Word、Excel、部分技巧

1、Word、Excel、PPT部分技巧1.6.15 打印隱藏的文字對于已設(shè)置為隱藏的文字，如果想在不更改其屬性的情況下，能否打印出這些被隱藏了的文本呢？答：可以，單擊菜單欄“工具選項(xiàng)”命令打開“選項(xiàng)”對話框，然后再選擇“打印”選項(xiàng)卡，選擇“隱藏文字”復(fù)選框，再單擊“確定”按鈕即可。1.6.16 讓W(xué)ord當(dāng)翻譯在平時處理文件時，如果碰到一些不知其意的英文單詞，有沒有辦法讓W(xué)ord翻譯？答：單擊“工具語言翻譯”命令，然后在“文字”欄輸入要翻譯的英文單詞，并在“詞典”欄要選擇好翻譯的類型，如“中文（中國）到英語（美國）”，最后按回車鍵即可在“結(jié)果”欄得到該英文單詞的含義。1.6.17 Word中直接

2、啟動Outlook有時工作需要而想在Word中完成文件后，立即啟動Outlook來進(jìn)行設(shè)置發(fā)送，請問有沒有辦法在Word中直接進(jìn)行？答：在Word中可以直接調(diào)用Outlook，首先在Word中選擇“工具自動更正自動套用格式”中的“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級鏈接”選項(xiàng)，然后在文件中輸入“Outlook：inbox”，然后按回車鍵，此時該文字下方出現(xiàn)下劃線，用鼠標(biāo)左鍵雙擊該鏈接，即可啟動Outlook的收件箱。按照這種方法，輸入“Outlook：contacet”或“Outlook：calendar”則可打開Outlook的聯(lián)系人和日歷。1.6.18 Word啟動技巧有些用戶?？吹健稗k公

3、高手”在啟動Word時用到了一些很特別的方式，這些究竟是什么，另外它們的作用又是什么？答：Word在啟動時我們可以利用一些參數(shù)加以更多控制，單擊“開始運(yùn)行”命令，然后輸入Word所在路徑及參數(shù)確定即可運(yùn)行，如“C: PROGRAM FILES MICROSOFT Office Office 10 WINWord.EXE /n”，這些常用的參數(shù)及功能如下：/n：啟動Word后不創(chuàng)建新的文件。/a：禁止插件和通用模板自動啟動。/m：禁止自動執(zhí)行的宏。/w：啟動一個新Word進(jìn)程，獨(dú)立與正在運(yùn)行的Word進(jìn)程。/c：啟動Word，然后調(diào)用Netmeeting。/q：不顯示啟動畫面。另外對于常需用到的

4、參數(shù)，我們可以在Word的快捷圖標(biāo)上單擊鼠標(biāo)右鍵，然后在“目標(biāo)”項(xiàng)的路徑后加上該參數(shù)即可。1.6.19 Word巧制web網(wǎng)頁初學(xué)者常聽人家說可以通過Word制作網(wǎng)頁，究竟是如何操作呢？答：網(wǎng)頁其實(shí)是由超文本標(biāo)記語言（HTML）來定義的，Word確實(shí)可以快速制作初級的Web網(wǎng)頁，方法是這樣的：首先在Word中輸入并設(shè)置好想制作的網(wǎng)頁后，然后單擊“文件保存”命令（或單擊工具欄上“保存”圖標(biāo)按鈕），在彈出的窗口中下端“保存類型”中選擇“Web頁”，然后再輸入文件名及設(shè)置好保存的目錄，再確定保存即可。1.6.20 Word中自動滾動翻頁有些用戶常在Word中閱讀資料文件，請問能不能在Word中設(shè)置出

5、像Readbook那樣的自動翻頁功能？答：可以。首先單擊菜單“視圖工具欄自定義”命令，在打開的對話框中，選擇“命令”選項(xiàng)卡中的“所有命令”項(xiàng)，此時在右邊便會列出這些所有命令詳細(xì)信息選項(xiàng)，我們從中找到“AutoScroll”，如圖1-33所示，利用鼠標(biāo)將該命令直接拖至工具欄上，以后在閱讀長文件并需進(jìn)行自動滾動翻頁時，可單擊該按鈕，然后向上或向下移動鼠標(biāo)便可進(jìn)行滾動翻頁。圖1-33 設(shè)置滾動翻頁小提示：或者在“類別”下選擇“工具”項(xiàng)，然后在“命令”下找到“自動滾動”項(xiàng)，并將其拖入工具欄即可。以后在需要滾屏?xí)r，可單擊“自動滾動”按鈕，鼠標(biāo)指針就會進(jìn)入豎直滾動條。若將三角形指針放在滾動條上半部，頁面自

6、動向上滾動。若將倒三角形指針放在滾動條下半部，頁面自動向下滾動，單擊鼠標(biāo)就可以將自動滾屏功能關(guān)閉。如果想停止頁面滾動，只需將指針放到滾動條中部（成為雙向指針）即可。上述情況下的屏幕滾動速度可以用指針位置調(diào)節(jié)，指針越靠近滾動條兩端速度越快，反之越慢。對于閱讀長文件是相當(dāng)方便的。1.6.21 選擇IE方式的文件前進(jìn)（后退）有些用戶非常喜歡瀏覽器IE上的“前進(jìn)”、“后退”方式，請問在Word中是否也能做成這種方式進(jìn)行閱讀？答：在Word中同樣可以增加類似的按鈕，具體做法是：單擊菜單欄“工具自定義”命令，在打開的對話框的“命令”選項(xiàng)卡中，選中“類別”下的“所有命令”項(xiàng)，然后在“命令”下找到“Nextw

7、indows”按鈕，按上面相同的方法拖入工具欄，以后只要打開了多個文件，單擊“Nextwindows”按鈕就會跳到下一個文件，而“Prevwindows”按鈕則可返回前一個文件。1.6.22 簡體與繁體中文快速轉(zhuǎn)化有些用戶常需輸入繁體文字（或者把簡體文字的Word文件轉(zhuǎn)換成繁體文字的Word文件），請問在Word中有沒有辦法幫我輕松完成？答：中國大陸采用的是GB碼，而中國臺灣采用的是BIG5碼（即大五位碼），雖然現(xiàn)在市面上有許多GB與BIG5碼轉(zhuǎn)換軟件，能夠在這兩種編碼之間相互轉(zhuǎn)換，但只能進(jìn)行“直譯”。其實(shí)在Word中，我們便可輕松做到“兩地通”：首先打開要轉(zhuǎn)換的文件，再單擊菜單欄“工具語言中

8、文簡繁轉(zhuǎn)換”命令打開轉(zhuǎn)換窗口，如圖1-34所示，然后根據(jù)需要在轉(zhuǎn)換方向下選擇轉(zhuǎn)換方式，最后單擊“確定”按鈕便可快速完成文件語言轉(zhuǎn)換，并且在確定前選擇“轉(zhuǎn)化時包括詞匯”復(fù)選框，則Word在轉(zhuǎn)換時會自動地根據(jù)兩地語言的習(xí)慣進(jìn)行翻譯，轉(zhuǎn)換完成后再進(jìn)行保存，這樣便可根據(jù)需要得到簡體中文信函或繁體中文信函了。1.6.23 如何加快文件操作在新建或打開Word文件時，可利用快捷鍵來加快操作，請問能否介紹一下？答：當(dāng)然可以。在Word中確實(shí)有很多的快捷鍵幫助我們快速進(jìn)行操作，在對文件操作時，常用的快捷鍵有：（1）Ctrl+N：建立一個Word默認(rèn)模板的新文件（若要建立其他模板文件的新文件，可單擊“文件”菜單

9、下的“新建”命令，再從模板選擇框中進(jìn)行選擇）（2）Ctrl+O：快速打開文件（它相當(dāng)于單擊菜單欄“文件打開”命令操作）。（3）Ctrl（或Shift）鍵配合選?。阂淮未蜷_多個文件（在打開對話框中每次只能選擇一個打開，若要一次打開多個文件，可利用“Ctrl”或“Shift”鍵選擇，完成后再單擊“打開”按鈕）。（4）Alt+F+1（或2、3、4）：快速打開最新編輯過的4個文件（相當(dāng)于單擊“文件”菜單，再從其下選擇最近打開的四個文件）。小提示：如果要在“文件”菜單下顯示更多最近打開過的文件，可單擊菜單欄“工具選項(xiàng)”命令，再在選項(xiàng)窗口中選擇“常規(guī)”選項(xiàng)卡，在“列出最近使用文件數(shù)”項(xiàng)中便可設(shè)置顯示的數(shù)目

10、，但最多只能設(shè)置為9個。（5）Ctrl+F6：在打開的文件中循環(huán)切換。（6）F12：快速把當(dāng)前文件另保存其他文件。（7）Ctrl+F4（或Alt+F4）：關(guān)閉當(dāng)前文件，若還沒進(jìn)行保存，會彈出確認(rèn)框選擇是否保存。1.6.24 保存文件對話框中的快捷鍵在看一些“高手”們操作時，心里確實(shí)羨慕，他們所有操作都幾乎不用鼠標(biāo)，比如他們在保存文件對話框操作時都可不用鼠標(biāo)，請問在這有些什么快捷鍵？答：這些快捷鍵其實(shí)很有規(guī)律，它們分別如下：Alt+1：回到上一個文件夾。Alt+2：回到當(dāng)前文件夾的上一級文件夾。Alt+3：從網(wǎng)絡(luò)上搜索文件。Alt+4：刪除當(dāng)前選中文件。Alt+5：在當(dāng)前文件夾下新建一個子文件夾

11、。Alt+6：循環(huán)改變文件顯示模式，如預(yù)覽、詳細(xì)資料、屬性、列表等。Alt+7：顯示工具菜單，如查找、刪除、重命名、打印、添至“收藏夾”、映射網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動器等。1.6.25 恢復(fù)字體所見即所得功能有些用戶在設(shè)置字體時發(fā)現(xiàn)，在字體欄中以前可以顯示字體形狀，但現(xiàn)在怎么不可以了，請問有沒有辦法去恢復(fù)它？答：除少數(shù)常用中文字體外，多數(shù)字體可能都沒有什么印象。在Office 2000中便提供了所見即所得的功能。要恢復(fù)它可這樣去操作：單擊菜單欄“工具自定義”命令，再在“自定義”對話框中選擇“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡，選擇“其他”下“列出字體名稱時顯示該字體的實(shí)際外觀”復(fù)選框，如圖1-35所示，完成后關(guān)閉自定義窗口，此時再

12、打開“字體”列表，字體的實(shí)際外觀又可顯示了。1.6.26給文件嵌入字體有些用戶也常遇到這種情況，自己花了很多精力制作的漂亮文件但在對方計(jì)算機(jī)上顯示不了，因?yàn)闆]有安裝所使用的字體，請問有沒有辦法解決這個問題？答：字庫是屬于系統(tǒng)資源而存在的，如果使用了一個對方系統(tǒng)上沒有的字庫，則Windows會自動以系統(tǒng)默認(rèn)的字庫來代替，原先的效果就會大減。但在Word中有一項(xiàng)嵌入字體技術(shù)，它能夠?qū)⒁黄募瓦@篇文件所包含的字體結(jié)合成一個文件，以便傳輸?shù)搅硪慌_計(jì)算機(jī)上。具體操作方法如下打開要嵌入字體的文件，單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，再選擇“保存”選項(xiàng)卡，然后選中“嵌入TrueType字體”以及“只嵌入所用

13、字符”復(fù)選框，如圖1-36所示。圖1-36 給文件嵌入字體1.6.27 快速啟動屏幕程序在編輯Word文件時，如需馬上離開，請問有沒有辦法快速啟動屏幕保護(hù)程序？答：快速啟動Windows屏幕保護(hù)程序，不但可以保護(hù)屏幕，同時還可利用屏保的密碼功能保護(hù)他人偷看文件內(nèi)容。其實(shí)在Office XP安裝成功后會在安裝文件夾中產(chǎn)生一個“osa9.exe”文件，運(yùn)行時給它加上一個“-s”參數(shù)就可以立即啟動屏幕保護(hù)程序，具體操作方法如下：首先在桌面上單擊鼠標(biāo)右鍵，新建一個快捷方式，并在命令行方式輸入：“C：Program Files Microsoft Office OfficeOSA9.EXE”-s（前面的

14、路徑根據(jù)具體情況進(jìn)行更改），然后修改快捷方式名稱為“快速啟動屏?！?，以后便可雙擊該快捷方式運(yùn)行屏保。小提示：如果Windows系統(tǒng)中沒有設(shè)置屏保護(hù)程序，則運(yùn)行此程序后會彈出警告窗口，此時我們可在顯示屬性窗口中進(jìn)行設(shè)置。1.6.28 給Word文件減肥一篇相同的Word文件，為什么有些用戶創(chuàng)建之后的文件要比他人的大，請問有沒有辦法對它進(jìn)行“減肥”？答：也許大家不知道，Microsoft Word在存DOC文件時只是把一些后來的信息存入，這樣就會出現(xiàn)哪怕刪除了文件中的內(nèi)容也會使它的文件越來越大的情況。因而根據(jù)它這種特性，可以通過這四種方法來為它減肥：1另存法在編輯的Word文件中，只要使用“另存為

15、”命令，Word則會重新將信息進(jìn)行整理存盤，這樣可能會使得文件的容量大大減少。2選項(xiàng)法使用第一種方法每次都要“另存為”，比較麻煩。其實(shí)只要我們打開Word，單擊菜單中的“工具選項(xiàng)”命令，再單擊“保存”選項(xiàng)卡，在設(shè)置窗口中取消選擇“快速保存”復(fù)選框，以后Word就會在每次保存文件時自動進(jìn)行信息整理并存盤，這樣便可達(dá)到“另存為”方法的效果。另外，如果我們使用了Word的嵌入字體技術(shù)，則在選中“嵌入Truetype字體”后，還應(yīng)選中“只嵌入所用字符”復(fù)選框，否則Word會把所用到的Truetype字體統(tǒng)一“打包”，大大增加文件的大小。3“虛假”法在保存之前，單擊“文件”菜單下的“頁面設(shè)置”打開對話框

16、，然后用鼠標(biāo)任意單擊幾下其中的“紙張大小”、“頁邊距”等選項(xiàng)卡（其中的內(nèi)容可以不改動），單擊“確定”按鈕后再保存。通過這一系列的假動作，會發(fā)現(xiàn)文件也莫名其妙地變小了。4RTF文件法我們知道如果把Word文件保存為文本文件，那毫無疑問文件肯定會小很多，但關(guān)鍵是保存成了文本文件后，其中的格式會丟失。而試著另存為一RTF格式的文件后，不但格式完好如初，而且能夠被許多Windows應(yīng)用程序所支持，同時容量還大大地減少。1.6.29 讓W(xué)ord 2000與Word XP共存Word XP的功能比Word 2000確實(shí)要強(qiáng)大，但由于機(jī)器為多人共用，有些用戶習(xí)慣使用不同版本的Word，請問有沒有辦法讓W(xué)or

17、d 2000與Word XP共存？答：對于Word 2000與Word XP不兼容的問題確實(shí)有很多用戶都感到頭痛，在安裝最新版本的Word XP時，系統(tǒng)總會先刪除以前的版本，這樣就無法使得Word 2000與Word XP共存。但我們可以使用一些技巧來完來突破這個限制：在安裝Word XP時不選擇“Upgrade Now”選項(xiàng)，而是選擇“or choose an install type”選項(xiàng)，并選擇“complete”項(xiàng)，注意把安裝文件夾更改至Office XP下，與原先安裝Office 2000安裝文件夾不相同；在彈出的下一步窗口中選中“Removing Only The followin

18、g applications”，并取消選中所有選項(xiàng)；然后為Word 2000和Word XP中的WinWord.exe各建立一個快捷方式，要使用時選擇快捷圖標(biāo)運(yùn)行即可。小提示：有時可能會出現(xiàn)一個正在安裝Office的窗口，不要用管它，過一會兒即可正常使用。1.6.30 Word中批量轉(zhuǎn)換文件如果要對多個Word文件進(jìn)行另存為其他格式的文件，如純文本文件，此時若一個個打開進(jìn)行保存，工作量相當(dāng)大，請問有沒有方法在Word中進(jìn)行批量轉(zhuǎn)換？答：如果有多個文件需要轉(zhuǎn)換，而若采用單擊“打開另存為”命令的方法確實(shí)會累得要命。其實(shí)在Word中提供了批量轉(zhuǎn)換文件的功能。首先單擊“文件建立新文件”命令，打開“新建

19、”對話框（注意不能單擊快捷欄上的“新建”圖標(biāo)或直接按“Ctrl+N”組合鍵，這樣Word會使用其默認(rèn)模板建立一個新文件），在右側(cè)“根據(jù)模板新建”下選擇“通用模板”（而在Word 2000中會直接打開“新建”對話框，因而不需上步的選擇），然后在模板窗口中選擇“其他文件”選項(xiàng)卡，用鼠標(biāo)左鍵雙擊其中的“轉(zhuǎn)換向?qū)А表?xiàng)目，如果機(jī)器中沒有安裝此模板，系統(tǒng)會自動啟動Office 2000或XP的安裝程序，并會提示插入office安裝源光盤，再根據(jù)向?qū)瓿赊D(zhuǎn)換向?qū)О惭b即可，然后利用該轉(zhuǎn)換向?qū)П憧砂岩D(zhuǎn)換的Word文件轉(zhuǎn)換成純文本格式。小提示：利用轉(zhuǎn)換向?qū)Э梢詫ord 2000/XP中所有支持的文件格式批量相

20、互轉(zhuǎn)換，包括RTF文件、Web頁文件、WPS文件、Lotus1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作簿表。1.6.31 讓Office XP支持Acrobat 5在網(wǎng)上下載一些教程后發(fā)現(xiàn)是PDF格式，后在網(wǎng)上發(fā)現(xiàn)它可利用Acrobat來生成，但在Office介紹中發(fā)現(xiàn)其也支持PDF格式的生成，請問該如何去做？答：其實(shí)在安裝完的Office XP中，Office XP菜單欄中是沒有PDF相關(guān)菜單項(xiàng)的，因而也無法生成PDF文件。不過如果我們將“Acrobat 5.0 PDFMAKER”下的PDFMAKER.DOT、PDFMAKER.PPA、PDFMAKCE.XLA復(fù)制到“Offic

21、e 10STARTUP”文件夾中，并將“ACROBAT 5.0PDFMAKEROffice 2000中的PDFMExcel.DLL、PDFMPOWERPOINT.DLL、PDFM Word.DLL拷貝到Office10文件夾中，然后啟動Office XP，它會詢問是否使用宏，單擊啟用宏，此時我們會發(fā)現(xiàn)，ACROBAT 5.0會被添加到了菜單欄中了，這樣我們就可以非常方便地使用Word來生成PDF文件了。1.6.32 巧用“插入文件”功能合并多個文件有些用戶由于工作需要需把多個Word文件保存成一個文件，此時若利用“復(fù)制”及“粘貼”來進(jìn)行操作非常繁瑣，請問還有別的方法嗎？答：要合并文件，可以使用

22、“復(fù)制”及“粘貼”命令來完成。但是如果文件太多，一步一步執(zhí)行起來的確很麻煩。其實(shí)可以利用Word的“插入文件”來很方便的實(shí)現(xiàn)。具體操作是：首先打開源文件，然后在該文件中單擊“插入”菜單中的“文件”命令，在彈出的對話框中輸入要插入的文件即可。如有多個文件，則可以按住鼠標(biāo)左鍵拖動全部選中，則可以一次性全部完成。1.6.33 巧用“版本”功能保存修改信息在用Word編輯文件時，有時要經(jīng)常對文件進(jìn)行改動?？墒怯斜仨氁Ａ舾膭忧暗膬?nèi)容。通常的做法是每改一次就用一個文件名將它保存起來。可是這樣做卻使文件越來越多了，這樣不僅占用了硬盤空間，而且管理、查看起來也不方便。不知道有什么更好辦法可以解決這個問題嗎？

23、答：如果有這方面的需要，可以使用Word中的“版本”功能來很發(fā)便的解決。具體操作如下：當(dāng)打開一篇Word文件，然后對其進(jìn)行修改，修改完成以后，單擊“文件”菜單欄中的“版本”命令，在彈出的對話框中單擊“現(xiàn)在保存”按鈕，這時會彈出一個文本框，要求輸入對當(dāng)前修改要保存的版本的注釋，此時可根據(jù)實(shí)際情況輸入，如“Word xp”，最后單擊“確定“按鈕就完成了。如果再次修改后重復(fù)上述操作即可。就是注意在輸入版本注釋時，最好加入對各次修改后的情況的注釋。以區(qū)別不同的版本。這樣當(dāng)我們需要調(diào)用該文件的早期修改版本時，就可以再次單擊“版本”命令，通過“查看注釋”就可以更準(zhǔn)確快捷的找到我們想要的文件。最后單擊“打開

24、”按鈕即可。如果在彈出的“版本”對話框中選擇“關(guān)閉時自動保存版本”復(fù)選框。這樣當(dāng)每次修改完一個文件，在保存關(guān)閉該文件時，系統(tǒng)會自動文此次修改建立一個備份版本。1.6.34 同文件雙窗口瀏覽 在編輯Word文件時，經(jīng)常要參考文件中的某部分來修改另一部分，可是由于文件太長，而且兩處文字相隔太遠(yuǎn)，所以修改時要不停的在文件中來回切換位置，這樣實(shí)在太麻煩了。請問可以在多個窗口打開同一文件，來相互切換窗口瀏覽嗎?答：其實(shí)遇到這種情況則可以使用兩個窗口來同時瀏覽一個文件的不同部分。實(shí)現(xiàn)在多個窗口打開瀏覽同一個文件，可以這樣操作進(jìn)行：先找到窗口右邊可使?jié)L動條向上移動的黑三角形按鈕上方的一個小橫杠（這個是文件分

25、隔標(biāo)記），移動鼠標(biāo)指向該標(biāo)記，這時鼠標(biāo)就會變成一個上下可以移動的指示箭頭，然后雙擊鼠標(biāo)左鍵，這樣當(dāng)前窗口就會一分為上下兩部分。這樣就可以在其中一個窗口顯示要查考的段落，另一個定位于要修改的段落。當(dāng)然還可以拖動該分隔標(biāo)記，把窗口分成兩個大小不同的窗口。如果修改完成后，只要再用鼠標(biāo)左鍵雙擊兩個窗口中的分隔條就可以恢復(fù)到一個窗口模式。這樣的對照編輯就很方便了。1.6.35 通配符的使用技巧在Word的查找功能中可以使有通配符?？墒菍νㄅ浞私獾谋容^少，請介紹一下它的一些技巧？答：通配符我們可能并不怎么看重它，可是使用好了它，可以得到很多意想不到的收獲。下面介紹一些用得上的通配符及其使用方法。1.“?

26、”該通配符可以用來代表任意單個字符，當(dāng)大家不清楚查找目標(biāo)中指定位置的內(nèi)容是什么的時候，就可以用“?”來代替。注意一個“?”只能代表一個未知字符。如果要查找不止一個字符，可以用多個“？”來通配表示。但是如果我們不知道到底有多少個字符，該如何使用呢？如果是這樣，就必須要用到下面這個通配符了。 2.“*”該通配符可以用來代替任意多個字符。比如我們輸入“*n”，系統(tǒng)就會自動找出所有以“n”結(jié)尾的單詞或字符集，而不管它前面有多少個字符。 3.“”該通配符可以表示單詞的開頭。如輸入“”該通配符可以表示單詞的結(jié)尾。如輸入“(er)”，系統(tǒng)會自動查找以“er”結(jié)尾的單詞，如“thinker”，但不查找“int

27、eract”。5.“x1x2. ”(x1，x2表示任意字符)該通配符可以指定要查找該括號內(nèi)（x1，x2）的任意字符。 如輸入“maen”，則系統(tǒng)會查找“man”和“men”。 6.“x1-x2”(x1，x2表示任意字符)該通配符可以設(shè)置指定范圍（x1到x2之間, 包括“x1”和“x2”）內(nèi)任意單個字符。如輸入r-tight ，則系統(tǒng)會查找“right”和“sight”。（即在“r”和“t”之間的任意單個字符）。需要注意的是。括號內(nèi)的字符要按升序的方式來排列。如不能輸入“t-right”來表示該范圍。 7.“!x1-x2”（x1，x2表示任意字符）該通配符可以設(shè)置括號內(nèi)指定字符范圍（x1到x2之

28、間，不包括包括“x1”和“x2”）以外的任意單個字符。如輸入“t!a-mck”，則系統(tǒng)就會查找到“tock”和“tuck”，但不查找“tack”和“tick”。8.“n”（n表示正整數(shù)）該通配符表示n個重復(fù)的前一字符或表達(dá)式。如輸入“ro2m”查找“room”，但不查找“rom”。9.“n,”（n表示正整數(shù)）該通配符表示至少 n個前一字符或表達(dá)式。 如輸入“fe1,d”，則系統(tǒng)會查找“fed”和“feed”。10.“n,m”（n，m表示正整數(shù)）該通配符表示n到m個重復(fù)的前一字符或表達(dá)式。如輸入“201,3”查找“20”、“200”和“2000”。小提示：在使用過程中需要注意四個方面：（1）在使

29、用通配符時我們可使用括號對通配符和文字進(jìn)行分組，以指明處理次序。例如，可以通過鍵入“”來查找“presorted”和“prevented”。（2）可使用“n”通配符來搜索表達(dá)式，然后將其替換為經(jīng)過重新排列的表達(dá)式，例如，在“查找內(nèi)容”框鍵入“(Newton)(Christie)”，在“替換為”文本框鍵入“21”，Word 將找到“Newton Christie”并將其替換為“Christie Newton”。（3）在選中“使用通配符”復(fù)選框后，Word 只查找與指定文本精確匹配的文本（請注意，“區(qū)分大小寫”和“全字匹配”復(fù)選框會變灰而不可用，表明這些選項(xiàng)已自動選中，不能關(guān)閉這些選項(xiàng)）。（4）如

30、果要查找已被定義為通配符的字符。請?jiān)谠撟址版I入反斜扛（），例如，要查找問號，可鍵入“？”。1.6.36 多個文件一次關(guān)閉若在編輯Word文件時經(jīng)常要打開好多的文件，可在結(jié)束時要逐個單擊Word的“關(guān)閉”按鈕來關(guān)閉它們，這實(shí)在太麻煩了。請問有什么好方法可以一次性全部關(guān)閉它們？答：當(dāng)然有，可以按住“Shift”鍵的同時，再單擊“文件”菜單。這時會發(fā)現(xiàn)原有的“關(guān)閉”選項(xiàng)已變?yōu)椤叭筷P(guān)閉”，單擊它就可以一次性關(guān)閉多個文件了。1.6.37 一次性保存多個文件在打開了多個Word文件時，可不可以一次性在Word環(huán)境下全部保存好，來避免一個個保存的麻煩？答：當(dāng)然可以。方法就是，按下“Shift”鍵不放，然

31、后單擊“文件”菜單，這樣在下拉菜單中會多出來一個“全部保存”命令，單擊它就可以一次性保存所有已打開的文件。1.6.38 為多個相關(guān)文件建立超級連接在處理Word文件時，有時要參考其他Word文件、PowerPoint 文件或Excel 文件中的內(nèi)容，可是每次都要先打開這些文件，然后在它們之間相互切換，這樣很不方便。請問有什么好的方法來實(shí)現(xiàn)這種功能嗎？答：這種情況我們是經(jīng)常碰到的，其實(shí)要實(shí)現(xiàn)這種功能可以試試Word 中的超級連接。大家都知道超級鏈接主要是用于Web頁的鏈接，其實(shí)它也可以用于文件之間的鏈接，有兩種方法來實(shí)現(xiàn)：方法一：首先請打開源文件和目標(biāo)文件文件，然后重新設(shè)置這兩個程序窗口的尺寸，

32、使它們同時可見。再在目標(biāo)文件選擇要鏈接的文本、圖片或其他內(nèi)容，然后用鼠標(biāo)右鍵將選定內(nèi)容拖至源文件要建立超級鏈接的位置，這時就會彈出一個菜單，選擇“在此創(chuàng)建超鏈接”選項(xiàng)，這樣就再次建立了超級鏈接。方法二：要建立這種超級鏈接還可以通過粘貼的方式來實(shí)現(xiàn)。首先復(fù)制好要鏈接的文本內(nèi)容，再在要插入文本的位置單擊鼠標(biāo)左鍵，然后選擇“編輯”菜單中的“粘貼為超鏈接”選項(xiàng)即可。這樣建立好超級鏈接后，選定的超級鏈接的內(nèi)容就會以藍(lán)色字體顯示在源文件中。如果下次要參考這些內(nèi)容時就不用在打開目標(biāo)文件了。在要查看整個目標(biāo)文件的內(nèi)容時，可以按住“Ctrl”鍵，然后再單擊該超級鏈接，系統(tǒng)就會自動打開該目標(biāo)文件。1.6.39 巧

33、設(shè)置隱藏書簽有時在Word中要對一篇很長的文章進(jìn)行編輯時，需要使用在文中的一些特定的內(nèi)容來參考?？墒怯植挥浀盟鼈冊谑裁次恢昧?，而查找起來又非常困難，請問有什么好方法來標(biāo)記這些內(nèi)容以方便快速地找到這些信息嗎？答：其實(shí)可以使用隱藏書簽來很容易地標(biāo)記它們。操作如下：可以把它們放在想要的任何地方。首先在文件中要插入書簽的位置單擊鼠標(biāo)，然后在“插入”菜單選擇“書簽”選項(xiàng)，在彈出的“書簽”對話框中給該書簽命名，最后單擊“添加”按鈕完成。當(dāng)想使用或是查找這個書簽時，可以單擊“編輯查找”命令來打開“查找和替換”對話框，單擊“定位”選項(xiàng)卡，然后在“輸入頁號”中鍵入書簽名，再單擊“定位”按鈕系統(tǒng)就會自動跳轉(zhuǎn)用書簽

34、標(biāo)記過的內(nèi)容了。1.6.40 快速翻頁在一個有很多頁的Word中翻頁非常麻煩，請問有沒有什么快捷的方法翻到指定的某一頁？答：在使用普通鼠標(biāo)瀏覽Word長文件時可以使用如下技巧來做到快速翻頁：首先把指針移到右側(cè)的垂直滾動條上，再按下鼠標(biāo)左鍵不松開，并對滾動條按需要上或下拖動，滾動塊旁邊的提示框便會顯示頁碼和標(biāo)題等信息，頁面內(nèi)容也會隨之上或下滾動。當(dāng)顯示的頁碼為想要移到的頁碼時松開鼠標(biāo)左鍵即可。這種方法對根據(jù)頁碼或標(biāo)題查找文件時非常適用。1.6.41 打開文件也有技巧很多用戶可能不知道，其實(shí)在打開文件時也有很多技巧。請問能不能介紹一些比較有用的技巧？答：可以。單擊Word工具欄中的“打開”按鈕，將

35、“打開”對話框中的文件選中。單擊“打開”下拉按鈕，即可看到一個打開方式菜單，如圖1-37所示，其中“打開”命令是默認(rèn)的文件打開方式，和直接單擊“打開”按鈕效果相同。若選擇其中的“以只讀方式打開”選項(xiàng)，則對文件所做的任何修改，只能以“另存為”方式保存，不能直接修改并保存原文件。選中某個文件并“以副本方式打開”，則系統(tǒng)會在原文件所在目錄“克隆”出一個副本。例如，以副本方式打開了C盤下“Elong”文件夾中的“簡介.doc”，則在“Elong”文件夾中會出現(xiàn)一個名為“簡介（2）.doc”的新文件。如果在“打開”對話框中選中了“Web頁”或URL，則菜單中的“用瀏覽器打開”命令有效，選擇該命令可用瀏覽

36、器打開Web頁或撥號連接到某個Web站點(diǎn)。1.6.42 更改Word郵件發(fā)送默認(rèn)軟件有些用戶在利用Word中“文件”菜單下的“發(fā)送”功能發(fā)送郵件時，總會自動啟動其默認(rèn)軟件Outlook Express，請問有沒有辦法更改為自己安裝的其他郵件發(fā)送軟件？答：要改變Word默認(rèn)調(diào)用的郵件發(fā)送程序來發(fā)送郵件，我們只要在Internet Explorer中將使用的郵件發(fā)送軟件設(shè)為系統(tǒng)默認(rèn)的發(fā)送程序即可。操作如下：（1）打開Internet Explorer。（2）選擇“工具”菜單中的“Internet選項(xiàng)”，再選擇“程序”選項(xiàng)。（3）將正在使用的郵件發(fā)送軟件設(shè)為系統(tǒng)默認(rèn)E-mail程序。1.6.43 妙

37、用剪貼板進(jìn)行替換Word中的替換功能非常有用，但聽人講還可進(jìn)行圖形或特殊字符的替換，請問這又是如何操作的呢？答：這是利用剪貼板來進(jìn)行操作的，因?yàn)樵赪ord剪貼板中的最后一項(xiàng)內(nèi)容可以參與替換。其操作方法是：打開“查找和替換”對話框，在“替換”選項(xiàng)卡的“查找內(nèi)容”框內(nèi)輸入被替換的內(nèi)容，將光標(biāo)停留在“替換為”框內(nèi)，單擊“高級”按鈕展開選項(xiàng)卡，再單擊下面的“特殊字符”按鈕，在Word 2000中可從菜單中直接選擇“剪貼板”，而對于Word XP則可從中選擇相應(yīng)類型，最后單擊“替換”按鈕即可。1.6.44 快速打開Word格式文件在用Word打開一個DOC文件時，很多用戶都采用執(zhí)行“文件”菜單下的“打開

38、”命令或者單擊工具欄下的“打開文件”按鈕，請問還有沒有更快的方法進(jìn)行快速打開Word格式文件？答：快速打開Word格式文件還有以下方法可用：一種是，如果Word已經(jīng)開啟，可以直接將要打開的DOC文件圖標(biāo)用鼠標(biāo)左鍵按住并拖動到Word窗口中再放開，凡是Word支持插入的對象都可以這樣做。另一種就是，如果Word還沒有啟動，那么如果在桌面或者快捷工具欄上有Word快捷方式的圖標(biāo)的話，可以把這個DOC文件的圖標(biāo)拖到Word快捷方式的圖標(biāo)上，Word會立即啟動并直接開啟這個文件，這種方法相當(dāng)于把兩步操作只用一步完成，當(dāng)然更快捷。1.6.45 用Word打開WPS格式的文件如果要對WPS格式的文件進(jìn)行編

39、輯，且使用的計(jì)算機(jī)上沒有安裝WPS Office系統(tǒng)，請問能不能利用Word來打開WPS文件進(jìn)行編輯？答：可以，我們知道WPS可以打開Word格式的文件，其實(shí)Mircrosoft Office中也附帶了WPS的轉(zhuǎn)換器，它可以幫助我們將WPS格式文件導(dǎo)入到ord中進(jìn)行編輯，但是它不是默認(rèn)的安裝選項(xiàng)。如果要安裝這個轉(zhuǎn)換器，可以在第一張安裝盤上找到pfiles commonmssharedtextconv文件夾（其中有相當(dāng)多的文件轉(zhuǎn)換器），運(yùn)行“wps2Word.exe”即可。當(dāng)重新啟動Word 2000并單擊“文件”菜單中的“打開”命令時，就會在“文件類型”列表框中找到“WPS DOS file”

40、導(dǎo)入和“WPS file（*.WPS）”項(xiàng)，利用這一轉(zhuǎn)換器便可以打開WPS for DOS、WPS 97和WPS 2000所有文件，并且會保留原文件的大部分格式信息和嵌入對象。1.6.46 快速獲取幫助信息Word使用新手在使用過程中經(jīng)常需要助手提供幫助，請問有沒有辦法快速獲得幫助信息？答：有，可以利用“Shift+F1”組合鍵（或單擊“幫助”菜單下的“這是什么”命令），光標(biāo)就會變成一個帶有箭頭的問號形狀。用它單擊文件中的文本或圖片，就會顯示有關(guān)格式信息的對話框。如果用它單擊Word 2000窗口中的元素（如工具欄按鈕或標(biāo)尺等），可以看到關(guān)于它們的功能描述，使用結(jié)束后按一下“Esc”鍵，即可恢

41、復(fù)光標(biāo)的正常功能。1.6.47 五秒鐘輸入3萬個漢字這是一個有趣的功能，可以讓W(xué)ord在五秒鐘內(nèi)自動輸入3萬多個漢字，請問這是怎樣進(jìn)行操作的呢？答：其實(shí)這是利用了Word中一個彩蛋做到的。首先新建一個Word文件，然后輸入：“=Rand(200,99)”（雙引號不用輸入，同時括號及逗號都需采用半角），回車后再單擊“工具字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”命令看看，令你很吃驚吧！1.6.48 窗口元素使用技巧聽說利用窗口元素可以達(dá)到一些意想不到的效果，能否介紹一些呢？答：Word窗口由若干窗口元素構(gòu)成，如工具欄、標(biāo)尺和狀態(tài)欄等。用鼠標(biāo)左鍵雙擊它們能執(zhí)行許多操作：雙擊Word水平或垂直標(biāo)尺的空白處，可以打開“頁面設(shè)置”對話

42、框；雙擊水平標(biāo)尺兩端的某個縮進(jìn)標(biāo)記，可以打開“段落”對話框；如果在水平標(biāo)尺上設(shè)定了制表符，只要用鼠標(biāo)左鍵雙擊它，就可以打開“制表位”對話框；鼠標(biāo)左鍵雙擊狀態(tài)欄上的任意位置，可以打開“查找和替換”對話框，執(zhí)行“查找”、“替換”和“定位”操作；鼠標(biāo)雙擊工具欄右端的空白處，可以打開“自定義”對話框，調(diào)整工具欄或增減其中的按鈕，以滿足自己的要求。1.6.49 Word快捷鍵列表巧妙查在Word中通常設(shè)置了很多快捷鍵，請問有沒有辦法快速得到這些快捷鍵的列表？答：可以利用兩種方法快速得到快捷鍵列表。第一種方法可利用按下“F1”鍵，在彈出的幫助系統(tǒng)的搜索窗口中輸入“快捷鍵”三個字，單擊“搜索”按鈕，就會彈出

43、搜索結(jié)果列表，如圖1-38所示。在列表中單擊“鍵盤快捷方式”或“打印快捷鍵列表”就可把快捷鍵列表顯示或打印出來。圖1-38 搜索結(jié)果列表第二種方法是利用“宏”來完成。單擊“工具宏”菜單下的“宏”命令。在彈出的對話框中，找到“宏名”區(qū)域，在其下拉列表中選擇“ListCommands”選項(xiàng)，同時在下面的“宏的位置”下拉列表中選擇“Word命令”選項(xiàng)，單擊“運(yùn)行”按鈕。在隨之出現(xiàn)的對話框中根據(jù)自己的要求，選擇“當(dāng)前菜單和快捷鍵設(shè)置”或“所有的Word命令”中的一項(xiàng)，再按“確定”按鈕即可顯示出相關(guān)列表。1.6.50 快速預(yù)覽文件內(nèi)容對于Word文件，能不能像在Windows中其他文件一樣進(jìn)行預(yù)覽？答：

44、預(yù)覽可以幫助用戶了解文件內(nèi)容，以便打開自己想要的文件。在“打開”對話框預(yù)覽文件的方法是：選中要查看預(yù)覽的文件，單擊“視圖”菜單中的“預(yù)覽”命令，則被選中的文件的內(nèi)容可在右窗格中顯示，如Word文件可以看到它的正文、BMP等圖片可以看到縮略圖。如果被選中的文件無法預(yù)覽，則會在預(yù)覽窗格中出現(xiàn)“無法預(yù)覽”的提示。1.6.51 快速縮放Word文件在Word使用過程中常常需要縮放顯示比例來查看整個文件的布局，有什么快捷方法嗎？答：如果使用的是一個滾輪鼠標(biāo)，可以直接按“Ctrl”鍵不放的同時，滾動滾輪（向上放大、向下縮?。┍憧烧{(diào)整文件顯示比例。此方法在其他Office文件中也可適用。1.6.52 巧在W

45、ord中調(diào)用外部程序在Word使用過程中，有時候需要調(diào)用一些外部程序，如：Winamp、ACDSee等。通常我們每次調(diào)用，要在桌面或“開始”菜單中找到相應(yīng)快捷方式再運(yùn)行，相當(dāng)麻煩。能不能在Word中直接調(diào)用它們呢？答：當(dāng)然能。具體操作步驟如下：（1）運(yùn)行Word后，按下“Alt+F8”組合鍵彈出“宏”對話框。在“宏名”文本框中輸入宏的名稱，如：Winamp，再單擊“創(chuàng)建”按鈕。（2）Word自動彈出一個VB代碼窗口。在插入點(diǎn)所在位置添加一行代碼：Shellc:Program Files Winampwinamp.exe（注意雙引號必須輸入，Shell是Word宏中調(diào)用外部程序的命令，空格后雙引

46、號內(nèi)是調(diào)用的外部程序的路徑和文件名），再關(guān)閉該窗口。（3）用鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄任意位置，在彈出的對話框中選擇“命令”選項(xiàng)卡，在左邊的“類別”下拉列表中選擇“宏”項(xiàng)，在右邊的下拉列表中找到一個名為“Normal.NewMacros.winamp”的命令，并把它拖放到工具欄上。我們就可以通過單擊這個按鈕來調(diào)用相應(yīng)外部程序了。1.6.53 避免文字被錯誤超鏈接在使用Word編輯文件時發(fā)現(xiàn)，如果文件中包含了“”符號，有時Word會將它解釋為電子郵件地址，并自動超級鏈接。如何避免這一情況發(fā)生呢？答：方法其實(shí)很簡單，只要進(jìn)行如下操作就可以了：單擊“工具自動更正選項(xiàng)”命令。單擊彈出對話框的“鍵入時自動套用格

47、式”選項(xiàng)卡，找到“鍵入時自動替換”選擇區(qū)域。取消選擇“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級鏈接”復(fù)選框即可。1.6.54 隱藏空白增大視野很多用戶都喜歡采用Word“頁面”視圖模式，但每個頁面之間總會有因上、下邊距而產(chǎn)生的空白區(qū)域，請問有沒有辦法去掉這些空白區(qū)域，以增大編輯視野？答：在Word XP中可以將鼠標(biāo)指針放到兩頁文件交界的空白處，指針便會改變，并會顯示“隱藏空白”的提示，如圖1-39所示，此時單擊即可將空白去掉，顯示一條黑線，再次單擊該處即可恢復(fù)原有的空白。如圖1-39 隱藏空白1.6.55 利用Word創(chuàng)建PowerPoint演示文稿說在Word中可以實(shí)現(xiàn)PowerPoint演示文

48、稿的創(chuàng)建，請問怎樣進(jìn)行操作？答：首先要打開用來創(chuàng)建PowerPoint演示文稿的Word原文件，然后單擊“文件發(fā)送Microsoft PowerPoint”命令即可。1.6.56 巧妙設(shè)置，消除一些眼疲勞在長時間使用Word時，其默認(rèn)的白底黑字方式常易使眼睛感到疲勞，請問有沒有方法改變默認(rèn)設(shè)置，降低眼睛疲勞？答：可以，單擊“工具選項(xiàng)常規(guī)”命令，選擇“藍(lán)底白字”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕即可把文件顯示為藍(lán)底白字，在一定程度上就能解決視疲勞的問題。1.6.57 快速引入其他文件對象在Word中，常常需要插入一些用其他軟件編輯的新對象，并且也希望隨著源文件的更新，相應(yīng)的Word中的對象也隨之變化。要想

49、實(shí)現(xiàn)這一要求，有什么辦法嗎？答：可以利用Word的“插入對象”功能來實(shí)現(xiàn)?？梢赃x擇彈出的“對象”對話框中的“由文件創(chuàng)建”功能，通過“瀏覽”按鈕直接引入需插入的文件就能達(dá)到上述要求。1.6.58 Word中直接調(diào)用數(shù)據(jù)庫若想在Word中通過調(diào)用數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫管理，請問該怎么做呢？答：操作步驟如下：先單擊“視圖工具欄數(shù)據(jù)庫”命令調(diào)出數(shù)據(jù)庫工具欄。再單擊“插入數(shù)據(jù)庫”按鈕，在彈出的對話框的“數(shù)據(jù)源”區(qū)域單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，找到需插入的數(shù)據(jù)庫，打開并選定其中需插入的字段即可實(shí)現(xiàn)。1.6.59 用語音控制宏利用語音來控制宏的操作，確實(shí)可以給工作帶來更多方便，請問這究竟是怎樣實(shí)現(xiàn)的呢？答：Word與 I

50、BM的Via Voice等語音識別軟件不同，它不能用語音直接操作宏。不過，可以通過間接的途徑實(shí)現(xiàn)這個功能。具體方法是：單擊“工具”菜單中的“宏”子菜單下的“錄制新宏”命令，建立一個執(zhí)行操作或輸入文本的宏。再單擊“工具”菜單下的“自定義”命令，打開“自定義”對話框中的“工具欄”選項(xiàng)卡。再單擊其中的“新建”按鈕，在對話框的“工具欄名稱”文本框內(nèi)輸入“語音宏”之類的文字，單擊“確定”按鈕后把它拖到Word XP窗口頂部的合適位置。接下來就可以在新建的工具欄上添加宏的按鈕。打開“自定義”對話框中的“命令”選項(xiàng)卡，選中“類別”列表中剛才建立的宏。然后把它從“命令”選項(xiàng)卡中拖到新建工具欄的右端。最后將“自

51、定義”對話框關(guān)閉，就可以用語音控制宏的運(yùn)行了。1.6.60 巧用Microsoft Office工具恢復(fù)響應(yīng)在使用Office組件的時候，如果出現(xiàn)某個應(yīng)用程序未被響應(yīng)，此時該怎么辦？答：這個時候我們就可以讓Microsoft Office工具幫上忙了。只需單擊“程序Microsoft Office工具M(jìn)icrosoft Office應(yīng)用程序恢復(fù)”命令，把未響應(yīng)的應(yīng)用程序關(guān)閉即可解決。1.6.61 解決字體帶來的煩惱有些用戶拷貝Word文件到其他用戶計(jì)算機(jī)上使用時，發(fā)現(xiàn)文字無法正常顯示，請問這是什么原因，可用什么辦法解決這個問題？答：如果一個Word文件無法正常查看，可能是作者使用了系統(tǒng)里面沒有的字體。選擇Word里的“工具”菜單，然后選擇“選項(xiàng)”，在“兼容性”選項(xiàng)卡中單擊“字體替換”按鈕，這樣可以發(fā)現(xiàn)那些缺少的Truetype字體，選擇認(rèn)為可能的字體然后單擊“確定”按鈕，再去查看文件即可。1.6.62 如何讓總頁數(shù)計(jì)數(shù)“自動化”在Word文件中插入頁碼的方法很簡單，但是當(dāng)一篇Word文件很長的時候，有沒有方法可