檔案整理分類(lèi)方案

1、檔案整理分類(lèi)方案為加強(qiáng)本公司檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案分類(lèi)、整理、編目、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司檔案整理實(shí)際情況，特制定本方案。 第1條 本方案規(guī)定了檔案分類(lèi)的原則和方法、檔號(hào)標(biāo)識(shí)及歸檔范圍和保管期限。 第二條 檔案分類(lèi)原則是以公司所有在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)。 本方案適用于本辦公室檔案實(shí)體的分類(lèi)、整理和排架管理。 第三條 本方案共設(shè)置9個(gè)一級(jí)類(lèi)目，并以?xún)晌话⒗當(dāng)?shù)字作為一級(jí)類(lèi)目代號(hào)。 1、公司文件（代號(hào)：01） 2、辦證管理（

2、代號(hào)：02） 3、合同管理（代號(hào)：03） 4、基本建設(shè)（代號(hào)：04） 5、檢驗(yàn)報(bào)告（代號(hào)：05） 6、行政管理（代號(hào)：06） 7、人事檔案（代號(hào)：07） 8、體系文件（代號(hào)：08） 9、聲像實(shí)物檔案（代號(hào)：09） 第四條 二級(jí)類(lèi)目的設(shè)置方法如下： 1、公司文件、辦證管理、合同管理類(lèi)的二級(jí)類(lèi)目，按職能部門(mén)設(shè)置； 2、基本建設(shè)類(lèi)的二級(jí)類(lèi)目，按廠區(qū)或基建項(xiàng)目設(shè)置； 3、檢驗(yàn)報(bào)告類(lèi)的二級(jí)類(lèi)目，按產(chǎn)品種類(lèi)或型號(hào)設(shè)置； 4、行政管理類(lèi)的二級(jí)類(lèi)目，按類(lèi)別、部門(mén)/廠區(qū)、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他設(shè)置； 5、人事檔案類(lèi)的二級(jí)類(lèi)目，按部門(mén)/人名設(shè)置；6、體系文件類(lèi)二級(jí)類(lèi)目按廠區(qū)、類(lèi)別和年限設(shè)置； 7、聲像檔案類(lèi)的二級(jí)類(lèi)目，按

3、照片、底片、錄音帶/錄像帶、光盤(pán)/磁盤(pán)等載體特征設(shè)置，照片類(lèi)的三級(jí)類(lèi)目按領(lǐng)導(dǎo)類(lèi)、榮譽(yù)類(lèi)、業(yè)務(wù)活動(dòng)類(lèi)、文體活動(dòng)類(lèi)設(shè)置；實(shí)物檔案類(lèi)的二級(jí)類(lèi)目，按榮譽(yù)品、紀(jì)念品、其他設(shè)置； 8、專(zhuān)業(yè)檔案類(lèi)的二級(jí)類(lèi)目根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)置。第5條 歸檔文件 1.本部門(mén)在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。 2.整理：將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等），使之有序化的過(guò)程。3. 歸檔：在歸檔文件整理過(guò)程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類(lèi)別和

4、排列順序。 3.1 歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。 3.2 歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。 3.3 歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。 3.4 歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。4. 組件（件的組織） 4.1 件的構(gòu)成 歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會(huì)議紀(jì)

5、要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。4.2 件內(nèi)文件排序 歸檔文件排序時(shí)，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。 第六條 分類(lèi) 1.辦公室應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，同一全

6、宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的一致性和穩(wěn)定性。2. 歸檔文件一般采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限、年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等方法進(jìn)行三級(jí)分類(lèi)。 a）按年度分類(lèi) 將文件按其形成年度分類(lèi)?？缒甓纫话銘?yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度。跨年度形成的會(huì)議文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無(wú)法考證時(shí)，年度為其歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說(shuō)明。 b）按機(jī)構(gòu)分類(lèi) 將文件按其形成分類(lèi)。采用機(jī)構(gòu)分類(lèi)的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)，涉及多部門(mén)形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門(mén)。采用問(wèn)題分類(lèi)的，應(yīng)按照文件

7、內(nèi)容所反映的問(wèn)題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。 c）按保管期限分類(lèi) 將文件按劃定的保管期限分類(lèi)。3. 排列 a)歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列。 b)同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。 c) 會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。4. 編號(hào) a)歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序編寫(xiě)檔號(hào)。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。 檔號(hào)的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)-檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼-件號(hào)。 上、下位代碼之間用“-”連接，同一級(jí)代碼之間用“·”隔開(kāi)。如“DX-01·2017-Y-XZ-0001”。 5.4.

8、3 檔號(hào)按照以下要求編制： a）全宗號(hào)：DX。 b）檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度：歸檔文件檔案門(mén)類(lèi)代碼由。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2017”。 c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識(shí)。 d）機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼：機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼采用2位漢語(yǔ)拼音字母，如行政辦公室代碼“XZ”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼。 e）件號(hào)：件號(hào)是單件歸檔文件在分類(lèi)方案最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。 f) 歸檔文件應(yīng)在首頁(yè)上端的空白位置加

9、蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。 g) 歸檔章應(yīng)將檔號(hào)的組成部分，即全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)，以及頁(yè)數(shù)作為必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）可以作為選擇項(xiàng)。歸檔章中全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu)按照5.4.3編制，頁(yè)數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。為便于識(shí)記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡(jiǎn)稱(chēng)標(biāo)識(shí)，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)標(biāo)識(shí)。5. 編目 5.5.1 歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索。 5.5.2歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，對(duì)復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來(lái)文內(nèi)容。歸檔文件

10、目錄設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。 a）序號(hào)：填寫(xiě)歸檔文件順序號(hào)。 b）檔號(hào)：檔號(hào)按照5.4.2-5.4.3編制。 c）文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。沒(méi)有文號(hào)的，不用標(biāo)識(shí)。 d）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。 e）題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號(hào)“ ”。 f）日期：文件的形成時(shí)間，以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如19990909。 g) 密級(jí)：文件密級(jí)按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫(xiě)。沒(méi)有密級(jí)的，不用標(biāo)識(shí)。 h）頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)面總數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)

11、面為一頁(yè)。 i）備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。 5.5.3歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面，頁(yè)面宜橫向設(shè)置。 5.5.4歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊(cè)。裝訂成冊(cè)的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面。封面設(shè)置全宗號(hào)、全宗名稱(chēng)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題），其中全宗名稱(chēng)即立檔單位名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊(cè)，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊(cè)。 修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒和排架編輯 6. 修整 6.1歸檔文件裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。 6.2歸檔文件已破損的，應(yīng)予以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。6.3 歸檔文

12、件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。 6.4 對(duì)于幅面過(guò)大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。7. 裝訂 7.1 歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便，做到文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。 7.2 應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。 7.3 用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針

13、、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。 7.4永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁(yè)數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書(shū)釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿(mǎn)足歸檔文件長(zhǎng)期保存的需要。 7.5永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。7.6定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執(zhí)行。 8. 編頁(yè)8.1 紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁(yè)碼。 8.2 頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。 8.3 文件材料已印制成冊(cè)并編有頁(yè)碼的；擬編制

14、頁(yè)碼與文件原有頁(yè)碼相同的，可以保持原有頁(yè)碼不變。 9. 裝盒 將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。 9.1 檔案盒 9.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱(chēng)。 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，起件號(hào)填寫(xiě)在上格，止件號(hào)填寫(xiě)在下格；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。 9.1.2 檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。9.1.3備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包

15、括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。 a）盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。 b）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。 c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。 d）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。 e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。 10.排架 10.1 歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類(lèi)方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。 10.2 歸檔文件按年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類(lèi)的，庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）序列依次上架，便于實(shí)體管理。 10.3 歸檔文件按年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)的，庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便