值班接待工作管理制度

1、值班接待工作管理制度1、 目的： 為樹立公司的良好形象，擴(kuò)大公司對外聯(lián)系與交流，使接待工作規(guī)范、有序進(jìn)行，特制定本制度。2、 原則：接待工作原則是：服務(wù)熱情周到、勤儉節(jié)約以及統(tǒng)一協(xié)調(diào)的原則。三、適用范圍：本制度適用于公司重大活動、會議等的接待工作。四、管理職責(zé)： 1.行政服務(wù)中心作為公司接待工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)接待工作的安排與管理，擬定重要來賓的接待計(jì)劃，協(xié)調(diào)各個(gè)部門落實(shí)接待任務(wù)，提供后勤保障。2.行政服務(wù)中心，負(fù)責(zé)審核接待計(jì)劃、協(xié)調(diào)有關(guān)接待事項(xiàng)及接待費(fèi)用，報(bào)總監(jiān)審批。3.公司各部門負(fù)責(zé)本部門的接待工作；每月統(tǒng)計(jì)接待情況報(bào)行政服務(wù)中心登記備案；同時(shí)應(yīng)完成配合公司分配的各項(xiàng)接待任務(wù)。五、分類

2、 ：為了更好的做好接待任務(wù)，對來訪嘉賓不同身份和社會地位進(jìn)行不同標(biāo)準(zhǔn)的接待劃分。1.級接待：公務(wù)來訪 1.政府職能部門、行業(yè)主管部門工作人員來公司檢查工作； 2.項(xiàng)目合作伙伴重要領(lǐng)導(dǎo)來公司洽談工作事宜；3.有合作意向的投資項(xiàng)目部、金融機(jī)構(gòu)來公司考察； 2.級接待：參觀來訪1.各級黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來公司視察工作；2.各地機(jī)關(guān)、企事業(yè)項(xiàng)目部來公司參觀考察；3.重要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)來公司參觀考察3.級接待：會議活動來訪應(yīng)邀前來參加公司會議、活動的各級領(lǐng)導(dǎo)、專家、代理商以及合作伙伴等。4. 級接待：其他來訪客人 其他來訪客人是指與公司業(yè)務(wù)無關(guān)，只是隨訪人員，包括園區(qū)領(lǐng)導(dǎo)帶來考察園區(qū)情況的隨訪人員以及應(yīng)聘者。注明：

3、 按接待對象級別不同和對公司業(yè)務(wù)的影響不同，分為重要來賓和一般來賓。（級及以上來訪人員為重要來賓，級及以下為一般來賓）六、 招待原則和標(biāo)準(zhǔn)：（一） 參觀接待根據(jù)需要安排招待用餐；（二） 住宿標(biāo)準(zhǔn)： 1、一般來訪客人安排與公司簽訂協(xié)議的快捷經(jīng)濟(jì)型酒店； 2、公司領(lǐng)導(dǎo)出面接待的外地重要來賓住宿，則根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)需要安排。1.用車標(biāo)準(zhǔn)： （一）一般公務(wù)來訪，根據(jù)情況需安排用車的，由行政服務(wù)中心統(tǒng)一調(diào)度； （二）列入計(jì)劃的重要來賓來訪用車，公司應(yīng)優(yōu)先予以保證，車型、駕駛員、用車天數(shù)等內(nèi)容應(yīng)事先在接待計(jì)劃中明確在行政服務(wù)中心備案。2.接待規(guī)格：重要來賓可安排對應(yīng)的各中心負(fù)責(zé)人或者副總裁乃至總裁接待會晤；其

4、他來賓根據(jù)情況由相關(guān)人員接待。七、計(jì)劃和準(zhǔn)備： 1. 行政服務(wù)中心在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)業(yè)務(wù)部門登記的重要來訪預(yù)約時(shí)，應(yīng)做書面登記。對重要來賓接待，須在詳細(xì)了解接待要求的基礎(chǔ)上擬定接待計(jì)劃，排出日程安排表，報(bào)總經(jīng)理審定后及時(shí)通知相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)；對一般來賓酌情安排對應(yīng)部門接待；2. 公司各部門在接到重要來訪預(yù)約后，須填寫接待申請單(見附件)報(bào)行政服務(wù)中心，并協(xié)助擬定接待計(jì)劃。需公司領(lǐng)導(dǎo)出面、行政服務(wù)中心協(xié)調(diào)的重要接待一般應(yīng)提前2天告知行政服務(wù)中心；對時(shí)間緊迫的臨時(shí)重要接待任務(wù)，可先在電話中請示，并經(jīng)總經(jīng)理同意，在完成接待后補(bǔ)辦手續(xù)。八、招待內(nèi)容： 重要來訪接待計(jì)劃應(yīng)載明以下內(nèi)容：（一）接待類別

5、：公務(wù)來訪、參觀、參加會議或其他。（二）來賓基本情況1.來訪名稱、領(lǐng)導(dǎo)姓名、職務(wù)等；2.來訪具體時(shí)間、人數(shù)，當(dāng)?shù)嘏阃瑏碓L的領(lǐng)導(dǎo)和人數(shù)；3.來訪的目的和要求；4.在本地逗留的天數(shù)。（三）具體接待安排1.明確主要接待的部門，相關(guān)配合的部門，接待人員分工及職責(zé)，出面接待的領(lǐng)導(dǎo)和陪同人員；2.參觀線路或洽談、舉行活動的場所；3.費(fèi)用預(yù)算報(bào)送行政服務(wù)中心，由行政服務(wù)中心做統(tǒng)籌管理。費(fèi)用預(yù)算應(yīng)報(bào)送財(cái)務(wù)服務(wù)中心報(bào)備審核。九、 重要接待計(jì)劃：（一）是否安排車輛接送；（二）是否需要會場布置，包括花卉、煙茶、音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)席箋、橫幅等；（三）是否制作歡迎牌、指示牌；（四）是否安排禮儀；（五）是否需要邀請

6、新聞媒體和草擬新聞通稿；（六）是否安排攝影攝像；（七）是否需要準(zhǔn)備公司宣傳資料； （八）是否宴請，包括宴請時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、標(biāo)準(zhǔn)； （九）是否安排住宿；住宿標(biāo)準(zhǔn)的確定 （十）是否安排游覽等接待行程。（十一）是否需要贈送禮品；（十二）其它需要說明的事項(xiàng)。十、 接待重要參觀來訪;主要接待部門應(yīng)上報(bào)行政服務(wù)中心，行政服務(wù)中心按計(jì)劃通知參加會晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實(shí)會晤時(shí)間及場所。行政服務(wù)中心應(yīng)作為后勤保障部門應(yīng)該積極配合，確保公司環(huán)境衛(wèi)生干凈整潔，員工的精神面貌良好以及飯店酒店的預(yù)定茶水的準(zhǔn)備等一系列后傾服務(wù)保障。十一 、 接待重要公務(wù)來訪或會議來訪：主要接待部門應(yīng)上報(bào)行政服務(wù)中心，行政服務(wù)中心

7、根據(jù)計(jì)劃和來賓要求，提前預(yù)訂好來賓下榻的賓館；根據(jù)計(jì)劃預(yù)訂宴請的酒店；依據(jù)所定用餐標(biāo)準(zhǔn)，安排迎合來賓地方口味的飯菜等；并且根據(jù)需要訂購禮品等。十二、接待大型會議或活動的來訪接待： 1.主辦部門應(yīng)事先準(zhǔn)備公司簡介等相關(guān)資料；檢查會場水電、桌椅、投影儀、音響等設(shè)施；安排禮儀人員，準(zhǔn)備簽到冊、名片盒等。2.行政服務(wù)中心按接待人數(shù)調(diào)度安排接待所需車輛，并留有余地；須保證車輛清潔，安全性能良好；公司車輛應(yīng)服從辦公室的統(tǒng)一調(diào)度。十三、接待的行為規(guī)范：（一）儀表：面容清潔，衣著得體；（二）舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方；（三）言語：語氣溫和，禮貌文雅；（四）態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。十四、注意事項(xiàng)： 1.接待程序

8、中要注意把握迎候時(shí)間，提前等候于公司門口或車站機(jī)場； 幫來賓開門等。2. 接待中涉及機(jī)要事務(wù)、秘密文電、重要會議，要特別注意保密；接待中既要熟練介紹公司情況，又要注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守本項(xiàng)目部商業(yè)機(jī)密；對不宜攝影攝像的場合，應(yīng)向參觀人員說明。3. 接待中應(yīng)厲行節(jié)約，精打細(xì)算，不擺闊氣，不講排場，不奢侈浪費(fèi)。十五、招待費(fèi)用反饋：1. 公司各部門接待來賓無特殊情況外應(yīng)在公司合作協(xié)議單位里進(jìn)行；2.招待任務(wù)后3天內(nèi)，招待費(fèi)用按財(cái)務(wù)報(bào)銷流程開具發(fā)票報(bào)總經(jīng)理審批。3.對于公司有正面影響的來訪任務(wù)，媒體宣傳中心應(yīng)及時(shí)撰寫重要來訪信息和拍攝照片，并將寫好的新聞稿審核后以各種途徑推送出去，正面宣傳公司；4.行政服務(wù)中心應(yīng)將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對公司有價(jià)