供應商主數據最終用戶培訓教材

1、供應商主數據（維護和查詢 ）培訓教材作者：董梅日期： 2000/8/25審核：張建飛目錄流程介紹3基本概念 6系統(tǒng)操作步驟 7系統(tǒng)操作方法 2供應商主數據的查詢供應商主數據的創(chuàng)建.7供應商主數據的更改 .19供應商主數據的凍結 .21供應商主數據的刪除.24一、維護供應商主數據流程介紹一、流程描述：為了向供應商下達采購申請，完成采購任務。需要在系統(tǒng)中創(chuàng)建 并維護供應商的主數據。 如果供應商主數據發(fā)生變更， 需要及時更改 有關數據。主要活動：供應商主數據維護流程主要包括以下內容。一、 產生維護新的供應商主數據的需求。1、在系統(tǒng)中查找是否存在該供應商的編碼；2、如果新的供應商在集團范圍內已經存在，

2、擴展維護公司代 碼數據和采購組織數據；3、如果新的供應商在集團范圍內不存在，在 SAP系統(tǒng)中創(chuàng)建 供應商的一般數據、公司代碼數據和采購組織數據。二、產生供應商主數據變更需求。1 如果需要在集團范圍內變更供應商的一般數據，通知相關 平臺后，在系統(tǒng)中更改有關數據；2 如果需要在公司范圍內變更供應商的公司代碼數據和采購 組織數據，在系統(tǒng)中更改有關數據。三、需要凍結 / 刪除供應商記錄時，在系統(tǒng)中進行凍結 / 刪除供 應商主數據。二、基本概念：供應商主數據包括三個層次：一般數據、公司代碼數據、采購組 織數據。般數據：是集團公司內部各子公司共同使用的數據。包括供應商的地址、電話、 與其進行聯(lián)系所使用的語

3、言、 以及供應 商的銀行信息、稅務信息等。公司代碼數據：是公司一級的有關供應商的會計信息。包括統(tǒng)馭科 目、付款條款等。采購組織數據：是存在于采購組織一級的與采購運作有關的數據。包括定單貨幣、付款條 款、合伙人功能等。三、系統(tǒng)操作步驟：1、在SAP系統(tǒng)中查詢供應商編碼。2、在SAP系統(tǒng)中創(chuàng)建供應商主數據。3、在SAP系統(tǒng)中查詢已經維護了的供應商主數據。4、對SAP系統(tǒng)中的供應商主數據進行更改。5、對SAP系統(tǒng)中的供應商主數據進行凍結。6、對SAP系統(tǒng)中的供應商主數據進行刪除。四、R/3系統(tǒng)操作方法（含所需單據）1、在系統(tǒng)中查詢供應商是否已經存在：- 查詢某供應商的一般數據是否在系統(tǒng)中存在？- 查

4、詢某供應商在某個采購組織下是否存在？路徑：后勤 ? 物料管理 ?采購?主數據?供應商?清單顯示 ?采購清單操作說明：進入“供應商清單：采購”屏幕押吊ll'p AJr* 卍| EgF*t-3 <4* X XU紹廿T T1 i:,I1： | T到到51511世也將光標置于供應商空白處，點擊/圖標出現(xiàn)檢索條件窗口。點擊卜I圖標 選擇“按供應商增殖稅登記號查詢”條件，進行查詢。由于增殖稅號碼是 唯一的，所以可以確定供應商的唯一性輸入字段檢索詞的命名規(guī)則：國外供應商以供應商英文名稱的簡稱作為檢索詞。01）檢索詞：用于建立一個匹配碼的短名國內供應商以中文名稱前六個字的漢語拼音第一字 母命名。

5、例如：國外供應商 TOSHIBA CORPORATIO的檢索詞為 “ TOSHIB國內供應商上海惠普有限公司 的檢索詞為“ SHHPYX。操作方法：1、直接在空白處輸入所要查詢的檢索詞，然后點擊田 圖標。2 、使用模糊查詢。如：要查詢所有檢索詞中帶有“ H的供應商,需要在空白處輸入“*H*”，然后點擊口圖標。3 、如果需要將所有供應商全部列出，空白處不輸入任何內容然2）名稱：供應商名稱操作方法與檢索詞相同3）增值稅代碼：供應商的增殖稅代碼操作方法與檢索詞相同顯示查詢結果：如果所查詢的供應商已經存在，雙擊供應商編號，再點擊丄圖標顯示查詢結果。結果顯示該供應商是在 0107這個采購組織下的，如果需

6、要在 0205LTL（沈 陽）采購組織下創(chuàng)建，就需要在 0205這個采購組織下繼續(xù)創(chuàng)建采購組織數據。2、創(chuàng)建供應商主數據：（1）創(chuàng)建一般數據：路徑：后勤？物料管理？采購？主數據？供應商？中央的？創(chuàng)建操作說明：一般數據包括地址、控制、收付交易。進入創(chuàng)建供應商：初始屏幕輸入字段：1 ）、公司代碼：輸入公司代碼，或者按 4 鍵選擇輸入。2 ）、采購組織：輸入采購組織，按 J 鍵選擇輸入帳戶組分為集團內供應商（如：香港聯(lián)想）、集團外國內 供應商（能夠開具增值稅專用發(fā)票的供應商口：上?；?普有限公司）、集團外國外供應商（如：東芝）、臨時供 應商（不能具增值稅專用發(fā)票的供應商）。4 ）參考：可以參考已經創(chuàng)

7、建好的供應商的數據創(chuàng)建。I ）供應商：輸入要參考的供應商ii ）公司代碼：輸入要參考的供應商所在公司代碼iii ）采購組織：輸入要參考的供應商所關聯(lián)的采購組織輸入所須項后，按1鍵進入下一屏幕:輸入字段：名稱：供應商公司注冊名稱。（必填）檢索詞：查詢所使用的短名。（必填）街道：作為地址部分的街道和房屋號碼。（必填）城市：作為地址部分的城市名稱。（不帶”市”字）（必填）地址：對街道的補充。郵政編碼：注冊地址的郵政編碼。（必填）國家：在空白處輸入國家代碼，或者點擊 T圖標進行選擇。（必填） 地區(qū)：為供應商所在的省份。在空白處輸入國家代碼，或者點擊 一!圖標進行選擇。（必填）語言代碼：在空白處輸入語言

8、代碼，或者點擊（必填）電話：在空白處輸入電話號碼。 傳真號：在空白處輸入傳真號碼。因特網地址：在空白處輸入因特網地址回車或者點擊圖標，進入下一屏。輸入字段:555?俱頤：般!113供應百吃 嘲館© 箕問 闡加迫 環(huán)境® 黑i聲 Wj（D客戶：如果該供應商既是我公司的供應商又是我公司的客戶，則點擊標選擇客戶類型。目前暫不使用此功能。稅務代碼1 :此處輸入該供應商的增值稅代碼。國外供應商此處不填.（15位）（必填）回車或者點擊圖標，進入下一屏。在國家空白處輸入國家代碼或者點擊I圖標進行選擇。然后將光標置于銀行戶主空白處， 按回車鍵彈出銀行數據窗口。在空白處輸入銀 行的名稱（必填

9、）、地區(qū)、街道、城市、分行信息，然后按回車鍵進入下一窗口。 在銀行帳戶空白處輸入相關信息.（必填）在銀行戶主空白處填寫完全的帳號的科目。（必填）點擊7 圖標進行選擇。銀行戶主是銀行帳戶的全集，銀行帳戶是銀行戶主的子集.如圖所示：然后按回車鍵進入下一窗口排序碼：此處選擇014,即訂單號。（必填）統(tǒng)馭科目:2030100,即應付帳款-集團外（必填）回車或者點擊口圖標，進入下一屏。付款條款：向供應商付款的期限。（必填）容差組：選擇103，即應付帳款。（必填）檢查雙重發(fā)票：選中.（必填）回車或者點擊，進入下一屏。信函功能暫不使用回車或者點擊"圖標，進入下一屏。催款程序：LXJT （必添項）回

10、車或者點擊"圖標，進入下一屏。創(chuàng)建采購組織數據：訂單貨幣：在空白處輸入或者點擊一圖標進行選擇。（必填）付款條件：應向供應商付款的日期。在空白處輸入或者點擊二 圖標進行選擇。系統(tǒng)會自動統(tǒng)計在某一時點應向供應商付款的總金額。（必填）國際貿易條件：如果是國外供應商，在第一個空白處選擇貿易條件。在第二 個空白處填入補充條件。例如：在第一個空白處輸入 CIF, 在第二個空白處輸入“北京”。方案組，供應商：平臺向北京采購使用的供應商選擇 2 “公司間采購”，其他 情況不選。銷售員：供應商銷售員的名稱。電話：供應商銷售人員的電話?？刂茢祿夯谑肇浀陌l(fā)票校驗：收貨以后才能進行發(fā)票校驗（必填）回車或

11、者點擊2圖標，進入下一屏。系統(tǒng)提供了多項合伙人功能。當商品供應商、發(fā)票提供者、承運方與供應商 不同時，將該供應商的編號輸入在號碼空白處。例如：發(fā)票提供者為“董梅的集成東芝測試供應商，財務部將應付帳款計到“董 梅的集成東芝測試供應商”而不是“新進電腦系統(tǒng)（上海）有限公司”身上?；剀嚮蛘唿c擊亠二圖標，屏幕顯示產生一個新的供應商。系統(tǒng)信息欄顯示在該公司代碼下的某采購組織下創(chuàng)建了編號為 XXXX勺一個供應商創(chuàng)建結束3、在SAP系統(tǒng)中顯示已經維護的供應商主數據。路徑：后勤？物料管理？庫存管理？采購？主數據？供應商？中央的？顯示 操作說明：根據SAP菜單路徑操作，將出現(xiàn)初始屏幕1、顯示 供應商：初始屏幕輸

12、入字段1 ）供應商：輸入要顯示的供應商的編碼，或按一 鍵選擇輸入2 ）公司代碼：輸入公司代碼，或者按I鍵選擇輸入3 ）采購組織：輸入采購組織的編號，或按I鍵選擇輸入4 ） 一般數據：如須顯示，用“V”選擇I ）地址：如須顯示，用“V”選擇ii ）控制：如須顯示，用“V”選擇iii ）收付交易：如須顯示，用“V”選擇5）公司代碼控制I ）會計信息：如須顯示，用“V”選擇ii ）受付交易：如須顯示，用“V”選擇iii ）信函：如須顯示，用“V”選擇 iiii ）預扣稅：不選擇。6）采購組織數據I ）采購數據：如須顯示，用“V”選擇II）合伙人功能：如須顯示，用“V”選擇點擊肝圖標全選填入須填項后，

13、按廠鍵進入下一屏：顯示供應商：地址連續(xù)按'鍵可查詢在初始屏幕中所選各項目的明細信息。查詢后，按'鍵退出操作。4、供應商主數據的更改：路徑：后勤？物料管理？庫存管理？采購？主數據？供應商？采購？中央的？修改 操作說明：更改供應商：初始屏幕輸入字段選擇需要修改的字段，用“V”選擇。方法與顯示相同。進入需要修改的屏幕后 對有關字段進行修改。按廠 鍵結束操作。5、供應商主數據的凍結路徑：后勤？物料管理？庫存管理？采購？主數據？供應商？中央的？凍結 操作說明：1、凍結/解凍 供應商：初始屏幕 輸入字段:1 、供應商：輸入已知供應商編號，或按鍵選擇輸入、公司代碼:按_I鍵選擇輸入3 、采購

14、組織：輸入供應商所對應的采購組織，或按I鍵選擇輸入輸入完畢，按1鍵進入下一屏幕:2、凍結/解凍供應商：細節(jié)1）記帳凍結I）所有的公司代碼:在所有的公司代碼下凍結。ii ）指定的公司代碼：選中指定的公司代碼下進行凍結。解除凍結時，則將 /取消。2）采購凍結：I） 所有的采購組織：如果要在所有的采購組織范圍內凍結某一供應商，則用應商的凍結，則將II ）選擇的采購組織:“2”選擇此項；如果要解除某一供 取消。如果在某采購組織內凍結某一供應商，則用“2”選擇此項；如果在某采購組織內解除某一供應商的凍結，則將取消 3 ）由于質量原因而凍結：按打 鍵選擇。如解除凍結時，此處空白。操作完畢后，按 可鍵回到初

15、始屏幕：在此屏幕下的信息欄有“變化已經發(fā)生”的信息出現(xiàn) 按一 I鍵結束操作。6、刪除供應商主數據：庫存管理？采購？主數據？供應商？中央的？刪除標路徑：后勤？物料管理？ 記操作說明：待刪除標記供應商：初始屏幕輸入字段：1、供應商：輸入已知供應商編號，或按鍵選擇輸入、公司代碼：按鍵選擇輸入3、采購組織：輸入供應商所對應的采購組織，或按I鍵選擇輸入輸入須輸入的項后，按/鍵進入下一屏幕:2、待刪除標記供應商：細節(jié)刪除標記：1）所有范圍：若對某供應商刪除的動作在全集團范圍內進行，用“V”選擇 此項；2） 公司代碼的刪除標記：若刪除有關公司代碼數據時，用“V”選擇此項；3）選擇的采購組織：若對某供應商刪除的動作針對某采購組織進行，用“V” 選擇此項；按口鍵，再按'鍵回到初始屏幕：在刪除供應商主記錄前在此屏幕下的信息區(qū)有“變化已經發(fā)生”的信息出現(xiàn)按一 |鍵結束操作。附表：供應商申請表事業(yè)部：申請日期： 年 月日名稱集團內供應 商集團外國內供 應商集團外國外供應 商臨時供 應商供應商碼公司代碼采購組織賬戶組10203040供應商注冊名 稱檢索詞供應商注冊地 址城市郵編國家CNCN語言ZHZH/ENZH電話傳真增值稅碼銀行國別銀行名稱銀行賬號統(tǒng)馭科目203020020301002030100排序碼容差組103103103是否檢查發(fā)票XXX訂單貨幣付款條件國際貿易條