檔案接收進館標準

1、檔案接收進館標準一、全宗內(nèi)檔案進館范圍進館的檔案資料主要包括：1 文書檔案（永久、長期、30 年 ）；2專門檔案（檔案館與移交單位協(xié)商確定）；3特殊載體檔案，包括照片、錄音錄像、實物等檔案（檔案館與移交單位協(xié)商確定）；4 各類編研材料，包括公開或內(nèi)部發(fā)行的各類出版物、年鑒、重要文件匯編等。5、全宗卷二、接收標準總體要求： 進館檔案應當保持全宗的完整性，一個立檔單位形成的各種門類、各種載體形態(tài)的檔案作為一個整體，不得割裂分散。全宗內(nèi)所有文件材料應收集齊全，分類科學，整理規(guī)范。（1） 文書檔案。 文件材料應當收集齊全完整，立卷改革前文件材料的分類、組卷、編目、裝訂、案卷封面、脊背項目填寫，應當符合

2、文書檔案案卷格式要求；立卷改革后歸檔文件的裝訂、分類、 排列、 編號、 編目、 裝盒等， 應當符合 歸檔文件整理規(guī)則 要求。齊全完整著重檢查以下材料是否歸檔：業(yè)務上級的文件、本機關各部門形成的反映本單位職能活動的材料、會議材料、統(tǒng)計材料 （包括黨員、干部、勞資、業(yè)務、會計決算年報和工會、老干部、團的工作形成的統(tǒng)計報表）、介紹信及存根（包括黨組織關系、行政關系、工資關系介紹信及存根）、出版物、簡報、信息等。整理規(guī)范1. 以“卷”為單位整理的文書檔案卷內(nèi)文件目錄：需用耐久材料書寫或計算機打印。責任者、文號、題名、日期、頁號等項目填寫應完整、準確，項目內(nèi)容不明確的應考證清楚后填寫。責任者：全稱或通用

3、簡稱。文號：包括發(fā)文代字、發(fā)文年度、發(fā)文序號。題名： 完整、 準確， 沒有題名或不能反映文件內(nèi)容應另行編寫，用“ ”括起。日期：“年月日”填寫完整，如19871021頁號編寫：卷內(nèi)材料應在有文字的每頁材料正面右上角、反面左上角用鉛筆阿拉伯數(shù)字編寫頁號。卷內(nèi)備考表：卷尾應附上卷內(nèi)備考表（備考表印在封底可不再另附），填寫需要說明的問題和立卷人、檢查人、立卷時間。案卷封面：項目填寫需用耐久材料書寫準確、規(guī)范， 字跡工整清晰。全宗名稱欄目用手填寫立檔單位全稱或蓋章（耐久紅印章）；類別欄目暫空；案卷題名：要簡明、 確切地概括卷內(nèi)文件的內(nèi)容，一般包括責任者、問題、名稱三部分，字數(shù)一般不超過50 個漢字；起

4、止年月：用阿拉伯數(shù)字填寫。件數(shù)、頁數(shù)用阿拉伯數(shù)字填寫。歸檔號：不填寫。封面右下角檔號欄目：全宗號、 目錄號、 案卷號用阿拉伯數(shù)字填寫，如沒有上述項目需要刻章蓋上填寫。案卷裝訂：案卷采用“三孔一線”方法裝訂，右下齊；16開和 A4 混合可左下齊。裝訂要結實、整齊、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。卷內(nèi)應剔除易銹蝕的金屬物。案卷編號：永久、長期分別從“ 1”開始編制。2.以“件”為單位整理的文書檔案備考表：每盒應附上備考表，置于盒尾，填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況和整理人、檢查人、日期。檔案盒封面：刻章（使用耐久紅印臺）將立檔單位名稱（全稱或通用簡稱）蓋在檔案盒封面雙橫線上方。檔案盒

5、盒脊：項目填寫需用紅色印泥蓋章或用耐久材料書寫準確、規(guī)范，字跡工整清晰。其中全宗號、年度、起止件號用阿拉伯數(shù)字自左至右填寫；保管期限永久、長期用漢字填寫，30 年用阿拉伯數(shù)字；盒號用鉛筆一個保管期限內(nèi)編寫一個流水號（阿拉伯數(shù)字）。文件裝訂：歸檔文件材料應以“件”為單位進行裝訂，裝訂采用“不銹鋼裝釘”或“三孔一線”方法，“不銹鋼裝釘”法在文件左上方。裝訂要結實、整齊、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。歸檔章：歸檔章一般蓋在歸檔文件首頁上端的空白居中位置，用紅色印泥蓋章，填寫應當符合歸檔文件整理規(guī)則要求。（2） 專門檔案。 按專門檔案管理規(guī)范及國家相關要求進行整理。專門檔案一般以“卷

6、”為單位整理，特殊檔案也可以“件”為單 位整理。專門檔案的裝具應符合規(guī)范要求。檔號的編制應符合規(guī)范要求。有關項目的填寫同文書檔案，需要調(diào)整的應與管理科協(xié)商后再調(diào)整。（三）照片檔案。按照照片檔案管理規(guī)范有關要求整理編目。照片編號：一冊（卷）照片從“ 1”順編流水號。文字說明：一組照片要有總說明和分說明，總說明在一組照片第一張文字說明處填寫，包括時間、地點、人物（姓名、單位、職務）、事由、背景、攝影者。每張照片要分別擬寫分說明，其中人物要注明在照片中的位置。卷內(nèi)目錄：一組照片作為一份文件擬寫題名，格式為“關于*（事由）的照片”。照片檔案封面：使用耐久書寫材料規(guī)范、準確填寫；案卷題名擬寫格式“立檔單

7、位 +關于 +起止年度+類別名稱+照片”， 其他項目填寫同以卷為整理單位的文書檔案。案卷脊背：同以卷為整理單位的文書檔案。（四）實物檔案實物檔案分榮譽、印鑒、禮品（含紀念品、宣傳品）三類。每一類實物按時間先后順序排列，分別從“1”開始編制流水件號。在實物的統(tǒng)一位置粘貼檔號標簽，使用耐久書寫材料填寫。案卷目錄編制：案卷號：每件實物的編號。受獎單位：填寫立檔單位。題名：填寫實物名稱。授獎單位：填寫實物制作、頒發(fā)單位。授獎年度：填寫實物制作、頒發(fā)年度。期限：不填寫。類別：填寫獎牌、獎杯、錦旗、印鑒、禮品等。備注：填寫需要說明的事項。（五）錄像、錄音、光盤檔案錄像帶、錄音帶、光盤按歸檔時間排列，分別從“1”開始編寫流水盤號。錄像帶、錄音帶、光盤的包裝盒上應加貼封面，封面題名填寫格式為“全宗名稱 +關于+問題+的錄像（音）”。錄像帶、錄音帶、光盤封面內(nèi)容應打印或使用符合檔案要求的書寫材料填寫，光盤題名填寫格式為“全宗名稱 +關于 +問題+的錄像”；光盤封面格式見日照檔案信息網(wǎng)。影像光盤背面用光盤標記筆填寫光盤的檔號，檔號填寫格式為“全宗號-目錄號-盤號”。上述檔案進館單位應向市檔案館移交兩套。（六）檢索工具檔案進館時需同時移交兩套與檔案相對應的紙質(zhì)目錄，文書檔案目錄包括案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄。其他檔案需移交案卷級目錄或其他檢索必需的目錄。進館目錄統(tǒng)一用A4 紙打