高校行政秘書職業(yè)倦怠原因及對策分析

1、高校行政秘書職業(yè)倦怠原因及對策分析張志宏職業(yè)倦怠是一種由工作引發(fā)的心理枯竭現(xiàn)象,是上班族在工作的重壓之下所體驗(yàn)到的身心俱疲、能量被耗盡的感覺,這和肉體的疲倦勞累是不一樣的,而是緣自心理的疲乏。一般表現(xiàn)為情緒衰竭、玩世不恭、成就感低落。職業(yè)倦怠會降低員工的工作效率、工作積極性以及服務(wù)質(zhì)量,成為員工缺勤、遭受服務(wù)對象投訴以及自動離職的重要原因之一。另一方面,職業(yè)倦怠增加員工罹患其他心理、精神疾病如抑郁癥的風(fēng)險(xiǎn)。正因?yàn)槿绱?高校行政秘書作為一個(gè)特殊職業(yè)群體,其職業(yè)倦怠狀況得到了越來越多人的重視。一、高校行政秘書職業(yè)倦怠產(chǎn)生的原因分析1、個(gè)人愿景與評價(jià)體系的矛盾高校對于教師有一套完整的價(jià)值評價(jià)體系,可

2、以通過職稱評定等方式對教師的工作能力給予認(rèn)定,從而提高教師的自我滿足感和成就感,在一定程度上提高個(gè)人收入?？墒菍τ诟咝Ｐ姓藛T,因?yàn)槿狈ο嚓P(guān)的制度規(guī)定,行政級別和相對應(yīng)工資也很難有提升空間。高校行政秘書的日常工作量大,相反,報(bào)酬卻不能與之相稱,這無疑也讓他們覺得在這個(gè)工作崗位上毫無前途,喪失工作積極性。要么就努力轉(zhuǎn)崗,要么就轉(zhuǎn)行,很難持續(xù)呆在這一崗位上,造成了高校行政秘書隊(duì)伍人才的流失。高校行政秘書工作不直接從事一線教學(xué),這項(xiàng)工作的服務(wù)職能又決定了這一崗位具有輔助性、被動性、從屬性等特點(diǎn)。高校行政秘書人員的工作繁重而瑣碎,沒有他們的高度負(fù)責(zé)和認(rèn)真工作,整個(gè)學(xué)校的教學(xué)工作及日常事務(wù)便無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)

3、。但是仍有許多人仍然覺得輔助工作不重要,不能給予充分重視和理解,包括秘書人員自身也會覺得自己一直處于輔助地位,極易產(chǎn)生自卑心理。2、個(gè)性發(fā)展與人際關(guān)系的矛盾高校行政秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀,與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系親密,地位也自然很是微妙。要時(shí)刻擺正自己的位臵,做到參謀而不越權(quán),始終以學(xué)校規(guī)章制度辦事,不以個(gè)人喜好作為評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。但是要處理好復(fù)雜的人際關(guān)系,還需要不斷地積累。往往因?yàn)橐痪洳惶桩?dāng)?shù)脑?會引起不必要的誤會,也會影響整個(gè)工作的開展和執(zhí)行。秘書人員對于處理復(fù)雜的人際關(guān)系,必須小心謹(jǐn)慎,做到三思而后行,緩解人際關(guān)系的緊張,保證學(xué)校的教學(xué)工作能順利進(jìn)行。這樣的人際關(guān)系壓力,也在一定程度上消磨了工作積極性。3、

4、自我發(fā)展與工作性質(zhì)的矛盾高校行政秘書為高校領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),為師生服務(wù),在新形勢下,既要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀,也要負(fù)責(zé)具體事務(wù)的傳達(dá)、布臵。其工作對象是文化知識層次較高的社會精英群體,因此對他們的專業(yè)素質(zhì)能力提出更高要求。不僅要有端正的態(tài)度,自覺的服務(wù)意識,較高的政治理論水平、廣博的知識面,還要懂得與教書育人工作相關(guān)的高等教育學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)等學(xué)科知識。秘書工作綜合性強(qiáng),要不斷學(xué)習(xí),不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)和教學(xué),完善知識結(jié)構(gòu),才能勝任這項(xiàng)工作。剛走向工作崗位的高校行政秘書經(jīng)歷著復(fù)雜角色的轉(zhuǎn)變,可能會產(chǎn)生焦慮,難以很快適應(yīng)。因?yàn)閷Ω咝５墓芾碇贫热狈α私?與領(lǐng)導(dǎo)又缺乏有效地溝通,所以很難發(fā)揮參謀的作用,也很容易給自

5、身造成極大的壓力,從而對工作喪失熱情。二、高校行政秘書職業(yè)倦怠對工作的影響1、工作效率低下高校行政秘書在學(xué)校管理中具有協(xié)調(diào)溝通、參謀助手、協(xié)助管理和檢查監(jiān)督等重要作用,無論在基層院系還是在學(xué)校職能部門,都關(guān)系著整個(gè)學(xué)校的日常運(yùn)轉(zhuǎn),保證著學(xué)校教學(xué)、科研、行政等方方面面工作的有序開展。高校行政秘書每天做重復(fù)性地機(jī)械式勞動,對工作產(chǎn)生了職業(yè)倦怠,勢必會影響行政秘書工作的前瞻性、積極性和主動性,從而影響整個(gè)學(xué)校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。誠然,在規(guī)章制度日漸成熟的高校管理中,常規(guī)性工作在所難免,這更需要秘書人員認(rèn)真去對待,只有在用心去工作,才能對工作了如指掌,才能做好自己的本職工作。很多創(chuàng)新都是由平時(shí)工作積累完成的,

6、要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀,需要動腦筋在平凡的崗位上做出不平凡的事情,而態(tài)度消極,只知道怨天尤人的情緒是不可能做好工作的。2、人際關(guān)系緊張人的社會性決定了他們在社會生活中可以互相影響。產(chǎn)生職業(yè)倦怠的高校行政秘書因?yàn)榍榫w低落,對師生、學(xué)校有抱怨、抵觸心理,很容易通過一些比較消極甚至過激的言行將自己的情緒表現(xiàn)出來,這一方面會引起其他辦公室人員的心理共鳴,對工作產(chǎn)生消極情緒,工作積極性降低,影響辦公室工作氛圍,甚至導(dǎo)致人際關(guān)系緊張,另一方面必然不能很好的服務(wù)于廣大師生,使高校行政秘書和師生員工之間無法達(dá)成共識,在各項(xiàng)工作中不能很好地協(xié)調(diào)起來。高校很多職能部門是窗口部門,要和兄弟院校、全校師生、甚至學(xué)生家長接觸

7、,高校行政秘書的一言一行代表著學(xué)校形象,稍有不慎,會給學(xué)校的聲譽(yù)帶來影響。另外情緒也會影響他人,傳播開去,影響同事之間的團(tuán)結(jié)、協(xié)作,不利于學(xué)校整體的發(fā)展。和諧的環(huán)境、良好的精神狀態(tài),才能使高校行政秘書有飽滿的熱情投入工作。3、身心健康受損馬斯洛的需要層次理論告訴我們,在滿足了生存的需要后,人們會追求更高級的需求,以滿足自我實(shí)現(xiàn)的需要。隨著資歷的增加,高校行政秘書們的自我效能感,即“個(gè)體對影響自己生活的事件以及自己的活動水平施加控制的能力的信念”越來越強(qiáng),在解決了生存需要以后,都希望能最大限度地實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值。通過和其他有相同學(xué)歷或經(jīng)歷的人進(jìn)行比較,高校行政秘書不滿足于現(xiàn)狀、要求實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值

8、的愿望也越來越強(qiáng)烈,但他們長期從事繁重的事務(wù)性工作,沒有得到應(yīng)有的重視。在理想和現(xiàn)實(shí)存在巨大差異的情況下,秘書們不可避免地會產(chǎn)生挫折感。這樣的狀況如果持續(xù)時(shí)間過長,不僅對學(xué)校工作有影響,也將影響秘書個(gè)人的心理健康。另一方面,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校的需要,高校行政秘書經(jīng)常起早貪黑,加班加點(diǎn)的工作,致使飲食和睡眠無規(guī)律可尋。秘書工作的工作量較大,工作壓力也比較大,這就對秘書的身體健康狀況產(chǎn)生了一定影響。三、高校行政秘書職業(yè)倦怠的應(yīng)對策略高校行政秘書作為一個(gè)職業(yè)群體,有其特殊性,指的是在高校中從事秘書工作的行政人員。他們是學(xué)校和院系領(lǐng)導(dǎo)的得力助手,是學(xué)校管理隊(duì)伍中的骨干力量。研究應(yīng)對這個(gè)群體的職業(yè)倦怠的方法

9、,改善他們的工作環(huán)境,降低職業(yè)壓力,提高其工作效率,建立一支穩(wěn)定的行政秘書隊(duì)伍,對學(xué)校各方面工作協(xié)調(diào)發(fā)展、提高學(xué)校的辦學(xué)水平具有十分重要的意義。要穩(wěn)定高校行政秘書隊(duì)伍首先必須采取有效措施避免行政秘書對工作產(chǎn)生倦怠情緒,可從以下幾方面入手:1、端正思想態(tài)度,做好本職工作。工作沒有高低貴賤之分,只有分工的不同。高校行政秘書應(yīng)該干一行,愛一行,努力做好本職工作,特別是新進(jìn)員工,盡快熟悉自己的工作環(huán)境,改善工作方式。在遇到挫折時(shí),應(yīng)想辦法解決,而不是一味的自怨自艾。在工作中,應(yīng)該服從領(lǐng)導(dǎo)的指示,聽取師生的意見，做好任務(wù)的布置和意見反饋工作，做好信息收 集、處理工作，為領(lǐng)導(dǎo)的決策出謀劃策。 加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)

10、，提高專業(yè)素質(zhì)。 2、加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高專業(yè)素質(zhì)。 行政秘書必須加強(qiáng) 公文處理能力，提高公文處理工作的質(zhì)量和效率; 加強(qiáng)文字 撰寫能力，熟悉文稿格式，準(zhǔn)確、規(guī)范、得體的完成文稿的 撰寫工作;提高信息調(diào)研能力，確保領(lǐng)導(dǎo)能獲得高質(zhì)量的信 息;提高創(chuàng)新意識，運(yùn)用創(chuàng)新性思維方法去展開工作。 注意溝通藝術(shù)，學(xué)習(xí)工作方法。 3、注意溝通藝術(shù)，學(xué)習(xí)工作方法。 人與人之間的關(guān)系 總是相互影響的，要有足夠的耐心，細(xì)致誠懇地對待每一位 教師、學(xué)生。只有尊重他人，才能贏得他人的尊重。這就要 求高校行政秘書遇事?lián)Q位思考，以關(guān)心、友善為出發(fā)點(diǎn)，創(chuàng) 造和諧的工作環(huán)境， 以便有效地進(jìn)行溝通， 解決日常的問題。 合理規(guī)劃隊(duì)伍

11、 調(diào)整崗位設(shè)置。 隊(duì)伍， 4、合理規(guī)劃隊(duì)伍，調(diào)整崗位設(shè)置。 有些高校對行政秘 書缺乏相應(yīng)的發(fā)展規(guī)劃,同時(shí)各層面補(bǔ)充行政秘書的途徑、 標(biāo)準(zhǔn)也不相同,隨意性比較大,在極大程度上影響了行政秘 書對秘書工作的熱愛,動搖了他們長期從事秘書工作的決心 和信心,誘發(fā)了他們的倦怠情緒。因此,高校有必要將行政秘 書群體作為一個(gè)整體來考慮,將行政秘書隊(duì)伍建設(shè)納入學(xué)校 管理隊(duì)伍建設(shè),構(gòu)建科學(xué)合理的行政秘書隊(duì)伍,加強(qiáng)對他們 的管理,并適當(dāng)進(jìn)行崗位輪換,以提高行政秘書的適應(yīng)能力, 減少他們產(chǎn)生倦怠情緒的幾率。 加強(qiáng)教育培訓(xùn) 提高秘書待遇。 教育培訓(xùn)， 5、加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高秘書待遇。 作為學(xué)校管理隊(duì)伍 的重要組成部分,雖然在學(xué)歷、學(xué)科專業(yè)知識和科研能力等 方面對行政秘書的要求沒有一線教師那樣高,但對管理技 能、秘書業(yè)務(wù)知識和相關(guān)專業(yè)知識卻有較高要求。學(xué)校要重 視對行政秘書進(jìn)行秘書職業(yè)道德、管理技能、秘書業(yè)務(wù)知識 以及防治累積性職業(yè)傷