企業(yè)檔案歸檔范圍和保管期限培訓(xùn)課件

1、 企業(yè)檔案工作規(guī)范企業(yè)檔案工作規(guī)范 歸檔范圍及保管期限歸檔范圍及保管期限張張 妍妍TEL：23678980E：TJDAJQYC126.COM檔案業(yè)務(wù)工作檔案業(yè)務(wù)工作n企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作包括文件的收集、整企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作包括文件的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。檔案業(yè)務(wù)工作檔案業(yè)務(wù)工作n一、一、 收集工作收集工作 收集工作就是按照企業(yè)管理的有關(guān)規(guī)定，依據(jù)企業(yè)檔案歸檔范圍，通過(guò)一定的方法將企業(yè)各部門(mén)和個(gè)人手中有保存價(jià)值的檔案(包括文字、圖表、錄音、錄像、磁盤(pán)等)集中到企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)(檔案館、室)的過(guò)程。企業(yè)檔案的收集是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案

2、集中管理的重要內(nèi)容和基本措施。 檔案業(yè)務(wù)工作檔案業(yè)務(wù)工作n一、收集工作一、收集工作 1 1、對(duì)企業(yè)文件收集積累過(guò)程的控制、對(duì)企業(yè)文件收集積累過(guò)程的控制 （1）以企業(yè)各項(xiàng)工作程序和有關(guān)規(guī)章、制度為依據(jù)，監(jiān)督、指導(dǎo)企業(yè)文件的收集積累工作 （2）實(shí)行“三納入”，將企業(yè)文件的形成和積累納入企業(yè)管理制度 （3）抓住薄弱環(huán)節(jié)和容易造成文件散失的環(huán)節(jié)，協(xié)助做好企業(yè)文件收集積累工作 （4）根據(jù)企業(yè)不同種類(lèi)文件的形成特點(diǎn)，監(jiān)督、指導(dǎo)企業(yè)文件的收集積累工作 （5）運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)文件收集積累的監(jiān)督和指導(dǎo) n在企業(yè)檔案管理中需要明確的概念：n1 1）企業(yè)文件形成及管理是企業(yè)科技和生產(chǎn)等）企業(yè)文件形成及管理是

3、企業(yè)科技和生產(chǎn)等管理部門(mén)本職工作的組成部分。管理部門(mén)本職工作的組成部分。 2 2）做好文件形成及其管理是企業(yè)科技和生產(chǎn)）做好文件形成及其管理是企業(yè)科技和生產(chǎn) 及其管理人員的職責(zé)。及其管理人員的職責(zé)。 3 3）檢查、指導(dǎo)文件的形成及管理是檔案部門(mén)檢查、指導(dǎo)文件的形成及管理是檔案部門(mén) 和檔案人員的職責(zé)。和檔案人員的職責(zé)。 n企業(yè)各層級(jí)對(duì)檔案工作的責(zé)任：n在企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層：在企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層：n將檔案工作納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的議事日程將檔案工作納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的議事日程; ;n對(duì)企業(yè)檔案工作的發(fā)展做出整體規(guī)劃對(duì)企業(yè)檔案工作的發(fā)展做出整體規(guī)劃; ;n對(duì)企業(yè)檔案管理制度的建立、完善和嵌入企對(duì)企業(yè)檔案管理制度的建立、完善和

4、嵌入企業(yè)各有關(guān)制度進(jìn)行整體協(xié)調(diào)業(yè)各有關(guān)制度進(jìn)行整體協(xié)調(diào); ;n將文件管理納入有關(guān)人員乃至全體員工崗位將文件管理納入有關(guān)人員乃至全體員工崗位責(zé)任制進(jìn)行考核和獎(jiǎng)懲，責(zé)任制進(jìn)行考核和獎(jiǎng)懲，確保檔案管理有關(guān)確保檔案管理有關(guān)制度在企業(yè)各層級(jí)、各崗位得到貫徹落實(shí)制度在企業(yè)各層級(jí)、各崗位得到貫徹落實(shí) 。 n在企業(yè)管理的中層：在企業(yè)管理的中層：n將文件管理工作納入分管領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門(mén)將文件管理工作納入分管領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人的工作計(jì)劃中，以保證在安排和下達(dá)負(fù)責(zé)人的工作計(jì)劃中，以保證在安排和下達(dá)科技、生產(chǎn)計(jì)劃及項(xiàng)目計(jì)劃的同時(shí)，將文件科技、生產(chǎn)計(jì)劃及項(xiàng)目計(jì)劃的同時(shí)，將文件管理工作同時(shí)安排和下達(dá)；管理工作同時(shí)安排

5、和下達(dá)；n將檔案管理的具體要求落實(shí)到企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)將檔案管理的具體要求落實(shí)到企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的規(guī)章制度及工作流程中；和活動(dòng)的規(guī)章制度及工作流程中；n督促員工做好文件工作。督促員工做好文件工作。n在企業(yè)的基層：在企業(yè)的基層：n將文件管理落實(shí)企業(yè)各部門(mén)和有關(guān)人員乃至將文件管理落實(shí)企業(yè)各部門(mén)和有關(guān)人員乃至所有人員的崗位或經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，明確各有關(guān)所有人員的崗位或經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，明確各有關(guān)人員及全體人員在文件檔案化管理中的職責(zé)人員及全體人員在文件檔案化管理中的職責(zé)任務(wù)；任務(wù)；n做好文件管理的具體工作；做好文件管理的具體工作；n把完成職責(zé)任務(wù)的情況作為考核和獎(jiǎng)勵(lì)的指把完成職責(zé)任務(wù)的情況作為考核和獎(jiǎng)勵(lì)的指標(biāo)和條件

6、。標(biāo)和條件。 檔案業(yè)務(wù)工作檔案業(yè)務(wù)工作 一、收集工作一、收集工作 2 2、企業(yè)管理文件材料在收集積累時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)、企業(yè)管理文件材料在收集積累時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng) （1 1）文件材料的收集積累范圍要符合企業(yè)檔案的歸）文件材料的收集積累范圍要符合企業(yè)檔案的歸檔范圍。檔范圍。 （2 2）在收集積累過(guò)程中，盡可能保留文件正文和原）在收集積累過(guò)程中，盡可能保留文件正文和原件。件。 （3 3） 收集積累的文件一定要進(jìn)行登記。收集積累的文件一定要進(jìn)行登記。 n“文件的檔案化管理文件的檔案化管理”一、收集工作一、收集工作3 3、做好檔案收集工作要做到、做好檔案收集工作要做到 ： 擴(kuò)大檔案收集對(duì)象擴(kuò)大檔案收集對(duì)象

7、擴(kuò)大檔案收集范圍擴(kuò)大檔案收集范圍 擴(kuò)大檔案收集渠道擴(kuò)大檔案收集渠道 有針對(duì)性地指導(dǎo)有針對(duì)性地指導(dǎo) 檔案服務(wù)要到位檔案服務(wù)要到位 二、歸檔工作二、歸檔工作 企業(yè)文件材料的歸檔，是指企業(yè)內(nèi)部職能部門(mén)，把在其職能范圍活動(dòng)中形成的、已辦理完畢或項(xiàng)目告一段落，經(jīng)鑒定具有保存價(jià)值的文件材料，按照歸檔制度的要求，收集齊全、系統(tǒng)整理、移交給本單位檔案部門(mén)的工作。 n二、歸檔工作n三個(gè)方面的要求：三個(gè)方面的要求：n 文件的歸檔范圍、文件的歸檔范圍、n 文件的歸檔時(shí)間、文件的歸檔時(shí)間、n 文件的歸檔要求。文件的歸檔要求。 文件歸檔范圍 u歸檔范圍要包括從企業(yè)籌建、運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)歸檔范圍要包括從企業(yè)籌建、運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)、

8、產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)、直至注銷(xiāo)，各個(gè)階段的文件（包括發(fā)生變動(dòng)、直至注銷(xiāo)，各個(gè)階段的文件（包括各種載體形式）都應(yīng)在檔案中有所記錄和保存，各種載體形式）都應(yīng)在檔案中有所記錄和保存，要能夠真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映企業(yè)的發(fā)展歷程；要能夠真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映企業(yè)的發(fā)展歷程；u歸檔文件的主要來(lái)源；歸檔文件的主要來(lái)源；u歸檔范圍要突出反映企業(yè)的特點(diǎn)和主要活動(dòng)。歸檔范圍要突出反映企業(yè)的特點(diǎn)和主要活動(dòng)。n企業(yè)檔案工作規(guī)范企業(yè)檔案工作規(guī)范中明確規(guī)定:企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。國(guó)有企業(yè)文件歸檔范圍應(yīng)符合檔發(fā)20044號(hào)

9、文件要求（國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法）。各類(lèi)企業(yè)在制訂歸檔范圍時(shí)注意把握的幾點(diǎn)n一是“以我為主，為我所需” n二是“與時(shí)俱進(jìn)，具有時(shí)代特色” n三是“內(nèi)容、形式全覆蓋” 制訂歸檔范圍的基本方法制訂歸檔范圍的基本方法：l掌握依據(jù)，調(diào)查研究掌握依據(jù)，調(diào)查研究 l擬定初稿擬定初稿l廣泛征求意見(jiàn)廣泛征求意見(jiàn)l各立檔部門(mén)負(fù)責(zé)人審核各立檔部門(mén)負(fù)責(zé)人審核l修改完善后報(bào)批修改完善后報(bào)批l主管部門(mén)審批，發(fā)布執(zhí)行主管部門(mén)審批，發(fā)布執(zhí)行l(wèi)納入相關(guān)制度納入相關(guān)制度各類(lèi)企業(yè)應(yīng)該在制訂歸檔范圍時(shí)，重點(diǎn)列出能夠反映本企業(yè)特點(diǎn)的文件材料：u1 1、制造業(yè)企業(yè)。、制造業(yè)企業(yè)。各類(lèi)科技文件特別是產(chǎn)品檔案的數(shù)量占有相當(dāng)大的比例。u2

10、 2、交通運(yùn)輸企業(yè)。、交通運(yùn)輸企業(yè)?；ê驮O(shè)備文件材料對(duì)于正常運(yùn)營(yíng)和安全生產(chǎn)具有重要的保障作用。u3 3、建筑安裝企業(yè)。、建筑安裝企業(yè)。以工程項(xiàng)目為單位的成套性特點(diǎn)較為突出；由于建筑物、構(gòu)筑物等主要產(chǎn)品的使用時(shí)間較長(zhǎng)，合同類(lèi)文件材料一般都需要較長(zhǎng)的保存期限。u4 4、金融企業(yè)。、金融企業(yè)。內(nèi)容相對(duì)專(zhuān)一；作用具有多功能性；數(shù)量增長(zhǎng)速度快，會(huì)計(jì)和信貸文件量大。u5 5、流通企業(yè)。、流通企業(yè)。經(jīng)營(yíng)管理性文件材料是主體，擁有一定規(guī)模的基建和設(shè)備文件材料，文件材料呈現(xiàn)出較強(qiáng)的時(shí)間性和項(xiàng)目性等特征。u6 6、郵電通訊企業(yè)。、郵電通訊企業(yè)。業(yè)務(wù)文件材料的日生產(chǎn)量較大，設(shè)備文件材料內(nèi)容復(fù)雜而且存址分散；相當(dāng)一

11、部分文件材料是由多個(gè)企業(yè)共同形成。u7 7、農(nóng)業(yè)企業(yè)。、農(nóng)業(yè)企業(yè)。經(jīng)營(yíng)性文件材料為主，具有綜合性、情報(bào)性特點(diǎn)。需要注意的問(wèn)題：u1 1、在確定歸檔范圍時(shí)，對(duì)容易忽視或不易收、在確定歸檔范圍時(shí)，對(duì)容易忽視或不易收 全的文件材料應(yīng)予以特別注意。全的文件材料應(yīng)予以特別注意。 u2 2、企業(yè)應(yīng)根據(jù)新變化的需求對(duì)文件材料歸檔、企業(yè)應(yīng)根據(jù)新變化的需求對(duì)文件材料歸檔 的范圍進(jìn)行調(diào)整和完善。的范圍進(jìn)行調(diào)整和完善。u3 3、在確定科技檔案的歸檔范圍時(shí)，也應(yīng)注意、在確定科技檔案的歸檔范圍時(shí)，也應(yīng)注意 體現(xiàn)體現(xiàn)“以人為本以人為本”的原則。的原則。 關(guān)于附錄A的說(shuō)明：1 1、附錄、附錄A A給出的是資料性附錄。給出的

12、是資料性附錄。2 2、附錄、附錄A A不作為企業(yè)檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。不作為企業(yè)檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。3 3、附錄、附錄A A增強(qiáng)了可操作性。增強(qiáng)了可操作性。4 4、附錄、附錄A A首次給出了企業(yè)檔案保管期限的建議。首次給出了企業(yè)檔案保管期限的建議。 文件歸檔時(shí)間 文件材料的歸檔時(shí)間主要有兩種：文件材料的歸檔時(shí)間主要有兩種： 定期歸檔定期歸檔 隨時(shí)歸檔隨時(shí)歸檔 n（1）經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。n（2）科研開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。n（3）

13、 產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。n（4） 會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門(mén)整理歸檔，保管一年后向檔案部門(mén)移交。n（5） 電子文件邏輯歸檔宜定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門(mén)類(lèi)或內(nèi)容的其他載體歸檔時(shí)間一致。n（6） 磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。n（7） 更新、補(bǔ)充的文件；企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件；企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件；其他活動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。應(yīng)該隨時(shí)歸檔的其它

14、文件：應(yīng)該隨時(shí)歸檔的其它文件： 1 1、需要嚴(yán)加控制的核心文件；、需要嚴(yán)加控制的核心文件； 2 2、機(jī)密性強(qiáng)的、特殊的科技文件；、機(jī)密性強(qiáng)的、特殊的科技文件； 3 3、應(yīng)清退的文件；、應(yīng)清退的文件； 4 4、非紙質(zhì)載體文件；、非紙質(zhì)載體文件； 5 5、外來(lái)文件。、外來(lái)文件。電子文件的歸檔電子文件的歸檔n企業(yè)檔案工作規(guī)范企業(yè)檔案工作規(guī)范.1 電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類(lèi)型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類(lèi)型電子文件及數(shù)據(jù)庫(kù)的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。n“雙套制雙套制” 的規(guī)定的規(guī)定

15、 邏輯歸檔邏輯歸檔是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。程。 物理歸檔物理歸檔是指把電子文件集中下載到是指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。的過(guò)程。 n企業(yè)檔案工作規(guī)范企業(yè)檔案工作規(guī)范8.2.2 8.2.2 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。元數(shù)據(jù)包括：文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖

16、形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。背景信息指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過(guò)程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息 8.2.6 文件形成部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。 可按照CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理（GB/T17678.1-1999）和電子文件歸檔與管理規(guī)范（GBT 188942002）的有關(guān)要求，對(duì)電子文件鑒定、整理和歸檔。文件歸檔要求歸檔份數(shù)歸檔份數(shù) 歸檔要求歸檔要求u第一，應(yīng)實(shí)行部門(mén)立卷；第一，應(yīng)實(shí)行部門(mén)立卷；u第二，歸檔文件的質(zhì)量；第二，歸檔文件的質(zhì)量；u第三，歸檔原件；第三，歸檔

17、原件；u第四，非紙質(zhì)文件和外文材料；第四，非紙質(zhì)文件和外文材料；u第五，歸檔文件的份數(shù)；第五，歸檔文件的份數(shù)；u第六，合作項(xiàng)目文件；第六，合作項(xiàng)目文件；u第七，填寫(xiě)第七，填寫(xiě)檔案交接登記表檔案交接登記表。l企業(yè)文件材料的歸檔手續(xù)歸檔部門(mén)對(duì)歸檔材料的簡(jiǎn)要說(shuō)明交接雙方辦理的交接手續(xù)u歸檔材料說(shuō)明包括：本套材料的名稱(chēng)，完整、準(zhǔn)確程度，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人姓名，材料整理人等。 三、企業(yè)文件材料的鑒定 1、歸檔文件材料的鑒定l歸檔文件材料完整性的鑒定l歸檔文件材料準(zhǔn)確性的鑒定l歸檔文件材料保存價(jià)值和保管期限的鑒定 2、保管期限的劃分u注意文件之間的聯(lián)系，防止孤立地劃分其價(jià)值u考察文件的實(shí)際內(nèi)容，防止從形式上看其價(jià)

18、值u考慮文件的長(zhǎng)遠(yuǎn)需要，防止靜止地看待問(wèn)題 企業(yè)檔案部門(mén)對(duì)于歸檔鑒定要做的基本工作：u區(qū)分檔案與非檔案。區(qū)分檔案與非檔案。u區(qū)分區(qū)分“永久永久”與與“非永久非永久”。u區(qū)分重要檔案和一般檔案。區(qū)分重要檔案和一般檔案。u區(qū)分要控制使用的和可以公開(kāi)使用的文件與區(qū)分要控制使用的和可以公開(kāi)使用的文件與 檔案。檔案。u區(qū)分歸檔后會(huì)有動(dòng)態(tài)變化需要修正的檔案和歸區(qū)分歸檔后會(huì)有動(dòng)態(tài)變化需要修正的檔案和歸檔后較為穩(wěn)定的檔案。檔后較為穩(wěn)定的檔案。u區(qū)分電子文件歸檔中哪些文件要同時(shí)保存一份區(qū)分電子文件歸檔中哪些文件要同時(shí)保存一份紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案。企業(yè)編制檔案保管期限表應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：n1 1、編制企業(yè)檔案保管期限

19、表要以國(guó)家和上級(jí)、編制企業(yè)檔案保管期限表要以國(guó)家和上級(jí) 已頒發(fā)的有關(guān)檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)，已頒發(fā)的有關(guān)檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)， 結(jié)合企業(yè)的職能特性和專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)，將其細(xì)化結(jié)合企業(yè)的職能特性和專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)，將其細(xì)化 為本企業(yè)的規(guī)章制度。為本企業(yè)的規(guī)章制度。n2 2、國(guó)有企業(yè)檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)，報(bào)有關(guān)、國(guó)有企業(yè)檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)，報(bào)有關(guān) 部門(mén)備案。部門(mén)備案。n3 3、檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)由企業(yè)正式行文公布或通過(guò)、檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)由企業(yè)正式行文公布或通過(guò) 其他形式發(fā)布周知。其他形式發(fā)布周知。n4 4、檔案保管期限表應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行修訂。、檔案保管期限表應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行修訂。四、檔案整理工作（一）編

20、制分類(lèi)方案n 企業(yè)檔案的分類(lèi)，就是根據(jù)企業(yè)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、特點(diǎn)以及相互之間的內(nèi)在聯(lián)系，把企業(yè)檔案劃分為一定的類(lèi)別，使企業(yè)全部檔案形成一個(gè)縱向從屬關(guān)系和橫向平行關(guān)系的不同層次的系統(tǒng)。（一）編制分類(lèi)方案 1、企業(yè)檔案一級(jí)類(lèi)目的設(shè)置：一級(jí)類(lèi)目就是企業(yè)檔案分類(lèi)的第一個(gè)層次，即企業(yè)檔案的基本大類(lèi)。 2、企業(yè)檔案二級(jí)及二級(jí)以下類(lèi)目的設(shè)置：要依據(jù)企業(yè)管理職能的分工，結(jié)合檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行具體劃分。 3、企業(yè)檔案分類(lèi)類(lèi)目的標(biāo)識(shí)：可根據(jù)企業(yè)檔案分類(lèi)的實(shí)際情況，采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定。工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則 （1）黨群工作類(lèi)黨群工作類(lèi) （2 2

21、）行政管理類(lèi)）行政管理類(lèi) （3 3）經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)）經(jīng)營(yíng)管理類(lèi) （4 4）生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)）生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi) （5 5）產(chǎn)品類(lèi)）產(chǎn)品類(lèi) （6 6）科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)）科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)（7 7）基本建設(shè)類(lèi)）基本建設(shè)類(lèi)（8 8）設(shè)備儀器類(lèi)）設(shè)備儀器類(lèi)（9 9）會(huì)計(jì)檔案類(lèi)）會(huì)計(jì)檔案類(lèi)（1010）干部職工檔案類(lèi)）干部職工檔案類(lèi)n（二）文件整理n管理類(lèi)文件管理類(lèi)文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合文書(shū)檔案案卷格文書(shū)檔案案卷格式式GB/T9705GB/T9705和和歸檔文件整理規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則DA/T22DA/T22的要求；的要求；n科技文件科技文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合科技檔案案卷構(gòu)成科技檔案案卷構(gòu)成一般要求一

22、般要求GB/T11822GB/T11822的要求；的要求；n基本建設(shè)項(xiàng)目文件基本建設(shè)項(xiàng)目文件的整理應(yīng)該符合或可以參照的整理應(yīng)該符合或可以參照國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范規(guī)范DA/T28DA/T28的要求；的要求； n會(huì)計(jì)文件會(huì)計(jì)文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合會(huì)計(jì)檔案管理辦會(huì)計(jì)檔案管理辦法法財(cái)會(huì)字財(cái)會(huì)字199832199832號(hào)文件的要求；號(hào)文件的要求；n職工文件職工文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合企業(yè)職工檔案管企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定理工作規(guī)定勞力字勞力字 號(hào)文件號(hào)文件的要求；的要求；n照片文件照片文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合照片檔案管

23、理規(guī)照片檔案管理規(guī)范范GB/T11821GB/T11821的要求；的要求； n錄音、錄像、軟磁盤(pán)等錄音、錄像、軟磁盤(pán)等磁性載體文件磁性載體文件的整理的整理應(yīng)該符合應(yīng)該符合磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范DA/T15DA/T15的要求；的要求；n電子文件電子文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合電子文件歸檔與電子文件歸檔與管理規(guī)范管理規(guī)范GB/T18894GB/T18894和和公務(wù)電子郵件歸檔公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則與管理規(guī)則DA/T32DA/T32的要求；的要求；n計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)文件計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合CADCAD電電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求

24、子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求GB/T17678.1GB/T17678.1的要求。的要求。 （三）全宗（三）全宗 全宗全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或人是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或人物在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體，它是檔案部門(mén)物在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體，它是檔案部門(mén)對(duì)社會(huì)組織的檔案進(jìn)行管理的基本單位。也可通俗地對(duì)社會(huì)組織的檔案進(jìn)行管理的基本單位。也可通俗地理解為一個(gè)立檔單位的全部檔案。理解為一個(gè)立檔單位的全部檔案。 企業(yè)變動(dòng)與全宗劃分的幾種情況：企業(yè)變動(dòng)與全宗劃分的幾種情況：n1 1、一個(gè)企業(yè)分成兩個(gè)或兩個(gè)以上企業(yè)的情況。、一個(gè)企業(yè)分成兩個(gè)或兩個(gè)以上企業(yè)的情況。（一

25、分為二）（一分為二） n2 2、兩個(gè)或兩個(gè)以上的企業(yè)合并為一個(gè)企業(yè)的、兩個(gè)或兩個(gè)以上的企業(yè)合并為一個(gè)企業(yè)的 情況。情況。（合二為一）（合二為一）n3 3、由企業(yè)內(nèi)部的一個(gè)組織機(jī)構(gòu)改變成為一個(gè)、由企業(yè)內(nèi)部的一個(gè)組織機(jī)構(gòu)改變成為一個(gè) 獨(dú)立的企業(yè)的情況。獨(dú)立的企業(yè)的情況。（由內(nèi)變外）（由內(nèi)變外） n4 4、由一個(gè)獨(dú)立的企業(yè)改變?yōu)槟骋黄髽I(yè)內(nèi)部的、由一個(gè)獨(dú)立的企業(yè)改變?yōu)槟骋黄髽I(yè)內(nèi)部的一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的情況。一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的情況。（由外變內(nèi)）（由外變內(nèi)）n5 5、由于某種特殊原因，中斷了一段時(shí)間的工、由于某種特殊原因，中斷了一段時(shí)間的工作，以后又恢復(fù)了正常的活動(dòng)的情況。作，以后又恢復(fù)了正常的活動(dòng)的情況。（中斷）

26、（中斷）n6 6、僅僅是企業(yè)職能擴(kuò)大或縮小、企業(yè)名稱(chēng)發(fā)、僅僅是企業(yè)職能擴(kuò)大或縮小、企業(yè)名稱(chēng)發(fā) 生改變、企業(yè)隸屬關(guān)系發(fā)生改變等等情生改變、企業(yè)隸屬關(guān)系發(fā)生改變等等情 況。況。（更名）（更名）（四）全宗卷 全宗卷是企業(yè)檔案室（館）在管理某一全全宗卷是企業(yè)檔案室（館）在管理某一全宗過(guò)程中形成的，能夠說(shuō)明該全宗歷史情況宗過(guò)程中形成的，能夠說(shuō)明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料組成的專(zhuān)門(mén)案卷，是檔案室的有關(guān)文件材料組成的專(zhuān)門(mén)案卷，是檔案室（館）對(duì)該全宗進(jìn)行管理的依據(jù)，也是保管（館）對(duì)該全宗進(jìn)行管理的依據(jù)，也是保管工作人員掌握全宗情況的重要工具。工作人員掌握全宗情況的重要工具。 n全宗卷規(guī)范 DA/T 12-9

27、4全宗卷的主要內(nèi)容包括：檔案收集檔案收集：檔案交接文據(jù)、移交目錄，接收、征集記錄等。檔案整理檔案整理：整理工作方案、分類(lèi)方案、案卷目錄說(shuō)明、整理工作小結(jié)等。檔案鑒定檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定檔案分析報(bào)告、銷(xiāo)毀檔案的請(qǐng)示與批復(fù)、銷(xiāo)毀檔案的清冊(cè)等。檔案保管檔案保管：檔案安全檢查記錄、報(bào)告，重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與修復(fù)情況報(bào)告等。檔案統(tǒng)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)：檔案收進(jìn)、移出登記，案卷基本情況統(tǒng)計(jì)和重要的利用統(tǒng)計(jì)表等。檔案利用檔案利用：全宗指南（全宗介紹），開(kāi)放利用和控制使用范圍說(shuō)明，檔案匯編和公布出版情況及報(bào)批文件，檔案產(chǎn)生社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等。檔案管理新技術(shù)的應(yīng)

28、用檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用：縮微復(fù)制和計(jì)算機(jī)輔助管理等情況的文字說(shuō)明材料。7.6檔案保管工作三個(gè)方面的要求：三個(gè)方面的要求：v檔案、底圖、磁性載體文件的存放和備份要求；檔案、底圖、磁性載體文件的存放和備份要求；v檔案入庫(kù)前的修護(hù)要求；檔案入庫(kù)前的修護(hù)要求；v庫(kù)房管理要求。庫(kù)房管理要求。磁性載體文件的保管：磁性載體文件的保管：n防磁防磁;n磁帶要平放磁帶要平放;n定期檢查；定期檢查；n長(zhǎng)期不用的磁帶要防止相鄰磁帶互相磁化；長(zhǎng)期不用的磁帶要防止相鄰磁帶互相磁化；n要及時(shí)對(duì)磁性載體文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換。要及時(shí)對(duì)磁性載體文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換。7.9 檔案利用工作共款要求：共款要求： 加強(qiáng)檢索系統(tǒng)的建設(shè)；加強(qiáng)檢索系統(tǒng)的建設(shè)； 要設(shè)定利用者權(quán)限；要設(shè)定利用者權(quán)限； 要進(jìn)行利用登記；要進(jìn)行利用登記； 應(yīng)采取多種方式；應(yīng)采取多種方式； 編制各種實(shí)用匯編；編制各種實(shí)用匯編； 編寫(xiě)初加工的專(zhuān)題材料；編寫(xiě)初加工的專(zhuān)題材料； 編寫(xiě)深加工的研究材料；編寫(xiě)深加工的研究材料； 可舉辦檔案展覽。