信息和檔案管理

1、銀川市全球基金艾滋病項(xiàng)目銀川市全球基金艾滋病項(xiàng)目信息和檔案管理要求信息和檔案管理要求銀川市疾病預(yù)防控制中心銀川市疾病預(yù)防控制中心全球基金艾滋病項(xiàng)目辦全球基金艾滋病項(xiàng)目辦苗志峰苗志峰2010年年5月月13日日主要內(nèi)容主要內(nèi)容l信息管理信息管理u 工作通訊u 工作簡(jiǎn)報(bào)u 項(xiàng)目文件l檔案管理檔案管理u 歸檔資料u 歸檔形式u 歸檔要求一、信息管理一、信息管理信息發(fā)布信息發(fā)布基本要求基本要求l建立信息審核發(fā)布制度、明確分工和職責(zé)建立信息審核發(fā)布制度、明確分工和職責(zé)。 省、市和縣級(jí)信息聯(lián)絡(luò)員和信息審核人。l聯(lián)絡(luò)員信息逐級(jí)上報(bào)備案。聯(lián)絡(luò)員信息逐級(jí)上報(bào)備案。 縣級(jí)信息聯(lián)絡(luò)員名單報(bào)市級(jí)備案；4月1日前 市級(jí)信

2、息聯(lián)絡(luò)員名單報(bào)省級(jí)備案；4月1日前 省級(jí)信息聯(lián)絡(luò)員名單報(bào)國家級(jí)備案。 4月1日前l(fā)縣、區(qū)（市）級(jí)項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)：縣、區(qū)（市）級(jí)項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)：每月結(jié)束后5日內(nèi)，挑選項(xiàng)目工作通訊，經(jīng)編輯、審核后，發(fā)至銀川市項(xiàng)目辦。郵件標(biāo)題為縣、區(qū)（市）項(xiàng)目通訊。郵箱地址：l市級(jí)項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)：市級(jí)項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)：活動(dòng)結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)完成，經(jīng)本級(jí)審核人審核后，根據(jù)需要發(fā)布于網(wǎng)站、報(bào)紙、廣播等媒體，并反饋給本級(jí)相關(guān)單位和人員。工作通訊要求工作通訊要求工作簡(jiǎn)報(bào)要求工作簡(jiǎn)報(bào)要求l市和縣級(jí)項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)：市和縣級(jí)項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)： 每季度制作一期電子版工作簡(jiǎn)報(bào)，用以全面反映本級(jí)項(xiàng)目工作進(jìn)展，篇幅不限。u縣級(jí)：縣級(jí)： 每季度后的5個(gè)工

3、作日內(nèi)，編寫上季度項(xiàng)目電子版工作簡(jiǎn)報(bào)，報(bào)市級(jí)項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)，并同時(shí)反饋至本級(jí)有關(guān)部門和人員。u市級(jí)：市級(jí)： 每季度后的7個(gè)工作日內(nèi)，編寫上季度項(xiàng)目工作簡(jiǎn)報(bào)電子版，報(bào)自治區(qū)項(xiàng)目辦，并同時(shí)反饋至本級(jí)有關(guān)部門和人員。有條件者，上傳至市級(jí)相關(guān)機(jī)構(gòu)網(wǎng)站。項(xiàng)目文件要求項(xiàng)目文件要求根據(jù)自治區(qū)項(xiàng)目辦制定的相關(guān)工作規(guī)范。根據(jù)自治區(qū)項(xiàng)目辦制定的相關(guān)工作規(guī)范。 各類技術(shù)方案、會(huì)議資料和培訓(xùn)課件，根據(jù)各類技術(shù)方案、會(huì)議資料和培訓(xùn)課件，根據(jù)轄區(qū)情況，經(jīng)編輯、審核后，供學(xué)習(xí)與交流。轄區(qū)情況，經(jīng)編輯、審核后，供學(xué)習(xí)與交流。 每年每年11月，各級(jí)項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)，編寫本級(jí)艾月，各級(jí)項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)，編寫本級(jí)艾滋病防治進(jìn)展報(bào)告（滋病防治

4、進(jìn)展報(bào)告（3-4頁），提交本級(jí)艾滋病頁），提交本級(jí)艾滋病防治工作委員會(huì)防治工作委員會(huì)/艾滋病防治領(lǐng)導(dǎo)小組，供相關(guān)艾滋病防治領(lǐng)導(dǎo)小組，供相關(guān)成員參閱。成員參閱。二、檔案管理二、檔案管理p歸檔資料分類歸檔資料分類l常規(guī)資料：常規(guī)資料：管理制度、收文、發(fā)文、工作計(jì)劃和總結(jié)、報(bào)表、財(cái)務(wù)管理資料、設(shè)備供應(yīng)品管理資料、項(xiàng)目工作動(dòng)態(tài)/簡(jiǎn)報(bào)/通訊、項(xiàng)目協(xié)議、會(huì)議記錄等。l項(xiàng)目活動(dòng)資料：項(xiàng)目活動(dòng)資料：會(huì)議、培訓(xùn)、專題活動(dòng)、招標(biāo)、參加上級(jí)或其它部門或單位組織的活動(dòng)、督導(dǎo)評(píng)估。l業(yè)務(wù)資料：業(yè)務(wù)資料：感染者/病人個(gè)人檔案、各業(yè)務(wù)領(lǐng)域管理和技術(shù)操作流程相關(guān)資料、技術(shù)指導(dǎo)方案、培訓(xùn)教材和其它參考資料。l宣傳材料宣傳材料歸

5、檔資料歸檔資料常規(guī)資料常規(guī)資料l管理制度：管理制度：組織管理、財(cái)務(wù)管理及經(jīng)費(fèi)使用、設(shè)備供應(yīng)品管理、請(qǐng)示報(bào)告、定期例會(huì)、檔案管理、信息管理和督導(dǎo)評(píng)估以及項(xiàng)目官員工作職責(zé)及分工等。l收文：收文：上級(jí)單位或其它部門的文件和公函（包括重要的電子郵件函）。及時(shí)登記，轉(zhuǎn)交相關(guān)人員傳閱、批示、簽字后歸檔。收文可以按照發(fā)文部門分類，每類按收到的時(shí)間排序。l發(fā)文：發(fā)文：本級(jí)發(fā)出的各類文件和公函（包括重要的電子郵件函）等。按發(fā)文時(shí)間排序。歸檔資料歸檔資料常規(guī)資料常規(guī)資料l工作計(jì)劃和總結(jié)工作計(jì)劃和總結(jié)：項(xiàng)目季度和年度工作計(jì)劃、總結(jié)，各類項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告。可按地區(qū)分類，每類按時(shí)間排序。l項(xiàng)目報(bào)表：項(xiàng)目報(bào)表：包括季度和年度

6、要求上報(bào)的項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告和財(cái)務(wù)報(bào)表?？梢园凑盏貐^(qū)分類，每類按時(shí)間排序。l財(cái)務(wù)管理資料：財(cái)務(wù)管理資料：財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等，按相關(guān)會(huì)計(jì)制度歸檔。l設(shè)備供應(yīng)品管理資料：設(shè)備供應(yīng)品管理資料：出入庫記錄、庫存報(bào)告等，按時(shí)間排序。歸檔資料歸檔資料常規(guī)資料常規(guī)資料l項(xiàng)目工作通訊項(xiàng)目工作通訊/簡(jiǎn)報(bào)：簡(jiǎn)報(bào)：國家、省、市和縣各級(jí)項(xiàng)目管理單位編寫的項(xiàng)目工作信息報(bào)道?？梢园凑站帉憜挝环诸悾款惏磿r(shí)間排序。l項(xiàng)目協(xié)議：項(xiàng)目協(xié)議：與項(xiàng)目執(zhí)行單位簽署的協(xié)議。l會(huì)議記錄會(huì)議記錄/紀(jì)要：紀(jì)要：包括上級(jí)下發(fā)的會(huì)議紀(jì)要，本級(jí)例會(huì)的會(huì)議記錄和項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)其他重要會(huì)議的會(huì)議記錄。歸檔資料歸檔資料活動(dòng)資料活動(dòng)資料l歸檔原則：歸檔原則：按

7、領(lǐng)域分類，集中保存。按領(lǐng)域分類，集中保存。l會(huì)議、培訓(xùn)班資料：會(huì)議、培訓(xùn)班資料：請(qǐng)示報(bào)告、通知、會(huì)議日程、簽到冊(cè)、講話稿、講義、總結(jié)（時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、主要目的、內(nèi)容、效果評(píng)價(jià)等）、預(yù)算和決算等其它相關(guān)資料。l專題活動(dòng)資料：專題活動(dòng)資料：請(qǐng)示報(bào)告、項(xiàng)目活動(dòng)計(jì)劃和實(shí)施方案、實(shí)施過程材料、督導(dǎo)評(píng)估、活動(dòng)總結(jié)、預(yù)算和決算以及聲像資料、新聞報(bào)道等。歸檔資料歸檔資料活動(dòng)資料活動(dòng)資料l招標(biāo)項(xiàng)目資料：招標(biāo)項(xiàng)目資料：項(xiàng)目計(jì)劃書、審核意見、協(xié)議書、項(xiàng)目實(shí)施方案、實(shí)施過程材料、督導(dǎo)評(píng)估材料、活動(dòng)總結(jié)、預(yù)算和決算以及聲像資料、新聞報(bào)道等。l參加上級(jí)或其他部門組織的活動(dòng)資料（參加上級(jí)或其他部門組織的活動(dòng)資料（包括

8、會(huì)議、例包括會(huì)議、例會(huì)、座談會(huì)和討論會(huì)等）：會(huì)、座談會(huì)和討論會(huì)等）：通知、日程安排、其它相關(guān)材料、活動(dòng)總結(jié)（時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、活動(dòng)內(nèi)容、主要產(chǎn)出等）、出差報(bào)告等。歸檔資料歸檔資料業(yè)務(wù)資料業(yè)務(wù)資料l感染者感染者/病人個(gè)人檔案：病人個(gè)人檔案：包括感染者檢測(cè)報(bào)告、確證報(bào)告、個(gè)案流行病學(xué)調(diào)查資料、定期隨訪/咨詢記錄、定期體檢記錄、抗病毒治療情況等。l業(yè)務(wù)領(lǐng)域管理和技術(shù)操作流程相關(guān)資料業(yè)務(wù)領(lǐng)域管理和技術(shù)操作流程相關(guān)資料：監(jiān)測(cè)和檢測(cè)、VCT、高危行為干預(yù)、抗病毒治療、預(yù)防性治療、關(guān)懷/支持/救助等原始記錄和其他資料，可以在具體實(shí)施的部門或機(jī)構(gòu)保存。l技術(shù)指導(dǎo)方案和培訓(xùn)教材等技術(shù)指導(dǎo)方案和培訓(xùn)教材等：各

9、類現(xiàn)行的技術(shù)指導(dǎo)方案或手冊(cè)等。歸檔形式歸檔形式l紙質(zhì)檔案：以檔案盒（袋）的形式保存。紙質(zhì)檔案：以檔案盒（袋）的形式保存。l聲像資料檔案：指與項(xiàng)目有關(guān)的聲音、圖像和聲像資料檔案：指與項(xiàng)目有關(guān)的聲音、圖像和影像資料，各類資料可以根據(jù)不同的載體形式影像資料，各類資料可以根據(jù)不同的載體形式分別保存。分別保存。l電子文件檔案：包括所有電子版的文檔和聲像電子文件檔案：包括所有電子版的文檔和聲像資料，可以保存在硬盤或光盤內(nèi)。資料，可以保存在硬盤或光盤內(nèi)。歸檔要求歸檔要求l及時(shí)歸檔，定期整理：及時(shí)歸檔，定期整理：每年歸檔的資料應(yīng)于次年3月底前按照年度和分類立卷裝訂。按時(shí)間排列，依次編寫頁碼，并逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。l建立檔案信息一覽表：建立檔案信息一覽表：針對(duì)不同保存形式的資料，應(yīng)分別建立檔案信息一覽表，詳細(xì)說明存檔資料的內(nèi)容，包括分類信息（包括檔案盒/袋編號(hào)、類別、序號(hào)等）和資料信息（名稱、數(shù)量、