關于物資采購審計微機管理

1、關于物資采購審計微機管理(1)    摘要：在對材料采購價格合理性進行審計時，要求審計人員必須全面掌握各種材料的市場價格信息，而煤炭企業(yè)生產(chǎn)所需的各種材料、配件有成千上萬種，單靠人的記憶力是無法準確掌握的，且這些工作在手工操作方式下，存在著工作量大、工作效率低、準確性差等問題，不能滿足現(xiàn)代審計工作時效性的要求。因此，必須運用現(xiàn)代化的手段計算機幫助審計人員加以解決。 關鍵詞：物資采購審計；材料價格；微機管理目前，“信息高速公路”已在全世界風行。我國的通訊事業(yè)也在一日千里地迅猛發(fā)展，微機的應用已經(jīng)普及到各行各業(yè)。本文就物資采購審計應用微機管理做一簡單探討。一

2、、目前，物資采購審計事項及管理內(nèi)容1.審計所購材料是否有采購計劃，是否與訂貨合同一致，是否與驗收入庫單相符，各項簽字蓋章手續(xù)是否完備；2.審查發(fā)票上的數(shù)據(jù)計算是否正確無誤，增值稅的計算是否符合國家稅收政策；3.審查采購價格是否合理，是否符合市場行情；4.對經(jīng)審查價格過高的材料品種編制“高價采購與低價采購損失情況對比分析表”，以便進一步分析處理；5.根據(jù)“分析表”提供的漲價幅度和損失金額，進行市場調(diào)查分析，作出處理。屬于市場行情變化引起的合理漲價，可以辦理審計簽證蓋章手續(xù)；屬于不合理漲價的，與供方交涉，進行壓價處理或退貨處理，屬于采購人員的違紀行為，移交紀檢部門進行處理；6.辦理審計簽證蓋章手續(xù)

3、；7.匯總計算一定時期內(nèi)物資材料采購實際價總成本、計劃價總成本、價差額等；8.編制材料采購審計報表。二、實現(xiàn)物資采購審計微機化管理的必要性1.隨著市場經(jīng)濟的建立和WTO的加入，企業(yè)的物資供應渠道發(fā)生了重大變化，生產(chǎn)所需的材料由原來的計劃分配變?yōu)槎嗲赖氖袌霾少?，其采購價格隨著供求關系的變化、進貨渠道的不同以及市場行情的波動而出現(xiàn)較大的差異。在對材料采購價格合理性進行審計時，要求審計人員必須全面掌握各種材料的市場價格信息，而煤炭企業(yè)生產(chǎn)所需的各種材料、配件有成千上萬種，單靠人的記憶力是無法準確掌握的，是手工無法解決的問題，這就要求運用現(xiàn)代化的手段幫助審計人員快速、全面地掌握各種材料的價格信息。2

4、.在材料采購審計工作中，需要審查所購材料是否有采購計劃，數(shù)量、品種、規(guī)格型號是否與進貨合同一致，審查購貨發(fā)票、運費結(jié)算單等結(jié)算憑證中的數(shù)據(jù)計算是否正確，需要對每個數(shù)據(jù)進行復核求證，需要做好審查記錄并定期對記錄中的采購信息及數(shù)據(jù)進行分析，這些工作在手工操作方式下，存在著工作量大、工作效率低、準確性差等問題，不能滿足現(xiàn)代審計工作時效性的要求，必須運用計算機加以解決。3.公司目前已基本構(gòu)建了微機管理辦公自動化雛形，先后開發(fā)了物資供應管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、勞動工資管理系統(tǒng)、科技管理子系統(tǒng)等一系列應用軟件，已形成局域網(wǎng)，這為實現(xiàn)物資采購審計提供了必要的基礎。三、材料采購審計微機輔助系統(tǒng)應具備的功能1.

5、事務處理功能。包括微機進賬、匯總、計算、打印輸出。微機記賬包括利用微機登記材料采購審計明細賬（做審查記錄），貯存采購計劃和訂購合同。登賬由審計人員通過鍵盤錄入方式將購貨發(fā)票和收料單上的材料名稱、數(shù)量、價格、供貨單、經(jīng)辦人等有關信息按照一定的數(shù)據(jù)格式錄入到數(shù)據(jù)庫中，這項工作是取得市場價格信息的重要途徑之一，也是匯總采購量、計算價差率、計算平均實際進價的基礎，也是進行信息查詢、進行價格合理性判斷的基礎。將月度采購計劃錄入到指定的數(shù)據(jù)庫中，是為了日常辦理審計財務時，自動核對計劃。匯總計算是對數(shù)據(jù)庫中貯存的數(shù)據(jù)按不同的標志進行分類匯總，如某種材料一定時期內(nèi)的采購數(shù)量、實際價格、平均進貨單價、計劃價、材

6、料價差額等。通過計算分析綜合價差率可以考核材料采購成本的升降情況，評價采購過程的經(jīng)濟效益。通過計算分類價差率和各類材料采購量在全部采購量中所占的比重，進一步分析影響綜合價差率變化的重要因素，找出材料采購審計工作的重點。按采購員、供貨單位為標志進行分類匯總計算，通過價格水平的比較，可以評價采購人員的工作業(yè)績，可以為選擇可靠的供貨單位提供依據(jù)。    打印輸出，包括打印輸出材料采購審計明細賬，月度分類匯總分析報表，高價采購與低價采購損失情況對比分析表，材料價格目錄表等資料。2.信息管理功能。主要包括價格信息查詢、分月采購情況查詢、分月分類采購情況查詢、按供貨

7、單位查詢、按采購員查詢、高價采購與低價采購對比情況查詢等內(nèi)容。其中價格信息查詢是核心內(nèi)容，通過查詢將近期內(nèi)某種材料每次進貨的價格情況在屏幕上顯示出來，為價格審計提供可靠的依據(jù)。3.輔助決策功能。主要包括自動核對計劃；自動審查購貨發(fā)票上的數(shù)計算是否正確，對采購價格的合理性進行審查分析，并自動生成“高低價格損失情況對比分析表”等功能。四、如何利用計算機實現(xiàn)上述功能1.數(shù)據(jù)文件的組織及基本流程設計利用計算機進行材料采購審計，需要建立以下數(shù)據(jù)庫文件：發(fā)票庫、明細賬庫、材料價格目錄庫、采購計劃與訂貨合同庫、報表庫。發(fā)票庫用于存放一張發(fā)票所列材料及所附驗收單的采購信息資料，明細賬庫用于存放年度內(nèi)所有經(jīng)審查

8、合格的材料采購信息資料。這兩個數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)基本相同，主要應包括如下內(nèi)容：材料類別、材料名稱、規(guī)格、型號、計量單位、采購數(shù)量、計劃單價、實際單價、審查日期、進貨日期、經(jīng)辦人、供貨單位、備注等。價格目錄庫用于存貯各種材料的類別、名稱、規(guī)格型號、計劃單價、上年實際平均單價等信息。計劃與訂貨合同庫用于存貯采購計劃，訂貨合同有關信息資料；報表庫是對明細賬庫進行加工整理生成的，用于提供各種查詢信息，輸出各種報表。2.如何實現(xiàn)計算機自動審查運用計算機審計的過程就是將購貨發(fā)票、收料單上某種材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、運雜費、增值稅等數(shù)據(jù)錄入并存放“發(fā)票庫”。系統(tǒng)首先到存放“采購計劃、采購合同”的數(shù)據(jù)庫中查找，

9、若找不到，則說明無采購計劃，或者是所采購的材料與供貨合同的規(guī)格不符，系統(tǒng)應立即給出提示信息，做出不予辦理審計簽證的決定；若該種材料有計劃，再查找實際采購量是否小于計劃剩余量，若實際采購量大于計劃剩余量，則給出超計劃采購的數(shù)量，由審計人員根據(jù)具體情況做出決定。 本篇論文是由3COME文檔頻道的網(wǎng)友為您在網(wǎng)絡上收集整理餅投稿至本站的，論文版權屬原作者，請不要用于商業(yè)用途或者抄襲，僅供參考學習之用，否者后果自負，如果此文侵犯您的合法權益，請聯(lián)系我們。購貨發(fā)票數(shù)據(jù)計算正確性的審查。被錄入到“發(fā)票庫”中的某種材料在通過有無采購計劃和訂貨合的審查后，系統(tǒng)要自動進行數(shù)據(jù)正確性的校驗。對于發(fā)票中出現(xiàn)任何一種差

10、錯，系統(tǒng)都要給出誤差金額的提示，并禁止繼續(xù)錄入，做出不予審簽的決定。在每錄入完一條記錄后，系統(tǒng)還應自動計算出該種材料的計劃價格總額，材料價差額和材料價差率，以便對材料的驗收入庫情況進行審查。如果屏幕顯示的計劃價格總額與驗收入庫單上的計劃價總額不符，則說明在材料的驗收方面存在錯誤，可能是數(shù)據(jù)計算錯誤，也可能是任意改變了計劃單價，還可能是倉庫保管員確實未收到足夠數(shù)量的材料，這要由審計人員進一步調(diào)查分析處理，對于驗收單上填寫錯誤的要退回更正。對于供貨方未發(fā)夠貨物的要追索欠發(fā)的貨物。對于材料價差率太高的，審計人員要注意審查其購貨價格是否合乎市場行情。價格合理性的審查。被錄入到“發(fā)票庫”中的某種材料通過了以上各種審查后，系統(tǒng)還要對其價格的合理性自動進行審查。以上幾種審查都有嚴格的標準和固定的計算公式，具有確定性。材料采購審計輔助系統(tǒng)在對已錄入計算機的購貨憑證進行自動審查的過程中，如果在采購計劃、訂貨合同、發(fā)票數(shù)據(jù)、價格方面任何一項發(fā)現(xiàn)了錯誤，都應在發(fā)出“不予辦理”提示信息的同時，對相應的記錄做出特殊的標記?！鞍l(fā)票庫”中的記錄只要存在這種標記，系統(tǒng)就阻止該發(fā)票中的數(shù)據(jù)記入明細賬。只有經(jīng)過以上幾項審查均無錯弊的購貨發(fā)票，才能將其從“發(fā)票庫”記入“明細賬庫”，審計人員才可以此辦理簽證蓋章手續(xù)。六、應用計算機進行材料采購審計的好處審計工作要求審計人員善于發(fā)