商務英語信函寫作中應遵循的禮貌原則

1、商務英語信函寫作中應遵循的禮貌原則     摘要】隨著社會經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，商業(yè)信函逐漸成為人們在經(jīng)濟領域內(nèi)的一種重要的交際手段，通過它人們可以交流信息、聯(lián)系業(yè)務、商談貿(mào)易、磋商、處理問題、傳遞友誼等。商業(yè)信函的特點和功能決定了商業(yè)信函中必須注重禮貌策略的表現(xiàn)。商務英語信函是國際貿(mào)易雙方進行書面商務信息溝通的重要手段,其撰寫的成功與否對企業(yè)的業(yè)務有著極其重要的影響。可見，禮貌在商務信函中的作用不容忽視。關鍵詞】禮貌原則 商務英語信函寫作隨著改革開放的深入和全球經(jīng)濟貿(mào)易一體化過程的不斷推進，我國對外經(jīng)濟貿(mào)易得到了很大的發(fā)展，國際商務交往越來越頻繁。在國際商務

2、交往中，書信則是最重要的書面交往方式。在書信往來溝通中，雙方極有可能不曾謀面，而只是以信傳情達意。在以信傳情達意中，雙方應該努力塑造良好形象，爭取并保住新老客戶，以取得更好經(jīng)濟效益。禮貌是商務信函的重要語言特點。在禮貌原則指導下的信函能夠給企業(yè)樹立良好的形象進而促進商務活動的順利展開。一、商務英語信函的寫作原則寫作商務信函并不要求您使用華麗優(yōu)美的詞句。您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。一般地，商務信函有以下幾個方面的寫作原則：1、禮貌原則(courtesy) 禮貌不僅僅是指有禮而已,并不是簡單用一些禮貌用語比如 your kind in

3、quiry, your esteemed order 等就可以，它是從一個“您為重”(You - attitude) 的角度考慮問題。為了使商務英語文書更具禮節(jié),撰寫者還應避免過激、冒犯和輕視的用詞。2、體諒原則(consideration) 體諒原則強調(diào)對方的情況而非我方情況，要體現(xiàn)一種為他人考慮、多體諒對方心情和處境的態(tài)度。當撰寫商務英語文書時,要將對方的要求、需要、渴望和感情記在心中,尋找最好的方式將信息傳遞給對方。3、完整原則(completeness) ：在信函寫作中,信息完整很關鍵,所以商務信函中應包括所有必需的信息。4、清楚原則(clarity) 清楚是商務英語信函寫作最重要的原

4、則.一封含糊不清、辭不達意的書信會引起誤會與歧義，甚至會造成貿(mào)易損失。清楚表達應注意選擇正確、簡練的詞以及正確的句子結構。一般地，商務文書的撰寫者必須將自己的意思清晰地表達出來,以便對方準確理解。5、簡潔原則(conciseness)：要求我們用最少的語言表達最豐富的內(nèi)容。在寫作中, 我們應當用簡短、易懂、直接、樸素的英語, 要避免重復、羅嗦, 不要將讀者的時間浪費在你那難懂的字眼上。6、具體原則(concreteness)：使所表達的內(nèi)容準確而又生動。當涉及到數(shù)據(jù)或具體的信息時，比如時間、地點、價格、貨號等等，盡可能做到具體。這樣會使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務的進程。7、正確原則(

5、correctness)：正確原則是指不僅是語法、停頓和拼寫正確，也指語言標準、敘述恰當、數(shù)字精確、以及對商業(yè)慣用語的正確理解二、禮貌原則在商務英語寫作中的具體應用1、運用禮貌語言在商務英語書信交際中，經(jīng)常使用的尊稱語，親呢語、祝頌語乃至含蓄委婉語等都體現(xiàn)了禮貌原則。禮貌語言的使用，不僅能傳遞給對方高興、感激、愉悅等積極情感，同時還可以委婉的提出進一步的要求，這樣可以對商務合作的成功起到積極的推動作用。試比較：a) Your order NO85 for l00，000 yards of Cotton Prints ArtNO1002 is rejected我們拒絕了你方85號關于訂購貨號10

6、02號印花布十萬碼的訂單。b) We regret to inform you that we have been unable to accept your order NO85 for 100，000 yards of Cotton Prints ArtNo1002我們遺憾地通知你方我們已不能接受你方85號關于訂購貨號1002號印花布十萬碼的訂單。后一句比前一句恰當，因為后一句比較含蓄，前一句則比較直接、生硬。因此，后一句就是禮貌用語。另外，我們還可以使用虛擬語氣來使要表達的令人不快的意思顯得間接委婉。試比較：a) If another instance of this discrepan

7、cy between the sample and the goods received occurs, it will be very embarrassing如果訂貨樣品與收到的貨物不符的情況再發(fā)生的話，會令人十分b) If another instance of this discrepancy between the sample and the goods received should occur，it world be very embarrassing第二個句子比第一個句子更婉轉，因此，它就較為禮貌。2、突出對方本位(You attitude)在商務英語書信中，我們切記，無論是

8、給誰寫信，我們都應從對方的角度來看問題，考慮對方的處境，明白對方的難處，站在對方的立場上。采用你方觀點（You-attitude）寫信，說明我們理解對方、體諒對方。因此，為了體現(xiàn)禮貌原則，在商務英語信函寫作中。人稱盡量不使用I或we開頭而應采用用第二人稱you或其物主代詞或者your以突出You attitude。譯漢時多使用謙辭稱對方為“貴方”而稱自己為”本公司”我方 等。例如：(1)If you are interested in any of the items，please don t? hesirate to telI US如果貴方對任何產(chǎn)品感興趣 請告知我方。(2)To meet

9、your requirement We are wiling to make some concessions to cut 3 of our price if the quantity of your individual purchase is not less than 50 tons為滿足貴方要求，如果貴方每次購買不少于5O噸的話，我方愿意做出一些讓步，降價3 。從以上例子我們不難看出，不管你的目的是提供信息、說服別人還是增進友誼，最打動人的詞就是”you” 和”your 。3、使用委婉的語氣在商務交流中，雙方難免會有分歧為了不因直接話語而冒犯他人，建議在商務英文信函寫作中盡量使用溫和

10、、委婉的語氣。要想表達委婉的語氣在商務英文信函寫作中可以適當?shù)氖褂谜Z義模糊的詞匯如 I m afraid ，I think，I believe”或運用虛擬語氣，疑問句等形式。例如：(1)I m afraid we can t accept ”Cash Against Document on arrival of goods at destination”我方恐怕不能接受貨到目的港后憑單付款的支付方式。(2)Could you make payment by irrevocable LC。貴方可否用不可撤消信用證付款。除了以上幾種表答方式以外，情態(tài)動詞、條件句、被動語態(tài)過去時的使用也可以起到緩和

11、語氣的作用。委婉的語氣可以避免對對方的直接命令或指責，易被人接受，對商務溝通起到推動作用。4、展示人情味中國人很重感情，人們互相關心，互相理解。尤其當對方發(fā)生了不幸或不愉快的事情時往往會向?qū)Ψ奖磉_親切或同情之意，并且會表示一定的理解和美好的祝福，這種寫信人向收信人表達關心、理解或同情的方式我們稱作“展示人情味”策略。諺語說得好：“患難的朋友才是真正的朋友”。此話道出的真諦同樣適用于商業(yè)伙伴之間的相處。當朋友遭遇不幸時，恐怕沒有什么能比表示深切慰問的信更能讓人感激，更彰顯禮貌了。例：We acknowledge receipt of your letter dated the 3rd this

12、month enclosing the reprography of the insurance policy，we are regret for your loss.(本月3日來函和保險單復印件已經(jīng)收到，我們對貴公司所遭受的損失深表同情。)這是一封與遭受損失的公司就交貨期限進行磋商的信函，信中表達了己方對對方遭受的損失的同情與關心，充分體現(xiàn)了寫信人富有人情味的一面。5、避免不和避免不和在商務信函寫作中，主要表現(xiàn)為當寫信人不同意對方的觀點或不愿滿足對方的要求或請求時，為了不造成對對方的直接否定，維護對方的積極面子，在回信時寫信人要避免直陳不同的意見。We sincerely recommend

13、 you to accept our proposal as our stocks are getting lower and lower day and day ,and we are afraid we shall be unable to meet your requirements if you fail to let us have your confirmation by return.(我們真誠地勸告貴方接受我們的建議,因為我們的庫存逐日減少。如果貴方不立即確定,我們恐怕將無法滿足貴方需要。)在此句中，如果把recommend 該為advise 的話，就會不妥。因為advise

14、有一種居高臨下的涵義，好象非接受我們的建議不可，其實對方接不接受得由自己作主，別人無權干涉。According to our records , you have not yet settled your account for electronic equipment supplied to you on 10th December and 20th January this year.（根據(jù)我方存檔，貴方尚未還清我方今年12月10日以及1月20日向貴方提供的電子設備貨物的資金。）作者用According to our records 這個間接緩和模糊限制語來緩和對方未付款的事實。特別要注意，當雙方觀點不