正確、靈活使用院屬單位檔案管理系統(tǒng)

1、正確、靈活使用院屬單位檔案管理系統(tǒng)北京東方飛揚軟件公司 范威中國科學院院屬檔案管理信息系統(tǒng)（以下簡稱系統(tǒng)）自2003年1月投入使用以來，隨著系統(tǒng)的完善、升級，用戶使用范圍再不斷擴大，期間大家遇到了許多在使用過程中的問題，在此做一總結性的回顧，以供大家參考、交流。一、 一、系統(tǒng)使用中出現(xiàn)的問題需要我們更迅速、更準確、更方便的去解決在使用過程中，通過測試和用戶反饋發(fā)現(xiàn)了一些軟件bug，錯誤的出現(xiàn)直接影響了正常工作的進展。面對出現(xiàn)的錯誤，我們應該注意“更迅速”“更準確”“更方便”的修正錯誤。更迅速：現(xiàn)在用戶一但發(fā)現(xiàn)問題，可以通過多種渠道反饋給開發(fā)商，例如電話、郵件，將來我們還會通過檔案館網(wǎng)站開設專門

2、的論壇與大家交流問題。當公司技術部接收到問題后，首先從操作問題、技術環(huán)境問題、軟件問題三個方面分析解決問題的途徑：如果是軟件錯誤問題將反饋到軟件開發(fā)部，修改完成后會根據(jù)用戶單位情況更新應用系統(tǒng)。更快的解決問題，需要每一個環(huán)節(jié)保持暢通，這其中包括了用戶和開發(fā)商的協(xié)作。更準確：發(fā)現(xiàn)問題需要準確的描述，公司技術人員也一定要找到問題的癥結所在，不要出現(xiàn)理解錯誤導致后面工作的延遲。理解問題通常有如下步驟：用戶首先描述問題；技術人員根據(jù)描述判斷問題出現(xiàn)位置和可能的情況；技術人員引導用戶更為深入的描述問題；確定問題分類，給用戶一個明確的解決方案。更方便：軟件系統(tǒng)的成熟過程就一定伴隨著升級工作。隨著程序修改幅

3、度的逐步減小，升級會更為快捷方便，待檔案館網(wǎng)站建成后，今后我們會把程序提供在網(wǎng)站上供用戶下載。二、 二、深入了解軟計算機和軟件系統(tǒng)“工欲善其事，必先利其器”，做好事前的基本準備是做好工作的前提條件。要更順手的應用軟件需要注意以下兩點：更多的了解計算機知識；軟件是一個流程。1、更多的了解計算機知識。計算機硬件的發(fā)展及其普及已經(jīng)達到一個較高的水平，軟件平臺的應用還處于初級階段。學習使用計算機最好的途徑：我有一顆平常心。在使用的最初階段可能有許多不明白的東西，但只要逐步總結經(jīng)驗，多聽、多問、多操作，能夠很快的將小的知識點匯集成一個知識體系。我們就會發(fā)現(xiàn)使用計算機就像騎自行車一樣自然順手。2、軟件的運

4、行是一個流程。軟件的使用過程中一個突出的特點：流程化的操作。在達到一個目標前需要進行多步操作，而這些操作又有一定的順序。比如要錄入數(shù)據(jù)：打開主界面輸入用戶密碼進入系統(tǒng)選擇檔案管理模塊點擊數(shù)據(jù)錄入選擇需要錄入的檔案庫點擊追加填寫數(shù)據(jù)點擊確定完成一條數(shù)據(jù)的錄入。不同操作流程，達到不同的目標。他們有相似的特性，學習了多種這樣的流程就可以涉及到多個模塊，如果多次應用就能夠觸類旁通了。3、出現(xiàn)問題如何解決？一般有如下解決流程：查看“檔案軟件使用說明書”或者“軟件常見問題列表”；看一下別的單位是否有類似情況，是否可以借鑒一下；向技術服務人員咨詢。一般在詢問開發(fā)商以后，都能判斷出來是程序問題或操作問題并給出

5、答復。問題解決后，開發(fā)商會將問題分類匯總，并定期發(fā)送給用戶作為參考。在解決問題的過程中開發(fā)商和用戶都要心情平和的去面對問題，這樣能更快更直接的發(fā)現(xiàn)問題所在。三、靈活應用在使用軟件過程中要達到一個目標通常有多種途徑。理解操作本身的原理，就可以靈活的使用各模塊達到目標。1、 1、例如需要賦予檔案館檔號內(nèi)容。簡要流程如圖：鑒定移交數(shù)據(jù)準備錄入數(shù)據(jù)鑒定檔案數(shù)據(jù)編制檔案館檔號檔案移交檔案庫鑒定庫移交庫 要給檔案館檔號賦值需要滿足的條件是錄入檔案數(shù)據(jù)、鑒定數(shù)據(jù)，針對鑒定數(shù)據(jù)編號。在編號過程中發(fā)現(xiàn)遺漏文件需要補充時請注意，數(shù)據(jù)在鑒定庫中不需要返回檔案庫，然后再匯同補充文件鑒定到檔案庫。便捷的操作是：在檔案庫

6、錄入數(shù)據(jù)，鑒定錄入數(shù)據(jù)，針對鑒定庫重新編號。2、如果鑒定數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)錯誤，可以直接在“鑒定數(shù)據(jù)調(diào)整”中進行修改，而不必返回檔案庫。將鑒定數(shù)據(jù)返回原庫只有在發(fā)現(xiàn)此數(shù)據(jù)“鑒定錯了，它本身不是需要移交的數(shù)據(jù)”時，才需要返回檔案庫，如果鑒定數(shù)據(jù)出現(xiàn)文字錯誤、編號錯誤，在“鑒定移交”模塊本身就可以進行一定的調(diào)整。 總的來說，在行業(yè)中應用軟件產(chǎn)品是一個系統(tǒng)的工程，其中包括項目調(diào)研、設計、項目實施、用戶培訓、軟件升級、日常維護等等步驟，在每一個步驟都可能出現(xiàn)我們未曾預料的情況。但我們相信，在中科院辦公廳、檔案館、各科研所及系統(tǒng)開發(fā)商的密切配合下，中科院檔案管理工作會更深入、廣泛的進入信息時代。軟件常見問題列表一

7、、系統(tǒng)的設置1.瀏覽器設置必須進行瀏覽器的設置，否則應用程序會出現(xiàn)多種異常情況。打開IE瀏覽器。工具Internet選項常規(guī)Internet臨時文件設置檢查所存網(wǎng)頁的較新版本選擇為：“每次訪問此頁時檢查”。2.速度的說明此系統(tǒng)運行的速度取決于，用戶數(shù)據(jù)量、服務器性能、客戶端計算機性能、網(wǎng)絡速度等等因素的影響，如果出現(xiàn)速度緩慢情況，可以按照上述項目檢查某項指標是否有較低的性能。瀏覽器在速度緩慢的情況下會出現(xiàn)“忙”“暫停工作”的現(xiàn)象，屬于正常情況。3.在多個瀏覽器打開狀態(tài)，“檔案檢索”“分類錄入”等涉及兩個窗口協(xié)同工作時容易出現(xiàn)不響應的錯誤。建議工作時只打開一個工作環(huán)境。4.防火墻本系統(tǒng)是一個基于

8、web結構的軟件產(chǎn)品，他的web服務器是Tomcat。Web服務器是眾多病毒攻擊的首選對象，如果您的計算機放置的網(wǎng)絡環(huán)境中有病毒，則此web服務器就容易受到攻擊。建議采取以下措施：4.1安裝防火墻，防止病毒。4.2將此服務器放在內(nèi)網(wǎng)或病毒較少的環(huán)境中。4.3將此服務器與其他網(wǎng)絡隔離使用。對于安裝防火墻后可能出現(xiàn)另一個問題：個別時間內(nèi)，防火墻攔截web服務器的訪問，也就是說客戶無法正常連接web服務器。對此，請您盡可能使用先進的防火墻技術。上述描述中加重的為提醒用戶必須設置的內(nèi)容。二、問題及解決方案列表1、 1、首次安裝出現(xiàn)錯誤 一般情況下可能出現(xiàn)的問題：1.1服務器IP地址書寫錯誤；1.2數(shù)據(jù)

9、庫沒有恢復成功。解決方法：手工恢復數(shù)據(jù)庫，請參見相關說明；1.3數(shù)據(jù)庫的安裝過程中需要用戶輸入連接數(shù)量，應建立至少100個連接才能正常運行本系統(tǒng)。如果您已經(jīng)安裝了數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，請檢查是否達到上述要求。2、 2、升級出現(xiàn)緩慢或錯誤升級過程中將對用戶的數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)換，在整個進程中依據(jù)用戶數(shù)據(jù)量的不同時間有所不同。例如，10000條數(shù)據(jù)大約需要3分鐘，屬于正常情況。升級完成后如果出現(xiàn)錯誤提示，尚不必擔心，可參照提示查看/jakarta-tomcat-3.2.3/webapps/th目錄下的文件error.log文件或聯(lián)系開發(fā)商。3、第一次使用本系統(tǒng)，要求定義正確的全宗名稱、全宗號，不允許錯誤，因為用戶所

10、有錄入的數(shù)據(jù)都將建立在全宗的基礎上。如果不清楚可以詢問中科院辦公廳或中科院檔案館相關人員。4、WEB報表打印方面的處理與C/S應用程序打印有較大的區(qū)別。IE本身允許用戶設置某些內(nèi)容輸出，例如：右上角的頁數(shù)等。如果此項內(nèi)容出現(xiàn)錯誤，需要檢查IE本身設置。報表打印多頁時容易出現(xiàn)打印內(nèi)容跳頁的情況，請檢查跳轉(zhuǎn)頁面是否有某些條目數(shù)據(jù)占據(jù)多行的情況，如果有辦法解決數(shù)據(jù)占據(jù)多行，就可以打出正常的報表或與開發(fā)商聯(lián)系。5、運行程序后有很長一段時間沒有操作，系統(tǒng)處于閑置狀態(tài)，系統(tǒng)可能出現(xiàn)無法正常使用或進入的現(xiàn)象，重新啟動IE瀏覽器即可。如果還是無法正常運行，請重新啟動WEB服務器。請注意不使用本系統(tǒng)時將IE瀏覽

11、器關閉。6、在使用過程中系統(tǒng)會自動記錄錯誤日志。此功能主要應用在系統(tǒng)升級，數(shù)據(jù)導入等模塊，如果系統(tǒng)提示出錯，用戶可以直接查看/jakarta-tomcat-3.2.3/webapps/th目錄下的文件error.log文件，也可以與供應商聯(lián)系。7、數(shù)據(jù)導入，詳細請參見說明書中的描述，常見問題如下。 7.1 Excel文件中的數(shù)據(jù)必須是第一行為字段名稱，從第二行開始為數(shù)據(jù)內(nèi)容。 7.2 Excel文件中的字段名稱不能包含空格，不能有特殊字符。 7.3 Excel文件中的數(shù)據(jù)不能有空行。 7.4 另存為dbf文件時，應保存為dbf 3(dbf )格式，并為英文名稱，例如：wsaj.dbf。 7.5

12、 導入數(shù)據(jù)時部分數(shù)據(jù)丟失，可能是您的某一個字段的寬度超過了系統(tǒng)原先定義的字段寬度，請將系統(tǒng)中的字段寬度。例如：“分類名稱”的寬度可以改為100個字符。8、檔號中如果有“字符型”數(shù)據(jù)，例如 k-10-001、k-4-001 。由于檔號是字符型數(shù)據(jù)，排序時發(fā)現(xiàn)檔號“k-10-001”排在“k-4-001”的前面。 解決辦法：1、在數(shù)據(jù)“4”之前補充“0”。 2、打印時選擇部分數(shù)據(jù)進行打印，不要全部選擇數(shù)據(jù)打印。9、如何修改連接數(shù)據(jù)庫的參數(shù)。請使用記事本打開C:/jakarta-tomcat-3.2.3/webapps/th/WEB-INF/db/classes/db/perties 文

13、件（perties本身是文本文件），修改其中的sqlserver.url下的ip地址。如果改為，則默認的本機地址。也可以更改為計算機真正的地址，例如：1。10、數(shù)據(jù)導出沒有生成數(shù)據(jù)或缺少數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)導出或檔案移交時，數(shù)據(jù)中由于包含了特殊字符，所以無法導出。其中要檢查的是數(shù)據(jù)中是否包含“回車符”，“回車符”是一種看不見的字符，表現(xiàn)是兩行數(shù)據(jù)沒有緊密相連。在V2.01版本后都會有轉(zhuǎn)出錯誤數(shù)據(jù)的記錄error.log文件，用戶可以根據(jù)此文件進行查找、改正數(shù)據(jù)。11、應該如何導出鑒定完成的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)應該以一個科研所為單位進行移交。也就是說在移交數(shù)據(jù)的時候應

14、該選擇科研所名稱，點擊“導出”，這時系統(tǒng)會自動將本單位的文書、科研、基建等類型數(shù)據(jù)全部導出并壓縮為一個文件“data.zip”，將此文件下載到本地即可轉(zhuǎn)交檔案館。12、鑒定后的數(shù)據(jù)可以進行什么樣的調(diào)整。 鑒定完成的數(shù)據(jù)，應該是比較正式和準確的數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)中考慮到鑒定完成的數(shù)據(jù)具有一定的重要性，所以對于他們可以進行有限的操作。例如：允許修改，但不允許增加、刪除，不允許批量的進行操作，不允許插刪卷。這些限制只是為了保護您現(xiàn)有的鑒定數(shù)據(jù)誤操作的損失。如果需要進行批量的操作，可以將數(shù)據(jù)返回到檔案庫，再進行操作。13、如果發(fā)現(xiàn)有數(shù)據(jù)在鑒定環(huán)節(jié)漏掉了，可以將數(shù)據(jù)鑒定到鑒定庫后，重新編制“檔案館檔號”即可將舊的編號數(shù)據(jù)修正。14、在鑒定移交前，一定要檢查已經(jīng)鑒定的數(shù)據(jù)是否完整和正確，如果有數(shù)據(jù)不完整或錯誤，請一定進行修正。因為如果您將錯誤數(shù)據(jù)移交，當您第二次進行移交時就會出現(xiàn)新數(shù)據(jù)無法進入檔案館系統(tǒng)的問題