藥品采購合同管理辦法

1、,Word 版，可自由編輯！】藥品采購合同管理辦法（試行）第一章總則第一條 為了加強(qiáng)XXXXXXXXXX（下簡稱XXXX藥合同管理, 規(guī)范藥品采購交易行為，防范和控制藥品采購風(fēng)險，根據(jù)中華人民共和國合同法、中華人民共和國公司法和中華人民共和國藥品管理法等法律法規(guī)以及XXXXXXXXXX定的藥品采購合同管理辦法（試行），結(jié)合公司實(shí)際，制定本制度。第二條 本制度所稱合同是指在藥品采購過程中，與藥品供應(yīng)商共同協(xié)商并簽訂的協(xié)議和合同等，包括：（一）年度購銷協(xié)議，以及附件、備忘錄等與協(xié)議條款相配套的合同文件。其主要內(nèi)容包括貿(mào)易與結(jié)算條款、質(zhì)量條款、違約責(zé)任等。執(zhí)行與 XXXX在常年購銷關(guān)系的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)

2、當(dāng) 簽訂年度購銷協(xié)議。（二）為執(zhí)行年度購銷協(xié)議而簽訂的采購合同。執(zhí)行年度購銷協(xié)議的日常采購業(yè)務(wù)，發(fā)生之前應(yīng)當(dāng)簽訂采購合同。（三）無年度購銷協(xié)議情況下簽訂其它采購合同。執(zhí)行內(nèi)部文件無年度購銷協(xié)議情況下的采購業(yè)務(wù)，發(fā)生之前必須簽訂采購合同。第三條 本制度所稱藥品采購包括藥品、疫苗、保健品、醫(yī)療器械和醫(yī)用耗材等經(jīng)營商品的采購，不包括固定資產(chǎn)、低值易耗品和辦公用品等。第二章職責(zé)分工第四條 合同簽訂過程中的職責(zé)分工（一）采購部是負(fù)責(zé)藥品采購合同談判、合同起草與預(yù)審、合同條款修訂、合同簽訂與執(zhí)行和合同保管的主辦部門。采購部根據(jù)XXXXk務(wù)運(yùn)營的要求，結(jié)合市場實(shí)際，在與供應(yīng)商就協(xié)議主要條款認(rèn)真梳理、反復(fù)溝通

3、的情況下發(fā)起合同審核、會簽與審批流程。合同簽訂后，采購部應(yīng)根據(jù)合同內(nèi)容認(rèn)真履約，對因不可抗力和市場變化等原因?qū)е潞贤瑹o法按時履約的，應(yīng)及時通知供應(yīng)商變更或終止合同履行。（二）質(zhì)量管理部是合同質(zhì)量條款的主審部門。負(fù)責(zé)審查合 同中涉及產(chǎn)品質(zhì)量的相關(guān)條款，并對合同可能涉及的違反相關(guān)法 律法規(guī)的操作方式及內(nèi)容提由審核意見。（三）財務(wù)部是合同貿(mào)易與結(jié)算條款的主審部門。負(fù)責(zé)根據(jù) XXXX的經(jīng)營戰(zhàn)略對合同進(jìn)行審核，對采購價格（綜合毛利率）、 付款方式與付款賬期、收款方式與收款賬期、返利方式和返利結(jié) 算等條款提由審核意見。（四）公司法務(wù)是負(fù)責(zé)合同法律風(fēng)險的主審。負(fù)責(zé)牽頭起草 并修訂XXX將同格式文本；負(fù)責(zé)對合

4、同的合法性、合規(guī)性和完 整性進(jìn)行審查，評估合同的法律風(fēng)險，由具審查意見；負(fù)責(zé)采購 部擬簽合同的修改審查、審批權(quán)人和簽署人資格審查，已簽合同 的審查備案。第三章審批權(quán)限第五條年度購銷協(xié)議的審批權(quán)限編號年度米購額（無稅）簽署人審批人1小于300萬元采購總監(jiān)副總經(jīng)理2大于300萬元采購總監(jiān)總經(jīng)理審批內(nèi)容：根據(jù)相關(guān)部門的審核會簽意見，以及談判、修訂 與確認(rèn)情況，并經(jīng)財務(wù)總監(jiān)對協(xié)議進(jìn)行審核，審批人代表 XXXX 決定是否批準(zhǔn)簽署。第六條為執(zhí)行年度購銷協(xié)議而簽訂的采購合同的審批權(quán)限編號合同米購額（無稅）簽署人審批人1小于50萬元采購經(jīng)理采購總監(jiān)2大于50萬元小于150萬元采購總監(jiān)副總經(jīng)理3大于150萬元副

5、總經(jīng)理總經(jīng)理審批內(nèi)容：合同金額大于 150萬元（無稅），需根據(jù)相關(guān)部 門的審核會簽意見，并經(jīng)財務(wù)總監(jiān)對協(xié)議進(jìn)行審核，審批人代表 XXXX決定是否批準(zhǔn)簽署。第七條無年度購銷協(xié)議情況下簽訂其它采購合同的審批權(quán)限編號合同米購額（無稅）簽署人審批人1小于30萬元采購經(jīng)理采購總監(jiān)2大于30萬元小于150萬元采購總監(jiān)副總經(jīng)理3大于150萬元副總經(jīng)理總經(jīng)理審批內(nèi)容：根據(jù)市場開拓、XXXX的經(jīng)營預(yù)算以及其他特殊情 況，合同金額大于150萬元（無稅），并經(jīng)財務(wù)總監(jiān)對合同進(jìn)行 審核后，審批人代表 XXXX決定是否批準(zhǔn)簽署。第八條本章規(guī)定的審批權(quán)限與簽署權(quán)限，上級直屬領(lǐng)導(dǎo)可以 替代本級審批人、簽署人。第四章合同簽署

6、第九條合同的簽訂（一）年度購銷協(xié)議1、協(xié)議形式協(xié)議的簽訂應(yīng)采用書面形式，禁止使用口頭、電話、電子 郵件等形式。協(xié)議簽訂過程中，優(yōu)先考慮使用XXXX勺格式文本;對于必須使用供應(yīng)商的格式文本的，可就相關(guān)事項(xiàng)簽訂補(bǔ)充協(xié) 議,以維護(hù)XXXXJfJ益。2、協(xié)議起草業(yè)務(wù)主辦人（指采購部直接進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通與交流的人員）應(yīng) 根據(jù)XXXXg營與發(fā)展的需要和領(lǐng)導(dǎo)的要求，在與供應(yīng)商充分溝 通的前提下擬定協(xié)議草案，交采購經(jīng)理預(yù)審。協(xié)議草案應(yīng)意思表 達(dá)準(zhǔn)確、完整，符合企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略和商業(yè)利益。業(yè)務(wù)主辦人在 協(xié)議起草前應(yīng)當(dāng)做好對協(xié)議相對方的經(jīng)營資質(zhì)、簽署人資格審 查。該等審查包括但不限于：核對相對方的相關(guān)證照（自然人的身份

7、證或其他證件）， 并保留復(fù)印件。確認(rèn)協(xié)議簽署人為相對方法定代表人或者獲得法定代表 人授權(quán)的代表人（授權(quán)委托書形式）。確認(rèn)對方在協(xié)議履行文件上的簽字人獲得了該企業(yè)的授 權(quán)（長期客戶可以通過年度授權(quán)委托書形式）。其他應(yīng)當(dāng)核對和確認(rèn)的信息資料。3、協(xié)議預(yù)審采購部經(jīng)理應(yīng)就如下方面，對協(xié)議草案進(jìn)行預(yù)審并提由修改 意見。戰(zhàn)略價值供應(yīng)商及其產(chǎn)品是否符合企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營方向，是否給企業(yè)帶來終端市場份額，是否有利于增強(qiáng)企業(yè)自身實(shí)力并壓制競爭對手。經(jīng)濟(jì)效益分析名義毛利率（含返利）、 應(yīng)付賬期、付款方式、庫存水平，結(jié)合產(chǎn)品的銷售回款賬期、回款方式、采購（進(jìn)口）環(huán)節(jié)費(fèi)用、物流配送費(fèi)用和資金成本（或收益）等，測算并

8、分析綜合毛利率。經(jīng)營風(fēng)險如何處理因供應(yīng)商原因造成的產(chǎn)品短少、破損和質(zhì)量問題，以及因其宣傳、推廣不力導(dǎo)致產(chǎn)品滯銷、近效期、失效、落標(biāo)等；如何處理來自終端市場的銷售退貨和換貨；如何規(guī)范樣品處理；如何規(guī)避因供應(yīng)商的違法行為而導(dǎo)致企業(yè)的損失或潛在風(fēng)險等。4、協(xié)議會簽經(jīng)采購部經(jīng)理預(yù)審并修改后的協(xié)議草案，應(yīng)經(jīng)采購總監(jiān)審核并簽署意見后方可提交銷售副總、公司法務(wù)、質(zhì)量管理部、風(fēng)險與運(yùn)營管理部和財務(wù)部審核、會簽。無年度協(xié)議的單筆合同金額超過 30 萬元（無稅），合同簽訂前必須經(jīng)過會簽。會簽部門一般應(yīng)于兩個工作日內(nèi)出具會簽意見，會簽意見應(yīng)當(dāng)表達(dá)準(zhǔn)確、完整，指出問題并提出解決問題的辦法。5、協(xié)議修改業(yè)務(wù)主辦人應(yīng)就相

9、關(guān)部門提出的審核意見及時與供應(yīng)商進(jìn)一步溝通，然后分別如下情況處理：供應(yīng)商同意修改協(xié)議草案的，應(yīng)當(dāng)及時修改協(xié)議草案。供應(yīng)商同意修改，但不同意修改協(xié)議草案的（往往為供應(yīng)商提供的格式合同），應(yīng)當(dāng)以補(bǔ)充協(xié)議形式達(dá)成一致。供應(yīng)商不同意對協(xié)議草案作任何修改的，由業(yè)務(wù)主辦人作出書面說明，經(jīng)采購經(jīng)理、采購總監(jiān)審核后，作為會簽單的附件，供審批權(quán)人決策。6、協(xié)議審批審批權(quán)人收到采購部報送的協(xié)議文件、相關(guān)部門會簽意見以及對各部門意見的反饋材料后，對協(xié)議進(jìn)行審批。采購部應(yīng)當(dāng)根據(jù)審批權(quán)人的審批意見積極辦理。7、修改審查在獲得審批權(quán)人同意簽署協(xié)議的批準(zhǔn)意見后，采購部應(yīng)將全部材料提交公司法務(wù)審核確認(rèn)。公司法務(wù)的審核內(nèi)容為：

10、保證修改：采購部針對相關(guān)部門的會簽意見，是否已與供應(yīng)商討論并修改，修改內(nèi)容是否為會簽意見的體現(xiàn)，確認(rèn)無法修改或僅做部分修改的，是否已提出充分理由。內(nèi)容一致：修改后的待簽協(xié)議新版本與老版本，在非修改處是否無差異。合法合規(guī)：修改后的待簽協(xié)議新版本是否合法合規(guī)，有無潛在風(fēng)險。流程完整：該協(xié)議的會簽流程是否完整，審批權(quán)人是否符合授權(quán)。經(jīng)公司法務(wù)審核確認(rèn)無異議后，送交綜合辦加蓋公章。8、協(xié)議蓋章綜合辦根據(jù)審批權(quán)人的批準(zhǔn)意見，以及公司法務(wù)的復(fù)核簽字，具體辦理加蓋企業(yè)公章或合同專用章（在采購部）事宜，完成協(xié)議的簽署。企業(yè)公章或合同專用章管理人員，須憑有權(quán)人士簽署的合同審批單在協(xié)議上加蓋印章，并建立登記簿登記

11、蓋章情況。協(xié)議簽署人應(yīng)為第五條規(guī)定的簽署人，兩頁或兩頁以上的協(xié)議應(yīng)同時加蓋騎縫章。（二）為執(zhí)行年度購銷協(xié)議而簽訂的采購合同為執(zhí)行年度購銷協(xié)議而簽訂的采購合同，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先使用xxxxrn定的合同格式文本，載明相關(guān)條款，加蓋合同專用章。審批、簽署權(quán)限按第六條規(guī)定執(zhí)行。（三）無年度購銷協(xié)議情況下簽訂其它采購合同，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先使用xxxxrn定的合同格式文本，起草、會簽、預(yù)審、修改、審核流程和用章要求同年度購銷協(xié)議，審批、簽署權(quán)限按第七條規(guī)定執(zhí)行。第十條 合同的備案（一）年度購銷協(xié)議經(jīng)購銷雙方或多方簽署后，采購部應(yīng)于三個工作日內(nèi)連同會簽資料予以復(fù)制（掃描或復(fù)?。凸痉▌?wù)備案。（二）公司法務(wù)收到備案合同和

12、會簽資料后，對合同簽署情況進(jìn)行審查。審查內(nèi)容包括對已簽合同的審批權(quán)人和簽署人資格進(jìn)行審查等。對于審查過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)現(xiàn)象，公司法務(wù)應(yīng)及時向xxxX5導(dǎo)書面報告，同時積極采取或敦促采購部采取相應(yīng)措 施，防止或降低公司的損失。（三）公司法務(wù)收到送備合同資料，經(jīng)審查無誤后，應(yīng)于三個工作日予以復(fù)制（掃描或復(fù)?。?，送財務(wù)部、風(fēng)險與運(yùn)營管理部備檔、使用。第十一條合同的保管采購部是各類已簽采購合同（原件）的保管部門，采購合同在采購部的保管期限為一年。（一）采購部負(fù)責(zé)年度購銷協(xié)議、無年度購銷協(xié)議情況下簽訂其它采購合同的保管工作。（二）采購部負(fù)責(zé)為執(zhí)行年度購銷協(xié)議而簽訂的采購合同的保管工作。（三）采購部關(guān)于合同

13、檔案管理的主要內(nèi)容為：1、督促相關(guān)采購業(yè)務(wù)人員及時移交合同文件；2、對年度購銷協(xié)議、因零星采購而簽訂的零星采購合同，以及會簽單進(jìn)行編號、登記管理臺帳，對合同的借閱做好記錄并負(fù)責(zé)催還；3、負(fù)責(zé)合同的分類、整理和保管；4、負(fù)責(zé)已履行所有權(quán)利和義務(wù)的合同的整理、歸檔工作，及時移交檔案管理部門（綜合辦）；5、配合辦理可銷毀合同檔案的銷毀工作。第五章進(jìn)度跟蹤與風(fēng)險控制第十二條進(jìn)度跟蹤合同簽訂后，采購部應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同的完成進(jìn)度，每季度末向公司副總匯報合同的執(zhí)行情況，并對執(zhí)行中的問題進(jìn)行原因分析，提出采購協(xié)議調(diào)整意見。第十三條風(fēng)險控制（一）各級采購人員在發(fā)現(xiàn)合同相對方出現(xiàn)以下情況之一的，需立即向其直接領(lǐng)導(dǎo)匯報：1、經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化。2、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)、抽逃資金，以逃避債務(wù)。3、喪失商業(yè)信譽(yù)。4、有喪失或可能喪失履行能力的其他情形。5、法律法規(guī)規(guī)定的其