工程技術(shù)資料及檔案管理制度

1、工程技術(shù)資料及檔案管理制度第一章 范 圍1 、本制度規(guī)定了項(xiàng)目部所有部門工程技術(shù)資料管理標(biāo)準(zhǔn)、管理內(nèi)容、要求與方法、檢查與考核。2 、本制度適用于本工程從項(xiàng)目立項(xiàng)前準(zhǔn)備階段到項(xiàng)目竣工投產(chǎn)驗(yàn)收期間所有工程項(xiàng)目技術(shù)資料的收集、整理、移交等管理。第二章 規(guī)范性引用文件建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法工程竣工圖文件編制規(guī)定國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范第三章 管理辦法與制度一、工程技術(shù)資料歸檔范圍及要求1 、對(duì)與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。2 、 項(xiàng)目凡持有上條所述標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定之范圍中所列資料的， 無論是由部門或者

2、個(gè)人保管，均應(yīng)按本制度要求進(jìn)行整理，由檔案工作人員驗(yàn)收后歸檔。3 、對(duì)與工程建設(shè)有關(guān)的主要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理后歸檔。有電子文檔資料的，應(yīng)同時(shí)收集齊全。4 、所有歸檔的工程文件應(yīng)為原件。二、工程技術(shù)資料管理1 、 接收： 技術(shù)檔案室在接收資料時(shí)應(yīng)仔細(xì)核對(duì)資料名稱、 份數(shù)、 資料狀況 （正、 副本、原件、復(fù)印件、完好、齊全、破損） 。2 、登記：充分利用資料管理軟件，分類登記，確保軟件自動(dòng)生成的檔案號(hào)與分類表一致。3 、填寫卷盒封面、脊背。4 、排架：資料按類別分類排架：依照從上到下，從左到右的原則，卷盒（袋）正面向左。三、資料的分發(fā)

3、及借閱1 、資料分發(fā)要填寫“文件和資料發(fā)放登記表”，借閱要填寫“資料借閱登記表”，簽字備查。 （表格見附表1.1 、 1.2）2 、項(xiàng)目工程技術(shù)檔案資料原則上僅供項(xiàng)目?jī)?nèi)部人員使用，外單位調(diào)閱檔案要經(jīng)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，見有效證件才可接待。3 、資料外借一般不超過1 個(gè)月，最長(zhǎng)不超過3 個(gè)月。超過規(guī)定時(shí)間應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案室保存的資料數(shù)量任何時(shí)候不應(yīng)少于二套，只剩二套時(shí)，原則上不再外借，特殊情況下急需借閱，必須經(jīng)過綜合部主任簽字批準(zhǔn)。4 、借閱資料要及時(shí)歸還。5 、對(duì)借出歸還的資料要認(rèn)真核對(duì)清點(diǎn)。6 、收到歸還的資料要及時(shí)放回原處，并在借閱登記表上注銷。7 、檔案室對(duì)借出資料每月匯總一次，對(duì)到期末還

4、的資料發(fā)出催還通知。8 、工程技術(shù)檔案管理。四、收集1 、凡從項(xiàng)目立項(xiàng)前準(zhǔn)備階段到項(xiàng)目竣工投產(chǎn)驗(yàn)收期間，辦理完畢并能反應(yīng)與生產(chǎn)、建設(shè)、技術(shù)等有關(guān)重要職能活動(dòng)，對(duì)今后各項(xiàng)工作和延續(xù)本企業(yè)、本單位歷史發(fā)展具有查考和憑證價(jià)值的科技文件材料（紙質(zhì)及其它載體）均需進(jìn)行收集。2 、 檔案管理人員應(yīng)堅(jiān)持“五參加” （參加科研成果和科研項(xiàng)目鑒定； 參加設(shè)備招、評(píng)標(biāo)，參加設(shè)備開箱；參加工程項(xiàng)目驗(yàn)收；參加重要的生產(chǎn)事故分析會(huì)） ，了解 工程進(jìn)度及有關(guān)資料情況，以保證各類檔案資料及時(shí)、齊全、準(zhǔn)確的歸檔。五、檔案的排架與保管1 、檔案柜（架）依次從上到下，從左到右的原則進(jìn)行編號(hào)，檔案排架也依據(jù)從上到下，從左到右的方法

5、。2 、本室檔案采用分類排架法，不同類別的檔案分別排架，同一類別的檔案按分類號(hào)及案卷順序號(hào)依次排列。3 、檔案保管應(yīng)做到“四不”即：不使檔案分散；不使檔案互相混亂；不使檔案丟失與泄密；不使檔案遭到損壞。六、報(bào)告與記錄1 、報(bào)告項(xiàng)目以外的其他人員借閱檔案時(shí)， 應(yīng)經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱。 發(fā)現(xiàn)借 閱人員損壞檔案的現(xiàn)象時(shí)，應(yīng)及時(shí)向主管部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。2 、記錄A:接收檔案材料必須有交接記錄。（見附表1.3）B:調(diào)、借、閱檔案材料必須有登記記錄。C:檔案安全檢查要有記錄。（見附表1.4）D:年度檔案管理總結(jié)應(yīng)存檔備查。第四章 部門職責(zé)一、綜合部3 、項(xiàng)目檔案室是直接管理部門，負(fù)責(zé)

6、建立規(guī)范的項(xiàng)目檔案室，設(shè)立專職工程技術(shù)檔案管理人員。4 、負(fù)責(zé)根據(jù)國(guó)家和行業(yè)的檔案法規(guī)，制定項(xiàng)目工程技術(shù)檔案管理制度，報(bào)公司批準(zhǔn)后，印發(fā)各部門執(zhí)行。5 、及時(shí)向項(xiàng)目檔案室移交本部門構(gòu)成元素的工程項(xiàng)目資料。二、檔案室6 、負(fù)責(zé)工程技術(shù)資料及檔案的日常管理工作，負(fù)責(zé)圖紙、設(shè)備資料、合同文件、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、發(fā)放、借閱及其登記、電腦錄入及編碼歸檔。7 、負(fù)責(zé)歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)備份。8 、負(fù)責(zé)指導(dǎo)項(xiàng)目各部門收集、整理相關(guān)工程技術(shù)資料。9 、負(fù)責(zé)檔案設(shè)施、設(shè)備的維護(hù)管理，負(fù)責(zé)庫(kù)存工程技術(shù)檔案的安全及保密工作。10 、負(fù)責(zé)達(dá)標(biāo)投產(chǎn)的資料整理工作。三、工程部1 、建立規(guī)范的工程技術(shù)資料室，設(shè)立

7、專職工程技術(shù)管理人員。2 、督促參建各單位（包括監(jiān)理單位、施工單位、調(diào)試單位）嚴(yán)格遵守項(xiàng)目工程技術(shù)檔案資料管理辦法，并納入合同條款中進(jìn)行管理。3 、協(xié)調(diào)參建各單位工程技術(shù)資料管理的重大問題。4 、審定經(jīng)過監(jiān)理單位審查的各類技術(shù)資料，并及時(shí)移交資料室。四、計(jì)劃合同部1 、負(fù)責(zé)提交本部門構(gòu)成檔案元素的工程項(xiàng)目資料。2 、收集、積累以及移交檔案室之前的保存及管理。3 、負(fù)責(zé)借閱檔案資料的妥善保管及時(shí)歸還。4 、負(fù)責(zé)經(jīng)手保密檔案和資料的保密工作。5 、負(fù)責(zé)與設(shè)備供貨方在技術(shù)資料方面的聯(lián)系。6 、負(fù)責(zé)新到設(shè)備領(lǐng)出開箱時(shí)通知工程部收取開箱資料。第五章 檢查與考核1 、項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)班子不定期組織有關(guān)人員對(duì)各部門

8、工程技術(shù)資料管理情況進(jìn)行抽查。對(duì)本辦法中規(guī)定的檔案材料不自覺上交且長(zhǎng)期占為私有者， 每件次扣罰責(zé)任部門 200 元。3 、不按規(guī)定收集整理檔案材料并移交檔案室的，或經(jīng)催收仍不移交完整資料的，考核責(zé)任部門扣罰 100-200 元。4 、 重要設(shè)備開箱驗(yàn)收不通知檔案人員收取資料的， 考核責(zé)任部門扣罰 100 元。5 、 借閱檔案資料超過規(guī)定時(shí)間， 收到催還通知仍不歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)的，考核責(zé)任部門扣罰 100 元。6 、檔案資料遺失，每件次考核責(zé)任部門扣罰 200 元。7 、機(jī)密檔案材料不按規(guī)定收集、整理、利用，違背程序而泄密者，考核責(zé)任部門扣罰 200 元，重者依法追究責(zé)任人行政和刑事責(zé)任。

9、（ 見附表 1.5） 。附表1.1 文件和資料發(fā)放登記表項(xiàng)目名稱：中國(guó)交建鄭西高速欒雙段 LSZCB-1項(xiàng)目經(jīng)理部四分部在舁 廳P文件名稱頁(yè)數(shù)發(fā)文單位）接收單位接收人簽名日期備注123456789101112131415161718191.2 檔案借閱登記表項(xiàng)目名稱：中國(guó)交建鄭西高速欒雙段 LSZCB-1項(xiàng)目經(jīng)理部四分部在舁 廳P檔案名稱借閱人借閱時(shí)間歸還時(shí)間收檔人備注12345678910111213141516171819201.3 檔案資料交接記錄表項(xiàng)目名稱：中國(guó)交建鄭西高速欒雙段 LSZCB-1項(xiàng)目經(jīng)理部四分部在舁 廳P檔案名稱移交部門移交時(shí)間移交人接收人備注1234567891011

10、1213141516171819201.4 檔案安全檢查表項(xiàng)目名稱：中國(guó)交建鄭西高速欒雙段 LSZCB-1項(xiàng)目經(jīng)理部四分部檢查時(shí)間檢查地點(diǎn)檢查人員檢查范圍檢查情況數(shù)量破損字跡褪變紙張破損霉 變蟲 蛀門窗安全火 災(zāi)水 淹泄 密采取措施備注1.5 檔案工作考核表考核單位（部門）:項(xiàng)目考核內(nèi)容分值評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)自查得分考 評(píng) 得 分備注人員配 備20分有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)主管檔案工作。5將檔案工作納入本單位年度工作 計(jì)劃中得5分有兼職檔案員且相對(duì)穩(wěn)定，兼職檔 案員因調(diào)動(dòng)或調(diào)整時(shí)，辦理檔案移 交手續(xù)并能及時(shí)配齊兼職檔案員。5有兼職檔案員且相對(duì)固定的得 5 分，調(diào)動(dòng)或調(diào)整時(shí)辦理了檔案移交 手續(xù)并及時(shí)配齊兼職檔案員

11、的得 3 分分管領(lǐng)導(dǎo)與兼職檔案員能認(rèn)真執(zhí) 行有關(guān)檔案工作規(guī)章制度，積極參 加檔案工作會(huì)議、業(yè)務(wù)培訓(xùn)和相關(guān)活動(dòng)。10根據(jù)參加檔案工作會(huì)議和業(yè)務(wù)活動(dòng)情況評(píng)分，每缺少一次扣 2分。預(yù)立卷 歸檔70分檔案存放有固定場(chǎng)所，配備專門檔 案柜裝具等設(shè)施，有專人負(fù)責(zé)保 管，并能經(jīng)常性地收集、整理、編 目、預(yù)立卷等。15有固定存放地方得5分，有裝具得 5分，有專人保管得5分應(yīng)交學(xué)校檔案館的文書、干部人事、學(xué)生等各類檔案齊全、完整（依 據(jù)學(xué)校部門文件材料歸檔范圍檢 查）。10應(yīng)歸檔文件材料未歸的，發(fā)現(xiàn)一份 未歸材料扣2分，超過3份不得分歸檔材料有電子版的，必須同時(shí)歸 檔。收集文字材料的同時(shí)注意收集 聲像、實(shí)物檔案

12、。10電子文件、錄音、錄像、照片、磁 盤、實(shí)物等應(yīng)歸檔載體收集不全酌 情扣分，未收集不得分；遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件 的系統(tǒng)有序，文件材料分類、預(yù)組 卷正確合理。10不屬歸檔范圍而歸檔者扣 2分，緊 密相連的材料人為的分開（如請(qǐng)示 與批復(fù)、正文與定稿等）扣 3分， 組卷紊亂、無條理、不規(guī)范者扣 3分歸檔文件材料用紙規(guī)范、書寫完 整，用墨符合要求，裝訂整齊，無 金屬裝訂物。10文件材料中有圓珠筆、鉛筆、紅、 純藍(lán)墨水字跡材料扣1 5分，有金屬裝訂物扣5分案卷標(biāo)題準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。文字簡(jiǎn)練，不超過 50字。5案卷標(biāo)題不能反映案卷內(nèi)容扣 3 分，內(nèi)容不簡(jiǎn)明、字跡不清楚者扣2分文書木1案6月30日前定為歸檔時(shí) 間，每年歸檔一次。（財(cái)會(huì)、基建 檔案除外），各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間 內(nèi)完成年度預(yù)立卷歸檔工作，檔案 移交手續(xù)完備。10以規(guī)定移交時(shí)間為準(zhǔn)，無故逾期 1 周內(nèi)扣4分，逾期2周內(nèi)扣6分， 逾期超過2周以上不得分安全保 密10分安全保密意識(shí)強(qiáng)，認(rèn)真負(fù)責(zé)保管檔 案及文件材料。10建立查借閱登記簿，并且進(jìn)行規(guī)范 登記得5分，檔案及文件材料保管 有條理得5分中交隧道工程局有限公司作業(yè)指導(dǎo)書管理臺(tái)賬