辦公使用技巧培訓筆記

1、2021-06-09PPT辦公使用技巧培訓筆記目錄制作一個標準的演示文稿4幻燈片縮略圖及大綱視圖幻燈片窗格備注窗格了解你的工作區(qū)前臺后臺可充分利用后臺來進行動畫效果設計，但是無法打印。5了解你的工作區(qū)6以“標題和文字版式為例，在一個幻燈片頁面時，可以錄入文字的位置，只有在預設的文本框內(nèi)部，并且當在內(nèi)容文本框中添加文字時，在每段文字前，會自動出現(xiàn)工程符號，如以下圖：幻燈片的文字分級處理對文本進行升降級處理：1、開始-段落-“降低/提高列表級別按鈕2、快捷鍵：ALT+Shift+ 升級ALT+Shift+ 降級或Shift+Tab 升級Tab 降級我是標題7我是第一級文字我是第二級文字我是第三級文

2、字我是第四級文字o 我是第五級文字 我是第六級文字 我是第七級文字 我是第一級文字我是第二級文字我是第三級文字試試看 大綱視圖用于顯示PPT標準模版上的純文字內(nèi)容，前提是需要在標準版式內(nèi)輸入的內(nèi)容才可見。 使用大綱視圖輸入內(nèi)容，有利于思路的連貫性，可以進行快速的文字錄入。 Enter分級 Tab降級 Shift + tab升級8使用大綱視圖使用大綱視圖快速生成目錄9使用大綱視圖雙擊大綱折疊復制至空白PPT頁形成目錄頁10Word標題文字的快速導入制作PPT時，除了手工錄入文字外，還可以直接使用PPT的導入功能，自動從word文檔中將需要的文字導入到PPT中。準備工作1、將word文檔中，需要作

3、為幻燈片頁標題的內(nèi)容設為“標題12、將word文檔中，需要作為幻燈片頁內(nèi)容第一級的文字設為“標題23、以此類推，設定所有需要導入PPT中的文字樣式方法一：4、將設定完成的word文檔保存并關閉5、在PPT中選擇“開始選項卡的“幻燈片組中，點擊“新建幻燈片按鈕下三角，點擊“幻燈片從大綱，選擇設定好的word文檔，點擊“插入11Word標題文字的快速導入制作PPT時，除了手工錄入文字外，還可以直接使用PPT的導入功能，自動從word文檔中將需要的文字導入到PPT中。準備工作1、將word文檔中，需要作為幻燈片頁標題的內(nèi)容設為“標題12、將word文檔中，需要作為幻燈片頁內(nèi)容第一級的文字設為“標題2

4、3、以此類推，設定所有需要導入PPT中的文字樣式方法二：4、選擇“發(fā)送到Mircosoft office Powerpoint命令如果沒有，那么點擊下三角在列表中找到此命令轉(zhuǎn)成ppt后，每頁幻燈片上內(nèi)容太多怎么辦？怎么快速分成幾頁？1、分頁方法1、每一頁都有大標題點到文本框后會出現(xiàn)智能標記，在超過幻燈片規(guī)定的模式長度后會出現(xiàn)，如果在規(guī)定長度里那么不會出現(xiàn)如右圖方法2、大綱視圖中，選擇子標題進行升級處理即可每個子標題都生成一張幻燈片2、合并大綱視圖中tab降級處理12Word標題文字的快速導入文字導入后，需要去除外來格式，變成默認模版形式，這樣才可以通過模版的修改來完成整個報告的統(tǒng)一修改：開始字

5、體去除格式命令13Word標題文字的快速導入主題是應用于一張幻燈片、假設干張幻燈片或整個演示文稿的主題顏色，主題字體，主題效果及背景的組合。14利用主題創(chuàng)立一致而專業(yè)的幻燈片外觀可以自己設計主題另存為新主題文件：設計-主題-保存當前主題，那么可在下次單擊“自定義下的主題時反復使用你所設計的主題。15幻燈片母版視圖幻燈片母版縮略圖版式縮略圖主幻燈片區(qū)域中的幻燈片母版幻燈片幻燈片母版視圖，可以查看和更改版式，可以進行全局更改，如在所有幻燈片中添加公司logo。16幻燈片版式使用標準的版式，有助于簡化和加速對文字的修改。利用母版對文字進行修改后，所有相應的頁面都會進行修改，因此，在合作制作ppt時，

6、建議統(tǒng)一使用標準的版式，那么匯總形成的ppt可減少調(diào)整格式的時間。17幻燈片版式使用“標題幻燈片、“僅標題、“節(jié)標題版式，能夠使ppt的邏輯看起來更加清晰和明了標題幻燈片僅標題節(jié)標題圖形和媒體對象的操作19使用SmartArt圖形獲得視覺效果第一局部 公司的經(jīng)營理念第二局部 人事政策第三局部 考勤制度第四局部 薪資及福利第五局部 差旅報銷方法第一部分 公司的經(jīng)營理念第二部分 人事政策第三部分 考勤制度第四部分 薪資及福利第五部分 差旅報銷辦法注意：文字轉(zhuǎn)換為圖形文字后文字就沒有了，無法雙向轉(zhuǎn)換，因此，先處理好文字，再進行美化20使用SmartArt圖形獲得視覺效果可以通過 對圖形進行設計、修飾

7、和更新注意：smartart圖形在07以前版本無法進行編輯，因此，在內(nèi)容和美化完成后，建議選中所有圖形，將其剪切出，形成各自獨立的圖形，這樣，就可以保持在07以前版本上進行編輯，并能制作動畫效果。第一部分 公司的經(jīng)營理念第二部分 人事政策第三部分 考勤制度第四部分 薪資及福利第五部分 差旅報銷辦法第一部分 公司的經(jīng)營理念第二部分 人事政策第三部分 考勤制度第四部分 薪資及福利第五部分 差旅報銷辦法21繪制自選圖形自選圖形的繪制方式，都是在“插入選項卡下的“插圖組中的“形狀中，選擇需要的圖形，然后使用鼠標左鍵在頁面上拖拽即可。小技巧：1、繪制正圓或正方形或正方體選擇相應的圖形后，按住shift繪

8、制圖形，即可得到2、圖片復制快捷按鈕選中需要復制的圖片，使用Ctrl+D即可進行復制相當于Ctrl+C和Ctrl+V的組合效果使用Ctrl+D復制后，使用鍵盤方向鍵進行移動，再使用Ctrl+D，那么可進行位移復制，如下頁例子所示22繪制自選圖形選擇形狀中“立方體圖形，按住shift繪制正方體使用Ctrl+D復制一個正方體使用鍵盤方向鍵移動正方體到適當位置此刻不要使用鼠標進行移動使用Ctrl+D快速進行位移復制使用Ctrl+D快速進行位移復制使用Ctrl+D快速進行位移復制23試一試繪制以下圖形24圖片處理雙擊圖片后，在格式選項卡的“調(diào)整組中，可以調(diào)整圖片的亮度、壓縮圖片、調(diào)整比照度、更改圖片、

9、重新著色、重設圖片。雙擊圖片后，在格式選項卡中的“圖片樣式可以調(diào)整圖片的樣式及效果25試一試制作如下效果格式-形狀填充-圖片格式-圖片樣式26試一試制作如下效果答案27試一試制作如下效果答案28對齊與分布試一下圖層合并，防止他人對圖片進行修改1、選擇要合并的圖片2、開始-粘貼-選擇性粘貼-圖片jpeg29圖層合并組合的效果可以通過“取消組合進行圖片修改圖層合并效果無法使用簡單的方式修改圖片裁剪后，點擊壓縮圖片，可以對圖片進行壓縮，減小文件大小30圖片壓縮裁剪后未壓縮圖片可以通過裁剪按鈕回復原來的圖片，且大小與裁剪前圖片一樣裁剪后壓縮圖片通過裁剪按鈕無法回復原來的圖片，切大小小于裁剪前圖片31剪

10、貼畫的應用32剪貼畫的應用通過取消組合的操作，可以對剪切畫進行美化應用PPT中數(shù)據(jù)的使用原那么：只放匯總數(shù)據(jù)，不放明細數(shù)據(jù)，明細數(shù)據(jù)可以作為鏈接進行跳轉(zhuǎn)呈現(xiàn)。33用表格和圖標來表達觀點方式1：粘貼為EXCEL表格完整工作簿將EXCEL表格和圖表以完整工作簿的方式復制到PPT中，雙擊可對表格進行修改1、復制數(shù)據(jù)2、選擇“粘貼“選擇性粘貼“Microsoft Office Excel 工作簿對象雙擊我看看效果吧34方式2：以對象方式插入如果表格較大，直接復制粘貼到PPT顯示不完整，那么可以以圖表的形式進行鏈接1、選擇“插入“對象 由文件創(chuàng)立“瀏覽翻開文件勾選“顯示為圖標2、點擊“更改圖標按鈕修改圖

11、標及名稱3、如果想在放映幻燈片是能點擊查看表格，需點擊“插入“動作 “動作設置“對象動作雙擊我看看效果吧用表格和圖標來表達觀點幻燈片動畫的制作36自定義動畫動畫效果有助于提升PPT的呈現(xiàn)效果，使PPT演示時更加生動和吸引。動畫在選擇上要依據(jù)場合，選擇適當?shù)男Ч?7人事財務生產(chǎn)試一試制作這些動畫效果1、單擊后轉(zhuǎn)動的齒輪下面是答案，想想再看唄382、閃動倒計時試一試制作這些動畫效果39試一試制作這些動畫效果3、一點一點出現(xiàn)的浪漫40試一試制作這些動畫效果4、旋轉(zhuǎn)的半圓41數(shù)據(jù)圖表的動畫設置選中數(shù)據(jù)圖表幻燈片播放、保存及打印43在幻燈片之間添加切換效果在“幻燈片放映視圖中從一個幻燈片移到下一個幻燈

12、片時出現(xiàn)的類似動畫的效果?？梢钥刂泼總€幻燈片切換效果的速度，還可以添加聲音。1、選擇某張幻燈片，在動畫選項卡上的切換到此幻燈片組中，單擊一個幻燈片切換效果2、假設要設置幻燈片切換速度和聲音，可在“切換到此幻燈片組中，單擊“切換速度或“切換聲音旁邊的箭頭，然后選擇所需的速度和聲音44控制幻燈片放映的快捷鍵快捷鍵功能F5從頭播放演講稿Ctrl+P放映狀態(tài)下調(diào)用畫筆E放映狀態(tài)下清除筆跡Ctrl+A放映狀態(tài)下調(diào)用箭頭數(shù)字鍵+Enter放映狀態(tài)下快速跳轉(zhuǎn)到相應的頁面W放映狀態(tài)下白屏B放映狀態(tài)下黑屏ESC退出播放開始-控制面板-鼠標和打印機-鼠標-指針選項-演示過程中按下Ctrl鍵可以使聽眾聚焦到你所指的焦點45一個小軟件n Ctrl+1 放大整個屏幕n 鼠標 在放大屏幕狀態(tài)下使用鼠標可以充當畫筆：g綠色，b藍色，o橘色，y黃色n Ctrl+Z 消除上一個字跡n E 消除所有字跡n W白屏n B黑屏n Esc或者鼠標右鍵 退出n Ctrl+2 在自然狀態(tài)下鼠標可以充當畫筆n Ctrl+3 倒計時器46操作步驟：1、接上投影儀2、在電腦筆記本上進行 顯示 屬性設置，在設置選項卡下，可以看到2個監(jiān)視器，選中標示為2的監(jiān)視器圖標，