供應(yīng)商主數(shù)據(jù)最終用戶培訓(xùn)教材

1、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)（維護(hù)和查詢 ）培訓(xùn)教材作者：董梅日期： 2000/8/25審核：張建飛目錄流程介紹3基本概念 6系統(tǒng)操作步驟 7系統(tǒng)操作方法 2供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的查詢供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的創(chuàng)建.7供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的更改 .19供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的凍結(jié) .21供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的刪除.24一、維護(hù)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)流程介紹一、流程描述：為了向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)申請(qǐng)，完成采購(gòu)任務(wù)。需要在系統(tǒng)中創(chuàng)建 并維護(hù)供應(yīng)商的主數(shù)據(jù)。 如果供應(yīng)商主數(shù)據(jù)發(fā)生變更， 需要及時(shí)更改 有關(guān)數(shù)據(jù)。主要活動(dòng)：供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)流程主要包括以下內(nèi)容。一、 產(chǎn)生維護(hù)新的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的需求。1、在系統(tǒng)中查找是否存在該供應(yīng)商的編碼；2、如果新的供應(yīng)商在集團(tuán)范圍內(nèi)已經(jīng)存在，

2、擴(kuò)展維護(hù)公司代 碼數(shù)據(jù)和采購(gòu)組織數(shù)據(jù)；3、如果新的供應(yīng)商在集團(tuán)范圍內(nèi)不存在，在 SAP系統(tǒng)中創(chuàng)建 供應(yīng)商的一般數(shù)據(jù)、公司代碼數(shù)據(jù)和采購(gòu)組織數(shù)據(jù)。二、產(chǎn)生供應(yīng)商主數(shù)據(jù)變更需求。1 如果需要在集團(tuán)范圍內(nèi)變更供應(yīng)商的一般數(shù)據(jù)，通知相關(guān) 平臺(tái)后，在系統(tǒng)中更改有關(guān)數(shù)據(jù)；2 如果需要在公司范圍內(nèi)變更供應(yīng)商的公司代碼數(shù)據(jù)和采購(gòu) 組織數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)中更改有關(guān)數(shù)據(jù)。三、需要凍結(jié) / 刪除供應(yīng)商記錄時(shí)，在系統(tǒng)中進(jìn)行凍結(jié) / 刪除供 應(yīng)商主數(shù)據(jù)。二、基本概念：供應(yīng)商主數(shù)據(jù)包括三個(gè)層次：一般數(shù)據(jù)、公司代碼數(shù)據(jù)、采購(gòu)組 織數(shù)據(jù)。般數(shù)據(jù)：是集團(tuán)公司內(nèi)部各子公司共同使用的數(shù)據(jù)。包括供應(yīng)商的地址、電話、 與其進(jìn)行聯(lián)系所使用的語

3、言、 以及供應(yīng) 商的銀行信息、稅務(wù)信息等。公司代碼數(shù)據(jù)：是公司一級(jí)的有關(guān)供應(yīng)商的會(huì)計(jì)信息。包括統(tǒng)馭科 目、付款條款等。采購(gòu)組織數(shù)據(jù)：是存在于采購(gòu)組織一級(jí)的與采購(gòu)運(yùn)作有關(guān)的數(shù)據(jù)。包括定單貨幣、付款條 款、合伙人功能等。三、系統(tǒng)操作步驟：1、在SAP系統(tǒng)中查詢供應(yīng)商編碼。2、在SAP系統(tǒng)中創(chuàng)建供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。3、在SAP系統(tǒng)中查詢已經(jīng)維護(hù)了的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。4、對(duì)SAP系統(tǒng)中的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)進(jìn)行更改。5、對(duì)SAP系統(tǒng)中的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)進(jìn)行凍結(jié)。6、對(duì)SAP系統(tǒng)中的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除。四、R/3系統(tǒng)操作方法（含所需單據(jù)）1、在系統(tǒng)中查詢供應(yīng)商是否已經(jīng)存在：- 查詢某供應(yīng)商的一般數(shù)據(jù)是否在系統(tǒng)中存在？- 查

4、詢某供應(yīng)商在某個(gè)采購(gòu)組織下是否存在？路徑：后勤 ? 物料管理 ?采購(gòu)?主數(shù)據(jù)?供應(yīng)商?清單顯示 ?采購(gòu)清單操作說明：進(jìn)入“供應(yīng)商清單：采購(gòu)”屏幕押吊ll'p AJr* 卍| EgF*t-3 <4* X XU紹廿T T1 i:,I1： | T到到51511世也將光標(biāo)置于供應(yīng)商空白處，點(diǎn)擊/圖標(biāo)出現(xiàn)檢索條件窗口。點(diǎn)擊卜I圖標(biāo) 選擇“按供應(yīng)商增殖稅登記號(hào)查詢”條件，進(jìn)行查詢。由于增殖稅號(hào)碼是 唯一的，所以可以確定供應(yīng)商的唯一性輸入字段檢索詞的命名規(guī)則：國(guó)外供應(yīng)商以供應(yīng)商英文名稱的簡(jiǎn)稱作為檢索詞。01）檢索詞：用于建立一個(gè)匹配碼的短名國(guó)內(nèi)供應(yīng)商以中文名稱前六個(gè)字的漢語拼音第一字 母命名。

5、例如：國(guó)外供應(yīng)商 TOSHIBA CORPORATIO的檢索詞為 “ TOSHIB國(guó)內(nèi)供應(yīng)商上海惠普有限公司 的檢索詞為“ SHHPYX。操作方法：1、直接在空白處輸入所要查詢的檢索詞，然后點(diǎn)擊田 圖標(biāo)。2 、使用模糊查詢。如：要查詢所有檢索詞中帶有“ H的供應(yīng)商,需要在空白處輸入“*H*”，然后點(diǎn)擊口圖標(biāo)。3 、如果需要將所有供應(yīng)商全部列出，空白處不輸入任何內(nèi)容然2）名稱：供應(yīng)商名稱操作方法與檢索詞相同3）增值稅代碼：供應(yīng)商的增殖稅代碼操作方法與檢索詞相同顯示查詢結(jié)果：如果所查詢的供應(yīng)商已經(jīng)存在，雙擊供應(yīng)商編號(hào)，再點(diǎn)擊丄圖標(biāo)顯示查詢結(jié)果。結(jié)果顯示該供應(yīng)商是在 0107這個(gè)采購(gòu)組織下的，如果需

6、要在 0205LTL（沈 陽）采購(gòu)組織下創(chuàng)建，就需要在 0205這個(gè)采購(gòu)組織下繼續(xù)創(chuàng)建采購(gòu)組織數(shù)據(jù)。2、創(chuàng)建供應(yīng)商主數(shù)據(jù)：（1）創(chuàng)建一般數(shù)據(jù)：路徑：后勤？物料管理？采購(gòu)？主數(shù)據(jù)？供應(yīng)商？中央的？創(chuàng)建操作說明：一般數(shù)據(jù)包括地址、控制、收付交易。進(jìn)入創(chuàng)建供應(yīng)商：初始屏幕輸入字段：1 ）、公司代碼：輸入公司代碼，或者按 4 鍵選擇輸入。2 ）、采購(gòu)組織：輸入采購(gòu)組織，按 J 鍵選擇輸入帳戶組分為集團(tuán)內(nèi)供應(yīng)商（如：香港聯(lián)想）、集團(tuán)外國(guó)內(nèi) 供應(yīng)商（能夠開具增值稅專用發(fā)票的供應(yīng)商口：上?；?普有限公司）、集團(tuán)外國(guó)外供應(yīng)商（如：東芝）、臨時(shí)供 應(yīng)商（不能具增值稅專用發(fā)票的供應(yīng)商）。4 ）參考：可以參考已經(jīng)創(chuàng)

7、建好的供應(yīng)商的數(shù)據(jù)創(chuàng)建。I ）供應(yīng)商：輸入要參考的供應(yīng)商ii ）公司代碼：輸入要參考的供應(yīng)商所在公司代碼iii ）采購(gòu)組織：輸入要參考的供應(yīng)商所關(guān)聯(lián)的采購(gòu)組織輸入所須項(xiàng)后，按1鍵進(jìn)入下一屏幕:輸入字段：名稱：供應(yīng)商公司注冊(cè)名稱。（必填）檢索詞：查詢所使用的短名。（必填）街道：作為地址部分的街道和房屋號(hào)碼。（必填）城市：作為地址部分的城市名稱。（不帶”市”字）（必填）地址：對(duì)街道的補(bǔ)充。郵政編碼：注冊(cè)地址的郵政編碼。（必填）國(guó)家：在空白處輸入國(guó)家代碼，或者點(diǎn)擊 T圖標(biāo)進(jìn)行選擇。（必填） 地區(qū)：為供應(yīng)商所在的省份。在空白處輸入國(guó)家代碼，或者點(diǎn)擊 一!圖標(biāo)進(jìn)行選擇。（必填）語言代碼：在空白處輸入語言

8、代碼，或者點(diǎn)擊（必填）電話：在空白處輸入電話號(hào)碼。 傳真號(hào)：在空白處輸入傳真號(hào)碼。因特網(wǎng)地址：在空白處輸入因特網(wǎng)地址回車或者點(diǎn)擊圖標(biāo)，進(jìn)入下一屏。輸入字段:555?俱頤：般!113供應(yīng)百吃 嘲館© 箕問 闡加迫 環(huán)境® 黑i聲 Wj（D客戶：如果該供應(yīng)商既是我公司的供應(yīng)商又是我公司的客戶，則點(diǎn)擊標(biāo)選擇客戶類型。目前暫不使用此功能。稅務(wù)代碼1 :此處輸入該供應(yīng)商的增值稅代碼。國(guó)外供應(yīng)商此處不填.（15位）（必填）回車或者點(diǎn)擊圖標(biāo)，進(jìn)入下一屏。在國(guó)家空白處輸入國(guó)家代碼或者點(diǎn)擊I圖標(biāo)進(jìn)行選擇。然后將光標(biāo)置于銀行戶主空白處， 按回車鍵彈出銀行數(shù)據(jù)窗口。在空白處輸入銀 行的名稱（必填

9、）、地區(qū)、街道、城市、分行信息，然后按回車鍵進(jìn)入下一窗口。 在銀行帳戶空白處輸入相關(guān)信息.（必填）在銀行戶主空白處填寫完全的帳號(hào)的科目。（必填）點(diǎn)擊7 圖標(biāo)進(jìn)行選擇。銀行戶主是銀行帳戶的全集，銀行帳戶是銀行戶主的子集.如圖所示：然后按回車鍵進(jìn)入下一窗口排序碼：此處選擇014,即訂單號(hào)。（必填）統(tǒng)馭科目:2030100,即應(yīng)付帳款-集團(tuán)外（必填）回車或者點(diǎn)擊口圖標(biāo)，進(jìn)入下一屏。付款條款：向供應(yīng)商付款的期限。（必填）容差組：選擇103，即應(yīng)付帳款。（必填）檢查雙重發(fā)票：選中.（必填）回車或者點(diǎn)擊，進(jìn)入下一屏。信函功能暫不使用回車或者點(diǎn)擊"圖標(biāo)，進(jìn)入下一屏。催款程序：LXJT （必添項(xiàng)）回

10、車或者點(diǎn)擊"圖標(biāo)，進(jìn)入下一屏。創(chuàng)建采購(gòu)組織數(shù)據(jù)：訂單貨幣：在空白處輸入或者點(diǎn)擊一圖標(biāo)進(jìn)行選擇。（必填）付款條件：應(yīng)向供應(yīng)商付款的日期。在空白處輸入或者點(diǎn)擊二 圖標(biāo)進(jìn)行選擇。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)在某一時(shí)點(diǎn)應(yīng)向供應(yīng)商付款的總金額。（必填）國(guó)際貿(mào)易條件：如果是國(guó)外供應(yīng)商，在第一個(gè)空白處選擇貿(mào)易條件。在第二 個(gè)空白處填入補(bǔ)充條件。例如：在第一個(gè)空白處輸入 CIF, 在第二個(gè)空白處輸入“北京”。方案組，供應(yīng)商：平臺(tái)向北京采購(gòu)使用的供應(yīng)商選擇 2 “公司間采購(gòu)”，其他 情況不選。銷售員：供應(yīng)商銷售員的名稱。電話：供應(yīng)商銷售人員的電話?？刂茢?shù)據(jù)：基于收貨的發(fā)票校驗(yàn)：收貨以后才能進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)（必填）回車或

11、者點(diǎn)擊2圖標(biāo)，進(jìn)入下一屏。系統(tǒng)提供了多項(xiàng)合伙人功能。當(dāng)商品供應(yīng)商、發(fā)票提供者、承運(yùn)方與供應(yīng)商 不同時(shí)，將該供應(yīng)商的編號(hào)輸入在號(hào)碼空白處。例如：發(fā)票提供者為“董梅的集成東芝測(cè)試供應(yīng)商，財(cái)務(wù)部將應(yīng)付帳款計(jì)到“董 梅的集成東芝測(cè)試供應(yīng)商”而不是“新進(jìn)電腦系統(tǒng)（上海）有限公司”身上?；剀嚮蛘唿c(diǎn)擊亠二圖標(biāo)，屏幕顯示產(chǎn)生一個(gè)新的供應(yīng)商。系統(tǒng)信息欄顯示在該公司代碼下的某采購(gòu)組織下創(chuàng)建了編號(hào)為 XXXX勺一個(gè)供應(yīng)商創(chuàng)建結(jié)束3、在SAP系統(tǒng)中顯示已經(jīng)維護(hù)的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。路徑：后勤？物料管理？庫存管理？采購(gòu)？主數(shù)據(jù)？供應(yīng)商？中央的？顯示 操作說明：根據(jù)SAP菜單路徑操作，將出現(xiàn)初始屏幕1、顯示 供應(yīng)商：初始屏幕輸

12、入字段1 ）供應(yīng)商：輸入要顯示的供應(yīng)商的編碼，或按一 鍵選擇輸入2 ）公司代碼：輸入公司代碼，或者按I鍵選擇輸入3 ）采購(gòu)組織：輸入采購(gòu)組織的編號(hào)，或按I鍵選擇輸入4 ） 一般數(shù)據(jù)：如須顯示，用“V”選擇I ）地址：如須顯示，用“V”選擇ii ）控制：如須顯示，用“V”選擇iii ）收付交易：如須顯示，用“V”選擇5）公司代碼控制I ）會(huì)計(jì)信息：如須顯示，用“V”選擇ii ）受付交易：如須顯示，用“V”選擇iii ）信函：如須顯示，用“V”選擇 iiii ）預(yù)扣稅：不選擇。6）采購(gòu)組織數(shù)據(jù)I ）采購(gòu)數(shù)據(jù)：如須顯示，用“V”選擇II）合伙人功能：如須顯示，用“V”選擇點(diǎn)擊肝圖標(biāo)全選填入須填項(xiàng)后，

13、按廠鍵進(jìn)入下一屏：顯示供應(yīng)商：地址連續(xù)按'鍵可查詢?cè)诔跏计聊恢兴x各項(xiàng)目的明細(xì)信息。查詢后，按'鍵退出操作。4、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的更改：路徑：后勤？物料管理？庫存管理？采購(gòu)？主數(shù)據(jù)？供應(yīng)商？采購(gòu)？中央的？修改 操作說明：更改供應(yīng)商：初始屏幕輸入字段選擇需要修改的字段，用“V”選擇。方法與顯示相同。進(jìn)入需要修改的屏幕后 對(duì)有關(guān)字段進(jìn)行修改。按廠 鍵結(jié)束操作。5、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的凍結(jié)路徑：后勤？物料管理？庫存管理？采購(gòu)？主數(shù)據(jù)？供應(yīng)商？中央的？?jī)鼋Y(jié) 操作說明：1、凍結(jié)/解凍 供應(yīng)商：初始屏幕 輸入字段:1 、供應(yīng)商：輸入已知供應(yīng)商編號(hào)，或按鍵選擇輸入、公司代碼:按_I鍵選擇輸入3 、采購(gòu)

14、組織：輸入供應(yīng)商所對(duì)應(yīng)的采購(gòu)組織，或按I鍵選擇輸入輸入完畢，按1鍵進(jìn)入下一屏幕:2、凍結(jié)/解凍供應(yīng)商：細(xì)節(jié)1）記帳凍結(jié)I）所有的公司代碼:在所有的公司代碼下凍結(jié)。ii ）指定的公司代碼：選中指定的公司代碼下進(jìn)行凍結(jié)。解除凍結(jié)時(shí)，則將 /取消。2）采購(gòu)凍結(jié)：I） 所有的采購(gòu)組織：如果要在所有的采購(gòu)組織范圍內(nèi)凍結(jié)某一供應(yīng)商，則用應(yīng)商的凍結(jié)，則將II ）選擇的采購(gòu)組織:“2”選擇此項(xiàng)；如果要解除某一供 取消。如果在某采購(gòu)組織內(nèi)凍結(jié)某一供應(yīng)商，則用“2”選擇此項(xiàng)；如果在某采購(gòu)組織內(nèi)解除某一供應(yīng)商的凍結(jié)，則將取消 3 ）由于質(zhì)量原因而凍結(jié)：按打 鍵選擇。如解除凍結(jié)時(shí)，此處空白。操作完畢后，按 可鍵回到初

15、始屏幕：在此屏幕下的信息欄有“變化已經(jīng)發(fā)生”的信息出現(xiàn) 按一 I鍵結(jié)束操作。6、刪除供應(yīng)商主數(shù)據(jù)：庫存管理？采購(gòu)？主數(shù)據(jù)？供應(yīng)商？中央的？刪除標(biāo)路徑：后勤？物料管理？ 記操作說明：待刪除標(biāo)記供應(yīng)商：初始屏幕輸入字段：1、供應(yīng)商：輸入已知供應(yīng)商編號(hào)，或按鍵選擇輸入、公司代碼：按鍵選擇輸入3、采購(gòu)組織：輸入供應(yīng)商所對(duì)應(yīng)的采購(gòu)組織，或按I鍵選擇輸入輸入須輸入的項(xiàng)后，按/鍵進(jìn)入下一屏幕:2、待刪除標(biāo)記供應(yīng)商：細(xì)節(jié)刪除標(biāo)記：1）所有范圍：若對(duì)某供應(yīng)商刪除的動(dòng)作在全集團(tuán)范圍內(nèi)進(jìn)行，用“V”選擇 此項(xiàng)；2） 公司代碼的刪除標(biāo)記：若刪除有關(guān)公司代碼數(shù)據(jù)時(shí)，用“V”選擇此項(xiàng)；3）選擇的采購(gòu)組織：若對(duì)某供應(yīng)商刪除的動(dòng)作針對(duì)某采購(gòu)組織進(jìn)行，用“V” 選擇此項(xiàng)；按口鍵，再按'鍵回到初始屏幕：在刪除供應(yīng)商主記錄前在此屏幕下的信息區(qū)有“變化已經(jīng)發(fā)生”的信息出現(xiàn)按一 |鍵結(jié)束操作。附表：供應(yīng)商申請(qǐng)表事業(yè)部：申請(qǐng)日期： 年 月日名稱集團(tuán)內(nèi)供應(yīng) 商集團(tuán)外國(guó)內(nèi)供 應(yīng)商集團(tuán)外國(guó)外供應(yīng) 商臨時(shí)供 應(yīng)商供應(yīng)商碼公司代碼采購(gòu)組織賬戶組10203040供應(yīng)商注冊(cè)名 稱檢索詞供應(yīng)商注冊(cè)地 址城市郵編國(guó)家CNCN語言ZHZH/ENZH電話傳真增值稅碼銀行國(guó)別銀行名稱銀行賬號(hào)統(tǒng)馭科目203020020301002030100排序碼容差組103103103是否檢查發(fā)票XXX訂單貨幣付款條件國(guó)際貿(mào)易條