到位、充分體現(xiàn)活動亮點；大型活動活動細節(jié)照片數(shù)量需適當增多，以充分體現(xiàn)活動亮點；備注：同一個人的購買/互動等過程只需要拍一張清晰的即可，把同1個人的購買過程從遠景、近景拍好幾張的視為一張；活動布展完成后、每天的12點、16點將活動現(xiàn)場照片擇優(yōu)發(fā)送給項目負責(zé)人，以體現(xiàn)活動進展情況；每場活動結(jié)束后，需在2個工作日內(nèi)將所有照片分類整理編號、壓縮打包后以郵件形式發(fā)給項目負責(zé)人。銷量反饋活動期間及活動結(jié)束后進行銷量反饋在活動期間（每天的12點、16點）、活動結(jié)束后1

13、小時內(nèi)，將當時/當天的銷量發(fā)送給項目負責(zé)人。七、 活動環(huán)節(jié)：結(jié)束跟進及核銷資料收集活動結(jié)束后，執(zhí)行方需注意物品的回收及保管；同時，為盡快將執(zhí)行方在活動中墊付的款項核銷，執(zhí)行方需盡早全面提供相關(guān)核銷資料。執(zhí)行步驟要點及要求備注物品回收清點各項物品現(xiàn)場所有貨品、錢、促進物、物料等做到一一核對無誤放可回收入庫；當場活動全部結(jié)束后，需將剩余貨品退還給供應(yīng)商，做到錢、貨無誤；歸庫及保管促銷服需在每場活動結(jié)束后由促銷員/執(zhí)行方及時進行清洗，保障每場活動服裝的干凈整潔；并在全年最后一場活動結(jié)束后進行清潔，干凈整潔后方可還庫；盤點及還庫所有的物料（不包括制作物），無論好壞（已損壞的不可自行丟掉）需進行保留，待全年活動結(jié)束后盤點歸庫，如有遺失照價賠償。費用支付及時支付代墊及促銷員費用代墊費用，活動籌備中如產(chǎn)生第三方費用，由執(zhí)行方先行墊付，并在第一時間完成支付，由項目負責(zé)人在活動結(jié)束后統(tǒng)一核銷給執(zhí)行方；促銷員工資，需在活動結(jié)束后的