信息溝通控制程序

1、信息溝通控制程序共4頁 第1頁 HY/A2.GZ0022-2001 修改狀態(tài):0 版本:A1、目的為了及時、準確地收集、傳遞及反饋有關信息，作好信息的收集、管理，特制定本程序。2、適用范圍適用于公司內(nèi)部信息的溝通與處理，以及與外部各方的信息交流。3、職責3.1質(zhì)管部負責統(tǒng)籌公司對內(nèi)、對外、與質(zhì)量有關信息的編制、傳遞與處理；負責建立信息庫，保存和管理相關信息。3.2銷售總部營銷負責營銷、市場、媒體等相關信息的收集、處理、保存和管理。3.3供應部、檢驗部、法務部、總裁辦等部門負責對應相關方信息的收集。3.4 各部門負責工作范圍內(nèi)信息的傳遞與溝通。 3.5總務部、檢驗部、銷售總部負責緊急信息的處理4

2、、工作程序4.1 信息的分類外部信息包括：a.質(zhì)量技術監(jiān)督局、商檢局、衛(wèi)生防疫站、公證行、認證機構等檢測或檢查的結果及反饋的信息。 b.政策法規(guī)標準類信息，如質(zhì)量法律、法規(guī)、條例、產(chǎn)品標準等； c.相關方（顧客、供方、計量單位、媒體等）反饋的信息及其投訴等；d.其他外部信息（包括科研機構、大專院校等），如各部門直接從外部獲取的有關質(zhì)量改進技術，質(zhì)量管理等方面的信信息溝通控制程序共4頁 第2頁 HY/A2.GZ0023-2001 修改狀態(tài):0 版本:A息。 4.1.2 內(nèi)部信息包括： a.正常信息，如質(zhì)量方針（目標）及完成情況、測量和監(jiān)控記錄、內(nèi)部審核與管理評審報告及體系正常運行時的其他記錄等；

3、 b.（潛在）不符合信息，如體系內(nèi)部審核的不合格報告，糾正和預防措施處理單等； c.緊急信息，如出現(xiàn)重大質(zhì)量事故等情況下的信息與記錄； d.其他內(nèi)部信息（如員工的建議等）。 4.2信息的收集、處理與溝通工具 信息可采用書面資料（包括質(zhì)量記錄、公告欄、內(nèi)部刊物等）、討論交流、電子媒體、聲像設備、通訊、互聯(lián)網(wǎng)等溝通的工具和方式予以傳遞。 4.2.1 外部信息的收集與處理 4.2.1.1研發(fā)中心負責質(zhì)量技術監(jiān)督局、衛(wèi)生防疫站、商檢局、等檢測、檢查結果及反饋信息的收集，當檢測的結果出現(xiàn)不符合情況時，按照糾正和預防措施控制程序的要求進行處理。 4.2.1.2質(zhì)管部負責與質(zhì)量體系有關的信息的收集，認證機構

4、等檢測、檢查結果及反饋信息的收集并傳達到各相關部門，當審核的結果出現(xiàn)不符合情況時，按照糾正和預防措施控制程序的要求進行處理。4.2.1.3政策法規(guī)標準類的資料信息由法務部、標準化部負責收集、更新、整理，交檔案室保存，詳見文件控制程序。 4.2.1.4供應部(國際業(yè)務部)負責與原輔材料供應商進行信息溝通控制程序共4頁 第3頁 HY/A2.GZ0023-2001 修改狀態(tài):0 版本:A信息溝通，對其提供的產(chǎn)品質(zhì)量施加影響； 8市場部負責與媒體的信息溝通，了解行業(yè)、市場及廣告等相關信息。 對于上述各部門相關的投訴處理詳見糾正和預防措施控制程序。對方有要求時，應在五個工作日內(nèi)給予解決或答復；上述相關部

5、門反饋的其他信息，可由對應部門以“信息聯(lián)絡處理單”的形式傳遞給質(zhì)管部組織處理。 “信息聯(lián)絡處理單”反饋到質(zhì)管部，由其負責分類、整理，根據(jù)需要傳遞到相關部門。 措施控制程序。 信息溝通控制程序共4頁 第4頁 HY/A2.GZ0023-2001 修改狀態(tài):0 版本:A迅速傳遞給研發(fā)中心組織處理，可采用電話、傳真等方式緊急溝通。 “信息聯(lián)絡處理單”反饋給質(zhì)管部進行處理。 4.3信息庫的建立和應用質(zhì)管部負責建立公司的信息庫，不斷匯集各方面反饋回的信息，按照信息載體的不同（如紙張、磁碟、光碟、膠片、聲像制品等），提供相應適宜的環(huán)境分別存放、統(tǒng)一保存，并參照圖書分類的方式，進行整理分類，制成索引，確保已獲取的信息的完整性和可用性。 4.4對體系運行過程中各類記錄的控制，詳見記錄控制程序 4.5各部門健