關于采購管理的本科畢業(yè)論文

1、詳談加強內部控制管理 提高采購管理水平 作 者 院 系 專 業(yè) 年 級 學 號 指導教師 導師職稱 答辯日期 成 績 內 容 摘 要內部控制管理作為企業(yè)自律和自我約束的一種管理手段和技術,已在企業(yè)管理工作中得到了廣泛的應用,并且發(fā)揮著越來越重要的作用。本文從認識、制度、程序、執(zhí)行四個層面,對如何通過建立和加強企業(yè)內部控制管理工作,來提高物資采購工作的管理水平進行了論述,并著重對采購工作的內部控制管理程序進行了說明,以供大家研討。 關鍵詞：物資采購;管理;控制 內部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的一項重點工作任務,是企業(yè)為了提高經營管理效率、保證信息質量真實可靠、保護資產安全完整、促進法律法規(guī)有效遵循、規(guī)避

2、生產經營風險,由企業(yè)管理層及其員工共同實施的一個管理過程。而物資采購環(huán)節(jié)又是企業(yè)實施內部控制管理工作的重點,因為采購直接關系到生產的質量,關系到企業(yè)的成本和利潤,是企業(yè)實現(xiàn)低成本,高效益的重要環(huán)節(jié)。那么,如何才能通過加強內部控制管理工作的有效實施,來提高采購工作的管理水平呢? 我認為,要通過加強內部控制管理工作的有效實施,來提高采購工作的管理水平要遵循四個方面的具體要求,即:正確認識是前提、制度保障是基礎、程序合理是重點、執(zhí)行有效是關鍵。只有做到這些,并結合各自企業(yè)實際,予以適當?shù)耐晟坪脱a充,才能真正達到通過加強內部控制管理來提高企業(yè)采購管理水平的目的。1、 當前采購管理和內部控制工作中存在的

3、主要問題 1、預算編制在項目支出的細化程度、基本支出定額制定的科學性等方面有待加強。預算編制不夠嚴謹,在安排項目支出預算時存在一定的隨意性和盲目性,導致在預算執(zhí)行過程中追加預算比較普遍,影響了預算的嚴肅性。在資金使用中,支出控制不嚴,存在超支現(xiàn)象。預算調整追加變化較大，削弱了預算的約束控制力。 2、采購管理職能有待進一步加強。采購部門多數(shù)時候起到的是付款、核算作用，對單位重要事項的決策、實施過程和結果不盡了解，采購管理滯后，對業(yè)務部門的采購監(jiān)控和內部監(jiān)督職能有待進一步加強。 3、崗位設置不夠合理。由于單位編制有限，人員緊張，崗位安排不盡合理，存在一人多崗及不相容崗位兼職的現(xiàn)象。 4、固定資產管

4、理相對薄弱。對資產的使用管理的內部控制力度不夠，重購輕管現(xiàn)象比較普遍。如未形成定期財產檢查制度，資產保管責任不明確等，易導致資產賬實不符及資產流失。 5、采購人員統(tǒng)籌、分析能力有待加強。 采購授權支付改革新形勢下，采購人員在資金管理上應充分發(fā)揮預算管理的規(guī)劃、控制和協(xié)調的功能，根據(jù)輕重緩急安排調度，有效地將資金管理從被動應付轉變?yōu)槌翱刂?。目前，采購人員對全局整體工作掌握不夠全面，對整體預算資金的需求缺乏深入的調查研究，采購分析能力及綜合素質還有待進一步提高。 6、隨著信息化管理進程的推進，采購信息管理系統(tǒng)、采購電算化核算系統(tǒng)、采購日常管理系統(tǒng)的開發(fā)，需要對各個信息系統(tǒng)進行整合，融采購管理、采

5、購核算及單位內部控制管理為一體，建立全面、系統(tǒng)的采購信息管理體系，增強信息管理的功能性，進而規(guī)范采購管理行為、簡化工作程序、提高資金管理及采購核算的效率。同時，電子化尤其是網絡化的采購核算和管理有許多新的風險。一是采購信息的安全性降低，開放的互聯(lián)網傳輸存在諸多安全隱患。二是采購核算系統(tǒng)的邏輯糾錯和綜合判斷能力下降。另外，電算化環(huán)境中，除非有特別限定，采購信息數(shù)據(jù)修改一般都不會留下痕跡，存在很大風險。2、 加強稅務機關內部控制，提高采購管理水平的建議 （一）加強內部控制，創(chuàng)新采購管理方法 創(chuàng)新采購管理方法，就是要樹立現(xiàn)代采購理財觀，按照“績效采購”的要求，建立科學完整的采購管理方法體系，包括采購

6、預測、計劃、控制、核算、分析和考評等。一是建立健全科學的采購預測方法體系，根據(jù)采購活動的歷史資料和相關資料，考慮現(xiàn)實的發(fā)展條件，對單位未來采購活動和采購成果作出科學的預計和測算。行政單位的資金來源主要是采購撥款。因此，行政單位的采購預測主要是關注各類采購活動對支出帶來的影響，并根據(jù)情況的變化合理調整資金安排。在年度工作中，如發(fā)生突擊性任務、政策性因素或其他新情況，要及時進行測算，合理調整資金安排，在合理測算的基礎上結合當時的政策規(guī)定，決定是否需要追加或調整預算。二是建立健全科學的計劃與控制方法體系，就是要進一步完善采購預算管理。細化編制預算，在預算編制過程中對單位采購活動進行計劃分析，以期實現(xiàn)

7、預算目標，提高資金使用效益。 同時，嚴格采購審批程序和手續(xù)，加強內部控制的建設，堵塞采購管理上的漏洞。三是建立健全科學的采購分析和考評體系，就是要根據(jù)管理結果和核算資料，運用特定的方法對采購活動及其成果進行分析和評價。定期做好預算執(zhí)行情況分析，對下一階段的采購支出情況進行預測，合理安排預算，為單位領導開展工作提供采購依據(jù)。同時，建立相應的考評體系，提倡節(jié)約型機關建設，對一些項目、公用經費等從定性和定量兩方面進行分析，不斷提高采購管理水平。 （二）完善內部控制制度，從手段上實現(xiàn)制度管事 1、建立內部采購控制制度。具體包括： （1）貨幣資金的內部采購控制。一是不相容崗位相分離，主要是出納與審核、出

8、納與采購檔案的保管、出納與制單、出納與收款票據(jù)管理人、支票印章保管員與支票簽發(fā)人等。二是支出審批制度的規(guī)定，明確審批人對貨幣資金業(yè)務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規(guī)定經辦人辦理貨幣資金業(yè)務的職責范圍和工作要求。三是明確監(jiān)督檢查機構或人員的職責權限，定期及不定期地進行檢查。 （2）資產管理的內部采購控制。一是資產的日常管理。資產的實物管理與記賬登記要相分離，實物賬與采購明細賬必須核對一致；資產的配置與使用相分離，使資產的配置合理、科學；資產維修需求的提出與審核、執(zhí)行相分離，確保維修方案的合理性，防止小病大修。二是資產的處置環(huán)節(jié)。要建立資產處置管理制度，明確處置的程序和權限，資產

9、報廢請求的提出與審批、處置相分離，對于大宗資產的變賣要委托社會中介機構進行評估，要防止在資產處置過程中利用職權謀取私利，造成國有資產流失。 2、建立政府采購業(yè)務的內部采購控制制度。一是不相容崗位相分離，包括：請購與審批、詢價與確定供應商、采購、驗收與相關采購記錄。原則是不得由同一部門或個人辦理采購與付款業(yè)務的全過程。二是政府采購業(yè)務的管理控制，要建立采購管理制度和相關的控制措施，避免暗箱操作、以次充好收受回扣等損害公共利益的現(xiàn)象發(fā)生，在采購控制中要做到采購權、定價權、驗收權相分離、做到責任到人，流程公開。三是付款環(huán)節(jié)的采購控制，要做到相關憑證規(guī)范、合格、齊全，每一個相關責任人或責任部門全部審核

10、通過，付款流程嚴密、規(guī)范、公開。 （三）要加強采購人員的管理，確保內部控制有效的執(zhí)行 1、提高采購人員的綜合素質，使其向知識化、專業(yè)化方向發(fā)展。采購人員不但要有扎實的專業(yè)知識，還要具有良好的溝通與協(xié)調能力，善于處理各種采購關系，具備較強的管理意識。采購人員自身要注重專業(yè)素質的提高，拓寬知識結構。一是要提高學習能力，堅持參加繼續(xù)教育，掌握扎實的專業(yè)知識；二是要優(yōu)化知識結構，加強金融、法律、管理、計算機等方面知識的學習和積累，樹立現(xiàn)代理財觀，注重資金的效益。行政單位屬于政府機關，其業(yè)務活動、行政管理、采購管理都與行政工作密切相關；因此，采購人員平時要注重與有關管理部門的溝通，及時了解采購采購政策的

11、新動向，將有關政策貫徹到采購活動中。通過提高綜合素質，落實好各項采購管理制度，有效發(fā)揮采購監(jiān)管作用，杜絕不規(guī)范行為的發(fā)生。 2、加強內部控制觀念的創(chuàng)新，尤其是加強對新生事物網絡采購的內部控制。第一，技術上，要創(chuàng)新內控觀念，樹立實時、在線的觀念；創(chuàng)新內控手段，建立信息共享系統(tǒng)，開發(fā)先進適用的采購管理軟件；加強網絡采購軟件控制，確保系統(tǒng)運行的可靠和適用性，加強性能監(jiān)測，實時更新；建立全方位的網絡采購系統(tǒng)的防護網，確保系統(tǒng)安全。第二，崗位設置上，要按照不相容職務分離的原則，合理設置采購崗位。網絡采購極大提高了采購工作效率，但內部牽制的必要崗位設置不能少，一要設置系統(tǒng)維護崗，負責網絡采購運行軟硬件系統(tǒng)

12、的正常運行，包括維護、更新、運行控制、病毒監(jiān)控及預防。但該崗位不能接觸網絡采購軟件的具體操作；二要設置數(shù)據(jù)輸入崗，負責將合法、有效的憑證錄入采購軟件系統(tǒng)，并對數(shù)據(jù)的準確性進行檢驗。該崗位必須按照不相容職務分離的原則進行設置，同時，該崗位不能行使審核職能；三要設置數(shù)據(jù)審核崗，負責審核數(shù)據(jù)的合法性、準確性，特別是電子數(shù)據(jù)的真實性，負責審計和評價單位內控機制的健全性、有效性；四要設置檔案管理崗，負責電子采購檔案的安全性、完整性、保密性。目錄一、 正確認識,是加強內部控制管理,提高采購管理水平的前提 1二、制度保障,是加強內部控制管理,提高采購管理水平的基礎 1三、程序合理,是加強內部控制管理,提高采

13、購管理水平的重點 1(一) 采購計劃、方案的編制與審定環(huán)節(jié) 2(二)供應商的選擇與價格確定環(huán)節(jié) 3(三) 合同簽訂與管理環(huán)節(jié) . 3(四)物資驗收入庫環(huán)節(jié) 3(五)采購付款與往來核對環(huán)節(jié) 4(六)分析與考核環(huán)節(jié) 4四、執(zhí)行有效,是加強內部控制管理,提高采購管理水平的關鍵 5(一)采購組織的改進措施5(二)采購流程的改進措施5(三)加強供應商管理6參考文獻8詳談加強內部控制管理 提高采購管理水平一 正確認識,是加強內部控制管理,提高采購管理水平的前提內部控制管理工作其實質是強化企業(yè)的過程管理和流程管理,因此制定嚴密合理的采購業(yè)務管控程序就是提高采購管理水平的重點。包括采購計劃方案的編制審定、供應

14、商的選擇與價格確定、合同簽訂與管理、物資驗收入庫、采購付款與往來核對、采購業(yè)務的分析與考核等管控節(jié)點。 從企業(yè)管理層到具體的采購業(yè)務部門每一名工作人員對采購內部控制管理工作的重要性有個正確的認識,是保證內部控制管理工作順利開展和取得成效的前提。管理層要著眼于企業(yè)的科學發(fā)展,善于從宏觀層面審視采購內部控制管理工作,并納入重要的企業(yè)議事日程。采購業(yè)務部門的工作人員要以高度的責任感,認真履行崗位職責,服從服務于采購工作的內部控制管理要求。也就是說,企業(yè)的一切管理工作,應遵循內部控制管理要求;企業(yè)的一切決策,應統(tǒng)馭在完善的內部控制體系之下;企業(yè)的一切活動,都不能游離于內部控制管理之外。這既是完善現(xiàn)代企

15、業(yè)管理的要求,更是全面提升企業(yè)經營管理水平的需要。 管理層要著眼于企業(yè)的科學發(fā)展,善于從宏觀層面審視采購內部控制管理工作。 在建立了完善的內部控制管理制度和嚴密合理的采購程序的基礎上,是否能夠有效執(zhí)行就是關鍵。一是可以通過拓寬監(jiān)督管理渠道,來保證內部控制管理工作的實施,企業(yè)紀檢監(jiān)察、審計等監(jiān)督管理部門要切實發(fā)揮監(jiān)督的職能作用,對采購業(yè)務要由事后監(jiān)督向事前、事中的監(jiān)督進行轉變,并要充分發(fā)揮職工群眾監(jiān)督的作用,督促和約束采購部門的工作效率和工作質量,促進內部控制管理的有效運行。另外,還可以通過制定內部控制管理考核及其責任追究制度來強化執(zhí)行力,明確相關部門及員工在內部控制管理工作中應承擔的責任,加大

16、員工內部控制管理制度執(zhí)行情況的考核力度,對工作責任心不強、敷衍了事、完成不力,以致造成后果的人員進行責任追究,并視情節(jié)輕重予以通報、警告處分或給予必要的處罰來增強了各級管理人員的內部控制管理意識,以此來提升管理人員的業(yè)務水平和對內部控制管理制度的履行意識。 2、 制度保障,是加強內部控制管理,提高采購管理水平的基礎。 建立完善的物資采購內部控制管理制度,既是滿足提高采購管理水平的需要,也是完善現(xiàn)代企業(yè)制度的需要,同時更是全面提升企業(yè)經營管理水平的需要;建立完善的內部控制制度體系,通過內部控制管理制度來規(guī)范和管理采購程序和標準,并開展定期的評價和維護,必將為采購管理水平的提高、確保資金的安全完整

17、、有效抵御和控制經營風險、實現(xiàn)經營管理目標等幾個方面提供有力的保障。強化內部控制管理制度的建立是進一步強化公司內部經營管理、全面提升管理水平的客觀要求;建立完善的內部控制制度,能夠使企業(yè)的經營活動全過程均處于受控狀態(tài),確保采購業(yè)務工作有章可循,有法可依,促進采購工作的規(guī)范運轉。日北京不少搬家貨運公司介紹，很多北京業(yè)主搬家托運到沈陽。根據(jù)新聞報道，不少外地人口也選擇搬家沈陽或是在沈陽擁有一套住房。為什么會這樣呢？在搬家沈陽購房的團隊中，大部分都為北京上海等競爭非常激烈的城市。很多人表示北京上海的房價太高了，而且競爭激烈，沒有歸屬感。很多家長為子女考慮北京上海房價太高了，咱這家庭也負擔不起。沈陽城

18、市發(fā)展還不錯，房價也在承受范圍內。決定讓兒子畢業(yè)后來沈陽發(fā)展。離家還能近點。房交會就準備去沈陽看看有合適的房子先買一套，這些就發(fā)生在身邊的例子充分的說明了建立完善的制度保障的重要性。三、程序合理,是加強內部控制管理,提高采購管理水平的重點。 內部控制管理工作其實質是強化企業(yè)的過程管理和流程管理,因此制定嚴密合理的采購業(yè)務管控程序就是提高采購管理水平的重點。包括采購計劃方案的編制審定、供應商的選擇與價格確定、合同簽訂與管理、物資驗收入庫、采購付款與往來核對、采購業(yè)務的分析與考核等管控節(jié)點。(一)采購計劃、方案的編制與審定環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)可以使企業(yè)最大限度地控制采購預算,其一般管理控制程序為采購部門

19、根據(jù)企業(yè)生產經營需要,提出物資采購的申請,倉儲或有關部門平衡庫存后由物資管理部門編制采購計劃,經采購管理部門審核后報采購主管領導審定。采購部門根據(jù)采購計劃編制采購方案,采購方案應明確采購的原則、采購的渠道、供應商的選擇方式和范圍等內容。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點是檢查采購方案是否經采購部門負責人審核,是否明確采購物資的具體數(shù)量、質量要求、交貨期、采購方式等,相關審定是否符合權限。 (二)供應商的選擇與價格確定環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)是采購管理控制工作的重點,可以使企業(yè)的采購預算資金得到有效的使用,使企業(yè)經營成本降低,并直接關系到企業(yè)的經營效益。其一般管理控制程序為采購部門應根據(jù)審定的采購方案,通過招標、競爭

20、性談判采購或詢價采購等方式確定供應商與采購價格。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點為采購是否經過詢比價、有無詢比價記錄,通過招標方式采購的是否符合招標管理規(guī)定,對大宗、批量、重要及特殊物資的采購是否采取招標方式,應集中采購的是否有違規(guī)自行采購的現(xiàn)象,相關審定是否符合權限。 (三)合同簽訂與管理環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)可以規(guī)避采購風險,保證企業(yè)的合法利益。主要通過合同范本管理,提高合同管理工作的規(guī)范化,降低合同簽訂風險;通過資質信用管理,建立供應商誠信檔案體系,降低了履約風險;通過合同風險點管理,強化合同履行的風險意識,減少合同履行風險;通過合同會簽管理,提高合同審批效率,規(guī)范業(yè)務流程;通過合同履行管理,加強經營過程

21、的控制能力,提升公司精細管理水平;通過合同統(tǒng)計分析管理,提高公司經營決策自我分析能力。這一環(huán)節(jié)內部控制管理的重點是檢查相關部門是否對合同進行審核,簽訂的合同是否送交財會、法律等相關監(jiān)管部門。 (四)物資驗收入庫環(huán)節(jié)。采購物資到貨后,物資管理部門應組織采購、質檢、倉儲等部門對到貨物資進行檢驗清點,質檢部門出具檢驗報告,倉儲部門依據(jù)檢驗合格的報告辦理入庫手續(xù),編制入庫單,登記庫存明細帳。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點是檢查物資入庫驗收資料是否齊全,驗收入庫是否符合不相容要求,庫存明細賬登記是否及時。 (五)采購付款與往來核對環(huán)節(jié)。財會部門應依據(jù)采購合同、入庫單、發(fā)票等及時作賬務處理。采購款的支付應由采購部

22、門根據(jù)采購合同及到貨情況提出申請,填制付款申請單,附齊相關單據(jù),經采購等部門負責人審核簽字后送財會部門審核,財會部門根據(jù)資金安排、使用計劃、預付情況及合同約定辦理款項支付手續(xù),采購款支付應經相關領導審批后辦理。這一環(huán)節(jié)的內部控制管理重點是檢查采購入賬手續(xù)是否齊全,暫估入賬是否及時合理;檢查采購款支付的依據(jù)是否齊全,與合同約定是否相符,相關審批是否符合權限。 (六)分析與考核環(huán)節(jié)。在“分析”環(huán)節(jié)上,企業(yè)采購部門應會同有關部門定期對計劃準確率、保證供應率、質量合格率、廠家直供率以及采購管理等情況進行分析,并向企業(yè)有關會議報告;在“考核”環(huán)節(jié)上,企業(yè)應建立與采購相關的考核辦法,定期對采購管理情況進行

23、考核。4、 執(zhí)行有效,是加強內部控制管理,提高采購管理水平的關鍵。在建立了完善的內部控制管理制度和嚴密合理的采購程序的基礎上,是否能夠有效執(zhí)行就是關鍵。一是可以通過拓寬監(jiān)督管理渠道,來保證內部控制管理工作的實施,企業(yè)紀檢監(jiān)察、審計等監(jiān)督管理部門要切實發(fā)揮監(jiān)督的職能作用,對采購業(yè)務要由事后監(jiān)督向事前、事中的監(jiān)督進行轉變,并要充分發(fā)揮職工群眾監(jiān)督的作用,督促和約束采購部門的工作效率和工作質量,促進內部控制管理的有效運行。另外,還可以通過制定內部控制管理考核及其責任追究制度來強化執(zhí)行力,明確相關部門及員工在內部控制管理工作中應承擔的責任,加大員工內部控制管理制度執(zhí)行情況的考核力度,對工作責任心不強、

24、敷衍了事、完成不力,以致造成后果的人員進行責任追究,并視情節(jié)輕重予以通報、警告處分或給予必要的處罰來增強了各級管理人員的內部控制管理意識,以此來提升管理人員的業(yè)務水平和對內部控制管理制度的履行意識。 綜上所述,通過加強內部控制管理,來提高采購管理水平,是企業(yè)改革與發(fā)展的要求,是企業(yè)提升綜合市場競爭能力的要求,需要我們在工作實踐中科學運用,不斷完善和提升。 5、 當前采購管理和內部控制工作中存在的主要問題 (一)預算編制在項目支出的細化程度、基本支出定額制定的科學性等方面有待加強。預算編制不夠嚴謹,在安排項目支出預算時存在一定的隨意性和盲目性,導致在預算執(zhí)行過程中追加預算比較普遍,影響了預算的嚴

25、肅性。在資金使用中,支出控制不嚴,存在超支現(xiàn)象。預算調整追加變化較大，削弱了預算的約束控制力。 (二)采購管理職能有待進一步加強。采購部門多數(shù)時候起到的是付款、核算作用，對單位重要事項的決策、實施過程和結果不盡了解，采購管理滯后，對業(yè)務部門的采購監(jiān)控和內部監(jiān)督職能有待進一步加強。 (三)、崗位設置不夠合理。由于單位編制有限，人員緊張，崗位安排不盡合理，存在一人多崗及不相容崗位兼職的現(xiàn)象。 (四)、固定資產管理相對薄弱。對資產的使用管理的內部控制力度不夠，重購輕管現(xiàn)象比較普遍。如未形成定期財產檢查制度，資產保管責任不明確等，易導致資產賬實不符及資產流失。 (5) 、采購人員統(tǒng)籌、分析能力有待加強

26、。 采購授權支付改革新形勢下，采購人員在資金管理上應充分發(fā)揮預算管理的規(guī)劃、控制和協(xié)調的功能，根據(jù)輕重緩急安排調度，有效地將資金管理從被動應付轉變?yōu)槌翱刂啤Ｄ壳?，采購人員對全局整體工作掌握不夠全面，對整體預算資金的需求缺乏深入的調查研究，采購分析能力及綜合素質還有待進一步提高。 (6) 、隨著信息化管理進程的推進，采購信息管理系統(tǒng)、采購電算化核算系統(tǒng)、采購日常管理系統(tǒng)的開發(fā)，需要對各個信息系統(tǒng)進行整合，融采購管理、采購核算及單位內部控制管理為一體，建立全面、系統(tǒng)的采購信息管理體系，增強信息管理的功能性，進而規(guī)范采購管理行為、簡化工作程序、提高資金管理及采購核算的效率。同時，電子化尤其是網絡化

27、的采購核算和管理有許多新的風險。一是采購信息的安全性降低，開放的互聯(lián)網傳輸存在諸多安全隱患。二是采購核算系統(tǒng)的邏輯糾錯和綜合判斷能力下降。另外，電算化環(huán)境中，除非有特別限定，采購信息數(shù)據(jù)修改一般都不會留下痕跡，存在很大風險。 2、 加強稅務機關內部控制，提高采購管理水平的建議 （一）加強內部控制，創(chuàng)新采購管理方法 創(chuàng)新采購管理方法，就是要樹立現(xiàn)代采購理財觀，按照“績效采購”的要求，建立科學完整的采購管理方法體系，包括采購預測、計劃、控制、核算、分析和考評等。一是建立健全科學的采購預測方法體系，根據(jù)采購活動的歷史資料和相關資料，考慮現(xiàn)實的發(fā)展條件，對單位未來采購活動和采購成果作出科學的預計和測算

28、。行政單位的資金來源主要是采購撥款。因此，行政單位的采購預測主要是關注各類采購活動對支出帶來的影響，并根據(jù)情況的變化合理調整資金安排。在年度工作中，如發(fā)生突擊性任務、政策性因素或其他新情況，要及時進行測算，合理調整資金安排，在合理測算的基礎上結合當時的政策規(guī)定，決定是否需要追加或調整預算。二是建立健全科學的計劃與控制方法體系，就是要進一步完善采購預算管理。細化編制預算，在預算編制過程中對單位采購活動進行計劃分析，以期實現(xiàn)預算目標，提高資金使用效益。同時，嚴格采購審批程序和手續(xù)，加強內部控制的建設，堵塞采購管理上的漏洞。三是建立健全科學的采購分析和考評體系，就是要根據(jù)管理結果和核算資料，運用特定

29、的方法對采購活動及其成果進行分析和評價。定期做好預算執(zhí)行情況分析，對下一階段的采購支出情況進行預測，合理安排預算，為單位領導開展工作提供采購依據(jù)。同時，建立相應的考評體系，提倡節(jié)約型機關建設，對一些項目、公用經費等從定性和定量兩方面進行分析，不斷提高采購管理水平。 （二）完善內部控制制度，從手段上實現(xiàn)制度管事 1、建立內部采購控制制度。具體包括： （1）貨幣資金的內部采購控制。一是不相容崗位相分離，主要是出納與審核、出納與采購檔案的保管、出納與制單、出納與收款票據(jù)管理人、支票印章保管員與支票簽發(fā)人等。二是支出審批制度的規(guī)定，明確審批人對貨幣資金業(yè)務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施

30、，規(guī)定經辦人辦理貨幣資金業(yè)務的職責范圍和工作要求。三是明確監(jiān)督檢查機構或人員的職責權限，定期及不定期地進行檢查。 （2）資產管理的內部采購控制。一是資產的日常管理。資產的實物管理與記賬登記要相分離，實物賬與采購明細賬必須核對一致；資產的配置與使用相分離，使資產的配置合理、科學；資產維修需求的提出與審核、執(zhí)行相分離，確保維修方案的合理性，防止小病大修。二是資產的處置環(huán)節(jié)。要建立資產處置管理制度，明確處置的程序和權限，資產報廢請求的提出與審批、處置相分離，對于大宗資產的變賣要委托社會中介機構進行評估，要防止在資產處置過程中利用職權謀取私利，造成國有資產流失。 2、建立政府采購業(yè)務的內部采購控制制度

31、。一是不相容崗位相分離，包括：請購與審批、詢價與確定供應商、采購、驗收與相關采購記錄。原則是不得由同一部門或個人辦理采購與付款業(yè)務的全過程。二是政府采購業(yè)務的管理控制，要建立采購管理制度和相關的控制措施，避免暗箱操作、以次充好收受回扣等損害公共利益的現(xiàn)象發(fā)生，在采購控制中要做到采購權、定價權、驗收權相分離、做到責任到人，流程公開。三是付款環(huán)節(jié)的采購控制，要做到相關憑證規(guī)范、合格、齊全，每一個相關責任人或責任部門全部審核通過，付款流程嚴密、規(guī)范、公開。 （三）要加強采購人員的管理，確保內部控制有效的執(zhí)行 1、提高采購人員的綜合素質，使其向知識化、專業(yè)化方向發(fā)展。采購人員不但要有扎實的專業(yè)知識，還

32、要具有良好的溝通與協(xié)調能力，善于處理各種采購關系，具備較強的管理意識。采購人員自身要注重專業(yè)素質的提高，拓寬知識結構。一是要提高學習能力，堅持參加繼續(xù)教育，掌握扎實的專業(yè)知識；二是要優(yōu)化知識結構，加強金融、法律、管理、計算機等方面知識的學習和積累，樹立現(xiàn)代理財觀，注重資金的效益。行政單位屬于政府機關，其業(yè)務活動、行政管理、采購管理都與行政工作密切相關；因此，采購人員平時要注重與有關管理部門的溝通，及時了解采購采購政策的新動向，將有關政策貫徹到采購活動中。通過提高綜合素質，落實好各項采購管理制度，有效發(fā)揮采購監(jiān)管作用，杜絕不規(guī)范行為的發(fā)生。 2、加強內部控制觀念的創(chuàng)新，尤其是加強對新生事物網絡采

33、購的內部控制。第一，技術上，要創(chuàng)新內控觀念，樹立實時、在線的觀念；創(chuàng)新內控手段，建立信息共享系統(tǒng)，開發(fā)先進適用的采購管理軟件；加強網絡采購軟件控制，確保系統(tǒng)運行的可靠和適用性，加強性能監(jiān)測，實時更新；建立全方位的網絡采購系統(tǒng)的防護網，確保系統(tǒng)安全。第二，崗位設置上，要按照不相容職務分離的原則，合理設置采購崗位。網絡采購極大提高了采購工作效率，但內部牽制的必要崗位設置不能少，一要設置系統(tǒng)維護崗，負責網絡采購運行軟硬件系統(tǒng)的正常運行，包括維護、更新、運行控制、病毒監(jiān)控及預防。但該崗位不能接觸網絡采購軟件的具體操作；二要設置數(shù)據(jù)輸入崗，負責將合法、有效的憑證錄入采購軟件系統(tǒng)，并對數(shù)據(jù)的準確性進行檢驗

34、。該崗位必須按照不相容職務分離的原則進行設置，同時，該崗位不能行使審核職能；三要設置數(shù)據(jù)審核崗，負責審核數(shù)據(jù)的合法性、準確性，特別是電子數(shù)據(jù)的真實性，負責審計和評價單位內控機制的健全性、有效性；四要設置檔案管理崗，負責電子采購檔案的安全性、完整性、保密性。 下面我們就以北京CPPE大型建筑公司為例具體說明。一、 控制實際采購管理工程材料的采購管理，大致都有：計劃詢價報價采購入庫使用五個階段，能否控制每個環(huán)節(jié)的細節(jié)，是工程能否開源節(jié)流，能否提高周轉效能的關鍵、能否確保陽光采購，這是常規(guī)管理，此處不加詳解。這里重點講述一下實際的做法。采購管理的重點人員是采購員，對于采購元，必須因勢利導，個人認為：

35、堅持5點，可確保其廉潔辦事?。?）、“高薪”養(yǎng)廉，不規(guī)范采購：即盡大可能給予物資待遇，比如兼職部門副主任，話費及差旅費、招待辦公費用盡可能進行補貼，在工資獎金方面略加提高。這樣從待遇上杜絕其心理的不平衡，不會因為攀比別人的優(yōu)厚待遇而不盡心盡責，從而從思想根源杜絕不規(guī)范采購程序。（2）、抓“大”放“小”，考慮全局：對于一次性采購高于1000元的材料，必須嚴格執(zhí)行程序進行多家詢價，確保質量前提下最終價格不高于市場價；對于量少低價的材料，運輸及發(fā)票原因，只能在同等價格下?lián)駜?yōu)選用，照顧長期合作的供貨商及關系戶，這樣既不浪費材料資金又可協(xié)調與當?shù)氐娜穗H關系。（3）、堅持公開、全員監(jiān)督：項目的報欄、公開欄

36、、通知欄等“公眾場合”必須張貼出每次材料的各供貨商電話及報價、審批情況，從而保證采購過程的透明度，讓每位員工都可以詢問并切實享有知情權，并可以監(jiān)督采購員是否稱職辦事，是否出現(xiàn)員工反映的“暗箱操作”、“中飽私囊”現(xiàn)象。（4）、重視談判、熟悉市場：做為一名采購員，現(xiàn)金或轉賬采購保證材料供應應該問題不大，但在資金不足情況下如何能夠掛賬并且保證質量價格，這需要一定的談判技巧。量大、合作時間長、供貨商多、市場材料供過于求，這些都是采購員的談判優(yōu)勢，但供貨商需要承擔墊資利率損失、利弊權衡，需要采購員熟悉市場，加強談判攻勢，多詢多選供貨商才能完成?。?）、職責共擔，獎罰分明：采購員職責之一就是確保材料按時供

37、應，不耽誤工地的正常生產！尤其進入施工高峰期，能夠滿足材料供應，可予以獎勵；對于出現(xiàn)產品質量問題、延誤工地、高于市場價，根據(jù)情節(jié)給予檢查、扣除獎金比例、工資、清退、民事訴訟等處理！另外，在實際的采購管理中，庫房管理員與材料會計也擔當一定責任，與采購員一起，必須真正實施“三權分立”，互相監(jiān)督！庫房管理員不僅僅是開票收發(fā)材料，還必須驗收入庫材料質量，管理材料使用所以新購材料、機械配件、油料、工具等，必須按照局2000版質量管理體系文件和財務制度要求進行登記、建賬。入庫前腰按發(fā)票或銷貨清單進行質量與數(shù)量的驗收，發(fā)現(xiàn)包裝損壞、受潮變質、數(shù)量不足時，應及時分析原因，澄清責任，并上報物資機電部，提出處理措

38、施后報經理部。在入庫驗收中，無合格證的材料，可暫存庫房，但必須標明，嚴禁投入使用。有采購員負責退換。對進入工程實體的A類材料，不僅要對數(shù)量驗收，更重要的是質量驗收，因此庫管員應根據(jù)銷貨清單，質量保證書或產品合格證進行數(shù)量質量驗收，驗收工作應同質檢站共同進行，嚴格按照質量驗收規(guī)范和計量檢驗規(guī)定進行。對于B、C類材料必須根據(jù)采購計劃，對規(guī)格數(shù)量進行驗收，如發(fā)現(xiàn)清單與計劃不符時，應與部分負責人聯(lián)系及時解決問題。驗收合格后，庫管員在發(fā)票上簽字，采購員及時到材料會計處辦理入庫手續(xù)。而材料會計，對于實際采購管理也起著重要的作用！首先，單價是否超標，是由材料會計進行控制，如果單價太高，材料會計有權拒絕開具入

39、庫單，沒有入庫單，財務室也必然拒絕付款！其次，材料會計應對材料及市場價格有較多的了解，不至于價格明顯超標卻不知道，只是充當文職，照著發(fā)票僅僅寫入庫單，這樣也造成的損失，材料會計業(yè)必須承擔相關責任。還有，材料會計的賬必須與材料庫管員的賬、財務會計的賬完全一致，每月必須進行對賬，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，不留問題在最后，如果需要交接轉手續(xù)，賬務不清不得離開。最后，是部分負責人，如同消防隊員。如果部門人員各司其職，材料供應、賬務、庫存都沒有出現(xiàn)問題，則相對輕松，可以兼職做其他瑣碎事務，一旦出現(xiàn)問題，除了需要迅速處理之外，還必須分析原因，防止類似事件的發(fā)生！但有一點，部門負責人不得兼職采購員，這可以從根本上杜絕貪污！二、 提高使用周轉效能的措施（1）、采用租賃方式市場經濟條件下，現(xiàn)金已進入大市場租賃時代，對于可租賃周轉材料，如鋼模板、鋼架管、扣件等材料，能夠租賃的，如果租賃時間、運輸及租賃費用合適，則是最節(jié)約成本、最能開源節(jié)流的一種形式！拿本工程一期為例：合同簽訂周轉材料由經理部提供；技術部統(tǒng)計數(shù)量為：鋼模板500平米，鋼管150噸，扣件30000套；設計大干時間兩個月，算上后期最多不超過3個月。如果采購，因為鋼鐵價格開始飆升，當