制造業(yè)流程大全之采購管理制度

1、貳、采購管理制度貳、采購管理制度目錄頁次一、采購計劃P011二、詢比議價作業(yè)P021三、合約采購訂約作業(yè)P031四、訂購作業(yè)P041五、國外訂購作業(yè)P051六、訂購變更作業(yè)P061七、進(jìn)口作業(yè)P071八、到貨追蹤作業(yè)P081九、驗(yàn)收作業(yè)P091十、數(shù)量驗(yàn)收不符作業(yè)P101十一、質(zhì)量驗(yàn)收不符作業(yè)P111 十二、索賠作業(yè)P121 十三、應(yīng)付帳款作業(yè)P131 十四、非倉儲管理物品之請購作業(yè)P141 十五、非倉儲管理物品之訂購作業(yè)P151 十六、非倉儲管理物品之驗(yàn)收作業(yè)P161流程圖流程圖流程圖名稱頁次P01 詢比議價作業(yè)P02-2 P02 合約采購訂約作業(yè)P03-3 P03 訂價作業(yè)P04-2 P0

2、4 國外訂購作業(yè)P05-2 P05 訂購變更作業(yè)P06-2 P06 進(jìn)口作業(yè)(一 P07-2 P06-1 進(jìn)口作業(yè)(二 P07-3 P07 到貨追蹤作業(yè)P08-2 P08 驗(yàn)收作業(yè)P09-2 P09 數(shù)量驗(yàn)收不符作業(yè)P10-2 P10 質(zhì)量驗(yàn)收不符作業(yè)P11-2 P10-1 質(zhì)量驗(yàn)收不符作業(yè)- 特采P11-3 P11 索賠作業(yè)P12-2 P12 應(yīng)付帳款作業(yè)P13-2 P13 非倉儲管理物品請購作業(yè)P14-2 P14 非倉儲管理物品訂購作業(yè)P15-2 P15 非倉儲管理物品驗(yàn)收作業(yè)P16-2附表附表附表名稱頁次P01 原材料采購預(yù)計明細(xì)表P01-3 P02 詢比議價呈核表P02-3 P03 訂

3、購單P04-3 P04 進(jìn)貨日報表P08-3 P05 驗(yàn)收單P09-3 P06 進(jìn)料檢驗(yàn)日報表P09-4 P07 驗(yàn)退通知單P11-4 P08 特采認(rèn)證單P11-5 P09 索賠通知單P12-3 P10 請購單(非倉儲管理物品專用 P14-3 P11 訂購單(非倉儲管理物品專用 P15-3 P12 驗(yàn)收單(非倉儲管理物品專用 P16-3一、采購計劃一、采購計劃P011.作業(yè)程序適用于配合公司銷售計劃、生產(chǎn)計劃及庫存政策擬定材料、商品之采購計劃作業(yè)。2.本作業(yè)程序中之功能單位,依本公司現(xiàn)行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:(一采購單位(二倉儲單位3.采購單位對于各項(xiàng)材料、商品,應(yīng)依其重要性不同,設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)及

4、前置期間,以決定其訂購時期,并提供倉儲單位作為存量控制及提出請購時間之依據(jù)。4.所謂前置期間系指從開始請購材料、商品到驗(yàn)收、備料、發(fā)料所需的時間,包括:(一處理訂購單時間。(二供貨商制造準(zhǔn)備期間。(三運(yùn)送交貨時間。(四進(jìn)料檢驗(yàn)、收料、備料、發(fā)料的時間。5.為使材料、商品供應(yīng)順利,并降低庫存量,配合庫存政策對不同材料、商品類別實(shí)施不同的采購計劃,其區(qū)分如下:(一A類:每年耗用量大且值巨之主要原料,如CHIP,DRAM,PCB( 1 采購單位配合年度營運(yùn)預(yù)算之編制,依銷售計劃、生產(chǎn)計劃、對所需材料,做通盤規(guī)劃,調(diào)查各種材料,商品未來市埸供需情形、市場行情、預(yù)計用量變動、前置期間等因素擬定原物料采購

5、預(yù)計明細(xì)表(附表P01,注明日期、編號、安全存量、計劃進(jìn)廠量、用量及預(yù)計單價、金額,經(jīng)單位主管簽核后,據(jù)以編制年度預(yù)算。P01-1( 2 采購單位對于主要原料之供應(yīng),應(yīng)于平時即尋訪市場上可供應(yīng)本公司需求之供貨商,且為確保供貨來源的穩(wěn)定,應(yīng)依據(jù)采購計劃對每項(xiàng)主要原料至少取得三家以上之供貨商資料,以作為與供貨商訂定長期供應(yīng)合約或訂購之參考。( 3 為因應(yīng)未來市場狀況之影響,對主要原料之采購,采購單位得衡量現(xiàn)貨,期貨市場價格變化、經(jīng)濟(jì)動向、匯率要動等因素,規(guī)劃最佳之采購數(shù)量及進(jìn)貨時機(jī)。(二B類:包括包裝材料及被動配件等( 1 根據(jù)銷售狀況,以批次采購盡量降低庫存為原則。( 2 得視存貨性質(zhì),依實(shí)際接

6、單狀況采購。(三C類:一般消耗性物料( 1 依存貨性質(zhì)以定量采購或需要時再行采購方式處理。( 2 得視需要依合約采購訂約作業(yè)與供貨商簽訂長期供應(yīng)合約于需用時,隨時訂貨。(四商品:( 1 購進(jìn)商品以零庫存為原則,以批次采購為之,按每次客戶訂單之?dāng)?shù)量為采購數(shù)量。( 2 對來源不易,前置期間長及考慮經(jīng)濟(jì)采購量等因素之商品,則同A類原料管理,惟應(yīng)注意其周轉(zhuǎn)性,預(yù)防形成呆滯。P01-2二、詢、比、議價作業(yè)二、詢、比、議價作業(yè)P021.本作業(yè)程序適用于采購材料、商品、固定資產(chǎn)及工程發(fā)包之詢、比、議價作業(yè)。2.本作業(yè)程序中之功能單位,依本公司現(xiàn)行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:(一采購單位(二財務(wù)單位(三會計單位3

7、.采購單位人員收到請購單第一聯(lián)后,如為合約采購,則依訂購作業(yè)程序辦理訂購,如非合約采購,則依請購品名、規(guī)格、尋找供貨商詢價并建立協(xié)力廠商基本數(shù)據(jù)表,并依下列不同情況,以徑行采購或透過書面比、議價方式辦理訂購事宜,茲敘述如下:合乎下列條件者由采購單位人員徑行采購,勿須先行辦理書面比議價。(一采購金額未達(dá)比議價額度者。(二采購金額雖超過比議價額度,但采購項(xiàng)目非首次采購,且價格未變動及前次之詢比議價呈核表未逾有效期間者。除合乎上述條件者外,采購單位人員須透過書面化比議價作業(yè)辦理訂購。5.詢比議價呈核表一式二聯(lián),依核決權(quán)限送呈簽核,并加注有效日期,選定供貨商后,分送如下:第一聯(lián):連同請購單由采購單位據(jù)

8、以辦理訂購事宜后,依編號順序存盤備查。第二聯(lián):送會計單位依編號順序存盤備查。P02-1三、合約采購訂約作業(yè)三、合約采購訂約作業(yè)P031.本作業(yè)程序適用于采購材料、商品、固定資產(chǎn)及工程發(fā)包之合約訂立作業(yè)。2.本作業(yè)程序中之功能單位,依本公司現(xiàn)行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:(一采購單位(二測試單位(三品管單位(四會計單位(五行政單位(六財務(wù)單位3.本作業(yè)程序中之大宗采購、項(xiàng)目性訂購.其意義如下:(一大宗采購:系該項(xiàng)材料每年耗用量大且值巨,為產(chǎn)品之主要原料,如CHIP、DRAM(二專案性訂購:系依市場行情及國外總代理權(quán)或總經(jīng)銷權(quán)爭取或?yàn)殚_發(fā)主要原料之貨源,項(xiàng)目申請屬之。4.采購經(jīng)辦人員應(yīng)調(diào)閱協(xié)力廠商基本

9、資料表了解過去采購及詢價記錄,并選出三家適合之供貨商詢價(若合格之供貨商少于( 含三家.則應(yīng)全選。5.采購單位若向新廠詢價,應(yīng)同時請?jiān)搹S商提供樣品,并由廠商提供規(guī)格書或承認(rèn)書一式三份,經(jīng)單位主管簽核,連同樣品交由測試單位測試。6.測試單位完成測試后,將測試結(jié)果填入承認(rèn)書經(jīng)由單位主管簽核后,分送如下:第一份:送采購單位列為比價之對象。第二份:連同樣品送品管單位作為進(jìn)料驗(yàn)收之依據(jù)。第三份:測試單位依填單日期順序存盤備查。P03-17.采購單位收到承認(rèn)書后,根據(jù)測試結(jié)果于詢出議價呈核表上簽注意見經(jīng)單位主管簽核后應(yīng)依規(guī)定會財務(wù)單位主管就資金狀況及各供貨商付款件簽注意見,再依核決權(quán)限送呈簽核,選定供應(yīng)廠

10、商。8.采購單位簽訂合約時應(yīng)會同行政單位與供貨商訂定合約書正本二份,依財務(wù)管理印鑒管理作業(yè)辦理用印后,影印二份分送如下:(一合約書正本二份,一份送供貨商留存,一份送行政單位存盤備查。(二合約書復(fù)印件一份,連同詢比議價呈核表第二聯(lián)送會計單位,作為付款核對之依據(jù),另詢比議價呈核表第二聯(lián)則依編號順序存盤備查。(三合約書復(fù)印件一份連同詢比議價呈核表第一聯(lián)承認(rèn)書單依編號順序存盤并據(jù)以登入供貨商檔案及辦理采購事宜。P03-2四、訂購作業(yè)四、訂購作業(yè)P041 .本作業(yè)程序適用于采購材料、商品時之訂購作業(yè)。2 .本作業(yè)程序中之功能單位,依本公司現(xiàn)行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:(-采購單位(二會計單位3 .采購單位

11、根據(jù)請購單第一聯(lián)詢比議價呈核表第一聯(lián),長期供應(yīng)合約或項(xiàng)目核準(zhǔn)之買賣契約,填寫訂購單(附表P03,注明訂購日期、請購單及詢比議價呈核表編號、付款條件、廠商名稱、聯(lián)絡(luò)人、電話或傳真號碼、送貨地址、材料編號、規(guī)格說明、數(shù)量、單價、金額,連同請購單第一聯(lián)、詢比議價呈核表第一聯(lián),依核決權(quán)限送呈簽核。4 .訂購單一式四聯(lián)經(jīng)核準(zhǔn)后,請購單第一聯(lián)、詢比議價呈核表第一聯(lián),由采購單位存盤備查,如為國外采購則依國外訂購作業(yè)辦理訂購事宜,如為國內(nèi)采購,即將訂購單分送如下:第一聯(lián):送會計單位第二聯(lián):依郵寄、快遞、傳真、電話等方式請供貨商確認(rèn)。第三聯(lián):送倉儲單位依編號順序存盤并作為驗(yàn)收核對之依據(jù)。第四聯(lián):由采購單位依編號

12、順序存盤,并據(jù)以跟催供貨商如期交貨,其后續(xù)作業(yè)詳見到貨追縱作業(yè)。5 .會計單位收到訂購單第一聯(lián)后,應(yīng)與請購單第二聯(lián)核對,并將有關(guān)訂購資料輸入計算機(jī)后,依編號順序存盤備查。P04-1五、國外訂購作業(yè)五、國外訂購作業(yè)P051 .本作業(yè)程序適用于采購材料和商品時之國外訂購作業(yè)。2 .本作業(yè)程序中之功能單位,依本公司現(xiàn)行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:(一采購單位(二會計單位3 .采購單位依訂購作業(yè)填寫訂購單一式四聯(lián),依核決權(quán)限送呈簽核后,將訂購單分送如下:第一聯(lián):送會計單位依順序存盤備查。第二聯(lián):送國外采購單位,據(jù)以依郵寄、快遞、傳真、電報、電話等方式發(fā)出訂購承諾電子國外廠商。第三聯(lián):送倉儲單位作為驗(yàn)收核對

13、之依據(jù)并依編號順序存盤。第四聯(lián):由采購單位依編號順序存盤,據(jù)以利于到貨追蹤作業(yè)。4 .國外采購單位收到國外廠商之?dāng)M制發(fā)票( PRO-FORMA INVOICE,應(yīng)先與訂購單核對后,訂購單第二聯(lián)存檔備查,再依據(jù)國外廠商之?dāng)M制發(fā)票辦理進(jìn)口作業(yè)。P05-1六、訂購變更作業(yè)六、訂購變更作業(yè)P061 .本作業(yè)程序適用于訂購后數(shù)量、單價、交期、付款條件、規(guī)格、變更或取消訂單等作業(yè)。2 .本作業(yè)程序中之功能單位,依本公司現(xiàn)行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:(一采購單位(二會計單位3 .采購單位接獲供貨商通知,必需變更訂購單項(xiàng)目時,如為價格變動,則應(yīng)依詢比議價作業(yè),辦理詢、比、議價,再根據(jù)變更項(xiàng)目填異動事項(xiàng)通知單,注

14、明日期、原單據(jù)號碼、異動型態(tài)、原內(nèi)容、異動內(nèi)容及異動原因等數(shù)據(jù)后,依核決權(quán)限送呈簽核。4 .異動事項(xiàng)通知單經(jīng)核淮后,影印三份分送如下:(一送會計單位(二送供應(yīng)廠自存。(三送倉儲單位,置于原訂購單下存檔備查。(四正本由采購單位,連同訂購單第四聯(lián)依訂購單編號順序存盤,并將異動料登入供貨商資料表。5 .會計單位收到異動事項(xiàng)通知單復(fù)印件,與原訂購單第一聯(lián)核對后將異動資料輸入計算機(jī)更改原訂購單數(shù)據(jù)后,依原訂購單編號順序存盤。P06-1七、進(jìn)口作業(yè)七、進(jìn)口作業(yè)P071 .本作業(yè)程序適用于向國外采購之進(jìn)口處理作業(yè)。2 .本作業(yè)程序中之功能單位,依本公司現(xiàn)行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:(一采購單位(二進(jìn)出口單位(

15、二財務(wù)單位3. 采購單位收到擬制發(fā)票經(jīng)單位主管簽核后,若申請開立信用狀時,進(jìn)出口單位應(yīng)與財務(wù)單位協(xié)商決定開狀銀行,自行填妥各項(xiàng)必要數(shù)據(jù)后,如為FOB TERMS交易時,應(yīng)即查詢船公司或船務(wù)代理或空運(yùn)公司,安排最適當(dāng)之船期,在FOB及C&F TERM S時,即依貨物之性質(zhì),選定運(yùn)輸保險,以及其它必要之附加險。4. 進(jìn)出口單位依一般費(fèi)用報支作業(yè)申請開狀費(fèi)用,將信用狀申請書(如為T/T則無信用狀申請書交由財務(wù)單位至開狀銀行開立信用狀。5. 財務(wù)單位于開狀日后數(shù)日自銀行取回有關(guān)單據(jù)文件后,送進(jìn)出口單位存盤備查。6. 采購單位接獲國外廠商之裝船通知,應(yīng)即通知進(jìn)出口單位。7. 進(jìn)出口單位收到國外廠

16、商送來之裝船文件副本后,與信用狀核對,不相符通知國外廠商補(bǔ)運(yùn)后,再依一般費(fèi)用報支作業(yè)向財務(wù)單位申請贖單用款,并備具贖單所需文件交財務(wù)單位向開狀銀行贖回全部進(jìn)口文件正本,交采購單位。8. 進(jìn)出口單位填進(jìn)口貨物到貨通知單收到進(jìn)口文件正本應(yīng)影印一份副本送驗(yàn)收單位作為驗(yàn)收核對之依據(jù)。9. 進(jìn)口貨物到港時,進(jìn)出口單位應(yīng)備報關(guān)文件交報關(guān)行辦理報關(guān)提貨,并應(yīng)負(fù)責(zé)催促報關(guān)行盡辦理。10.進(jìn)出口單位接到報關(guān)行轉(zhuǎn)來之繳費(fèi)通知,應(yīng)即依一般費(fèi)用報支作業(yè)向財務(wù)單位申請關(guān)稅款,請報關(guān)行代繳后,據(jù)以向海關(guān)提貨。P07-1八、到貨追蹤作業(yè)八、到貨追蹤作業(yè)P081.本作業(yè)程序適用于完成訂購、國外訂購、訂購變更之到貨追蹤作業(yè)。2

17、 .本作業(yè)程序之功能單位,依本公司現(xiàn)行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:采購單位3 .采購單位依據(jù)訂購單第四聯(lián)或異動事項(xiàng)通知單由計算機(jī)打印預(yù)定進(jìn)貨日期、供應(yīng)商名稱、電話或傳真號碼、訂購單號碼、料號、品名規(guī)格、數(shù)量、單價、金額累積進(jìn)貨數(shù)、未交數(shù)等資料,據(jù)以查核各供貨商并督促交貨進(jìn)度。4 .采購單位查核供貨商,獲悉將如期交貨,應(yīng)通知驗(yàn)收單位排定收料時間其后續(xù)作業(yè)詳見驗(yàn)收作業(yè),如供貨商不能如期交貨,應(yīng)即填寫異動事項(xiàng)通知單通知相關(guān)單位,其后續(xù)作業(yè)詳見訂購變更作業(yè)。P08-1九、驗(yàn)收作業(yè)九、驗(yàn)收作業(yè)P091 .本作業(yè)程序適用于采購材料及商品之驗(yàn)收作業(yè)。2 .本作業(yè)程序之功能單位,依本公司現(xiàn)行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下

18、:(一倉儲單位(二品管單位3 .倉儲單位于收到訂購單第三聯(lián)及異動事項(xiàng)通知單復(fù)印件后,依采購類別、數(shù)量及約定送貨日期預(yù)先安排適當(dāng)儲位及卸料工具之準(zhǔn)備。4 .供貨商交貨時,門禁人員應(yīng)就供貨商交貨卡車數(shù)據(jù)輸入進(jìn)出廠登記薄,并通知倉儲單位收料。5 .倉儲單位辦理驗(yàn)收時應(yīng)先查閱訂購單、異動事項(xiàng)通知單復(fù)印件無誤后,指示供應(yīng)商卸貨地點(diǎn),且要求依規(guī)定之堆棧方式卸料。6 .卸貨完畢后,倉儲單位應(yīng)核對訂購單、異動事項(xiàng)通知單登載之?dāng)?shù)量,如數(shù)量不相符則依規(guī)定辦理收料或退貨,其作業(yè)詳數(shù)量驗(yàn)收不符作業(yè)。7 .倉儲單位經(jīng)驗(yàn)收數(shù)量后,依實(shí)際交貨量填寫驗(yàn)收單(附表P05注明驗(yàn)收日期、廠商編號、名稱、料號、品名規(guī)格、單位、送貨量

19、、累計交數(shù)量、訂購單號碼、訂單量,品管單位依材料檢驗(yàn)規(guī)范檢驗(yàn)或使用單位抽檢樣品。8 .品管單位檢驗(yàn)后于驗(yàn)收單上簽注驗(yàn)收意見后送回倉儲單位并將驗(yàn)收結(jié)果登入進(jìn)料檢驗(yàn)日報表(附表P06。如檢驗(yàn)不合格應(yīng)填驗(yàn)退通知單,其后續(xù)作業(yè)詳質(zhì)量驗(yàn)收不符作業(yè)。9 .倉儲單位收到品管或使用單位簽注合格之驗(yàn)收單將交貨量及累計交貨量填入送單位主管簽核后,分送如下:第一聯(lián): 送會計單位依序存盤備查。第二聯(lián):連同廠商送來之發(fā)票二、三聯(lián),送貨單送會計單位據(jù)以核對入帳。第三聯(lián):送采購單位存盤備查。第四聯(lián):倉儲單位據(jù)以登入材料卡并按編號順序存盤,材料、商品則存放于適當(dāng)儲位。10 .采購單位收到驗(yàn)收單并于窗體上加注單價、金額、營業(yè)稅

20、、應(yīng)付金額及付款條件,如注明補(bǔ)貨或扣款者,應(yīng)即通知廠商,其后續(xù)作業(yè)詳見索賠作業(yè)。P09-1十、數(shù)量驗(yàn)收不符作業(yè)十、數(shù)量驗(yàn)收不符作業(yè)P101 .本作業(yè)程序適用于采購材料、商品及固定資產(chǎn)之?dāng)?shù)量驗(yàn)收不符作業(yè)。2 .本作業(yè)程序之功能單位,依本公司現(xiàn)行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:(一倉儲單位(二采購單位3 .倉儲單位辦理驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符時,如系供貨商超交,應(yīng)通知采購單位,了解超交之原因決定是否收料,如超交部份拒收,采購單位應(yīng)通知供貨商限期取回.如超交數(shù)準(zhǔn)予收料,則將實(shí)收數(shù)填入驗(yàn)收單辦理質(zhì)量驗(yàn)收其后續(xù)作業(yè)詳驗(yàn)收作業(yè)。4 .倉儲單位于辦理驗(yàn)收時,經(jīng)核對發(fā)現(xiàn)供貨商短交時,應(yīng)通知采購單位,了解供貨商短交原因,如短交

21、不予收料應(yīng)由采購單位通知供貨商限期取回,如短交不拒收則依實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量填入驗(yàn)收單辦理質(zhì)量驗(yàn)收。P10-1十一、質(zhì)量驗(yàn)收不符作業(yè)十一、質(zhì)量驗(yàn)收不符作業(yè)P111 .本作業(yè)程序適用于采購材料及商品之質(zhì)量驗(yàn)收不符作業(yè)。2 .本作業(yè)程序之功能單位依本公司現(xiàn)行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:(一倉儲單位(二會計單位(三品管單位(四采購單位視購置物品授權(quán)狀況區(qū)分:3 .品管單位或使用單位人員檢驗(yàn)后,如檢驗(yàn)不合格,應(yīng)填驗(yàn)退通知單(附表P07一式三聯(lián),注明單號、供貨商名稱、材料/商品名稱、編號、訂單、驗(yàn)收單編號、交貨數(shù)量、抽驗(yàn)數(shù)量、收料日期、檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)結(jié)果及建議等數(shù)據(jù),送單位主管簽核并判定處理方式后¸分送如

22、下:第一聯(lián): 送采購單位據(jù)以轉(zhuǎn)銷訂購單及聯(lián)絡(luò)客戶。第二聯(lián):送生管單位據(jù)以規(guī)劃制程。第三聯(lián):送品管單位存盤備查。4 .品管單位于驗(yàn)收單上注明檢驗(yàn)結(jié)果¸若不良品經(jīng)判定拒受后送倉儲單位辦理退貨,經(jīng)單位主管簽核后,一式四聯(lián)分送如下:第一聯(lián):送會計單位入帳附于傳票后。第二聯(lián):送會計單位依序號存盤備查。第三聯(lián):送采購單位據(jù)以轉(zhuǎn)銷訂購單及聯(lián)絡(luò)客戶。第四聯(lián):倉儲單位并據(jù)以辦理退料作業(yè)。6 .不良品經(jīng)判定以特采方式處理收料時,另填寫特采認(rèn)證單一式四聯(lián)(附表P08,注明編號、日期、供貨商名稱、材料、商品名稱及編號、進(jìn)料日期、特采方式、數(shù)量、特采原因、不良內(nèi)容及建議事項(xiàng),送相關(guān)單位主管簽核決定特采之處理方

23、式后¸分送如下:第一聯(lián):送生管單位據(jù)以排定制程并存檔備查。第二聯(lián):送品管單位作為驗(yàn)收之依據(jù)并存檔備查。第三聯(lián):送生產(chǎn)單位存盤備查。第四聯(lián):送采購單位存盤備查。7 .品管單位或使用單位人員依相關(guān)單位主管簽核后判定處理方式,如為有條件特采其后續(xù)作業(yè)詳見索賠作業(yè)不論有無條件特采,均將特采認(rèn)證單第二聯(lián)依編號順序存檔,并將驗(yàn)收單、驗(yàn)退通知單、特采認(rèn)證單送采購單位。P 11-1十二、索賠作業(yè)十二、索賠作業(yè)P121 .本作業(yè)程序適用于采購材料、商品及固定資產(chǎn)數(shù)量、質(zhì)量驗(yàn)收不符之索賠作業(yè)。2 .本作業(yè)程序之功能單位,依本公司現(xiàn)行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:(一采購單位(二會計單位3 .采購單位取得數(shù)量及

24、質(zhì)量不符驗(yàn)收單,如屬進(jìn)口之材料、商品、固定資產(chǎn),應(yīng)即找公證行公證并出公證報告影印寄給廠商及保險公司,如屬非進(jìn)口之材料、商品、固定資產(chǎn)應(yīng)即通知供貨商補(bǔ)足數(shù)量或以折讓扣款。4 .采購單位依據(jù)驗(yàn)收單、驗(yàn)退通知單、特采認(rèn)證單填索賠通知單(Credit Note一式三聯(lián)(附表P09注明編號、日期、供貨商名稱、訂購單號碼、驗(yàn)收單號碼、處理情形、索賠或扣款金額,經(jīng)單位主管簽核后,分送如下:第一聯(lián):送會計單位據(jù)以填折讓單或索賠款收入入帳事宜。第二聯(lián):送交供應(yīng)廠商。第三聯(lián):連同驗(yàn)收單、驗(yàn)退通知單、特采認(rèn)證單依編號順序由采購單位存盤。P12-1十三、應(yīng)付帳款作業(yè)十三、應(yīng)付帳款作業(yè)P131.本作業(yè)程序適用于采購材料

25、、商品之應(yīng)付帳款作業(yè)。2.本作業(yè)程序之功能單位¸依本公司現(xiàn)行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:會計單位3.會計單位收到驗(yàn)收單廠商之統(tǒng)一發(fā)票第二、三聯(lián)及送貨單等相關(guān)單據(jù)¸應(yīng)審核其記載是否符合下列規(guī)定:(一買受人: 耕宇股份有限公司(二統(tǒng)一編號:12479560(三開立發(fā)票日期:應(yīng)與交貨或預(yù)付貨款之日期相同(四品名及數(shù)量:應(yīng)與所購材料商品相符(五單價及金額:審核單價是否與訂購單或異動事項(xiàng)通知單相符¸并驗(yàn)算其金額。(六營業(yè)稅屬應(yīng)稅(七統(tǒng)一發(fā)票應(yīng)蓋妥供貨商之統(tǒng)一發(fā)票專用章(八前項(xiàng)供貨商名稱應(yīng)與實(shí)際交貨之供貨商相符¸并以統(tǒng)一發(fā)票所載供貨商為付款對象(九所載買受人名稱及營利事

26、業(yè)統(tǒng)一編號¸如有錯誤不得任意刪改¸應(yīng)請供貨商作廢重開¸如于次月使發(fā)現(xiàn)錯誤;亦要求作廢重開¸不得按銷貨退回或折讓處理。5.會計單位核對無誤后¸應(yīng)即將驗(yàn)收單輸入計算機(jī)(應(yīng)付帳款管理系統(tǒng)¸定期打印進(jìn)貨明細(xì)表核對無誤后¸送單位主管簽核后¸編制傳票及有關(guān)憑證依編號順序存盤。6.本公司之采購付款¸除特殊情形或與供貨商合約規(guī)定須實(shí)時付款外¸每月按供貨商匯總于次月一次支付之¸會計單位應(yīng)于付款日前打印應(yīng)付帳款明細(xì)表送財務(wù)單位開立支票¸其后續(xù)作業(yè)詳見財務(wù)管理出納支出作業(yè)。P13-1十四、非倉儲管理物品請購作業(yè)十四、非倉儲管理物品請購作業(yè)P141.本作業(yè)程序適用于非倉儲管理物品之請購作業(yè)。2. 本作業(yè)程序中之功能單位,依本公司現(xiàn)行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:(一總務(wù)單位(二會計單位3. 請購單位依實(shí)際需求填請購單(附表P11注明請購單位、需求日期、品名、單位、需求量等數(shù)據(jù),依核決權(quán)限送呈簽核。4. 請購單一式三聯(lián)經(jīng)核準(zhǔn)后分送如下:第一聯(lián):送總務(wù)單位辦理采購事宜