辦公室人員基本工作方法

1、 公司的期待；公司的期待； 有效開展、完成工作的前提；有效開展、完成工作的前提； 個人能力提升的必備條件。個人能力提升的必備條件。 為什么要具備這些意識？為什么要具備這些意識？八種意識之八種意識之1目標意識 理解工作目的理解工作目的 了解工作內容了解工作內容 掌握工作流程掌握工作流程 明確職責分擔明確職責分擔 為什么要做該項工作？為什么要做該項工作？ 該項工作包括哪些具體任務？該項工作包括哪些具體任務？ 完成該項工作需經(jīng)過哪些環(huán)節(jié)完成該項工作需經(jīng)過哪些環(huán)節(jié) 或步驟，先后順序如何？或步驟，先后順序如何？ 該項工作的分工情況如何？該項工作的分工情況如何？目標意識是順利開展工作的目標意識是順利開展工

2、作的前提前提八種意識之八種意識之2交貨期意識交貨期意識是工作效率的交貨期意識是工作效率的保證保證 制定具體工作日程制定具體工作日程 確保工作按期完成確保工作按期完成 延期的預見和對應延期的預見和對應 提早制定合理具體的工作推進日程提早制定合理具體的工作推進日程隨時確認工作開展進度隨時確認工作開展進度 （與日程進行核對）（與日程進行核對） 出現(xiàn)特殊情況（如接受臨時性工作）出現(xiàn)特殊情況（如接受臨時性工作） 要立即與上司溝通，調整原定工作日程要立即與上司溝通，調整原定工作日程 八種意識之八種意識之3成本意識成本意識是防止工作中出現(xiàn)浪費的成本意識是防止工作中出現(xiàn)浪費的根本根本金錢、設備、耗材等金錢、設

3、備、耗材等有形成本有形成本的控制的控制易易 人力、動作、時間等人力、動作、時間等無形成本無形成本的控制的控制難難無形成本無形成本的的管理水平管理水平是衡量公司管理水平的是衡量公司管理水平的重要標志之一，同時也重要標志之一，同時也制約著公司的生存與發(fā)展制約著公司的生存與發(fā)展八種意識之八種意識之4改善意識新課題新課題水水平平時間軸時間軸確認確認改善改善改善改善確認確認新課題新課題新課題新課題改善改善確認確認持續(xù)上升持續(xù)上升改善改善是持續(xù)的、永無止境的！是持續(xù)的、永無止境的！在日常工作中培養(yǎng)問題 意識，多問“為什么？” 發(fā)現(xiàn)問題后， 勤于思考，找出對策。課題設定課題設定改善意識是不斷提升工作水平的改

4、善意識是不斷提升工作水平的途徑途徑八種意識之八種意識之5協(xié)調意識協(xié)調意識是順利開展團隊合作的協(xié)調意識是順利開展團隊合作的基礎基礎內部協(xié)調內部協(xié)調（組內）（組內）外部協(xié)調外部協(xié)調（與其他部門）（與其他部門）協(xié)調協(xié)調目標目標工作協(xié)調協(xié)調A組工作A組B組C組良好的協(xié)調良好的協(xié)調共同的目標共同的目標團隊合作團隊合作更好地工作更好地工作不斷提升的不斷提升的工作效果工作效果八種意識之八種意識之6客戶意識客戶意識是提升工作質量的客戶意識是提升工作質量的推動力推動力 牢記：牢記：后道工序是客戶后道工序是客戶目標目標:不給下一工序不給下一工序造成麻煩造成麻煩保證：保證：本崗位工作的質量本崗位工作的質量提升：提升

5、：整體工作水平整體工作水平所有所有我們提供服務的對象，都是我們的客戶！八種意識之八種意識之7品質意識品質意識是工作效果和成果的品質意識是工作效果和成果的保證保證 我們手中的 工作工作我們制造的 產(chǎn)品產(chǎn)品工作完成的質量質量工作產(chǎn)生的效果效果決定決定工作品質的提升工作品質的提升需要我們堅持不懈需要我們堅持不懈的努力！的努力！八種意識之八種意識之8人才培養(yǎng)意識人才培養(yǎng)意識是新生力量產(chǎn)生的人才培養(yǎng)意識是新生力量產(chǎn)生的原動力原動力有效的有效的指導指導做給對方看讓其說說看讓其做做看讓其寫寫看說給對方聽寫給對方看將自己擁有的知識和經(jīng)驗傳授傳授給別人的過程過程自身知識水平提升提升的過程過程2.PDCA 方針管

6、理 組內日程 預算 育成計劃PDCA 工作委派 工作協(xié)調、支援 (組內、他組) 團隊合作 工作指導2.PDCAPlanDoCheckAction 工作確認 如何批評 激勵下屬 工作改善結束頁結束頁1. 根據(jù)部門的年度方針，根據(jù)部門的年度方針，設定工作課題設定工作課題。2. 根據(jù)工作目的、期限等根據(jù)工作目的、期限等5W2H信息，信息，制定業(yè)務計劃制定業(yè)務計劃。3. 針對上司委派的工作，考慮對策針對上司委派的工作，考慮對策（根據(jù)情況可與上司商量（根據(jù)情況可與上司商量),并在計劃中加以體現(xiàn)。并在計劃中加以體現(xiàn)。 明確工作的目的，優(yōu)先順序，整理實施項目明確工作的目的，優(yōu)先順序，整理實施項目P (Pla

7、n)2.PDCA注： 合理的計劃可以使合理的計劃可以使D,C,A有效率地進行。有效率地進行。 日程要書面化、進程要可視化日程要書面化、進程要可視化 。返返 回回D (Do)2.PDCA 1. 經(jīng)常有意識地回想工作目的，并且推進工作。經(jīng)常有意識地回想工作目的，并且推進工作。 2. 隨時保持與相關部門的溝通。隨時保持與相關部門的溝通。 3. 根據(jù)需要，中途向上司報告進展情況。根據(jù)需要，中途向上司報告進展情況。 4. 如果情況有變，應重新討論計劃。如果情況有變，應重新討論計劃。 按照計劃確實執(zhí)行按照計劃確實執(zhí)行返返 回回C（Check）C (Check) 1. 以最初制定的計劃為標準，進行效果評價。

8、以最初制定的計劃為標準，進行效果評價。 2. 檢查實施過程是否完全按照日程進行。檢查實施過程是否完全按照日程進行。對實施的效果進行評價及反省對實施的效果進行評價及反省注：如經(jīng)評價，發(fā)現(xiàn)未達到預期計劃，如經(jīng)評價，發(fā)現(xiàn)未達到預期計劃， 一定要找出一定要找出真正的原因真正的原因。 2.PDCA返返 回回A (Action) 1. 報告給上司及相關人員。報告給上司及相關人員。 2. 評價結果要反映到下次計劃中，以期改善，評價結果要反映到下次計劃中，以期改善， 防止同樣錯誤再次發(fā)生防止同樣錯誤再次發(fā)生 ?？紤]更好的應對策略，并使之貫徹執(zhí)行考慮更好的應對策略，并使之貫徹執(zhí)行2.PDCA返返 回回方 針 管

9、 理經(jīng)營環(huán)境經(jīng)營環(huán)境年度方針年度方針部門年度方針部門年度方針分解分解組內工作目標組內工作目標設定新課題設定新課題分解分解公司公司部門部門各組各組2.PDCA-方針管理方針管理返返 回回向組員解釋和介紹公司、部門目標向組員解釋和介紹公司、部門目標下屬自我設定目標下屬自我設定目標與下屬進行目標商討與下屬進行目標商討確認、合成組內日程確認、合成組內日程如何制訂組內工作日程？2.PDCA-日程管理日程管理日程管理中需考慮的問題 對曾經(jīng)出現(xiàn)的問題，要分析原因，明確解決對策，并使之對曾經(jīng)出現(xiàn)的問題，要分析原因，明確解決對策，并使之反映到日程中。反映到日程中。 發(fā)現(xiàn)組員間的工作日程遵守差距，并給予適當提醒發(fā)

10、現(xiàn)組員間的工作日程遵守差距，并給予適當提醒 實施項目有無增減實施項目有無增減 實施期間有無延長或縮短實施期間有無延長或縮短 是否需要增加或減少與上司、老員工進行協(xié)商的機會是否需要增加或減少與上司、老員工進行協(xié)商的機會2.PDCA-日程管理日程管理制訂工作日程時應注意什么？制訂計劃日程時應注意：制訂計劃日程時應注意：利用利用5W2H工作的工作的優(yōu)先順序優(yōu)先順序突發(fā)事件突發(fā)事件的處理程序的處理程序工作工作日程的制訂日程的制訂方法方法如何通過匯報如何通過匯報修訂工作計劃修訂工作計劃案案 例例指指 導導B組組長一天的工作：組組長一天的工作：8:009:00 接待來訪客人接待來訪客人9:009:30 吸

11、煙吸煙 9:3010:30 品質會議品質會議10:3010:45 私人電話私人電話10:4512:00 支援組員小王工作支援組員小王工作12:0012:30 與組員小李談話與組員小李談話13:1015:10 新人教育新人教育15:1015:25 吸煙、休息吸煙、休息15:2516:40 緊急工作對應緊急工作對應加加 班班 時時 間：間： 開始制作一份明天就要提交開始制作一份明天就要提交 的方案的方案2.PDCA-日程管理日程管理返返 回回突發(fā)事件的處理程序 step1 把握問題內容把握問題內容 Step2 討論討論臨時對應、制訂臨時對應、制訂對策對策、指示下屬、指示下屬開展對應開展對應 Ste

12、p3 及時向上司及時向上司匯報匯報突發(fā)事件的突發(fā)事件的內容及對應情況內容及對應情況 Step4 制訂改善計劃制訂改善計劃 Step5 監(jiān)督實施監(jiān)督實施 Step6 改善確認改善確認2.PDCA-日程管理日程管理返返 回回如何通過匯報修訂工作日程將組內工作日程向上司匯報、確認。根據(jù)根據(jù)上司委派任務的重要度、緊急度重要度、緊急度，適當調整組內工作日程調整組內工作日程。避免避免工作日程中出現(xiàn)任務過于任務過于集中集中或過于或過于空閑空閑的情況。根據(jù)工作任務、育成計劃、組員的工作日程，選取合適的人選、調選取合適的人選、調整組內工作日程整組內工作日程。調整后調整后的工作日程及時與上司商量、確認及時與上司商

13、量、確認2.PDCA-日程管理日程管理返返 回回為什么要進行預算管理2.PDCA-預算管理預算管理重點項目成本支出資源支持評估未來效益工作中節(jié)約成本改善經(jīng)營狀況降低風險提高成功率企業(yè)發(fā)展全年的工作計劃預算管理的要點預算制作考慮要點：預算制作考慮要點：全年工作計劃全年工作計劃公司預算承受能力公司預算承受能力預算準確性預算準確性工作完成效果優(yōu)劣工作完成效果優(yōu)劣預算控制的考慮要點：預算控制的考慮要點：按計劃及預算開展工作按計劃及預算開展工作節(jié)約開支節(jié)約開支2.PDCA-預算管理預算管理返返 回回1. 對部下的職責、能力、特性把握對部下的職責、能力、特性把握 2. 領會上司的育成計劃領會上司的育成計劃

14、 根據(jù)上司的育成計劃根據(jù)上司的育成計劃 安排安排OJT工作任務工作任務 、推進個人培養(yǎng)計劃。推進個人培養(yǎng)計劃。育成計劃OJT是什么？是什么？ OJTOn the Job Training 通過工作來鍛煉、提高能力通過工作來鍛煉、提高能力2.PDCA-育成計劃育成計劃工作分析工作分析參考人材培養(yǎng)計劃參考人材培養(yǎng)計劃合適的人選合適的人選委派工作委派工作選擇時間選擇時間目的目的緊急度緊急度難度難度工作目的、內容工作目的、內容交給他的原因交給他的原因何時完成、匯報何時完成、匯報工作評價標準工作評價標準下屬制訂工作日程下屬制訂工作日程日程確認日程確認現(xiàn)狀把握、尋找差異現(xiàn)狀把握、尋找差異下下屬屬2.PDC

15、A-育成計劃育成計劃人才育成的流程返返 回回廣義和狹義的團隊意識狹義：狹義：自己負責的組內，班內的團隊意識；自己負責的組內，班內的團隊意識；廣義：廣義：前后工序及相關部門的團隊意識。前后工序及相關部門的團隊意識。作為專門職作為專門職2 2級，積極培養(yǎng)級，積極培養(yǎng)廣義的團隊意識廣義的團隊意識在在開展工作中是必不可少的。開展工作中是必不可少的。組內、班內的組內、班內的團隊意識團隊意識前后工序前后工序及相關部及相關部門的團隊門的團隊意識意識2.PDCA-團隊合作團隊合作怎樣使1+12團隊合作意識團隊合作意識表率的作用表率的作用交流交流溝通溝通相互依賴相互依賴培養(yǎng)下屬團隊合作意識培養(yǎng)下屬團隊合作意識影

16、響組員的思想、行為影響組員的思想、行為形成共同的目標形成共同的目標一致的想法一致的想法避免沖突避免沖突積極配合積極配合22.PDCA-團隊合作團隊合作返返 回回如何找出差距與不足達成目標達成目標過程有問題過程有問題過程沒有問題過程沒有問題未達成目標未達成目標2.PDCA-效果評估效果評估工作工作確認確認日程未完日程未完成的對策成的對策工作方向不工作方向不正確的對策正確的對策確認日程確認日程遵守情況遵守情況工作開展的工作開展的確認方法確認方法返返 回回工作確認 工作方向的正確性工作方向的正確性 是否按日程完成是否按日程完成 客戶是否滿意客戶是否滿意 成本成本 OJTOJT學習情況學習情況 工作目

17、標工作目標.工作日程工作日程.工作效果工作效果.上司指令上司指令.進行工作確認進行工作確認確認內容確認內容確認依據(jù)確認依據(jù)2.PDCA-效果評估效果評估返返 回回日程未完成的對策2.PDCA-效果評估效果評估 努力程度不足努力程度不足 育成方向引導、督促育成方向引導、督促 個人能力差距個人能力差距 OJT育成育成 工作量大、時間緊工作量大、時間緊 組內協(xié)力組內協(xié)力 工作難度大工作難度大 指導指導 資源不足資源不足 緊急對應、聯(lián)絡緊急對應、聯(lián)絡 他部門他部門 聯(lián)絡、協(xié)商是否按日程完成聯(lián)絡、協(xié)商是否按日程完成調查延誤的原因調查延誤的原因 對策對策返返 回回工作方向不正確的對策 理解部門方針理解部門方針 現(xiàn)狀把握現(xiàn)狀把握 確認差異確認差異 調整工作目標調整工作目標現(xiàn)地現(xiàn)物現(xiàn)地現(xiàn)物把握現(xiàn)狀、把握現(xiàn)狀、確認差異確認差異2.PDCA-效果評估效果評估返返 回回確認日程遵守情況難度大、最優(yōu)先的工作難度大、最優(yōu)先的工作重點檢查重點檢查經(jīng)驗少、有困難的下屬經(jīng)驗少、有困難的下屬兩倍的檢查兩倍的檢查一般性工作一般性工作定期檢查定期檢查2.PDCA-效果評估效果評估返返 回回工作開展的確認方法要求組員匯報：要求組員匯報：做了什么做了什么怎樣做的怎樣做的以前與現(xiàn)在的對比以前與現(xiàn)在的對比差異差異改善計劃改善計劃指導內容：指導內容：必須完成工作的必須完成工