易初用戶操作手冊v21

1、青島市檔案局易初檔案管理系統(tǒng)用戶操作手冊版本 2.1編制：青島市檔案局監(jiān)督指導(dǎo)一處目 錄第一章 系統(tǒng)基礎(chǔ)操作3第一節(jié) 系統(tǒng)登錄3第二節(jié) 修改密碼4第三節(jié) 系統(tǒng)注銷5第四節(jié) 系統(tǒng)退出5第二章 基礎(chǔ)資料維護(hù)操作5第一節(jié) 代碼維護(hù)5第二節(jié) 選項(xiàng)維護(hù)7第三章 各門類檔案庫維護(hù)操作10第一節(jié) 概述10第二節(jié) 文書檔案12第三節(jié) 照片檔案23第四節(jié) 其他門類檔案25第五節(jié) 數(shù)據(jù)備份25第四章 應(yīng)用工具27第一節(jié) 自動建文件夾27第一章 系統(tǒng)基礎(chǔ)操作第一節(jié) 系統(tǒng)登錄用鼠標(biāo)雙擊桌面上的快捷方式圖標(biāo)，即可出現(xiàn)以下的登錄界面，如圖1-1-1所示。（圖1-1-1）需要輸入字段：用戶名：輸入自己的用戶代碼，例如：us

2、er。 口令：輸入自己用戶的密碼。系統(tǒng)初始化默認(rèn)的用戶名為user，口令為0000。然后點(diǎn)擊，即可進(jìn)入系統(tǒng)，如果取消登錄，請點(diǎn)擊。第二節(jié) 修改密碼第一次使用由管理員分配的初始密碼進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)，可對初始密碼進(jìn)行修改，是密碼不被其他任何人所知，以增強(qiáng)操作權(quán)限的安全性。用管理員分配的用戶名和密碼進(jìn)入系統(tǒng)。進(jìn)入“系統(tǒng)維護(hù)”主菜單下的“修改密碼”，如圖1-2-1所示。（圖1-2-1）輸入字段：原密碼： 輸入框中輸入以前的口令。新密碼： 輸入框中輸入新的密碼。確認(rèn)密碼：輸入框中在輸入一次新的密碼。如以上的輸入正確無誤，便可按按鈕，系統(tǒng)提示密碼修改成功的對話框如圖1-2-2所示，點(diǎn)擊保存密碼后退出，如果取消修

3、改，點(diǎn)擊。（圖1-2-2）注意：密碼修改后，必須記牢，以免忘記密碼無法登錄，如果密碼丟失，請立即通知系統(tǒng)管理員。第三節(jié) 系統(tǒng)注銷如果想退出當(dāng)前用戶，以另外一個(gè)用戶登錄，請點(diǎn)擊“系統(tǒng)維護(hù)”菜單中的“重新登錄”選項(xiàng)，如圖1-4-1所示。（圖1-3-1）系統(tǒng)退出當(dāng)前系統(tǒng)，并出現(xiàn)登錄的對話框，輸入想要登錄的用戶和密碼，即可登錄。第四節(jié) 系統(tǒng)退出工作完成后，請退出系統(tǒng)，退出系統(tǒng)請點(diǎn)擊 “文件”菜單中的“退出”選項(xiàng)，如圖1-4-1所示。（圖1-4-1）系統(tǒng)即退出當(dāng)前用戶。第二章 基礎(chǔ)資料維護(hù)操作第一節(jié) 代碼維護(hù)代碼維護(hù)功能可以對責(zé)任者、文件代字、會計(jì)檔案類別、實(shí)物檔案類別、磁性載體檔案類別、部門名稱等系統(tǒng)

4、代碼進(jìn)行添加、修改、刪除操作。對系統(tǒng)代碼的有效維護(hù)可以最大限度的減少用戶在錄入過程中的工作量。點(diǎn)擊“系統(tǒng)維護(hù)”主菜單下的“代碼維護(hù)”選項(xiàng)，如圖2-1-1所示。單擊標(biāo)簽可以切換不同的代碼（圖2-1-1）一、單擊窗口頂端的標(biāo)簽，可以切換不同的錄入代碼。當(dāng)前錄入代碼的標(biāo)簽頁名稱是突出顯示在上面。例如：圖2-1-1所示的錄入代碼為“責(zé)任者”。二、添加代碼：單擊“增加”按鈕，窗口上會添加一條空白記錄，您將需要添加的內(nèi)容輸入到空白條目上即可。三、保存代碼：當(dāng)您錄入完代碼后，應(yīng)當(dāng)單擊“存盤”按鈕保存數(shù)據(jù)。四、刪除代碼：單擊“刪除”按鈕，可以刪除當(dāng)前選定的代碼記錄。五、退出：單擊“退出”按鈕，可以退出代碼維護(hù)

5、功能。六、如果您在切換錄入代碼或退出代碼維護(hù)前沒有保存修改的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)將會提示您保存數(shù)據(jù)，提示窗口如圖2-1-2。（圖2-1-2）1.單擊“是”按鈕，保存修改的數(shù)據(jù)，進(jìn)行切換錄入代碼或退出操作。2.單擊“否”按鈕，不保存修改的數(shù)據(jù)，進(jìn)行切換錄入代碼或退出操作。3.單擊“取消”按鈕，不保存修改的數(shù)據(jù)，但是不再進(jìn)行切換錄入代碼或退出操作。第二節(jié) 選項(xiàng)維護(hù)選項(xiàng)主要為用戶提供默認(rèn)全宗號/全宗名稱和地區(qū)、刪除數(shù)據(jù)和退出系統(tǒng)時(shí)是否提示、運(yùn)行電子文件的應(yīng)用程序所在位置等項(xiàng)目的設(shè)置。進(jìn)入“系統(tǒng)維護(hù)”主菜單下的“選項(xiàng)”，如圖2-2-1：（圖2-2-1）系統(tǒng)自動彈出“選項(xiàng)”維護(hù)對話框，如圖2-2-2所示。（圖2-

6、2-2）一、修改默認(rèn)地區(qū)代碼：為保證全市各區(qū)市檔案數(shù)據(jù)的唯一性，每個(gè)單位都要設(shè)置本單位的地區(qū)代碼。您應(yīng)當(dāng)將本單位的地區(qū)代碼輸入到“默認(rèn)地區(qū)”輸入框中。地區(qū)代碼設(shè)置如下：地區(qū)代碼地區(qū)代碼地區(qū)代碼青島市QD嶗山區(qū)LS膠南市JN市南區(qū)SN城陽區(qū)CY平度市PD市北區(qū)SB黃島區(qū)HD萊西市LX四方區(qū)SF即墨市JM李滄區(qū)LC膠州市JZ二、設(shè)置默認(rèn)全宗號/全宗名稱：您錄入檔案數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)將自動將默認(rèn)的全宗號和全宗名稱引入您錄入的記錄中。您應(yīng)當(dāng)向本地區(qū)綜合檔案館咨詢您單位的全宗號和全宗名稱，填寫在“默認(rèn)全宗號/全宗名稱”輸入框中。注意：全宗號與全宗名稱之間用“/”分隔。例如：00066/青島市檔案局。三、電子文

7、件掃描路徑：易初檔案管理系統(tǒng)對電子文件的管理主要有附加和鏈接兩種（這兩種方式的區(qū)別和使用方法見各種門類檔案整理辦法）。系統(tǒng)在附加或鏈接電子文件時(shí)，需要知道附加或鏈接的電子文件的存儲位置，因此要在此設(shè)置電子文件掃描路徑，計(jì)算機(jī)會先到用戶設(shè)置的電子文件掃描路徑，去找相應(yīng)的電子文件，并將其附加到數(shù)據(jù)庫中，或者將電子文件的鏈接路徑存放到數(shù)據(jù)庫中。如圖2-2-3所示。不同的路徑用分號區(qū)分電子文件存儲的路徑 （圖2-2-3）注意：1.電子文件掃描路徑必須用半角輸入；2.兩個(gè)電子文件掃描路徑必須寫全，最好第一個(gè)路徑填寫計(jì)算機(jī)硬盤的電子文件存放位置，第二個(gè)路徑填寫電子文件刻錄光盤后的位置。四、關(guān)閉窗口前提示：

8、該項(xiàng)目如果選擇“提示”，則關(guān)閉一個(gè)檔案門類的窗口時(shí)系統(tǒng)會向您確認(rèn)是否關(guān)閉窗口，如果選擇“不提示”，則關(guān)閉一個(gè)檔案門類的窗口時(shí)不會向您確認(rèn)是否關(guān)閉窗口。五、刪除數(shù)據(jù)前提示：該項(xiàng)目如果選擇“提示”，則每刪除一條檔案記錄時(shí)系統(tǒng)會向您確認(rèn)是否確定刪除。有時(shí)候用戶可能要一次刪除很多記錄，這樣每一條都確定很麻煩，這樣的話您可以選擇“不提示”，這時(shí)系統(tǒng)就不會向您確認(rèn)是否真的刪除記錄。第三章 各門類檔案庫維護(hù)操作第一節(jié) 概述系統(tǒng)為您提供文書、科技、會計(jì)、實(shí)物、照片、錄音錄像和其他門類檔案的管理，您要打開某一個(gè)門類檔案的數(shù)據(jù)庫，需要進(jìn)入“文件”主菜單下的“打開”，在“打開”菜單中包含了系統(tǒng)所有的檔案門類，您只需

9、單擊檔案門類就可以進(jìn)入到相應(yīng)門類的數(shù)據(jù)庫中，如圖3-1-1所示。（圖3-1-1）系統(tǒng)還設(shè)置了主工具欄，如圖3-1-2所示。主工具欄對應(yīng)了主菜單的常用功能，鼠標(biāo)在主工具欄按鈕上稍停就會出現(xiàn)該按鈕的功能提示。新照片檔案庫錄音錄像文件庫實(shí)物檔案庫文書檔案主庫其他門類檔案案卷庫會計(jì)檔案庫照片檔案案卷庫文書檔案年度庫幫助頁面設(shè)置照片檔案文件庫錄音錄像案卷庫實(shí)物檔案庫科技檔案案卷庫其他門類檔案文件庫科技檔案文件庫實(shí)物檔案庫（圖3-1-2）打開某一種門類的檔案庫窗口后，系統(tǒng)菜單變成該門類檔案專用的菜單（窗口菜單），同時(shí)在主工具欄下方又增加了一排新的工具欄（窗口工具欄），窗口工具欄同樣對應(yīng)了窗口菜單的常用功能

10、，鼠標(biāo)在工具欄按鈕上稍停就會出現(xiàn)該按鈕的功能提示。窗口工具欄按鈕功能從左至右分別是保存、插入、復(fù)制、刪除、導(dǎo)入、導(dǎo)出、檢索、排序、批處理、歸檔、上移、下移、跳轉(zhuǎn)、附加電子文件管理、鏈接電子文件管理、打印、打印預(yù)覽、關(guān)閉。例如：單擊主菜單“文件”“打開”“文書檔案年度庫”或單擊主工具欄按鈕，系統(tǒng)打開文書檔案年度庫窗口，如圖3-1-3所示。注意：打開某一種門類的檔案庫后，此種門類的菜單項(xiàng)和工具欄按鈕都變成灰色，不能再用。直到您關(guān)閉了該門類的檔案庫后，該門類的菜單項(xiàng)和工具欄按鈕才能夠再次使用。打開文書檔案年度庫后，其相應(yīng)的菜單和快捷按鈕變?yōu)榛疑▓D3-1-3）第二節(jié) 文書檔案文書檔案分為文書檔案年度

11、庫和文書檔案主庫。檔案整理工作一般按年度進(jìn)行，用戶可以在文書檔案年度庫中完成當(dāng)年度的文書檔案整理的工作，待整理完畢檢查核對無誤時(shí)，將當(dāng)年度的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)到文書檔案主庫中，文書檔案年度庫被清空，可以進(jìn)行下一年度的文書檔案整理工作。一、 新建新建一條記錄（這里指一件檔案的目錄），可以點(diǎn)擊菜單中的“記錄”選項(xiàng)，選擇“插入”，或者直接點(diǎn)擊工具欄中的按鈕，系統(tǒng)會自動為用戶生成一條新的記錄，插入的新記錄只能是當(dāng)前最后一條記錄。注意：1、用戶可以在菜單“系統(tǒng)維護(hù)”中的“選項(xiàng)”窗口中將用戶的默認(rèn)地區(qū)、默認(rèn)全宗號、全宗名稱預(yù)先設(shè)定好，用戶在新建一條記錄時(shí)，會自動帶出默認(rèn)的地區(qū)、全宗號內(nèi)容，避免了用戶的重復(fù)錄入，節(jié)省了

12、錄入時(shí)間，減輕了錄入的工作量。 2、每一條記錄都有一個(gè)記錄號，是系統(tǒng)自動生成的，用來標(biāo)記記錄的條數(shù)，用戶不能對其進(jìn)行編輯操作。 3、系統(tǒng)會根據(jù)用戶的錄入情況，自動生成“件號”，用戶也可以自行編輯，錄入時(shí)“件號”自動補(bǔ)位。 4、如果一件檔案有兩份文件，則采用“件內(nèi)序號”來區(qū)分。例如請示和批復(fù)可作為一件，錄入時(shí)，“件號”相同，批復(fù)的“件內(nèi)序號”為01，請示的“件內(nèi)序號”為02。 5、其他固定字段（如責(zé)任者、文號代字、經(jīng)辦部門）可以通過代碼維護(hù)操作進(jìn)行設(shè)置，用戶錄入時(shí)采用下拉框選擇即可，不必重復(fù)錄入。二、 復(fù)制如果兩條記錄的內(nèi)容相差不大，可以采用復(fù)制一條記錄的方法。點(diǎn)擊菜單中的“記錄”選項(xiàng)，選擇“復(fù)

13、制”，或者直接點(diǎn)擊工具欄中的按鈕，系統(tǒng)會自動復(fù)制當(dāng)前最后一條記錄。三、 刪除刪除一條記錄，點(diǎn)擊菜單中的“記錄”選項(xiàng)，選擇“刪除”，或者直接點(diǎn)擊工具欄中的按鈕，系統(tǒng)會自動為用戶生成一條新的記錄，刪除的記錄只能是當(dāng)前最后一條記錄。四、檢索檢索用戶需要查詢的記錄，點(diǎn)擊菜單中的“工具”選項(xiàng)，選擇“檢索”，或者直接點(diǎn)擊工具欄中的按鈕，系統(tǒng)會彈出“文書檔案年度庫檢索”窗口，如圖3-2-1所示，用戶在有下拉框的欄位中選擇查詢條件的字段，在其右側(cè)填寫查詢條件的具體內(nèi)容。本檢索支持多條件查詢和模糊查詢，多個(gè)條件之間的邏輯關(guān)系可選擇“并且”或“或者”，系統(tǒng)默認(rèn)為模糊查詢，若需要精確查詢，用戶只需將模糊檢索前的對勾

14、點(diǎn)掉。查詢條件編輯框查詢條件字段查詢條件具體內(nèi)容（圖3-2-1）編輯好查詢條件后，點(diǎn)擊按鈕，條件加入到條件編輯框中，用戶也可以在此編輯框中直接修改查詢條件，點(diǎn)擊按鈕，系統(tǒng)根據(jù)檢索條件自動查詢符合條件的記錄，點(diǎn)擊按鈕，系統(tǒng)檢索出所有記錄。五、排序用戶可以通過關(guān)鍵字段對所有的記錄進(jìn)行排序，點(diǎn)擊菜單中的“工具”選項(xiàng)，選擇“排序”，或者直接點(diǎn)擊工具欄中的按鈕，系統(tǒng)會彈出“文書檔案年度庫排序”窗口，如圖3-2-2所示。（圖3-2-2）在左邊的方框內(nèi)選擇排序的字段，雙擊字段名稱，系統(tǒng)自動將選擇的字段添加到右邊的排序方框內(nèi)，或者選中排序字段，點(diǎn)擊按鈕，添加到右邊的方框中。在右邊的方框中雙擊字段名稱可以進(jìn)行升

15、序（）或降序（）的轉(zhuǎn)換，選中排序字段，點(diǎn)擊按鈕，移除所選的排序字段。用戶選擇好排序的關(guān)鍵字段后，點(diǎn)擊按鈕，系統(tǒng)自動對記錄進(jìn)行排序。點(diǎn)擊按鈕，退出排序操作。六、批處理進(jìn)行批處理操作以前，首先要選中需要進(jìn)行處理的數(shù)據(jù)行。單擊一條記錄行首的記錄號部分，整個(gè)一行數(shù)據(jù)變成藍(lán)色即是選中，再次單擊則取消當(dāng)前記錄的選擇。如果要取消所有選擇的記錄行，一種方法是運(yùn)行菜單“記錄”中的“取消選擇”選項(xiàng)，另一種方法是在當(dāng)前數(shù)據(jù)庫界面中單擊鼠標(biāo)右鍵。對記錄某一字段進(jìn)行批量修改，點(diǎn)擊菜單中的“工具”選項(xiàng)，選擇“批處理”，或者直接點(diǎn)擊工具欄中的按鈕，系統(tǒng)會彈出“批處理”窗口，如圖3-2-3所示。 （圖3-2-3）對話框左邊是

16、當(dāng)前數(shù)據(jù)庫界面的字段名稱，右邊的輸入框輸入替換后的值。如果選擇“處理選中記錄”，則批處理操作時(shí)只對選中的記錄進(jìn)行替換；如果選擇“處理全部記錄”，則批處理操作時(shí)對當(dāng)前數(shù)據(jù)庫界面顯示的全部記錄進(jìn)行替換。單擊按鈕，開始替換操作，單擊按鈕，關(guān)閉批處理對話框。七、文書檔案年度庫與文書檔案主庫之間的數(shù)據(jù)移轉(zhuǎn)在一個(gè)年度的文書檔案整理完成后，需要將該年度的文書檔案轉(zhuǎn)到主庫中，點(diǎn)擊菜單中的“工具”選項(xiàng)，選擇“轉(zhuǎn)主庫回年度庫”，或者直接點(diǎn)擊工具欄中的按鈕，系統(tǒng)會彈出“年度庫轉(zhuǎn)主庫主庫回年度庫”窗口，如圖3-2-4，圖3-2-5所示。（圖3-2-4）（圖3-2-5）輸入字段：全總號：移轉(zhuǎn)的記錄的全宗號，若用戶在“選

17、項(xiàng)”中預(yù)先設(shè)置好默認(rèn)全總號，則系統(tǒng)會自動帶出此默認(rèn)全總號。門類：移轉(zhuǎn)的記錄的門類，系統(tǒng)默認(rèn)的歸檔門類為“文書檔案”，用戶也可以自行編輯此欄位。歸檔年度：移轉(zhuǎn)的記錄的年度。保管期限：移轉(zhuǎn)的記錄的保管期限，用戶需要在下拉框中選擇，一次只能歸檔一個(gè)保管期限的文件。單擊按鈕開始移轉(zhuǎn)操作，單擊按鈕關(guān)閉對話框。注意：1、轉(zhuǎn)到主庫中的文件將不能再進(jìn)行件號的調(diào)整，在一個(gè)年度的歸檔文件沒有完全整理完畢以前，不要進(jìn)行年度庫轉(zhuǎn)主庫操作。2、一般情況下，一年的文書檔案進(jìn)行了歸檔操作以后不要再將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)回到年度庫中。在進(jìn)行了歸檔操作后如果又出現(xiàn)零散文件，將零散文件直接在主庫中輸入，排列在該年度最后即可。如果確實(shí)在該年度歸

18、檔文件整理中出現(xiàn)重大問題，需要做大的調(diào)整才進(jìn)行“回年度庫”操作。3、正常移轉(zhuǎn)的文件在操作后會被從文書檔案年度庫/文書檔案主庫中刪除，移轉(zhuǎn)時(shí)產(chǎn)生錯(cuò)誤的文件仍然保留在年度庫/主庫中。八、電子文件管理系統(tǒng)提供了電子文件的兩種歸檔方式：附加和鏈接。點(diǎn)擊菜單中的“電子文件”選項(xiàng)，選擇“管理”，或者直接點(diǎn)擊工具欄中的按鈕，系統(tǒng)會彈出“電子文件管理器”窗口和電子文件管理工具欄，分別如圖3-2-6、圖3-2-7所示。附加的電子文件名稱，雙擊此欄位即可打開此電子文件。鏈接的電子文件的路徑，雙擊此欄位即可打開此電子文件（圖3-2-6）（圖3-2-7）1、附加將歸檔電子文件進(jìn)行附加（只適用于單獨(dú)一條記錄的附加操作）

19、，首先點(diǎn)選需要附加電子文件的一條記錄，然后點(diǎn)擊工具欄中的按鈕，系統(tǒng)彈出“打開文件”對話框如圖3-2-8所示。（圖3-2-8） 在此對話框中選擇要附加的電子文件，單擊按鈕，系統(tǒng)自動將電子文件附加到選中的記錄上，若附加成功，此條記錄的底色變?yōu)榉奂t色，如圖3-2-9所示。（圖3-2-9）2、查看要查看某一份檔案文件附加的電子文件，首先打開電子文件管理器，選擇想要查看的檔案文件所在的行，然后單擊工具欄中的按鈕，或者直接雙擊“附加文件”或者“連接文件”欄位中的電子文件名或電子文件連接路徑即可打開此電子文件。3、拆離附加的電子文件不允許在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行修改，如果用戶要使用該電子文件，就要將該電子文件拆離出一

20、份拷貝。“拆離”操作不會刪除數(shù)據(jù)庫中的電子文件。單擊按鈕后，系統(tǒng)顯示保存文件對話框，用戶輸入要保存的文件名和位置，單擊“保存”即可將當(dāng)前電子文件拆離出來。4、刪除單擊按鈕后，刪除當(dāng)前電子文件或者電子文件連接路徑。5、自動附加將大批量的歸檔電子文件進(jìn)行附加到多條記錄中，首先要將自動附加的電子文件存儲路徑在“選項(xiàng)”中的“電子文件掃描路徑”中設(shè)置好，例如用戶將自動附加的電子文件統(tǒng)一存放在D盤根目錄下的Data文件夾里，則需要在電子文件掃描路徑欄位中填寫“D：data”然后點(diǎn)擊按鈕，系統(tǒng)彈出提示是否繼續(xù)對話框，如圖3-2-10所示。（圖3-2-10）點(diǎn)擊“是”按鈕，彈出“自動附加”對話框，如圖3-2-

21、11所示。（圖3-2-11）用戶可根據(jù)文件的不同整理方式，選擇自動附加的匹配方式。附加完畢，系統(tǒng)會提示掃描完成，附加了電子文件的記錄，底色會變成粉紅色，電子文件管理器中附加文件欄位里會有相應(yīng)的電子文件名。通過匹配文號附加：用戶將電子文件用其相應(yīng)的文號來命名。例如：要附加青檔字2002年度1號文件，格式為“青檔字20020001.doc”。如圖3-2-12所示。按照文號起好名字的電子文件電子文件的掃描路徑 （圖3-2-12）通過匹配題名附加：用戶將電子文件的用其相應(yīng)的文件題名來命名，且名字必須與相應(yīng)的記錄中的題名一致。例如：記錄中文件題名為“關(guān)于召開會議的通知”，則相應(yīng)的電子文件也命名為“關(guān)于召

22、開會議的通知.doc”。通過匹配檔號文件夾附加：用戶需要建立與每條記錄相對應(yīng)的文件夾，文件夾的名字為該條記錄的檔號。格式為：全總號（5位）+門類（文書檔案）+歸檔年度（4位）+保管期限（永久1，長期2，短期3）+件號（5位）+件內(nèi)序號（2位）。例如：00066文書檔案200210000101 全總號 門類 歸檔年度 件號 件內(nèi)序號 保管期限建立好的文件夾如圖3-2-13所示。按照檔號起好名字的存放電子文件的文件夾，用戶將相應(yīng)的電子文件存儲在此文件夾內(nèi)。 （圖3-2-13）6、自動連接將大批量的歸檔電子文件進(jìn)行連接到多條記錄中，首先要建立對應(yīng)于每條記錄的文件夾（建立文件夾同自動附加中的檔號文件夾

23、），且文件夾的名稱要用記錄的檔號來命名，將相應(yīng)的電子文件保存到此文件夾中，然后要將文件夾的存儲路徑在“選項(xiàng)”中的“電子文件掃描路徑”中設(shè)置好，例如用戶將自動連接的文件夾統(tǒng)一存放在D盤根目錄下的Data文件夾里，則需要在電子文件掃描路徑欄位中填寫“D：data”，然后點(diǎn)擊按鈕，系統(tǒng)進(jìn)行自動連接。連接完畢，系統(tǒng)會提示掃描完成，連接上電子文件的記錄，底色會變成粉紅色，電子文件管理器中連接文件欄位里會有相應(yīng)的路徑。注意：1、電子文件管理器顯示當(dāng)前檔案文件中附加的電子文件名稱和鏈接的電子文件的路徑，如果“附加文件”或者“連接文件”欄目為空，表示該檔案文件中還沒有附加或連接的電子文件。2、電子文件管理不管

24、是采用附加還是連接，都需要將電子文件掃描的路徑設(shè)置正確，否則系統(tǒng)無法自動找到要附加或連接的電子文件。第三節(jié) 照片檔案新照片檔案庫的錄入操作基本上與文書檔案相同。這里只介紹一下照片檔案的連接方法。將大批量的歸檔數(shù)碼照片進(jìn)行連接到多條記錄中，首先要將每張數(shù)碼照片的名稱用記錄的檔號來命名，然后要將文件夾的存儲路徑在“選項(xiàng)”中的“電子文件掃描路徑”中設(shè)置好，例如用戶將自動連接的數(shù)碼找片統(tǒng)一存放在D盤根目錄下的Data文件夾里，如圖2-3-1所示，則需要在電子文件掃描路徑欄位中填寫“D：data”。需要連接的數(shù)碼照片電子文件的掃描路徑（圖2-3-1）然后點(diǎn)擊按鈕，系統(tǒng)進(jìn)行自動連接。連接完畢，系統(tǒng)會提示掃

25、描完成，連接上數(shù)碼照片的記錄，底色會變成粉紅色，電子文件管理器中連接文件欄位里會有相應(yīng)的路徑。新數(shù)碼照片的命名格式為：門類（SP，2位）+歸檔年度（4位）+保管期限（統(tǒng)一設(shè)置為長久，1）+張?zhí)枺?位）。與新照片檔案庫中的檔號相對應(yīng)，如圖2-3-2所示。例如：SP2002100001 門類年度 張?zhí)?保管期限 （圖2-3-2）舊的數(shù)碼照片連接的方法與新的基本一致，只是連接時(shí)，數(shù)碼照片的命名格式不同。舊數(shù)碼照片的命名格式為：盤冊號（5位）+ 張?zhí)枺?位）。與舊照片檔案文件庫中的檔號相對應(yīng)，如圖2-3-3所示。例如： 000010001 盤冊號 張?zhí)?（圖2-3-3）第四節(jié) 其他門類檔案其他門類檔案庫的基本操作與文書檔案庫基本相同。第五節(jié) 數(shù)據(jù)備份導(dǎo)入和導(dǎo)出為用戶提供了數(shù)據(jù)的備份和匯入的功能。一、導(dǎo)出：將用戶在當(dāng)前打開的數(shù)據(jù)庫界面上顯示的數(shù)據(jù)備份到磁盤上，點(diǎn)擊菜單“記錄”中的“導(dǎo)出”選項(xiàng)或直接點(diǎn)擊窗口工具欄的按鈕，運(yùn)行導(dǎo)出功能后，打開選擇導(dǎo)出文件名對話框，如圖3-5-1所示。（圖3-5-1）如果您想要備份部分?jǐn)?shù)據(jù)，先要利用檢索功能檢索出想要備份的數(shù)據(jù)，然后再用導(dǎo)出功能將數(shù)據(jù)導(dǎo)出到磁盤上。系統(tǒng)提供兩種導(dǎo)出文件各式dbf文件和xml文件。如果您想要導(dǎo)出dbf文件，在選擇文件對話框中的保存類型下拉列表框選擇“數(shù)據(jù)庫文件（*.dbf）”；如果您想要導(dǎo)出x