采購流程以及獎(jiǎng)罰制度

1、采購流程以及獎(jiǎng)罰制度采購流程：包括收集信息，詢價(jià)，比價(jià)，議價(jià)，評(píng)估，索樣，決定，請(qǐng)購，訂購，協(xié)調(diào)與溝通，催交，進(jìn)貨驗(yàn)收，整理付款。采購（purchasing）：是指企業(yè)在一定的條件下，從供應(yīng)市場(chǎng)獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源， 以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常開展的一項(xiàng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。采購實(shí)踐可分為戰(zhàn)略采購（sourcing）和日常采購（procurement）兩部分。一般流程企業(yè)采購流程一般有比選、競(jìng)爭(zhēng)性談判和單一來源三種形式。比選采購方式的主要流程：1、采購人發(fā)出采購信息（采購公告或采購邀請(qǐng)書）及采購文件；2、供應(yīng)商按采購文件要求編制、遞交應(yīng)答文件；3、采購人對(duì)供應(yīng)商應(yīng)答文件進(jìn)行評(píng)審，并初步確定中選

2、候選供應(yīng)商（中選候選供應(yīng)商數(shù)量少于遞交應(yīng)答文件供應(yīng)商數(shù)量，具體數(shù)量視采購項(xiàng)目情況而定）；4、采購人保留與中選候選供應(yīng)商進(jìn)一步談判的權(quán)利；5、采購人確定最終中選供應(yīng)商，并向所有遞交應(yīng)答文件的供應(yīng)商發(fā)出采購結(jié)果通知；6、采購人與中選供應(yīng)商簽訂采購合同。競(jìng)爭(zhēng)性談判的主要程序：1、采購人發(fā)出采購信息（采購公告或采購邀請(qǐng)書）及采購文件；2、供應(yīng)商按采購文件要求編制、遞交初步應(yīng)答文件；3、采購人根據(jù)初步應(yīng)答文件與所有遞交應(yīng)答文件的供應(yīng)商進(jìn)行一輪或多輪談判，供應(yīng)商根據(jù)采購人要求進(jìn)行一輪或多輪應(yīng)答；4、采購根據(jù)供應(yīng)商最后一輪應(yīng)答進(jìn)行評(píng)審，并確定成交供應(yīng)商；5、采購人向所有遞交應(yīng)答文件的供應(yīng)商發(fā)出采購結(jié)果通知；

3、6、采購人與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。流程內(nèi)容1、詢價(jià)(Solicitation)詢價(jià)就是從可能的賣方那里獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業(yè)術(shù)語叫供方資格確認(rèn) (SourceQualification)。獲取信息的渠道有：招標(biāo)公告、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應(yīng)商目錄、約定專家擬定 可能的供應(yīng)商名單等。通過詢價(jià)獲得供應(yīng)商的投標(biāo)建議書。2、供方選擇(Source Selection)這個(gè)階段根據(jù)既定的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)選擇一個(gè)承包商。評(píng)價(jià)方法有以下幾種：合同談判：雙方澄清見解，達(dá)成協(xié)議。這種方式也叫“議標(biāo)”。加權(quán)方法：把定性數(shù)據(jù)量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評(píng)標(biāo)法”。篩選方法：為一

4、個(gè)或多個(gè)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)確定最低限度履行要求。如最低價(jià)格法。獨(dú)立估算：采購組織自己編制“標(biāo)底”，作為與賣方的建議比較的參考點(diǎn)。一般情況下，要求參與競(jìng)爭(zhēng)的承包商不得低于三個(gè)。選定供方后，經(jīng)談判，買賣雙方簽訂合同。3、合同管理合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個(gè)層次的集成和協(xié)調(diào)。1)授權(quán)承包商在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間進(jìn)行工作。2)監(jiān)控承包商成本、進(jìn)度計(jì)劃和技術(shù)績(jī)效。3)檢查和核實(shí)分包商產(chǎn)品的質(zhì)量。4)變更控制，以保證變更能得到適當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn)，并保證所有應(yīng)該知情的人員獲知變更。5)根據(jù)合同條款，建立賣方執(zhí)行進(jìn)度和費(fèi)用支付的聯(lián)系。6)采購審計(jì)。7)正式驗(yàn)收和合同歸檔。單據(jù)名稱接收采購計(jì)劃詢比議價(jià)決定下采

5、購單審核跟催收貨付款退貨。相關(guān)的單據(jù)有：請(qǐng)購單、采購單、詢價(jià)單，采購暫收單、進(jìn)貨單、采購?fù)顺?、采購異常退出等。采購相關(guān)：戰(zhàn)略采購是采購人員（commodity manager）根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略需求，制定和執(zhí)行采購企業(yè)的物料獲得的規(guī)劃，通過內(nèi)部客戶需求分析，外部供應(yīng)市場(chǎng)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、供應(yīng)基礎(chǔ)等分析，在標(biāo)桿比較的基礎(chǔ)上設(shè)定物料的長(zhǎng)短期的采購目標(biāo)、達(dá)成目標(biāo)所需的采購策略及行動(dòng)計(jì)劃，并通過行動(dòng)的實(shí)施尋找到合適的供應(yīng)資源，滿足企業(yè)在成本、質(zhì)量、時(shí)間、技術(shù)等方面的綜合指標(biāo)。戰(zhàn)略采購計(jì)劃內(nèi)容包含采用何種采購技術(shù)，與什么樣的供應(yīng)商打交道，建立何種關(guān)系，如何培養(yǎng)與建立對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)具有貢獻(xiàn)的供應(yīng)商群體，日常采購

6、執(zhí)行與合同如何確立等。日常采購是采購人員（buyer）根據(jù)確定的供應(yīng)協(xié)議和條款，以及企業(yè)的物料需求時(shí)間計(jì)劃，以采購訂單的形式向供應(yīng)方發(fā)出需求信息，并安排和跟蹤整個(gè)物流過程，確保物料按時(shí)到達(dá)企業(yè)，以支持企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)的過程。采購的對(duì)象分為直接物料（BOM material）和間接物料（MRO material），直接物料將用于構(gòu)成采購企業(yè)向其客戶提供的產(chǎn)品或服務(wù)的全部或部分，間接物料將在企業(yè)的內(nèi)部生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中被使用和消耗。采購是一個(gè)商業(yè)性質(zhì)的有機(jī)體為維持正常運(yùn)轉(zhuǎn)而尋求從體外攝入的過程。采購的基本原則：成本效益原則質(zhì)量原則、 進(jìn)度配合原則、公平競(jìng)爭(zhēng)原則。什么是采購：是指通過交換獲取物料和服務(wù)的

7、購買行為，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)在合適的時(shí)間、地點(diǎn)、價(jià)格獲取質(zhì)量、數(shù)量合適的資源。采購員必備能力：成本意識(shí)與價(jià)值分析能力、預(yù)測(cè)能力、表達(dá)能力、良好的人際溝通與協(xié)調(diào)能力、專業(yè)知識(shí)。什么樣才是好的采購員：采購員必備能力外，要有合理的采購計(jì)劃，遵守5R原則，選擇合適的供應(yīng)商，并加于管理，不斷提高。在不影響企業(yè)正常生產(chǎn)下，降低采購成本。采購員須承擔(dān)的責(zé)任：采購計(jì)劃與需求確認(rèn)、供應(yīng)商選擇與管理、采購數(shù)量控制、采購品質(zhì)控制、采購價(jià)格控制、交貨期控制、采購成本控制、采購合同管理、采購記錄管理。采購流程：收集信息，詢價(jià)，比價(jià)、議價(jià)，評(píng)估，索樣，決定，請(qǐng)購，訂購，協(xié)調(diào)與溝通，催交，進(jìn)貨檢收，整理付款。怎樣合理降低采購成本：

8、事先制定合理的采購計(jì)劃，查詢當(dāng)前市場(chǎng)行情，掌握影響成本的因素和事件。事中尋找多家合格廠商的報(bào)價(jià)，制作底價(jià)或預(yù)算，運(yùn)用議價(jià)技巧。事后選擇價(jià)格適當(dāng)?shù)膹S商簽訂合約，利用數(shù)量或現(xiàn)金折扣。采購價(jià)格構(gòu)成：供應(yīng)商成本的高低，規(guī)格與品質(zhì)，采購物料的供需關(guān)系，生產(chǎn)季節(jié)和采購時(shí)機(jī)，交貨條件，付款條件。采購商品成本構(gòu)成：工程或制造的方法，所需的特殊工具、設(shè)備，直接及間接材料成本，直接及間接人工成本，制造費(fèi)用或外包費(fèi)用，營(yíng)銷費(fèi)及稅捐、利潤(rùn)。什么是合適的價(jià)格：采購價(jià)格應(yīng)以達(dá)到適當(dāng)價(jià)格為最高目標(biāo)，采購員必須以采購要求，根據(jù)市場(chǎng)行情，分析物料的質(zhì)量狀況和價(jià)格變動(dòng)情況，選擇物美價(jià)廉的物料進(jìn)行購買。怎么樣判斷采購價(jià)格是否合理：

9、進(jìn)行成本分析，價(jià)格分析，市場(chǎng)調(diào)研，多家廠商報(bào)價(jià)。怎樣找供應(yīng)商：網(wǎng)絡(luò)，利用現(xiàn)有的資料，公開征求的方式，通過同業(yè)介紹，閱讀專業(yè)刊物，協(xié)會(huì)或采購專業(yè)顧問公司，參加產(chǎn)品展示會(huì)。供應(yīng)商分類：戰(zhàn)略供應(yīng)商，原材料供應(yīng)商，小額服務(wù)性供應(yīng)商，臨時(shí)性供應(yīng)商。合格供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)：優(yōu)秀的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人，高素質(zhì)的管理人員，穩(wěn)定的員工群體，良好的機(jī)器設(shè)備，良好的技術(shù)，良好的管理制度。怎樣對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分析：價(jià)格，品質(zhì)，服務(wù)，位置，存貨政策，柔性。專業(yè)知識(shí).判斷力.責(zé)任感.時(shí)間觀.口才.工作職責(zé)1新產(chǎn)品、新材料供應(yīng)商的尋找、資料收集及開發(fā)工作。2對(duì)新供應(yīng)商品質(zhì)體系狀況（產(chǎn)能、設(shè)備、交期、技術(shù)、品質(zhì)等）的評(píng)估及認(rèn)證，以保證供應(yīng)商的優(yōu)

10、良性。3與供應(yīng)商的比價(jià)、議價(jià)談判工作。4對(duì)舊供應(yīng)商的價(jià)格、產(chǎn)能、品質(zhì)、交期的審核工作，以確定原供應(yīng)商的穩(wěn)定供貨能力。5及時(shí)跟蹤掌握原材料市場(chǎng)價(jià)格行情變化及品質(zhì)情況，以期提升產(chǎn)品品質(zhì)及降低采購成本。6采購計(jì)劃編排物料訂購及交期控制。7部門員工的管理培訓(xùn)工作。8與供應(yīng)商以及其他部門的溝通協(xié)調(diào)等。流程優(yōu)化1、發(fā)現(xiàn)問題：此階段由使用部門提出需求。只有具體的使用者知道他們的需求是什么，而不是決策者。這是工業(yè)品銷售的基層環(huán)節(jié)。2、項(xiàng)目可行性研究：這個(gè)階段使用者已經(jīng)將發(fā)現(xiàn)的問題向上層匯報(bào)，客戶內(nèi)部在醞釀要不要采購計(jì)劃、考慮預(yù)算等問題。3、項(xiàng)目立項(xiàng)：這一階段一般會(huì)組建有使用部門、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門、決策部門等

11、人員共同組成的項(xiàng)目采購小組。4、確定采購的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：在這一階段，是客戶關(guān)于采購標(biāo)準(zhǔn)制定階段。通常由客戶使用部門和技術(shù)部門分析需求，再把需求轉(zhuǎn)化成采購標(biāo)準(zhǔn)。5、招標(biāo)：采購標(biāo)準(zhǔn)制定好以后，客戶將以標(biāo)書的形式發(fā)布出來，準(zhǔn)備投標(biāo)的廠家拿到標(biāo)書就可以制定方案了。此時(shí)，不管銷售人員如何推薦本產(chǎn)品的優(yōu)點(diǎn)，客戶一般不會(huì)改動(dòng)采購方案，除非發(fā)現(xiàn)了致命的缺陷。因?yàn)閷?duì)他們來說，采購方案的改動(dòng)是“牽一發(fā)而動(dòng)全身”的，成本很高。6、項(xiàng)目評(píng)標(biāo)：客戶一般會(huì)與兩家以上的銷售廠家進(jìn)行洽談，以便進(jìn)行評(píng)估和比較，得到更好的商業(yè)條件。這個(gè)階段會(huì)確立首選供應(yīng)商。7、合同審核：這一階段客戶會(huì)通過商務(wù)談判，努力爭(zhēng)取一些附加價(jià)值。產(chǎn)品的技術(shù)標(biāo)

12、準(zhǔn)和規(guī)格、數(shù)量以及付款方式等都是合同審核的內(nèi)容。8、簽訂協(xié)議：本階段是簽訂合同，交付產(chǎn)品，實(shí)施安裝。合同的簽訂并不意味著交易的結(jié)束。真正的銷售這個(gè)時(shí)候才真正開始。銷售人員要按合同認(rèn)真履行承諾，準(zhǔn)時(shí)交貨，按進(jìn)度完成。了解客戶內(nèi)部采購流程，是工業(yè)品營(yíng)銷說對(duì)話、找對(duì)人、做對(duì)事的前提。流程控制估計(jì)供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)成本；估計(jì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的產(chǎn)品或服務(wù)成本；設(shè)定你公司的標(biāo)的成本并發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品和流程需要改進(jìn)的領(lǐng)域；確定作出這些流程和產(chǎn)品改變并持續(xù)改進(jìn)對(duì)你公司的價(jià)值。 采購部獎(jiǎng)罰制度一. 目的 為規(guī)范采購日常行為，激勵(lì)和提高采購人員的工作積極性和責(zé)任心，保證按時(shí)、按量和按質(zhì)地采購所需物品，特制定如

13、下獎(jiǎng)罰制度。 二. 適應(yīng)范圍 本制度適用采購部全體人員。 三. 獎(jiǎng)勵(lì)細(xì)則 1. 采購人員及內(nèi)勤及時(shí)完成上級(jí)安排的各項(xiàng)任務(wù)且當(dāng)月無差錯(cuò)體現(xiàn)的，獎(jiǎng)勵(lì)100元/人。 2. 在同等或更低價(jià)格中找到更好質(zhì)量的供應(yīng)商，根據(jù)產(chǎn)品使用量與金額酌情獎(jiǎng)勵(lì)100-200元。 3. 采購能找到價(jià)格更優(yōu)惠的替代產(chǎn)品，按產(chǎn)品用量與總采購金額情況酌情獎(jiǎng)勵(lì)100-200元/次。 4. 同等質(zhì)量或更低價(jià)格中找到產(chǎn)能更大，交期更準(zhǔn)時(shí)的供應(yīng)商每按情況獎(jiǎng)200元。 5. 在原供應(yīng)商的基

14、礎(chǔ)上主動(dòng)將價(jià)格談到比歷史采購價(jià)更低，根據(jù)情況及采購量獎(jiǎng)200元/次，若連續(xù)談價(jià)下調(diào)，可多次獎(jiǎng)勵(lì)。 6. 市場(chǎng)價(jià)格確定漲價(jià)時(shí)，采購人員可保持原價(jià)或?qū)r(jià)格談到漲價(jià)范圍之下的根據(jù)情況獎(jiǎng)200元/次。 7. 上級(jí)指定人員對(duì)訂單進(jìn)行談價(jià)的，按采購金額及差價(jià)情況獎(jiǎng)200元/次。 8. 貨到付款談到月結(jié)或更長(zhǎng)外包商付款方式有明顯改進(jìn)，如前期付款額度減小，付款周期增長(zhǎng)的獎(jiǎng)200-500元。  四. 懲罰細(xì)則 1. 采購人員及采購內(nèi)勤不能及時(shí)完成任務(wù)和處理事情不及時(shí)且沒有向上級(jí)匯報(bào)的酌情處罰50-100

15、元/次。 2. 采購單不全不對(duì)、價(jià)格錯(cuò)誤、交期錯(cuò)誤、付款方式錯(cuò)誤、稅率錯(cuò)誤、數(shù)量錯(cuò)誤等，根據(jù)損失的大小酌情處罰100元不等/次。 3. 當(dāng)供應(yīng)商供貨質(zhì)量異常，不能及時(shí)督促及調(diào)整而導(dǎo)致對(duì)生產(chǎn)質(zhì)量或生產(chǎn)周期造成影響的視影響程度的大小和事后跟催的情況綜合考慮，酌情處罰100-200元/次。 4. 若因采購交期延誤影響生產(chǎn)的按生產(chǎn)情況及延誤時(shí)長(zhǎng)罰款100元/次， 5. 在審批過程中或在以后查核中明顯高于現(xiàn)市場(chǎng)價(jià)20的，一次性罰款200元；高于現(xiàn)市場(chǎng)價(jià)30的，一次性罰款500元。 5、采購人員不得與供應(yīng)商會(huì)餐、娛樂

16、，不得借用交通工具以及接受供應(yīng)商提供的其它方便或款待等，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視情況處以200-500元的罰款并做無薪開除處理，情節(jié)嚴(yán)重的移交公安機(jī)關(guān)處理。6、采購人員因自身疏忽大意沒有嚴(yán)格篩選供應(yīng)商且給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失的應(yīng)承擔(dān)相關(guān)責(zé)任（采購部門人員貨款的60%，公司承擔(dān)30%，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)10%）五. 注意事項(xiàng) 1. 若因其他部門的原因?qū)е虏少徲?jì)劃落后而延誤交期的，采購部門不應(yīng)以受到處罰。 2. 若因其他部門申報(bào)清單出錯(cuò)，并沒有及時(shí)變更導(dǎo)致采購錯(cuò)誤的，采購部不應(yīng)以受到處罰。 3. 若因生產(chǎn)中，生產(chǎn)量清單發(fā)生臨時(shí)變更未及時(shí)給予通知導(dǎo)致采購錯(cuò)誤的，采購部不應(yīng)以受到處罰。 4. 采購部應(yīng)履行授權(quán)簽字確認(rèn)單進(jìn)行采購，若其他部門進(jìn)行的臨時(shí)性采買，如出現(xiàn)采買錯(cuò)誤的，采購部不應(yīng)承擔(dān)任何責(zé)任及處罰。 5. 若因生產(chǎn)進(jìn)行中出現(xiàn)的突發(fā)采購計(jì)劃，采購部應(yīng)