供方責任索賠管理辦法

1、捷克國際集團 事業(yè)部企業(yè)標準供方責任索賠管理辦法修 訂 頁編制/修訂原因說明：由于事業(yè)部組織架構調整，為規(guī)范各產品公司對供方責任索賠的流程，修訂體系文件章節(jié)號修訂（內容）說明修訂人/時間組織架構調整，修訂體系文件劉德華2011-11-18單位審核/日期：會審/日期：單位外會簽：批準：注：1流程清單內所有文件審批發(fā)布必須按照清單規(guī)定的審批流程組織審批，并在此處寫明審批流程。編制部門（事業(yè)部供應鏈管理部）T部門審核T會審（事業(yè)部品質管理部、各產品公司品質部）-會簽（各產品公司分廠、財務部）T批準（管理者代表）1 目的和范圍本標準明確了各產品公司對供方責任索賠的流程，各部門的管理職責。本規(guī)范適用于

2、事業(yè)部。2 定義2.1 供方質量索賠：由供方原因造成的進貨檢驗、型式試驗、生產過程、市場任一過程的品質異常 索賠。2.2 供方非質量索賠： 指供方非質量原因導致的索賠， 包括未滿足訂單 / 送貨通知要求而造成的停產， 未滿足財務對賬 / 發(fā)票要求，未滿足送樣要求、基礎管理要求及其他各種類型的未滿足要求的索賠。2.3 索賠金額限度：衡量供方違約責任嚴重性的指標。在索賠金額限度以下的索賠由低職級人員審 批，在索賠金額限度以上的索賠由高職級的人員審批。規(guī)定：產品公司索賠金額限度為 20000 元， 電子分廠索賠金額限度為 5000 元。3 管理職責3.1 供應鏈：供應鏈為供方索賠流程的主管部門。負責

3、對供方未滿足財務對賬 / 發(fā)票要求，未滿足送 樣要求、基礎管理要求及其他各種類型的未滿足要求的違約行為與供方之間進行責任確認及違約索 賠，負責未滿足訂單 / 送貨通知要求而造成的生產異常、停產的責任索賠流程的審核、審批；負責對 金額超限度及爭議較大的供方質量索賠進行會簽，核實是否遵守本文件規(guī)定的各項要求，對質量索 賠造成的影響進行供應布局調整；對各種索賠進行匯總并提交審批流程。3.2 品質：負責對供方因質量原因造成的品質損失進行違約索賠。涉及品質爭議事項時由事業(yè)部品 質仲裁。3.3 采購：負責對供方未滿足訂單 / 送貨通知要求而造成的生產異常、停產進行責任確認，并提交供 方違約索賠審批流程。3

4、.4 基礎管理： 負責填寫 供方異常問題處理通知單 ，向供應鏈提出供方違反基礎管理要求的證據。4 管理內容4.1 流程圖4.1.1 供方索賠流程總圖4.1.2 供方質量單次索賠流程：a）索賠金額限度以下的索賠：品質填寫供方違約索賠單啟動審批流程t模塊經理審批t 發(fā)供應鏈配套、體系及供應商。供應商對事實認定及違約程度存在較大爭議時，增加供應鏈經理會 簽，必要時由事業(yè)部品質仲裁。b）索賠金額限度以上（含）的索賠：品質填寫供方違約索賠單啟動審批流程t供應鏈配套模塊經理會簽T品質部門長審批（存在較大爭議時由事業(yè)部品質仲裁）T發(fā)供應鏈配套、體系及供應商。4.1.3 供方非質量（未滿足訂單 / 送貨通知要

5、求而造成的生產異常、停產）單次索賠流程：a）索賠金額限度以下的索賠：采購填寫供方違約索賠單啟動審批流程t采購模塊經理審核T供應鏈配套經理審批T發(fā)供應鏈配套及供應商。b）索賠金額限度以上（含）的索賠：采購填寫供方違約索賠單啟動審批流程t采購模塊經理、配套模塊經理審核T供應鏈部門長審批T發(fā)供應鏈配套、體系及供應商。4.1.4 供方非質量（未滿足財務對賬 / 發(fā)票要求，未滿足送樣要求、基礎管理要求及其他各種類型的 未滿足要求的違約行為）單次索賠流程：a）索賠金額限度以下的索賠：配套填寫供方違約索賠單啟動審批流程t配套經理審批T 發(fā)供應鏈配套、體系及供應商。b）索賠金額限度以上（含）的索賠：配套填寫供

6、方違約索賠單啟動審批流程-配套模塊 經理審核t供應鏈部門長審批t發(fā)供應鏈配套、體系及供應商。月度索賠流程：供應鏈體系提交t供應鏈體系、配套經理審核t產品公司品質部門長會簽t 供應鏈部門長審批t財務、品質、配套、采購、研發(fā)、基礎管理相關人員備案t財務執(zhí)行索賠。 4.2供方責任索賠的基本原則a）促進改進原則：對供方違約行為進行的索賠，其根本目的不是以此獲得經濟收入，而是促 使供方認識到問題的嚴重性并進行系統(tǒng)改進。b）邏輯嚴謹原則：嚴格遵循先進行違約事實認定，再進行違約責任索賠的邏輯關系。嚴禁事實認定不清的情況下隨意向供應商開出供方違約索賠單。c）依法量刑原則：嚴格按照合作協(xié)議或相關供貨協(xié)議中規(guī)定的

7、標準對供方進行索賠。做 到違約事實認定清晰，違約責任量刑適當。d） 兩單與公文關系原則：只有供方違約索賠單（將供方異常問題處理通知單作為事實認定及溝通到位的證據）作為法定的索賠扣款憑據。供應商可以此作為財務入賬的憑據。如供應商 有需要可以向財務申請蓋章確認。公文不作為向供方索賠扣款的憑據，僅起到信息公示的作用。注： 兩單指供方違約索賠單及供方異常問題處理通知單。e）信息歸口原則：索賠屬敏感業(yè)務，需對公司內部對口供應商索賠業(yè)務的部門予以明確。根 據這一原則，確定公司內部可向供應商發(fā)布供方異常問題處理通知單的部門為：供應鏈、品質、 采購三個部門，可向供應商發(fā)布供方違約索賠單的部門為：供應鏈、品質兩

8、個部門。4.3供方責任索賠管理要求質量索賠由品質啟動審批流程，非質量索賠由采購或供應鏈配套啟動審批流程。432違約事實認定部門以郵件的形式向供方發(fā)出供方異常問題處理通知單，供應商在3個工作日內進行反饋。雙方的溝通過程都同時抄送給對應的配套。如供應商有異議需及時與相關人員溝通 確認，索賠部門需及時給予回復。供方在3個工作日內未確認供方異常問題處理通知單，索賠部門需與供應商進行電話溝通確認，在供方確認查收到郵件的前提下，索賠部門將以發(fā)出的郵件截圖及供方異常問題處理通知 單為依據開出供方違約索賠單，由索賠部門啟動索賠審批流程并將經審批的索賠單發(fā)給供應商。供方異常問題處理通知單確認蓋章掃描件或發(fā)出的郵

9、件截圖需作為對象插入供方違約索賠單中作為供需雙方已充分溝通的證據。供應鏈每月8日前對上月各產品公司供方索賠數據進行匯總。其中質量索賠由各單位品質匯 總發(fā)至供應鏈體系，非質量索賠由供應鏈體系自行組織匯總。由供應鏈體系啟動月度索賠流程，抄 送至各產品公司財務執(zhí)行。為避免對供應商重復扣款，即使有單項索賠流程抄送到財務，財務也不作為索賠依據。財務 對供應商的索賠完全以供應鏈匯總審批流程所提供的數據為唯一依據。4.4供方異常問題處理通知單及供方違約索賠單編號規(guī)定供方異常問題處理通知單編號組成規(guī)定：供方異常問題處理通知單識別碼六位數年月碼-三位數流水碼。供方違約索賠單編號組成規(guī)定：供方索賠單識別碼六位數年

10、月碼-三位數流水碼。索賠部門應安排專人進行供方異常問題處理通知單及供方違約索賠單的編號，確保有序、可 追溯。供方異常問題通知單及供方索賠單識別碼規(guī)定如下表：索賠單位索賠部門供方異常問題處理通知單識別碼供方違約索賠單識別碼索賠單位索賠部門供方異常問題處理通知單識別碼供方違約索賠單識別碼供應鏈配套MX*GTMX*GP一分廠品質MXGYPTMXGYPP采購MXGYCTMXGYCP基礎管理MXGYJTMXGYJP二分廠品質MXGEPTMXGEPP采購MXGECTMXGECP基礎管理MXGEJTMXGEJP無錫工廠品質MXBWPTMXBWPP采購MXBWCTMXBWCP基礎管理MXBWJTMXBWJP合

11、肥工廠品質MXBHPTMXBHPP采購MXBHCTMXBHCP基礎管理MXBHJTMXBHJP荊州分廠品質MXBJPTMXBJPP采購MXBJCTMXBJCP基礎管理MXBJJTMXBJJP無錫經營體品質MXDWPTMXDWPP采購MXDWCTMXDWCP基礎管理MXDWJTMXDWJP合肥經營體品質MXDHPTMXDHPP采購MXDHCTMXDHCP基礎管理MXDHJTMXDHJP說明:a）供應鏈編號中的*代表數字（17）。其中：1代表滾一分廠，2代表滾二分廠，3代表無錫工 廠，4代表合肥工廠，5代表荊州分廠，6代表無錫經營體，7代表合肥經營體。b）示例：MX1GT201108-001表示供應鏈2011年8月份針對滾一分廠供應商開出的第一單供方異 常問題處理通知單， MX1GP201108-001表示供應鏈2011年8月份針對滾一分廠供應商開出的第一單 索賠單。c）索賠單編號必須與通知單編號保持一致，通知單編號必須連續(xù)，而索賠單編號允許不連續(xù)。例如通知單 MX1GT201108-001執(zhí)行了索賠，則索賠單為 MX1GP201108-001;如通知單 MX1GT201108-002 沒有執(zhí)行索賠，則不存在對應的索賠單MX1GP201108-002該編號被跳過。4.5供方索賠取