公文處理基礎知識講課提綱

1、公文處理基礎知識講課提綱公文處理是秘書部門一項最常見、最經常的基礎性工作，也是秘書部門最原始和永恒的職能。古往今來，統治階級執(zhí)政掌權，無不需要公文手段和工具，公文處理不管是現在還是將來仍然是為執(zhí)掌政權、實施領導服務的秘書部門最基本的任務之一。1996年5月，中央辦公廳在1989年條例的基礎上又發(fā)布了新的中國共產黨機關公文處理條例，2000年8月，國務院辦公廳在1993年辦法的基礎上也出臺了國家行政機關公文處理辦法（以國務院文件形式發(fā)布）。公文處理分收文處理和發(fā)文處理。收文處理指收到外部送達本機關、單位公文后，對其進行拆封登記，直到閱辦完畢立卷歸檔的整個過程。發(fā)文處理指公文從擬稿到審批直至發(fā)出和

2、立卷歸檔的整個過程。一、公文處理基本知識所謂公文，就是公務文書，是黨政機關、企事業(yè)單位和一切社會團體在處理公務時所形成的有現行功用、法定效力和特定體式的文字材料。條例和辦法規(guī)定了黨政機關公文的法定性質。條例第一章第二條指出：“黨的機關的公文，是黨的機關實施領導、處理公務的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達貫徹黨的路線方針、政策，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的工具?！鞭k法第一章第二條指出：“行政機關的公文（包括電報），是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具?！秉h政機關公文的法定性決定了它的固有特性，在實際工作中

3、必須嚴格遵循其內在規(guī)律。公文有五個特點：一是特定的作者（必須是依法成立并能以其名義行使權力和擔負義務的組織和個人）、二是特定的讀者（公文的閱知者是定向的）、三是特定的屬性（鮮明的政治性和強烈的政策性）、四是特定的體式（它是從維護黨政機關文件的嚴肅性和處理公文便利的角度確定的，包括統一的文種、結構、用紙、文面格式及文書處理的程序和制度等）、五是特定的權威（體現的是黨和國家機關的意志，一經發(fā)布，就具有約束力，有的還具有和法律同等的權威，任何組織和個人必須嚴格遵守，不得違背）。公文處理是一個動態(tài)的過程，它包括公文的擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作，也就是我們平時所說的文電工作。公文處

4、理要堅持實事求是的原則，嚴格按程序和有關規(guī)定進行，做到準確及時、安全保密。公文處理工作是各地區(qū)各部門辦公（室）廳系統的一項基本業(yè)務（日常工作），是確保機關正常運轉的一項很重要的工作，長期以來，各地區(qū)各部門對公文處理工作高度重視，制度完善、管理嚴格、運轉高效。電子公文按電子公文收文處理。（一）收文處理收文處理（辦理）是各級黨政機關秘書部門的一項經常性、基礎性工作。我們收到上級機關或相關單位送達本機關的公文（文件、機要信函、內部刊物等），要經過簽收、清點、登記、擬辦、呈批（傳閱）、交辦轉辦、辦復、歸檔等辦理過程。1.簽收。文件管理人員從機要投遞員或本單位收發(fā)員手中接收給本機關的文件（上級平級下級）

5、時，應在對方的送文登記簿上簽字。簽收前，要對投遞單上寫的收文單位和編號與文件袋（機要信封）上的收文單位和編號進行認真核對，看它們是否一致。電子公文簽收后應按要求向發(fā)文機關反饋信息。2.清點。文件管理人員拆開文件袋（機要信封）后，要對照發(fā)文通知單，對收到的文件進行認真清點核對。一是核對文號、份數、密級、起止號與發(fā)文通知單是否一致；二是核對發(fā)文通知單編號是否相連，以及文件發(fā)出日期與收到日期的間隔時間是否正確，傳遞途中有無延誤現象等，如發(fā)現問題要及時與來文單位或文件投遞單位聯系，查明原因并商定處理辦法。3.登記。收文單位要配置專門的收文登記本（網上辦公要有可靠程序），對收到的來文最好能分門別類及時、

6、準確、完整地進行登記，包括收文日期、來文單位、文號、文件標題、密級、份數、閱讀范圍等等。4.擬辦。收文單位要印制專門的“收文處理單”，負責公文處理的秘書人員就文件的傳達、閱讀、分發(fā)、貫徹落實等問題逐件提出擬辦建議或預案，并填寫在“收文處理單”上，連同文件一并報分管領導和主管領導審定。如：上級機關主送本機關并需要貫徹落實的文件、本機關所屬部門或下級機關機關主送本機關的請示件、平行機關或不相隸屬機關主送本機關需要答復的文件，還有些重要或機密性較強的文件雖不需辦理，但要提出閱讀或分發(fā)意見。已固定或文件中已明確分發(fā)范圍和處理辦法的文件，按原規(guī)定或慣例辦理，不需另提出擬辦意見。5.呈批、傳閱。公文處理人

7、員提出擬辦意見并經分管領導審批后，就要按擬辦方案或主管領導批示意見，呈送有關領導同志審閱審批。還有一些閱知性文件份數不夠時，相關領導同志看文件就需要傳閱。傳閱文件要使用文件夾和文件傳閱單，閱文單上要寫明閱文對象的姓名、文件字號、閱文時間和領導批示欄目，閱文單末位要注明聯系單位和電話。閱件一般先送主要領導、分管領導，再送其他領導。對需要辦理的文件，一般先送分管領導，再送相關領導、主要領導。特殊情況下可按實際需要調整傳閱順序。文件送閱切忌橫傳，即閱文對象之間互相傳閱。呈送、傳閱文件要做好有關記錄（傳閱過程、領導批示情況等），以免遺忘，最好當天下班前進行一次清點回收，密件、重要件要入保險柜。6.交辦

8、轉辦。領導同志有批示的呈批、傳閱件，公文處理人員要根據擬辦方案和領導批示意見及時進行交辦轉辦，同時做好有關記錄備查考。7.辦復。辦復也叫答復。請示性公文必須進行辦復處理，有些平級來文來函需要回復的，要認真做好辦復工作。辦復有3種方式：一是函復，二是復印領導批示，三是電話答復。8.歸檔。處理完畢的文件，根據檔案部門要求要及時進行立卷歸檔工作。（二）發(fā)文處理發(fā)文處理（辦理）即文件從擬稿（翻印、復?。┑桨l(fā)出的整個運行過程，就叫發(fā)文處理。發(fā)文處理的任務就是完成文件從擬稿到送出的全過程的處理工作。發(fā)文處理和收文處理一樣，也是辦公室工作的重要組成部分，是機關領導具體貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策，具體實施領導

9、的重要方式。發(fā)文是辦公室（廳）向外發(fā)出的包括本機關制發(fā)和翻印、復印轉發(fā)的公務文件和材料。收文經承辦之后的復文，也系發(fā)文，從這個層面講，收文處理的最終結果也是發(fā)文。發(fā)文主要包括8個方面：一是向下發(fā)的指導性文件；二是向上級的請示性文件；三是請示件辦理結果的答復函；四是向上級機關反映本地或本部門工作的情況報告（工作匯報）；五是對上級機關交辦事項的回復；六是對平行機關或不相隸屬機關商洽工作的回函；七是代上級機關翻印或轉發(fā)的文件；八是本機關編印的刊物、簡報等。發(fā)文處理包括：擬稿、審核會簽、送審簽發(fā)、編號登記、印制、施印、分裝、投送、歸檔等環(huán)節(jié)。1.擬稿。擬稿即起草文件的初稿或草稿，一般用于修改、討論和審

10、閱。一個機關或部門要制發(fā)文件有兩情形：一是被動制文，這是針對本機關收文辦理結果形成的文件，如貫徹落實上級文件精神和工作部署及報告情況、對下級請示事項的答復、對平級或不相隸屬的機關來文來函商洽工作和詢問事項的復函等，這也可視為收文處理的繼續(xù)；二是主動制文，就是根據本機關工作需要而主動形成的文件，如向上級的請示、報告，向下級部署工作的通知、決定、意見、命令等，向平級機關商洽、詢問事項的公函，還有會議紀要等等。擬稿時要注意的問題：1.在文稿前邊要加本單位公文函頭紙，公文格式要寫清楚，如標題、主送單位、版記（主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和時間、份數）等；2.文件發(fā)文范圍要寫得明確、具體，如主送單位是一個

11、或幾個（約定束成名稱）、所各地區(qū)各部門。3.擬稿人要把形成文稿的有關依據和背景資料附在文稿后面供領導審定時參考；4.轉發(fā)或批轉文件，要在擬好的轉發(fā)或批轉稿件（報告、意見、規(guī)定等）的同時代擬好批語一并送領導機關審核；5.主管部門擬以領導機關名義發(fā)的文稿，要經部門領導審核簽字，涉及相關單位問題的要與相關單位協調或進行會簽。2.審核、會簽。文件審核即公文處理人員對需要發(fā)文的文稿進行審核辦理的過程。它包括文稿接收、初審、征求意見、調研論證、文字把關等。凡要求以黨委政府或黨委政府辦名義行文的代擬稿，我們在接收代擬稿時應弄清以下情況并請來文單位提供有關文件資料：一是是否有要求行文和函；二是是否有行文依據，

12、如文稿起草背景、起草部門意圖和黨委政府領導批示精神；三是上級機關有關文件精神及部署要求或對同類工作或處理同類問題是否行過文；四是是否有相關會議紀要；五是有無所需背景材料；六要留下聯系人姓名和電話。經審閱確實需要行文的代擬稿，應抓緊辦理；不宜行文的應提出退文建議，如：擬發(fā)文件與有關已發(fā)文件內容相似，不具有普遍指導作用，或上級有關文件已發(fā)至擬受文范圍；文件內容屬職能部門業(yè)務范圍，不需以黨委發(fā)文；未與相關部門協商達成共識等。文件正文是文件的主體，也是我們審核工作的重點，具體注意從以下幾個方面：一是文件主題；二是文件的層次結構；三是語言表述；四是語病和錯別字；五是標點符號；六是人名、職務、地名、時間、

13、引文；七是數字。文稿審核總的要求是：文稿中涉及的所有法律法規(guī)、政策必須認真查對原文，做到表述準確，引文一致；語言文字規(guī)范；人名地名、計量單位、數字、標點符號等符合國家統一標準。政策性文件一定要在文稿審核時征求相關單位的意見，也就是我們常說的文件會簽（特別是涉及經費、機構、人員編制之類的文件）。征求意見一般采用送初審后的定稿件或文件清樣正式征求意見的方式，按程序報主管領導批準后發(fā)送相關單位（規(guī)定反饋時間），相關單位反饋的意見要加蓋單位公章或單位領導簽批意見。如有必要也可采用召開座談會形式征求意見，重要政策性文件或分歧較大的經請示有關領導同意后，可采用座談或書面方式，約請有關專家學者對擬發(fā)文稿進行

14、深入研究論證。對政策性、規(guī)范性等涉及面比較廣、執(zhí)行時間較長、文件審核人員又不熟悉情況的文件，應進行論證調研。對需要調研論證的文件，應提出擬辦意見報主管領導審定后實施。論證調研要擬定好調研方案，精選調研單位，確定調研方式（與主管部門聯合、單獨進行均可，視情況而定）。論證調研要深入實際，深入基層，深入群眾，采取召開座談會、個別訪談訪問等形式，認真進行調研，論證政策、措施的正確性和可行性，作好記錄，及時修改文稿，確保文件質量?；竞细竦奈母灏垂奶幚硪?guī)定進行審核，對文稿中提出的方針、政策、措施、辦法等是否具備科學性和可行性，對涉及有關部門業(yè)務事項的表述是否得到了相關部門認可，文稿結構是否合理，語言文

15、字、文種、格式、密級、印發(fā)傳達范圍、主題詞等等是否準確規(guī)范。對不符合要求行文的，要撰寫擬辦意見，提出不宜行文的理由，報有關領導批準后退稿，同時做好協調工作。3.簽發(fā)。文稿審核完畢便進入文件送審簽發(fā)環(huán)節(jié)。文件正式送審稿形成后，經辦人員對文件辦理過程要提出擬辦意見，以便于領導決策時參考。簽發(fā)是指機關或部門領導人對擬以機關或本部門名義發(fā)出的文件“送審稿”簽署核準的意見，它是文件形成的最后一個關鍵環(huán)節(jié)，文件經領導核準簽發(fā)后即生效，領導簽發(fā)時間就是成文日期。文件法定簽發(fā)人一般視文件內容重要情況而定，有的由主要領導人簽發(fā)（全局重要工作），有的由分管領導人簽發(fā)（某一方面工作），有的還需要由多位相關領導人審簽

16、。黨委政府或兩辦聯合行文須經兩家或兩辦主管負責人分別簽發(fā)，秘書長、辦公室主任任何文件都應審簽。兩辦文件或函件原則上可由辦公廳（室）主任或秘書長簽發(fā)，重要文件應報機關分管領導，甚至主要領導簽發(fā)。簽發(fā)的程序是先審后簽，重點看是否需要行文，該以誰的名義行文；內容是否符合國家的法律法規(guī)（地方法規(guī)），是否有與上級機關同類文件不協調或相抵觸的地方；看是否經主管部門負責人先行審核，是否需與有關單位、地區(qū)協調協商會簽等。簽發(fā)的格式包括核準意見、簽發(fā)人姓名、簽發(fā)日期?，F在許多文件審核人員一般對文件審核后直接寫上了領導姓名呈報領導人簽發(fā)，領導只要寫上核準意見和日期并在姓名上畫圈即可，也有領導這方面意思強在批示意見

17、后還寫上姓名的。也有的機關是核稿后領導直接在文件上簽發(fā)的。我們主張由核稿人員按文件格式呈報簽發(fā)（直觀效果好）。如發(fā)現領導同志簽發(fā)文件時沒有落款或日期，公文處理人員要及時提醒領導，不然不好處理成文時間和文件簽發(fā)責任。4.印制、發(fā)送。公文領導簽發(fā)后，即進入公文印制和發(fā)送環(huán)節(jié)。公文印制一般按機關特定版式進行，并按要求發(fā)送。5歸檔。文書檔案是一個機關在其職能活動中形成的各類紙質文件，能真實反映黨委和黨委辦歷史沿革和面貌，具有長期利用和保存價值。公文辦理完畢，必須做好文件的立卷歸檔工作。（三）公文格式公文格式是公文內容的表現形式，是公文不可或缺的重要組成部分。它由公文的內容所決定，又服務于公文的內容。公

18、文格式一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式三部分組成。目前黨政機關通用公文的格式大體相同，文面格式由版頭（報頭）、份號、密級、保密期限、發(fā)往地址、緊急程度（等級）、發(fā)文字號、簽發(fā)人、收發(fā)文（報）序號、公文標題、主送機關、正文、附件名稱、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記等要素組成。1.版頭（報頭）。它是發(fā)文機關的標識，由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，如“中共××市委文件”；“中國共產黨員××縣委員會（通知）”等。行政機關的發(fā)文機關標識主要有3種：一是由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，如

19、“湖南省人民政府文件”；二是由發(fā)文機關名稱加“令”字組成；三是由發(fā)文機關名稱加武文線組成。報頭（電報頭），電報是一種快速傳輸、發(fā)布公文的有效形式，一般由報頭文字和兩條橫隔線組成，常用報頭有兩種：一是特定報頭；二是通用報頭（內部傳真電報、密碼電報）。2.份號。就是公文印制分數的順序號。在黨政機關，用特定版頭印發(fā)的秘密級以上公文均應標注份號，不用特定版頭的有條件也應標注份號。份號從NO.000001號開始，用6位阿拉伯數字標注于公文首頁的左上角。3.密級及保密期限。公文密級一般分為絕密、機密、秘密3個等級。黨的機關的公文，密級標注在首頁左上角的份號下方，兩字之間空1字；行政機關公文，密級標注在公文

20、首頁右上角。同時標注秘密等級與保密期限的，黨政機關都標注在版心右上角第1行，秘密等級中間不空格，并與保密期限之間用“”隔開，如“機密3年”。4.發(fā)往地址。用于標注電報發(fā)送地點或單位，有的簡化為“發(fā)往”?！鞍l(fā)往地址”欄設在報頭下方左側，如公文有主送機關可標注為“見主送機關”。沒有主送機關的應寫明發(fā)往地址或發(fā)往單位。報頭左下方設有“發(fā)往地址”欄，有的簡化為“發(fā)往”（電報發(fā)送地點和單位）。公文有主送機關的也可簡化為“見主送機關”。沒有主送機關的應寫明發(fā)往地址或發(fā)送單位。5.緊急程度（等級）。是對公文送達和辦理的時限要求。用特定版頭印制的公文辦理時間要求叫緊急程度，印發(fā)緊急公文應標注“特急”、“加急”

21、于公文首頁的右上角。用電報方式發(fā)布的公文辦理時間要求叫等級（特提、特急、加急、平急）。行政機關的緊急公文標“特急、急件”。6.發(fā)文字號（部委號）。用特定版頭印制的公文叫“發(fā)文字號”，用特定報頭制發(fā)的電報叫“發(fā)電字號”，用通用報頭制發(fā)的電報叫“部委號”。發(fā)文字號是公文的代號，通常稱“文號”，它由發(fā)文機關（行政區(qū)地方）代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號3部分組成，主要便于登記、管理和使用。發(fā)文年度和發(fā)文順序號用阿拉伯數字書寫，發(fā)文年度要全稱標注在六角括號內，例如：湘發(fā)20086號、湘辦發(fā)20109號、湘政發(fā)200510號、湘政辦函201015號等等。黨委政府聯合行文編注黨委發(fā)文字號，幾個單位聯合行文一般只

22、標注主辦機關“字號”，必要時可并用各聯署機關的發(fā)文字號。發(fā)文順序號自當年發(fā)出的第1件公文起依次編排，不能隨意跳號、空號。發(fā)文字號的確定要遵循公文文種特點，不能隨意編寫，如向上級機關呈報請示或報告工作就不能用 “函”發(fā)文字號。用特定版頭印制的公文，發(fā)文字號標注于版頭與紅色橫隔線之間偏下位置。下行文、平行文居中標注；上行文標注于左側，與右側的“簽發(fā)人”對稱，左右邊各空1字排印。用特定報頭印制的電報，其發(fā)文字號標注在“密級”欄之后；用通用報頭印制的電報，標注在“部委號”欄內；聯合行文的電報，只標注主辦機關的發(fā)文字號。7.簽發(fā)人。簽發(fā)人由“簽發(fā)人”加冒號與簽發(fā)人姓名三字組成。上報公文應標注簽發(fā)人姓名。

23、“簽發(fā)人”欄設在發(fā)文字號右側，與發(fā)文字號對稱。電報的簽發(fā)人姓名標注在“簽批”欄內或在“發(fā)往地址”欄右側加設“簽發(fā)人”欄目。8.收發(fā)報序號。是機要部門對接收和發(fā)出的電報編排的順序號，它設置在報頭部分兩條橫隔線的最右端，由機要部門按年度、分類別依次編號。9.標題。標題一般由發(fā)文機關名稱（全稱或規(guī)范化簡稱）、公文主題和文種組成，位于版頭紅色橫隔線下方居中排印?；匦袝r要注意詞意的完整，間距恰當，排列對稱。公文標題應準確簡要地概括公文的主要內容，做到規(guī)范、簡潔、無歧義。聯合行文時各聯署機關名稱均應列出。復合性文種應盡量簡化標題。標題中一般不用除書名號以外的標點符號。10.主送機關。即公文的主要受理機關，

24、應使用全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關統稱。它位于標題下方正文上方左側頂格排印，后面加冒號。在黨政機關常用的公文中，只有通知、報告、請示、批復、議案、函6種公文標注主送機關；決議、決定、指示、命令（令）、意見、公報、公告、通告、規(guī)定、細則、會議紀要、工作要點12種公文不標注主送機關；通報可標注也可不標注主送機關。普發(fā)性公文，主送機關名稱應規(guī)范、穩(wěn)定。11.正文。正文是公文的主體，位于主送機關下方；不標注主送機關的公文，正文位于成文日期下方。正文中的阿拉伯數字和年份不能回行。正文中的結構層次序數的使用：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”；第四層為“（1）”。正文層次不多時，也可以

25、第一級用“一、”，第二級用“1.”（不能用“（1）”）。公文應盡量避免采用多層次結構。12.附件及附件名稱。附件是公文的組成部分，是主件正文的說明、注釋、補充、證實、參考等文字材料或圖表，置于主件之后，另起頁排印，并與主件裝訂在一起。公文如有附件，應在正文之后、發(fā)文機關署名之前排印附件的名稱。目前黨的機關的公文附件不空行，行政機關的公文附件空一行排列。多附件應用阿拉伯數字標注附件序號，如“附件1：”“附件2：”。被批轉、轉發(fā)、印發(fā)的公文不屬附件。13.發(fā)文機關署名。發(fā)文機關署名應用機關全稱或規(guī)范化簡稱，位于正文的右下方。黨的機關公文，一般與正文的末行空兩行排印。聯合行文時，各聯署機關名稱一般應

26、縱向排列。不標注主送機關和不需加蓋發(fā)文機關印章的公文，正文之后不再署名?？h級和基層黨的機關，因公文印數較少，所發(fā)公文都要加蓋發(fā)文機關印章；對于不需署名的文種可采取變通形式，即在正文之后署名，以便于蓋章，但在正文之前仍不標注主送機關，只把印發(fā)傳達范圍由正文之后移至成文日期的下一行排印。行政機關的公文，單一機關和兩個機關的聯合行文不署名，3個以上機關聯合行文應署名。14.成文日期。成文日期一般以領導人最后簽發(fā)的日期為準；經會議討論通過的決議、決定及干部任免文件等，以會議通過的日期為準；聯合行文以最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期為準；電報以發(fā)出日期為準。成文日期應當寫明年、月、日，年份不能簡寫。目前黨的

27、機關的公文成文日期用阿拉伯數字標注，行政機關的公文成文日期是用漢字標注的。有主送機關的文種，成文日期標注于發(fā)文機關署名低兩個字右下方排列；不標注主送機關的公文，成文日期加括號標注于標題之下居中位置?？h級及基層黨的機關發(fā)文，不標注主送機關的公文，成文日期標注在發(fā)文機關署名右下方。15.印章。黨的機關（省市州）公文，除會議紀要和有特定版頭的普發(fā)性公文及特定報頭印制的電報之外，其他公文均應加蓋發(fā)文機關公章?？h市區(qū)黨的機關和基層黨組織的公文均應加蓋發(fā)文機關印章。聯合上報的公文，聯署機關都應加蓋公章。行政機關公文除會議紀要和以電報形式發(fā)出的以外，其他均應加蓋發(fā)文機關的印章。聯合上報公文由主辦機關加蓋印章

28、；聯合下發(fā)的公文，聯署機關都應加蓋印章。印章用紅色，用印端正清晰，位置在發(fā)文機關署名和成文日期處，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。若遇公文排版較滿無用印位置時，應采取調整行距、字距加以解決，不能采取標識“此頁無正文”的方法處理。特定報頭的普發(fā)性電報一般不再加蓋發(fā)文機關印章，但上行文和非普發(fā)性的下行文、平行文的電報應加蓋發(fā)文機關印章。如使用通用報頭的電報一律要加蓋發(fā)文機關印章。緊急情況下可標注簽發(fā)人及其姓名，不再加蓋發(fā)文機關印章?？h市區(qū)黨的機關和基層黨組織制發(fā)的公文，如無主送機關的文種，應先改變其格式，然后才能在其署名和成文日期處加蓋印章。16.印發(fā)傳達范圍（附注）。公文印發(fā)傳達范圍（行政機關

29、叫附注）一般用于普發(fā)性公文，它標注在成文日期的下一行，居左空2字加圓括號，如“（此件發(fā)至縣）”、“（此件發(fā)至鄉(xiāng)鎮(zhèn)）”等。有主送機關的公文，如對印發(fā)傳達范圍另有要求的，可在此處加以說明； “請示”公文可在此處注明聯系人和聯系電話。17.主題詞。公文主題詞一般按主題詞法標注，黨的機關按中辦秘書局編印的公文主題詞表（修訂本）標注；行政機關按公文主題詞分類標引法標注（國辦詞表）。主題詞位于公文末頁下端“抄送機關”或“印制版記”上方。一篇公文最多不超過10個主題詞，行政機關原則上不超過5個主題詞。主題詞的每個詞目之間空1字排列，一行排不完時另行與第一個主題詞第一個字對齊。18.抄送機關。指除主送機關以外

30、的其他需要告知公文內容的上級、下級和無隸屬關系的機關，使用全稱或規(guī)范化簡稱和統稱。特定版頭（報頭）印制的公文，抄送機關名稱標注在印制版記上方，主題詞的下方，并用橫線與主題詞和印制版記隔開，抄送機關名稱前標明“抄送”二字加冒號左頂格。抄送機關名稱排列按機構排序依次排列，中間用頓號、逗號、分號，末尾不用標點符號，回行時與冒號后的機關名稱對齊。如主送機關移至主題詞之下，標注方法同抄送機關。19.印制版記。版記是印制公文的標記，它由公文印發(fā)機關名稱、印發(fā)日期和印制份數3部分組成，位于公文末頁主題詞或抄送機關名稱下方、頁碼的上方，與公文頁碼不空行。黨的機關公文，兩條橫線之間的左右側各空半個字（4號），分

31、別標注公文印發(fā)機關名稱和印發(fā)日期，底線下邊右側離字邊空兩個字（宋體5號）并加圓括號標注印制份數，即“（共印××份）。行政機關公文只有印發(fā)機關和印發(fā)時間，印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字，用3號仿宋體。印發(fā)時間均用阿拉伯數字，均以付印時期為準，年份不能簡寫，如“2010年10月9日印發(fā)”。印發(fā)時期必須在成文日期之后或與成文日期同一天；用電報傳送的公文，印發(fā)日期必須與成文日期是同一天。（四）公文用紙格式目前黨的機關的公文普遍用紙幅面規(guī)格為16開型（長260毫米，寬184毫米），也有采用國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）的，因新的黨政公文處理條例還未出臺。行政機關許多

32、部門都已采用國標A4型紙幅面。（五）公文排印、裝訂格式黨的機關公文處理條例規(guī)定：“公文的漢字從左至右橫排；少數民族文字按其書寫習慣排印。”用漢字排印的公文，除版頭（報頭）用長牟或長宋體字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4種字體。國家行政機關公文處理辦法規(guī)定：“文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數民族文字（按其習慣書寫、排版）?！毙姓C關公文字體除機關標識、標題、主題詞目用小標宋體字，密級、保密期限、緊急程度、主題詞（3字）用黑體字，份數序號用（2號）黑正體字外，其余文字均用3號仿宋字體。公文用16開型紙排印，正文用3號仿宋字體，一般每頁排21行，每行排25個字，特殊

33、情況下可作適當調整。公文要求雙面印刷，頁碼套正，誤差不超過2MM。頁碼編號用阿拉伯數字標注。公文裝訂與公文排印一致，并考慮人們的閱讀習慣。根據不同裝訂方法的要求，分別用騎馬釘、平訂或膠粘，左側裝訂。二、行文規(guī)則（一）行文關系行文就是指公文制發(fā)單位印發(fā)公文給受文單位。受文單位一般是某個單位或某些單位或集群單位。這種發(fā)文單位與受文單位之間的公文往來關系，就叫行文關系。它是根據組織系統、公文法定作者的職責權限、發(fā)文單位與受文單位之間是否具有隸屬關系確定的。正確處理行文關系，是一切機關工作人員特別是從事公文把關的人員必須具備的基本素養(yǎng)之一。公文的行文關系主要有以下6種：1領導與被領導的關系。它指有隸屬

34、關系的上級機關與下級機關之間的公文往來關系。不包括間接的領導關系，即處于領導地位的政黨與其他所領導下的人大、政府、政協、企業(yè)事業(yè)單位、社會團體等機關單位之間的領導與被領導的關系。2指導與被指導的關系。它指沒有隸屬關系但有業(yè)務指導關系的機關、單位、部門之間的公文往來關系。例如，沒有隸屬關系但有業(yè)務指導關系的上級機關之間與下級機關之間的公文往來；上級機關的職能部門與下級機關的相關部門之間的公文往來；同級機關、單位和部門之間在各自的職權范圍內進行業(yè)務指導工作時的公文往來等。這種關系與領導與被領導關系比較，其行文方式和所用文種不盡相同，上下級之間用下行文或上行文文種(請示、報告、通知等),平行機關之間

35、用“函”行文。具有業(yè)務指導關系的上級機關向下級機關、上級機關部門向下級的相關部門進行業(yè)務指導、答復問題、部署業(yè)務工作等，必須受政策、法律、紀律、辦文制度和職責權限的約束，只能在各自的職權范圍內活動，不得超越職權范圍。3綜合管理與被管理的關系。它包括歸口管理與被歸口管理的關系，前者指黨政機關、事業(yè)單位的綜合部門與其他部門之間工作上的聯系而進行的公文往來關系；后者指黨政機關的綜合部門，也就是領導機關授權給他管理同級有關部門與直屬單位的公文往來關系。綜合部門與其他部門之間在行政級別上和法律地位上雖是平等的，沒有隸屬關系，但綜合部門根據自己的職權范圍和工作需要或接受領導機關及領導的受權，對其他部門實施

36、綜合管理和歸口管理，如收集工作情況、交辦領導批示或指示事項、接受領導或機關的授權開展有關公務活動、進行催辦督辦等。綜合部門與其他部門之間的公文往來，是綜合管理與被綜合管理、歸口管理與被歸口管理的關系。其他部門、單位必須服從，不得因本部門、本單位的級別與綜合部門相同或比綜合部門的級別還高而不服從管理。這是因為各部門的職權范圍和業(yè)務分工不同，并由綜合部門的工作性質、職能和任務決定的。目前，我國黨政機關和企業(yè)機關的職能部門分為兩大類：一類是綜合性的，如黨政機關的辦公廳（室）；另一類是專業(yè)性的，如黨委組織、宣傳部門，政府的教育、農業(yè)、林業(yè)、衛(wèi)生部門等等。4屬地管理中統一管理與被統一管理的關系。這是指黨

37、和國家的某些工作按照屬地管理的辦法進行管理，地方黨委、政府及其各部門與其管轄范圍內沒有隸屬關系的機關、單位之間的公文往來關系。在我國，不少工作進行屬地化管理，所有機關、單位必須接受所在地黨委、政府就有關事項的統一管理。他們與當地黨委、政府的部分公文往來，是一種統一管理和被統一管理的關系。在黨的機關，有些是中央和其他上級領導機關垂直管理的機構，黨組織關系在地方，在黨的建設方面，這些機構應接受所在地黨委的統一管理。黨組織關系不在地方的機關、單位，有關事項，也應接受所在地黨委的統一管理。5監(jiān)督與被監(jiān)督的關系。這是監(jiān)督機關和有監(jiān)督職能的機關與被監(jiān)督機關、單位之間的公文往來關系。按照我國現行的政治體制，

38、監(jiān)督機關和具有監(jiān)督職能的機關與被監(jiān)督機關、單位之間的公文往來，其中一種重要的關系是監(jiān)督和被監(jiān)督關系。監(jiān)督機關、部門與被監(jiān)督機關、單位之間的公文往來，主要是監(jiān)督性和被監(jiān)督性公文往來，如通報政策、法律和有關規(guī)定及有關決定執(zhí)行情況，提出對違紀違法行為的處理建議或法律文書，作出質量鑒定結論等。所有監(jiān)督機關與被監(jiān)督機關之間保持著密切的監(jiān)督與被監(jiān)督的公文往來關系。6平行機關之間的協作關系和業(yè)務上管理與被管理的關系。（1）平行機關之間的協作關系是指沒有隸屬關系的機關、單位之間因工作上的相互聯系而進行的公文往來關系。一般以公文為媒介，請受文單位予以支持、幫助或予以協助、批準等。在處理平行機關之間的協作關系時最

39、常見的錯誤有：一是因行文對角級別高，就認為本機關與行文對象是上下級的領導與被領導關系；二是行文對象因有管理實權，而給這樣的部門、單位行文時，作本單位的上級對待，以示尊重。實際上這兩種行為都是不符合行文規(guī)則的。（2）平行機關之間業(yè)務上的管理與被管理的關系，這是指沒有隸屬關系的機關、單位之間，其某些業(yè)務工作應接受業(yè)務主管部門的統一管理。如干部工作應接受干部管理部門的管理；財務工作應接受財政部門的管理等。平行機關之間業(yè)務上的管理工作往來行文應使用“函”，如報請批準及批準后答復、監(jiān)督管理、下達管理規(guī)范等?，F在有許多單位在與業(yè)務主管部門行文時把其當作自己的上級機關，經常使用“請示”“報告”文種，這是不正

40、確的。（二）行文方式黨政機關的行文方式有三種，即下行文、上行文和平行文。企業(yè)應該也是這三種。下行文。它指上級機關給所屬的下級機關的行文，上級機關的職能部門給下級機關的相關部門行文。根據行文的目的、任務和傳達貫徹的要求，下行文又分一級下行文、逐級下行文、多級下行文和直貫到底下行文。向下級機關的重要行文，應同時抄送發(fā)文機關的直接上級。上行文。它指下級機關向有隸屬關系的直接的上級機關行文和下級機關的部門向上級機關相關的部門行文。給不相隸屬的上級機關或不相關的上級機關的部門行文，不叫上行文。上行文分一級上行文、逐級上行文、多級上行文和越級上行文。上行文只主送一個上級機關，不得同時主送其他上級機關和上級

41、機關的某個部門，如需其他相關上級機關閱知，可以抄送；上行文一般不可同時發(fā)下級機關，如有特殊需要可抄送同級或下級有關單位。平行文。是指同級關系和不相隸屬的機關之間的行文。平行文沒有級別、地區(qū)之分，文種原則上只能使用“函”。（三）行文規(guī)則行文規(guī)則是各級黨政機關、企事業(yè)單位和一切社會團體制發(fā)公文、處理行文關系必須遵守的準則。現在各級黨政機關遵循中國共產黨員機關公文處理條例和國家行政機關公文處理辦法的行文規(guī)則。行文時要掌握好：一是行文確有必要；二是行文須注重實效；三是必須控制行文數量，公文力求簡明精當。具體要遵守以下規(guī)則：1行文應當確有必要，注重實效，堅持少而精。這是公文處理工作中實事求是的原則在行文

42、規(guī)則中的具體運用，也是行文的總原則。具體講做到以下幾點：（1）行文必須確有必要。就是有必要性和可行性。貫徹上級文件精神，如沒有新的具體措施，僅是表態(tài)性的或照抄照搬的，可不再行文；已開會作了布置，可用電話或當面議定的事項也可不再行文；會議文件、會議紀要和領導人在會議上的工作報告、講話等，不另行文。凡是部門工作，部門自己行文能夠解決問題的，應由部門行文，不應再由黨委或政府行文。（2）行文必須注重實效。公文必須緊密結合實際，制定的政策、措施、方法等要切實可行，能解決問題，收到實效。對于脫離實際，不符合國情和本地本單位實際，或超越了干部群眾的承受能力，行不通和收不到實效的，違背人民群眾的長遠利益和根本

43、利益，以及不符合黨的路線方針政策和國家法律法規(guī)的，都不能行文。（3）必須控制行文數量，所發(fā)公文力求精煉、簡短。公文必須進行總量控制，科學、民主、依法決策，做到該發(fā)的文高質量發(fā)，可發(fā)可不發(fā)的文要嚴格控制，不該發(fā)的文堅決不發(fā)。應發(fā)的公文提倡寫短文，語言文字上要反復推敲錘煉，力求簡短，精益求精。2根據隸屬關系和職權范圍確定行文關系（1）向下級機關的重要行文，應當同時抄送發(fā)文機關的直接上級機關。（2）黨委各部門在各自職權范圍內可以向下級黨委的相關部門行文。政府各部門根據部門職權，可以相互行文和向下一級政府的相關業(yè)務部門行文。黨委、政府的各部門在自己的職權范圍內可以分別向下級黨委、政府的相關部門發(fā)布指導

44、性、批復性、規(guī)范性、周知性等公文，但無權發(fā)布指揮性公文。（3）黨委辦公廳（室）根據黨委授權，可以向下級黨委行文；黨委其他部門不得對下級黨委發(fā)布指示性公文；如對有關工作作出的決策必須由下級黨委執(zhí)行時，必須經黨委同意后由黨委辦公廳（室）轉發(fā)。政府各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府發(fā)布指示性公文。（4）部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。（5）同級黨的機關、黨的機關與其他同級機關之間必要時可以聯合行文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府

45、部門與相應黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯合行文。聯合行文應明確主辦機關。（6）屬于部門職權范圍內的事務，應由部門自行行文或聯合行文，須經政府審批的事項，經政府同意也可由部門行文，但文中要寫明經政府同意。（7）部門的內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。（8）受雙重領導的機關向上級機關行文，應寫明主送機關和抄送上級機關，由主送機關負責承辦和答復事項。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應抄送其另一上級機關。（9）不相隸屬機關之間一般用函行文。（10）除特殊情況外,不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題，特殊情況必須越級行文時應

46、同時抄送被越過的上級機關。3必須按隸屬關系和有關規(guī)定請示問題和報告工作。對于請示、報告公文的撰寫和辦理，條例和辦法都作出了明確規(guī)定，但在實際工作中，請示、報告的撰寫和辦理還存在不少語法、邏輯、結構、文種和內容、辦文程序等方面的問題?！罢埵尽惫氖窍录墮C關向上級機關請求指示、批準、協調幫助解決問題的文種；“報告”是下級機關匯報工作、反映情況、提出建議、答復上級機關的詢問等使用的文種?！罢埵尽迸c“報告”比較，行文的目的和作用不同，內容和結構不同，行文時限和批轉的重點不同。由于一些行文弊端的存在，直接或間接地增加了請示公文辦理的難度，影響工作效率。正因為如此，近年來一些機關都采取退文制度來解決這一問

47、題。（1）向上級機關行文，應當主送一個上級機關；如需其他相關的上級機關閱知，可以抄送。請示問題應一文一事，不能在非請示公文中夾帶請示事項。向上級機關的請示，不能同時發(fā)下級機關；向上級機關的報告，一般不下發(fā)，如有特殊需要可抄送同級或下級有關單位。（2）不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；如特殊情況必須越級行文時，應同時抄送被越過的上級機關。（3）請示事項涉及其他部門業(yè)務范圍時，應經過協商并取得一致意見后上報；經過協商未能取得一致意見時，應當在請示中寫明情況。（4）除特殊情況外，請示應送上級機關的辦公廳（室）按規(guī)定程序辦理，不應直接送領導者個人。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機

48、關名義向上級機關負責人人報送“請示”、“意見”和“報告”。特殊情況一般指突發(fā)事件和上級機關負責人直接交辦的事項。（5）屬于主管部門職權范圍內的具體問題，應直接報送主管部門處理。向上級機關請示問題，如果是主管部門職權范圍的具體問題，不涉及全局和重大決策事項，一般報送上級主管部門處理即可，不需報送上級黨委和政府。（6）黨委各部門應向本級黨委請示問題。未經本級黨委同意或授權，不得越過本級黨委向上級黨委主管部門請示重大問題。（7）對不符合行文規(guī)則的上報公文，上級機關的秘書部門可退回下級呈報機關重新呈報。不符合行文規(guī)則的上報公文，主要指不符合行文規(guī)則的請示、報告和不符合行文規(guī)則及辦文規(guī)定的“代擬稿”等。

49、2010年專門發(fā)文規(guī)定程序4公開發(fā)布的公文一般不再印發(fā)。公開發(fā)布的公文指直貫到底行文。有的先作內部文件后公開發(fā)布；有的在附注處標明“（此件公開發(fā)表）”或“（此件可公開公開發(fā)表）”。它與用特定版頭印發(fā)的文件具同等效力。公開發(fā)布的公文一般不另行文。公開發(fā)布的政策性公文，為便于存查和利用，可印少量份數發(fā)有關單位存檔備查（電子公文形式發(fā)文也適用）。三、公文的起草公文一般由發(fā)文機關起草。起草重要公文，要進行深入地調查研究和充分論證，征求有關部門的意見。起草公文應做到：一要符合黨的路線方針政策、國家法律法規(guī)及上級機關的有關文件精神和指示，完整、準確地體現發(fā)文機關的意圖，并與現行有關公文相銜接；二要全面準確

50、地反映客觀實際情況，提出的政策措施切實可行；三要觀點明確，條理清晰，內容充實，結構嚴謹，表述準確；四要文字清煉，用語規(guī)范，篇幅簡短，文風端正；五要人名、地名、時間、數字、引文準確，漢字、標點符號和數字用法符合國家語言文字工作委發(fā)布要求，計量單位用法符合國家標準；六是文種、格式正確。下級機關代擬文稿和要求上級機關批轉公文，應對公文的準確性和可行性負責，并在報送文稿或公文的同時提供有關背景材料。四、公文的管理（另專講）五、怎樣提寫擬辦意見擬辦意見是指文秘部門負責此項工作的經辦人員對所辦理公文提出的初步處理意見，擬辦意見是公文處理的重要環(huán)節(jié)，它是領導同志對文件和呈批件審批時的重要參考，也是文秘部門和

51、經辦人員發(fā)揮參謀助手作用、協助領導同志提高工作效率的有效措施。從某種意義上說，擬辦意見是公文處理運行方向的“顯示器”和辦理方案的“說明書”，經辦人員提出的擬辦意見準確恰當，公文辦理起來就快捷，效果也好；反之，就會對辦理起誤導作用，甚至造成公文旅行、決策失誤等。因此，準確提出擬辦意見是優(yōu)質高效進行公文處理的關鍵環(huán)節(jié)。擬辦意見的質量如何，也衡量秘書人員參謀服務水平高低的重要標志之一。1、報告、情況匯報擬辦意見的提寫。主要是下級機關向上級機關和主管部門報告工作情況，上級機關辦理時可根據報告內容及所反映的問題，直接提出呈請有關領導同志審閱，如“請××、××同志閱

52、”或“請××同志閱示”； 涉及有關職能部門的也可提出請有關單位負責同志閱知，如 “請××同志和×××單位負責同志閱”、“請××同志閱；報請××、××同志閱”等等。中辦和省辦使用專門印制的“中央收文”、“湘收文”專報版頭，編寫收文字號形式承辦的，這種方式可分別呈報有關領導同志審閱。如領導同志有批示反饋按領導批示意見及時處理。這種呈報方式的好處是有關領導同志都能在最快時間了解審閱到下級機關報告的內容，同時也減少了經辦人員來回呈送有關領導同志審閱的環(huán)節(jié)，呈批件辦理快捷（雙

53、贏）。2、請示性公文擬辦意見的提寫。請示主要是指下級向上級機關請求解決問題的公文，相對報告的承辦復雜一些，承辦時在內容上要注意把握幾個要點：一是要明確辦文的主體，即根據機關各部門和領導同志的職責分工情況，有的放矢地確定請示的承辦者和承辦意見的審批者。如請××同志閱示、“建議請××單位閱處”、“擬請××部門研究辦理。 “請××、××同志審示”、“請××同志審閱；報請××同志批示?！被颉罢?#215;×同志審定?！钡鹊取６且龊贸蕡箢I導同志審批前的

54、協調工作。對于請示事項比較復雜、政策性強、涉及面較廣的請示公文，經辦人員在提出擬辦意見時，要考慮解決問題的依據，內容涉及主管部門或相關單位的，要先征求主管部門和相關單位的意見（可采取口頭詢問、協商，書面往來形式）。征求意見要突出重點，簡單明了，既要了解相關政策依據，又要商議解決問題的辦法。如采用書面形式征求意見，可直接提出擬辦的初步意見，如“建議請××單位先研究提出意見。請××同志閱示”等。待有關單位反饋書面意見后，再綜合提出正式擬辦意見呈請有關領導審示。對涉及部門多、處理意見不一致的請示，要對各種意見進行綜合分析，必要時可請主管領導同志出面召開協調會確

55、定處理原則，以免因各方面意見不一致而導致扯皮推諉的局面。經過充分協商仍不能達成一致意見的，可對各種意見進行詳細綜合后，提出傾向性意見，并附上協調過程的有關情況及背景材料，供領導同志決策時參考。三是需要幾個職能部門共同承辦的請示公文，提出擬辦意見時，要寫明由誰牽頭主辦。如“建議請××單位商××單位閱處”、“建議請××單位牽頭，會同××、××部門辦理”等。四是要交待清楚有關的注意事項和要求。提出擬辦意見要特別注意從政策上把關，注意政策的連續(xù)性，防止被人鉆空子。同時，要堅持從實際出發(fā)，實事求是，在政策

56、、法律和客觀條件許可的情況下，盡力為來文單位和群眾解決實際問題。五是請示事項的審批權限完全屬于有關職能部門或上級機關和有關部門的，應直接提出轉辦意見或先報請上級機關審批。如“建議請××單位研辦，并直接答復來文機關，并將辦理結果告我們”等；審批權限在上級機關的，要先報請上級機關審批后，再提出擬辦意見。審批權限在上級有關部門的，要先征求上級有關部門的意見或直接致函上級有關部門審批。有的請示公文由于請示事項較復雜一時沒有把握，難以提出擬辦意見的，應先作好調查，審慎研究有關法律、法規(guī)、政策或慣例，待確有把握時再提出擬辦意見。如“根據××文件精神，此事應×

57、;×××處理”或“按慣例××辦理”等。請示公文提出擬辦意見具體操作上可把握幾點：1、請示事項較復雜、涉及單位較多的，應分門別類提出擬辦意見；2、請示事項有理有據的，應積極提出支持性建議；3、請示事項可行、但在一些細節(jié)上需要完善的，應主動提出合理化建議；4、請示事項不符合有關規(guī)定的，應果斷提出否定性意見；5、請示事項與現行政策、法律法規(guī)相悖、不宜報批的，應在切實把好關的同時，提出解決問題的正確途徑；6、請示事項屬有關職能部門職責范圍的，應明確提出轉辦意見；7、請示事項必須函復的，可先草擬好“批復”或“復函”稿一并呈請領導審批。3、函件辦理擬辦意見的提寫。函是不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題往來的公函。函的辦理主要看函的內容反映的是什么