利用Word郵件合并設(shè)計(jì)復(fù)雜工資條(修訂)

1、利用Word郵件合并功能設(shè)計(jì)工資條打印(修訂粉紅色字為修訂內(nèi)容設(shè)計(jì)環(huán)境:Microsoft Office 2003單獨(dú)利用Excel設(shè)計(jì)工資條打印最大的難點(diǎn)在于分頁(yè)處理上,要編寫宏函數(shù)等,這對(duì)于無(wú)編程經(jīng)驗(yàn)且單位人員較多的財(cái)會(huì)人員確實(shí)感到頭痛。下面利用Word文本框(嵌入型版式的不會(huì)跨頁(yè)打印的特點(diǎn)及郵件合并功能來(lái)設(shè)計(jì)復(fù)雜工資條的打印。見(jiàn)圖一:一張復(fù)雜表頭的某事業(yè)單位員工工資表。 圖一插入“工作表”并命名為“事業(yè)單位制式表”據(jù)工資表設(shè)計(jì)單行的表頭,并將所有員工工資復(fù)制到新表格中,見(jiàn)圖二。 圖二新建一Word文檔并命名為“工資條打印”,根據(jù)打印要求在頁(yè)面設(shè)置中設(shè)置頁(yè)邊距及紙張等,見(jiàn)圖三。 圖三首先在

2、頁(yè)面上鍵入十?dāng)?shù)行回車符(為以后方便定位下一工資條,再插入自選圖形“矩形”(此時(shí),若出現(xiàn)“畫(huà)布”可Backspace鍵取消,并根據(jù)頁(yè)面設(shè)置文本框(自選圖形的大小,見(jiàn)圖四。 圖四鼠標(biāo)右鍵在文本框中選“添加文字”,此時(shí)再設(shè)計(jì)文本框格式中的版式為“浮于文字上方或襯于文字下方”(為調(diào)整文本框做準(zhǔn)備,再選“表格”-繪制表格,并鼠標(biāo)右鍵“表格屬性”設(shè)置表格行列,行高值設(shè)好選“固定值”。如圖五圖五由工資表設(shè)計(jì)好表頭,根據(jù)經(jīng)驗(yàn)盡量不要從Excel 表中復(fù)制表頭,要自己手繪,這有利于調(diào)整表格,見(jiàn)圖六。 圖六鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)文本框邊緣選“設(shè)置自選圖形格式”“版式”。工具欄上鼠標(biāo)右鍵調(diào)出“郵件合并”功能,選文檔類型為“目錄

3、”,這是最關(guān)鍵的一步。見(jiàn)圖七文檔類型圖七選擇“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”找到工資條制式表,選中“事業(yè)單位制式表”確定(此前一定要先打開(kāi)工資條制式表見(jiàn)圖八。打開(kāi)數(shù)據(jù)源圖八再點(diǎn)“插入域”將域插入到對(duì)應(yīng)的表格中,見(jiàn)圖九。插入域圖九插入完畢,點(diǎn)擊“查看合并域”看對(duì)應(yīng)關(guān)系,不要出錯(cuò)。見(jiàn)圖十 查看合并域結(jié)果，發(fā)現(xiàn)數(shù)值表達(dá)有點(diǎn)兒?jiǎn)栴}（如 1523.65 成了 1523.6499） ，重要一步，域名處鼠標(biāo)右鍵選“編輯域”設(shè) 置“域代碼” ，注意空格#0.00。見(jiàn)圖十一（需要一個(gè)一個(gè)的設(shè)置域，是個(gè)比較繁瑣的事，不過(guò)一勞永逸，也值得。 ） 圖十一 域代碼設(shè)置完畢，需要調(diào)整表格行列及字體，列寬調(diào)整好選“固定列寬”對(duì)齊方式選“居中

4、” ，選整行插入域“表格屬 性”設(shè)置“單元格”“選項(xiàng)”“適應(yīng)文字” ；再“表格屬性”“表格”“選項(xiàng)”把單元格默認(rèn)邊距均設(shè)為零（可 “其它方式” “高級(jí)”微調(diào)文本框位置（精確到 0.1 毫米） ， 以整行設(shè)置） ；打印預(yù)覽調(diào)整頁(yè)邊距或設(shè)置文本框格式“版式” 還可以設(shè)置文本框的“顏色及線條”使其“消失”（見(jiàn)圖十二） ， ；最后，定位光標(biāo)位置，光標(biāo)位置一般兩個(gè)回車符即可， 是下一條工資條的上邊緣。見(jiàn)圖十二。 鼠標(biāo)選擇整行表 格設(shè)置 圖十二 123 第 -6- 頁(yè) 2011 年 12 月 26 此 時(shí) 一 定 要 將 文 本 框 版 式 改 為 “ 嵌 入 型 ”（ 很 關(guān) 鍵 ） 點(diǎn) 擊 “ 合 并 到 新 文 檔 ”， 出 現(xiàn) 提 示 點(diǎn)“確定”即可（不影響合并）如圖十三。 圖十三 合并后成為新文檔，此時(shí)工資條制作完畢，見(jiàn)圖十四。 圖十四 123 第 -7- 頁(yè) 2011 年 12 月 26 將新文檔另存為如“朝陽(yáng)小學(xué)工資條”即可。打印時(shí)打開(kāi)此 Word 文檔可編輯打印成工資條。見(jiàn)圖十五 圖十五 Word 在處理大量的文本框數(shù)據(jù)時(shí)會(huì)很慢，所以制作大量（超過(guò)一百頁(yè)）的工資條時(shí)