《辦公用品采購、發(fā)放管理規(guī)定》

1、0南洋電氣遼寧有限公司CNYCI NANYANG ELECTRICAL LIAONING 8LTD.NYL ZH03-2016發(fā)放編號(hào)：辦公用品采購、發(fā)放管理規(guī)定受控狀態(tài)：分發(fā)號(hào)：修改狀態(tài)：0版本號(hào)：A2016年4月5發(fā)布2016年5月1日實(shí)施南洋電氣遼寧有限公司發(fā)布最新范本,供參考！4南洋電氣遼寧有限公司CHTTC1 NAN YAHC； KLKt'TRIC'AL LtAONINid C7O.LTI t.起稿人高源文件編號(hào)ZH03-2016主辦公用品采購、發(fā)放審核人全總版本修改A/0題管理規(guī)定批準(zhǔn)人武總生效日期2016年5月1日1.目的為控制采購成本，滿足辦公需要，使公司辦公用

2、品規(guī)范化、明細(xì)化，特制定本規(guī)定。2. 范圍適用于本公司各部門員工對(duì)各類辦公用品、辦公施設(shè)、辦公家具、會(huì)議用品、保潔用品、日常用品的 申購、采購、領(lǐng)用、使用、保管等。3. 職責(zé)3.1綜合管理部負(fù)責(zé)對(duì)各部門申請(qǐng)的辦公設(shè)施和辦公用品的成本控制、采購計(jì)劃的分類、送審、采購物資進(jìn)入公司后的入庫登記等管理工作。3.2綜合管理部負(fù)責(zé)采購物資的申請(qǐng)、制作、發(fā)放、處置、服務(wù)、驗(yàn)收及每月費(fèi)用報(bào)表等工作的管理。3.3綜合管理部負(fù)責(zé)各類辦公用品的價(jià)格議定、合同簽訂、制定采購計(jì)劃、選擇合格供方等采購事項(xiàng)后，進(jìn)行采購。3.4各車間、部門按本管理規(guī)定實(shí)施監(jiān)督并反饋。3.5副總經(jīng)理、總經(jīng)理負(fù)責(zé)日常采購產(chǎn)品的監(jiān)督、審批，協(xié)助綜

3、合管理部開展成本控制及設(shè)施報(bào)廢審批方面的工作。3.6各部門負(fù)責(zé)人、綜合管理部、副總負(fù)責(zé)對(duì)本規(guī)定實(shí)施情況進(jìn)行不定期監(jiān)督檢查。4. 程序4.1采購物資信息收集4.1.1綜合管理部每半年應(yīng)確認(rèn)合格供方，編制采購物品明細(xì)清單注明物品名稱、規(guī)格型號(hào)、價(jià) 格，并簽訂供貨協(xié)議。4.1.2各部門由部門經(jīng)理（主管）依需要購買的辦公用品、設(shè)施、家具等以月為單位（每月5日之前）統(tǒng)一填寫申購單，經(jīng)部門經(jīng)理申請(qǐng)、分管副總審核后，由綜合管理部統(tǒng)一進(jìn)行采購。4.1.3綜合管理部按各部門送遞的申購單匯總后涉及物品內(nèi)容進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，收集相關(guān)物品的價(jià)格、質(zhì)量、交付能力及供方資質(zhì)考察。4.1.4綜合管理部匯總收集到的供方報(bào)價(jià)清單，

4、會(huì)同副總經(jīng)理、總經(jīng)理進(jìn)行供應(yīng)商的確認(rèn)，并按所需 物資的類型、質(zhì)量要求、價(jià)格優(yōu)勢(shì)等內(nèi)容指定供應(yīng)商。4.2采購實(shí)施前審核、批準(zhǔn)確認(rèn)：4.2.1采購的辦公用品屬指定供應(yīng)商（已簽訂供貨合同）供貨的物品，綜合管理部依據(jù)經(jīng)審核、審批的申購單進(jìn)行直接采購。422批量采購物資時(shí)，綜合管理部負(fù)責(zé)起草、簽訂供貨合同并注明質(zhì)量要求、供貨數(shù)量、交貨期、價(jià)格、稅價(jià)等內(nèi)容。4.3采購物資接收、驗(yàn)證、入庫4.3.1外購物資供方直接送至綜合管理部，由綜合管理部統(tǒng)一辦理入庫手續(xù)。4.3.2綜合管理部根據(jù)申購單、供方出庫單對(duì)進(jìn)廠物資進(jìn)行數(shù)量清點(diǎn)、質(zhì)量檢驗(yàn)、型號(hào)核對(duì)等工作。4.3.3綜合管理部針對(duì)檢驗(yàn)的不合格產(chǎn)品，與供方協(xié)商換貨或

5、退貨事宜。如核對(duì)無誤，在供方出庫單上簽字確認(rèn)并留存一份，做為入庫憑證。4.3.4要求綜合管理部對(duì)采購物資做到即日采購，即日辦理入庫，并將入庫手續(xù)作為附件粘貼在報(bào)銷憑證下。4.3.5為了方便財(cái)務(wù)核帳，要求綜合管理部辦理入庫要求明確（1）名稱（2）數(shù)量（3）單價(jià)（4）單位（5）規(guī)格（6）色別（7）型號(hào)（8）品牌（9）供貨商名稱。4.4發(fā)票及貨款結(jié)算4.4.1綜合管理部采購物資時(shí)，要求供方開正規(guī)發(fā)票，以增值稅17%發(fā)票為首選。4.4.2綜合管理部采購物資時(shí)，付款以公對(duì)公賬戶結(jié)賬方式為首選原則，綜合管理部做好嚴(yán)格把控工作，為財(cái)務(wù)提供便利工作條件。4.4.3采購物資貨款結(jié)算前，由財(cái)務(wù)部核對(duì)入庫單及供方出

6、庫單，并由綜合管理部負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)簽字。4.4.4公對(duì)公情況：綜合管理部負(fù)責(zé)填寫付款申請(qǐng)單，經(jīng)副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)方可付款。4.5采購物資配發(fā)、管理4.5.1各部門或個(gè)人領(lǐng)用的辦公用品、辦公設(shè)施等，綜合管理部負(fù)責(zé)建立辦公用品管理臺(tái)賬、辦公設(shè)施管理臺(tái)帳并監(jiān)督各部門、使用人正確使用。4.5.2各部門或個(gè)人領(lǐng)取的物品，領(lǐng)用人必須在領(lǐng)用登記表上簽名登記。4.5.3各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督物品、設(shè)備的使用人進(jìn)行日常維護(hù)和保養(yǎng)，設(shè)備出現(xiàn)故障禁止自行拆卸，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系綜合管理部找專業(yè)維修人員處理。4.5.4辦公用品等物品不能正常使用后，采取以舊換新方式在綜合管理部重新登記領(lǐng)用，屬報(bào)廢設(shè)施由綜合管理部統(tǒng)一回收，做相應(yīng)處理。4.5.5更換消耗用品時(shí)在不影響工作運(yùn)作情況下，以節(jié)約成本為主，無需更換殼體的，只更換內(nèi)蕊或填充油墨。6.相關(guān)文件:6.1供貨合同7.相關(guān)記錄：7.1申購單7.2領(lǐng)用登記表7.3辦公用品管理臺(tái)賬7.4辦公設(shè)施管理臺(tái)帳7.5采購物品明細(xì)清單7.6入庫單7.7盤點(diǎn)確