提高工作效率和質(zhì)量十二招

1、提高工作效率和質(zhì)量十二招提高工作效率和質(zhì)量十二招20102010年年2 2月月2323日日姚程姚程思考驛站：第一講思考驛站：第一講 到某些公司工作，就像贏取奧運(yùn)會的獎牌一樣，到某些公司工作，就像贏取奧運(yùn)會的獎牌一樣，它將使你在今后的職業(yè)生涯中總是與成就和榮譽(yù)聯(lián)它將使你在今后的職業(yè)生涯中總是與成就和榮譽(yù)聯(lián)系起來系起來只需要在那里干上幾年，人的能力就得只需要在那里干上幾年，人的能力就得到了證明。到了證明。 杰克杰克韋爾奇韋爾奇引言引言 第第336336位位第第287287位位第第230230位位第第234234位位第第242242位位 第第202202位位 2001 2002 2003 2004

2、2005 2006 2007 2008 2009 年份年份排名排名 中國移動連續(xù)九年入選中國移動連續(xù)九年入選財富財富雜志全球企業(yè)雜志全球企業(yè)500500強(qiáng)，最新排名強(qiáng)，最新排名9999位位全球企業(yè)全球企業(yè)500強(qiáng)排名持續(xù)提升強(qiáng)排名持續(xù)提升公司的卓越表現(xiàn)公司的卓越表現(xiàn)第第180180位位 第第9999位位第第148148位位 優(yōu)秀企業(yè)中的員工無論在個人履歷、自身素質(zhì)、專優(yōu)秀企業(yè)中的員工無論在個人履歷、自身素質(zhì)、專業(yè)技能等方面都是業(yè)內(nèi)精英，要想在眾多精英中脫穎而業(yè)技能等方面都是業(yè)內(nèi)精英，要想在眾多精英中脫穎而出，如何有效提高自己的工作效率和質(zhì)量是一個值得長出，如何有效提高自己的工作效率和質(zhì)量是一個

3、值得長期深入研究的課題。期深入研究的課題。競爭激烈競爭激烈n 基本工作方法：基本工作方法：思路思路-計劃計劃-執(zhí)行執(zhí)行-總結(jié)總結(jié)n 充分認(rèn)識到工作計劃的重要性，在計劃上花一份充分認(rèn)識到工作計劃的重要性，在計劃上花一份力氣勝于在執(zhí)行上花兩份。力氣勝于在執(zhí)行上花兩份。n 長期計劃長期計劃+ +短期計劃短期計劃n 長期計劃更重要長期計劃更重要第一招：制定計劃的重要性第一招：制定計劃的重要性一個人能力的強(qiáng)大，很大程度上取決于他整合外部資一個人能力的強(qiáng)大，很大程度上取決于他整合外部資源的能力，要善于利用外腦。源的能力，要善于利用外腦。n不重要的事務(wù)善于授權(quán)別人完成，但要做好重要環(huán)節(jié)的審不重要的事務(wù)善于授

4、權(quán)別人完成，但要做好重要環(huán)節(jié)的審核把控。核把控。n平時留心收集重要工作模板、文稿模板，以備后用。平時留心收集重要工作模板、文稿模板，以備后用。n善于利用百度等搜索工具，我不知道答案，但是我知道在善于利用百度等搜索工具，我不知道答案，但是我知道在哪里能找到答案。哪里能找到答案。n自己沒有思路的時候要及時向領(lǐng)導(dǎo)求助，或召集同事召開自己沒有思路的時候要及時向領(lǐng)導(dǎo)求助，或召集同事召開頭腦風(fēng)暴。頭腦風(fēng)暴。第二招：善于利用外部力量第二招：善于利用外部力量n 高效能人士的七個習(xí)慣高效能人士的七個習(xí)慣之一，優(yōu)先完成重要不之一，優(yōu)先完成重要不緊急的事情。緊急的事情。n 提升效率的原理解釋提升效率的原理解釋n 如

5、何判斷哪些事情是要事？如何判斷重要性？如何判斷哪些事情是要事？如何判斷重要性？第三招：要事優(yōu)先原則第三招：要事優(yōu)先原則1、全年重點工作任務(wù)2、緊盯目標(biāo)原則，無線室的價值在哪里？如改進(jìn)網(wǎng)絡(luò)安全性能，解決軟件隱患；3、涉及錢財物支付等事宜，如涉及合同簽訂、會議承辦、支付費(fèi)用等4、領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)n 判斷一件事情能否在判斷一件事情能否在5-105-10分鐘內(nèi)完成，如可以就應(yīng)分鐘內(nèi)完成，如可以就應(yīng)立即做完。避免轉(zhuǎn)身忘記影響工作。立即做完。避免轉(zhuǎn)身忘記影響工作。n 可以有效提升服務(wù)對象感知?？梢杂行嵘?wù)對象感知。第四招：小事優(yōu)先原則第四招：小事優(yōu)先原則n 如有涉及需要別人配合完成的工作，應(yīng)盡可能早如有

6、涉及需要別人配合完成的工作，應(yīng)盡可能早的提交別人，為別人留出更多的時間。的提交別人，為別人留出更多的時間。n 你的重要工作對別人來說往往只是你的重要工作對別人來說往往只是一般性的配合工作。一般性的配合工作。第五招：別人優(yōu)先的原則第五招：別人優(yōu)先的原則n 你是每次看一本書，還是同時看幾本書？你是每次看一本書，還是同時看幾本書？n WindowsWindows系統(tǒng)系統(tǒng)-多任務(wù)處理系統(tǒng)多任務(wù)處理系統(tǒng)n 要不斷培養(yǎng)自己同時處理幾件重要工作的能力，因要不斷培養(yǎng)自己同時處理幾件重要工作的能力，因為許多工作必須啟動起來，才能在為許多工作必須啟動起來，才能在實施過程中發(fā)現(xiàn)問題。實施過程中發(fā)現(xiàn)問題。第六招：多任

7、務(wù)處理能力第六招：多任務(wù)處理能力要盡早養(yǎng)成使用工作備忘錄的習(xí)慣，并且不斷提高要盡早養(yǎng)成使用工作備忘錄的習(xí)慣，并且不斷提高信息化水平，加入提醒、搜索、分層等功能。信息化水平，加入提醒、搜索、分層等功能。n 工作記錄小軟件工作記錄小軟件n ExcelExcel表格表格n OutlookOutlookn 會議記錄匯總軟件會議記錄匯總軟件第七招：工作備忘錄第七招：工作備忘錄5S5S是指整理（是指整理（SEIRISEIRI）、整頓（）、整頓（SEITONSEITON）、清掃）、清掃（SEISOSEISO）、清潔（）、清潔（SEIKEISUSEIKEISU）、素養(yǎng)（）、素養(yǎng)（SHITSUKESHITSUK

8、E）。）。n經(jīng)常整理自己的電腦文檔，有助于在需要的時候，快速準(zhǔn)經(jīng)常整理自己的電腦文檔，有助于在需要的時候，快速準(zhǔn)確的找到，大大提升工作效率。確的找到，大大提升工作效率。n每個人每天累計在文檔查找上花費(fèi)的時間雖然不多，但是每個人每天累計在文檔查找上花費(fèi)的時間雖然不多，但是一個月甚至一年累計后的時間就很可觀。一個月甚至一年累計后的時間就很可觀。n要異常珍惜每天要異常珍惜每天8 8小時工作時間的每一分每一秒。小時工作時間的每一分每一秒。n包括經(jīng)常整理通信錄、建立郵件群組、文檔分類歸檔等包括經(jīng)常整理通信錄、建立郵件群組、文檔分類歸檔等第八招第八招：5S工作法工作法n 要善于在工作中總結(jié)模板，整理標(biāo)準(zhǔn)文

9、檔（包括照要善于在工作中總結(jié)模板，整理標(biāo)準(zhǔn)文檔（包括照片、往來郵件、各類文檔、流程、通信錄等），今后不片、往來郵件、各類文檔、流程、通信錄等），今后不論是工作交接，還是自己重復(fù)開展類似工作，都大大提論是工作交接，還是自己重復(fù)開展類似工作，都大大提升效率。升效率。n 在總結(jié)模板的基礎(chǔ)上，每一次重復(fù)開展類似工作后，在總結(jié)模板的基礎(chǔ)上，每一次重復(fù)開展類似工作后，不斷加入新的元素，這次我哪里還沒有考慮周全，下次不斷加入新的元素，這次我哪里還沒有考慮周全，下次要注意的地方等等，注重積累。要注意的地方等等，注重積累。例：歐美法律（一種工作的方法）例：歐美法律（一種工作的方法）第九招：經(jīng)驗管理第九招：經(jīng)驗管

10、理n 一天各個階段的時間含金量是不同的，把精力最好的一天各個階段的時間含金量是不同的，把精力最好的時間段安排做最緊急重要的工作，利用普通時間最一般時間段安排做最緊急重要的工作，利用普通時間最一般事務(wù)性的工作。事務(wù)性的工作。n8 8：30-930-9：00 00 查看查看oaoa中是否有重要緊急文檔，并及時處理中是否有重要緊急文檔，并及時處理n9 9：00-1100-11：00 00 重要工作（側(cè)重與別人溝通的）重要工作（側(cè)重與別人溝通的）n1111：00-1100-11：30 30 處理處理oaoa中一般文檔中一般文檔n午休午休n1313：30-1630-16：30 30 重要工作（側(cè)重自身工

11、作的）重要工作（側(cè)重自身工作的）n1616：30-1730-17：00 00 處理處理oaoa中一般文檔中一般文檔n1717：0000以后以后 列出明天的重要工作信息列出明天的重要工作信息第十招：時間管理（一）第十招：時間管理（一）要善于利用垃圾時間完成零碎或不重要的工作要善于利用垃圾時間完成零碎或不重要的工作n不重要的會議不重要的會議n午休時間午休時間n出差晚上或出差車上出差晚上或出差車上n部分等待的時間部分等待的時間第十招：時間管理（二）第十招：時間管理（二）n 努力改掉拖拉的壞習(xí)慣，比如領(lǐng)導(dǎo)交代在努力改掉拖拉的壞習(xí)慣，比如領(lǐng)導(dǎo)交代在1010天后完天后完成一項任務(wù)，很多人要到第成一項任務(wù)，很多人要到第8 8、9 9天才開始，屆時如有其天才開始，屆時如有其它重要事情就會很被動；它重要事情就會很被動；n 我的成功來源于我的馬上行動。我的成功來源于我的馬上行動。第十一招：立即行動原則第十一招：立即行動原則對自己的工作要及時跟進(jìn)追蹤，例如對自己的工作要及時跟進(jìn)追蹤，例如OAOA發(fā)文不能發(fā)發(fā)文不能發(fā)出去了就不管了，要及時查看流程，督促相關(guān)人員閱文；出去了就不管了，要及時查看流程，督促相關(guān)人員閱文；另一方面，要注意領(lǐng)導(dǎo)修改了哪些地方，及時領(lǐng)悟并學(xué)另一方面，要注意領(lǐng)導(dǎo)修改了哪些地方，及時領(lǐng)悟并學(xué)習(xí)。習(xí)。第十二招：項目跟蹤第