淺析改善組織溝通的主要途徑

1、淺析改善組織溝通的主要途徑摘要：組織溝通是人力資源管理中最為基礎(chǔ)和核心的環(huán) 節(jié)，它關(guān)系到組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和組織文化的塑造。目前我國 大多數(shù)企業(yè)在組織溝通領(lǐng)域存在許多問題。雖然有些問題所 導(dǎo)致的不良現(xiàn)象已有所反映，但是企業(yè)的管理者們卻不能正 確認(rèn)識(shí)問題的起源和本質(zhì)。所以，重視組織溝通、采取有效 措施改善組織溝通是實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的關(guān)鍵。關(guān)鍵字：組織，溝通，人力資源，途徑 一、組織中溝 通的概念所謂組織溝通是指在商務(wù)活動(dòng)中組織圍繞既定的目標(biāo)， 通過各種信號(hào)、媒介和途徑有目的地交流信息、意見和情感 的信息傳遞行為，它是組織內(nèi)部和外部溝通的有機(jī)整合。組 織溝通的目的就是協(xié)調(diào)好組織內(nèi)部和外部的各種關(guān)系，為組

2、織的發(fā)展創(chuàng)造良好的溝通環(huán)境。二、組織溝通的重要性組織溝通是管理中極為重要的內(nèi)容，管理者與被管理者 之間有效溝通是任何管理藝術(shù)的精髓。美國著名未來學(xué)家奈 斯比特曾指由：“未來競爭是管理的競爭，競爭的焦點(diǎn)在于 每個(gè)社會(huì)組織內(nèi)部成員之間及其外部組織的有效溝通上?！? .有效的組織溝通有利于信息在組織內(nèi)部的充分流動(dòng) 和共享，可以提高組織的工作效率，增強(qiáng)組織決策的科學(xué)、 合理性。2 .另外行為科學(xué)理論告訴我們，組織成員并不是單純的 物質(zhì)利益追求者，他們同時(shí)還有精神層次的需求。比如說對(duì) 組織、企業(yè)的歸屬感、榮譽(yù)感和參與感，而這一切也都是 借助于有效的組織溝通得以實(shí)現(xiàn)的。因?yàn)橹挥杏行У慕M織溝 通，組織成員的

3、意見、建議才能得到充分的重視；3 .只有有效的組織溝通，組織成員的工作成績才能得到 應(yīng)有的評(píng)價(jià)和認(rèn)可。所以說，組織溝通是一切企業(yè)管理行為 的靈魂。談 三、組織溝通的要素組織溝通的要素是指構(gòu)成組織溝通的各個(gè)因素，通常包 括以下幾個(gè)方面：1 .溝通壞境。這種環(huán)境包括組織的整體狀況，組織中人 際關(guān)系的和諧程度，組織文化氛圍和民主氣氛、領(lǐng)導(dǎo)者的行 為風(fēng)格等。2 .信息的發(fā)生者。即溝通的主體，組織中常因回報(bào)工作; 傳達(dá)管理制度、日常信息；或者相互了解工作進(jìn)程，合作需 要而進(jìn)行信息的傳遞和交換，信息的發(fā)生者即是溝通的主 體。3 .信息。溝通的內(nèi)容。根據(jù)信息的不同，可分為業(yè)務(wù)型 溝通和情感性溝通。業(yè)務(wù)型溝通

4、的信息是有關(guān)工作方面的， 情感性溝通中的信息為與工作不直接相關(guān)的其他信息。4 .溝通渠道。溝通渠道是信息流通的路徑，信息傳遞層 次越多，信息收到干擾和失真的可能性越大，用時(shí)也越長，對(duì)溝通效果影響越不利。5 .溝通方式、媒介。溝通媒介傳達(dá)信息的物質(zhì)載體，用 來滿足不同溝通方式的需要。如面對(duì)面溝通，會(huì)議、談話、 文件、報(bào)告、電話等。6 .溝通干擾。組織結(jié)構(gòu)中的層級(jí)數(shù)目越多，信息的發(fā)送 者就越有機(jī)會(huì)對(duì)信息進(jìn)行有意的過濾，導(dǎo)致自下而上或自上 而下的信息溝通的失真。7 .信息接收者。溝通中信息傳遞的終點(diǎn)，溝通的目的就 是讓信息準(zhǔn)確及時(shí)地被信息接受者接收和理解。信息能否被 很好地消化執(zhí)行收到信息接受者的地

5、位、個(gè)人利益、知識(shí)能 力的影響。8 .溝通反饋。信息接受者再接收到信息以后最好給予信 息主體一定反饋，來測定溝通是否成功，信息有否發(fā)生誤解 和失誤。溝通是否需要重新進(jìn)行，或者進(jìn)行一定形式的補(bǔ)充三、影響溝通的因素影響溝通效果的因素主要分為三類：溝通網(wǎng)絡(luò)因素、情 感因素、知識(shí)能力因素。其中溝通網(wǎng)絡(luò)因素屬于客觀因素； 情感因素和知識(shí)能力因素屬于主觀因素。溝通網(wǎng)絡(luò)因素受硬 件因素影響較多，它影響溝通中的通訊質(zhì)量、信息傳播的數(shù) 量、方向等，主要包括溝通網(wǎng)絡(luò)中所采用地溝通媒介、溝通 渠道、溝通環(huán)境三大硬件因素。客觀因素1、溝通媒介溝通媒介是溝通傳達(dá)者與溝通接受者之間信息的中介 傳達(dá)物質(zhì)，用來滿足不同溝通方

6、式的需要。溝通媒介可按借 助工具的不同分為五類： 面對(duì)面溝通系統(tǒng)、電話式溝通系統(tǒng)、 電子式溝通系統(tǒng)、書寫式溝通系統(tǒng)以及復(fù)合式溝通。2、溝通渠道企業(yè)組織的溝通渠道是信息流通的路徑，按照渠道的性 質(zhì)可分為正式或非正式的溝通渠道。正式的溝通一般指在組 織系統(tǒng)內(nèi)，依據(jù)組織明文規(guī)定的原則進(jìn)行的信息傳遞與交 流，如下級(jí)匯報(bào)、文件、公函等。非正式溝通又可視為小道 消息的傳播，如閑聊、非正式團(tuán)體會(huì)議等。無論是正式溝通 渠道還是非正式溝通渠道，他們都對(duì)信息傳遞效果和溝通質(zhì) 量起著很大的影響作用。3、溝通環(huán)境溝通環(huán)境是指溝通過程中的周圍環(huán)境和條件，它涉及溝 通時(shí)間的長短、溝通場所的條件，甚至溫度、光線和色彩等 外

7、在的因素。良好的溝通環(huán)境中，溝通場所要大小適宜，無 噪音和干擾物，座位舒適，視線開闊，光線、溫度適宜。主觀因素1、情感因素情感因素包括兩方面：人際關(guān)系和信任。人際關(guān)系多指 個(gè)人對(duì)他人情感上的親近或疏遠(yuǎn)，而信任是指對(duì)他人工作能 力方面的認(rèn)知。、人際關(guān)系即信息發(fā)送者與接受者之間地交情狀態(tài)，它會(huì)影響溝通 的效果。如兩者之間關(guān)系親密，則雙向溝通會(huì)更為頻繁，溝 通會(huì)更為直接。在上下級(jí)溝通中，如果上下級(jí)關(guān)系和諧，他 們更喜歡用非正式的渠道來解決非常規(guī)工作問題，因?yàn)檫@樣 的方式更為及時(shí)有效。、信任情況信任是基于對(duì)他人正直、能力、承諾、開放性的評(píng)價(jià)， 溝通只有在信任的基礎(chǔ)上，才會(huì)積極響應(yīng)，并竭力對(duì)溝通中 的信

8、息加以吸收和消化，進(jìn)而提升溝通效果。不信任會(huì)導(dǎo)致 接收者懷疑信息的真實(shí)性，從而產(chǎn)生溝通障礙，消極執(zhí)行， 甚至拒絕溝通。2、知識(shí)能力因素知識(shí)能力因素是指信息發(fā)生者和信息接收者的知識(shí)能 力，他們對(duì)信息的理解和傳達(dá)方式受到知識(shí)能力的制約，一 般來說，知識(shí)能力較高的成員對(duì)信息的表達(dá)和把握較好，信 息溝通質(zhì)量也越高，反之亦然。知識(shí)能力對(duì)溝通的影響主要 包括：一是認(rèn)知性障礙；二是語言性障礙，；三是文化水平 限制，三、有效改善組織溝通的方法學(xué)習(xí)溝通技能提高組織溝通者自身的溝通技能是改善組織溝通的根 本途徑。因?yàn)闇贤ㄕ咦陨砭褪墙M織溝通的行為主體，他們的 文化知識(shí)水平、知識(shí)專業(yè)背景、語言表達(dá)能力和組織角色認(rèn) 識(shí)

9、等因素直接影響和制約溝通的進(jìn)行。所以目前的企業(yè)應(yīng)該 注重以下幾點(diǎn)：1、調(diào)整溝通心態(tài)。開誠布公、推心置腹、設(shè)身處地都是悠久的中華文化所積淀的閃光詞匯，或許正是大多數(shù)現(xiàn)代企業(yè)溝通者所缺乏的 一種溝通心態(tài)。所以，現(xiàn)代企業(yè)的組織溝通者不僅要做好企 業(yè)運(yùn)作的程序化信息溝通，同時(shí)也應(yīng)重視組織成員之間的心 靈溝通。2、學(xué)會(huì)傾聽。 在人們長期的傳統(tǒng)思維中溝通是一種富有動(dòng)作性的動(dòng)感過程，傾聽這一靜態(tài)過程就被許多溝通者 忽視了。但傾聽恰恰是溝通行為中的核心過程。因?yàn)椋瑑A聽 能激發(fā)對(duì)方的談話欲，促發(fā)更深層次的溝通。3、注重非言語信息。據(jù)有關(guān)資料表明，在面對(duì)面的溝通過程中，那些來自語言文字的社交意義不會(huì)超過60%,換

10、而言之，有40%以非語言信息傳達(dá)的。非言語信息包括溝 通者的面部表情、語音語調(diào)、目光手勢等身體語言和副語言 信息。非言語信息往往比言語信息更能打動(dòng)人。疏通溝通渠道1 .定期的領(lǐng)導(dǎo)見面和不定期的群眾座談會(huì)就是一種很 好的正式溝通渠道，它也能切實(shí)的解決上述存在的問題。群 眾座談會(huì)則是在管理者覺得有必要獲得第一手的關(guān)于員工真實(shí)思想、情感時(shí)，而又擔(dān)心通過中間渠道會(huì)使信息失真而 采取的一種領(lǐng)導(dǎo)與員工直接溝通的方法。2 .現(xiàn)代企業(yè)近年來采用的郊游、聯(lián)誼會(huì)、聚會(huì)等形式 未嘗不是非正式溝通的良好方式。電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、論壇、公 告也已被引介于組織的溝通領(lǐng)域。這正是組織溝通領(lǐng)域的變 革和飛躍。電子網(wǎng)絡(luò)因其快速、準(zhǔn)確

11、的特點(diǎn)，極大地提高了 組織溝通的效率。這些渠道既能充分發(fā)揮非正式溝通的優(yōu) 點(diǎn)，又因它們都屬于一種有計(jì)劃、有組織的活動(dòng)而能夠易于 被組織領(lǐng)導(dǎo)者控制，從而大大減少了信息失真和扭曲的可能 性。建立溝通反饋機(jī)制1 .反饋機(jī)制的建立首先應(yīng)從信息發(fā)送者入手。信息發(fā)送 者在傳遞信息后應(yīng)該通過提問以及豉勵(lì)接收者積極反饋來 取得反饋信息2 . o另外，信息傳送者也應(yīng)仔細(xì)觀察對(duì)方的反應(yīng)或行動(dòng) 以間接獲取反饋信息。因?yàn)榉答伩梢允怯幸獾模部梢允菬o 意的。所以，信息接受者不自覺流露生的震驚、興奮等表情,都是反饋信息的重要組成部分。3 .作為信息接受者，在溝通反饋中實(shí)際上處于主體地 位。但他們往往會(huì)因?yàn)樾畔l(fā)送者通常是上級(jí)管理者的權(quán)力 威懾，而不能客觀準(zhǔn)確的做由信息反饋。這就需要接受者端 正溝通心態(tài)，以實(shí)事求是的態(tài)度對(duì)待信息溝通尤其是信息反 饋。信息發(fā)送者也應(yīng)積極接受接收者的反饋信息，使得組織溝通成為真正意義上的雙向溝通改善溝通環(huán)境1 .組織中和諧的人際關(guān)系是優(yōu)化溝通環(huán)境的前提。平時(shí) 組織領(lǐng)導(dǎo)者可以多開展一些群體活動(dòng)如“球賽、觀看演由、 聚餐”等，豉勵(lì)工作中員工之間的相互交流、協(xié)作，強(qiáng)化 組織成員的團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)。2 .組織中民主的文化氛圍和科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)者作風(fēng)是良好 的溝通環(huán)境的核心要素。所以，組織者應(yīng)致力于營造一種民 主的組織氛圍，組織領(lǐng)導(dǎo)