信息化ERP選型過程及實施計劃

1、ERP選型步驟及實施步驟第一， 尋找供應商，發(fā)出邀請通知。參考各種媒體信息選擇ERP供應商，發(fā)出邀請。這些供應商的選擇應該有所側重，綜合考慮供應商的規(guī)模、業(yè)界中的聲譽、行業(yè)特色、實施特點、一般價格等。對一些顯然不符合本企業(yè)ERP要求的供應商應該毫不猶豫地予以剔除。例如，企業(yè)ERP預算很少，那就無需聯(lián)系國外知名ERP系統(tǒng)；如果企業(yè)只考慮財務及庫房賬務，在用友、金蝶等財務軟件中選擇。如果是以過程管控，把財務拿到更高的角度控制，就選擇以生產(chǎn)為核心的軟件商，企業(yè)強調行業(yè)特色，那就該將重點放在有本行業(yè)特點的ERP系統(tǒng)上；企業(yè)生產(chǎn)管理方式較為特殊，就該將重點放在項目型（根據(jù)企業(yè)的要求進行較多的二

2、次開發(fā)）的ERP系統(tǒng)上，等等。(2015年9月完成)第二， 調研演示。（2015年10月10日-2011年10月30日，其中調研10天，演示10天，每家供應商調研12天，演示1天。）開始后，ERP供應商會派出ERP顧問到企業(yè)來進行實地調研，由于供應商較多，企業(yè)不可能安排許多時間接待，因此，為了不影響各部門的正常工作，建議給每家供應商0.5至1天的時間。在顧問調研的這段時間內，由于各部門接待的顧問較多，而且回答的差不多是同樣的問題，容易弄得很疲憊，可以想象越到后面調研的顧問越是不利，為了公平起見，最好在每家顧問調研的時間之間隔開一段時間，以減少各部門接待人員的厭煩心理。為了讓ERP顧問

3、精確的滿足我們需求，各部門長最好在ERP顧問開始調研之前準備好各部門現(xiàn)在使用的各種表單、文件等，最好含原始數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)可能會給顧問提供許多調研的線索，ERP顧問也可能會從這些數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)許多問題。ERP顧問根據(jù)調研的結果制作ERP在本企業(yè)的實施方案，在規(guī)定的時間內將方案送交本企業(yè)，企業(yè)參與選型的人員應該對方案進行認真研究，特別是與本部門相關的部分，并將疑問記錄下來，在ERP顧問進行系統(tǒng)演示時提出來請求解答。在所有ERP供應商的方案都提交后，企業(yè)IT部門或選型負責人確定好各供應商的演示時間及地點。為公平起見，應該合理分配各供應商的演示時間，如果一共3家ERP供應商，為了避免ERP選型人員過于疲勞

4、，可分兩個星期完成，每天接待一家，一家安排2-3個小時左右的時間。安排好后應將日程表及時通知各參與人員，讓參與人員能夠提前安排好自己的本職工作，并準備好自己需要提出的問題，當然在觀看ERP顧問演示后很可能會有新問題產(chǎn)生。如果有需要最好是讓ERP廠商帶上自己的系統(tǒng)，進行現(xiàn)場的數(shù)據(jù)演示，但是系統(tǒng)演示的數(shù)據(jù)需要企業(yè)提供，這樣可以更加直觀的了解系統(tǒng)的可操作性。第三， 評選，選出前兩名。（10月底評選出兩家進入第二輪）所有ERP供應商演示結束后，企業(yè)應該立即組織ERP選型的參與人員進行評分，根據(jù)解決方案及評分結果，選出前兩名進入下一輪角逐。評委一般由以下三方面的人構成：企業(yè)高層領導、項目負責人

5、、各部門的主要負責人、信息部ERP人員。由項目負責人設計好評分表，各評委根據(jù)評分表打分。在設計評分表時，對評分項目的設計應該注意避免一些本企業(yè)中幾乎沒人能弄清楚的項目，雖然這些項目可能對ERP系統(tǒng)來說真的很重要。例如，“ERP軟件的運算速度”，這點對ERP來說確實相當重要，但在ERP選型階段，恐怕很少有人能說得清楚該ERP系統(tǒng)的運算速度究竟如何，這需要時間及數(shù)據(jù)來檢驗。在評分時，無需強求每個評委對每個項目都評分，對于不了解的地方可以棄權，對于某評分項目來說按實際參與評分的人取平均數(shù)，這樣可以避免亂打分造成的結果失真。第四， 參觀案例。（11月上旬，讓兩家軟件商尋找案例客戶進行參觀，大

6、約花1周）進入第二輪后，有一件非常重要的事，就是參觀各ERP商家的實施案例，這項工作應該是ERP選型第二輪的主要工作。如果某ERP商家拒絕這項要求（當然他們的用詞肯定是相當婉轉的），那么應該提出令人信服的理由，否則恐怕很難進入下一輪，除非他們的優(yōu)勢確實很大。對將要參觀的案例，應該有所限定，最好是和企業(yè)是同一個行業(yè)的，比如我們企業(yè)是壓鑄行業(yè)，那么我們就需要找和我們同行業(yè)客戶進行參觀。1. 案例單位狀況。包括單位規(guī)模、主要產(chǎn)品、主要生產(chǎn)流程、未來發(fā)展方向等內容。2. 信息化建設。包括實施之前的企業(yè)信息化建設狀況、目前企業(yè)信息建設情況、網(wǎng)絡架構、目前系統(tǒng)如何維護、每天的數(shù)據(jù)量、系

7、統(tǒng)的穩(wěn)定性等內容。3. 售后服務。系統(tǒng)使用后的情況如何，售后服務是否真的像宣傳材料上講的那樣到位。4. 實施的功能模塊。該系統(tǒng)一共有多少模塊、參觀的企業(yè)共實施了多少模塊、每個模塊的簡要功能、在該單位的使用情況、繼續(xù)實施的時間計劃。5. 接待人員對ERP系統(tǒng)的評價。不過對這種評價應該能較清醒地分析，有所取舍，因為接待人員的評價一般都不會低，要知道，ERP供應商決不會找一個牢騷滿腹的單位，讓一個牢騷滿腹的人接待你的。6. 部分功能點操作。最好能隨機找?guī)讉€使用ERP系統(tǒng)的重要操作點，現(xiàn)場觀看操作情況，聽取操作人員對ERP的評價，讓他們比較實施ERP前后工作的差

8、別。當然，這點難度較大，因為許多企業(yè)是不允許別人到他們現(xiàn)場隨意參觀走訪的。參觀結束后，參觀人員應該撰寫參觀報告，分發(fā)給每個ERP選型參與者，讓其提交參觀后感想。第五， 商務談判。（11月中下詢讓軟件商進行商務談判，大約花1周時間）ERP選型結束后才進行商務談判并不是個好辦法，企業(yè)在最終確定ERP供應商之前進行商務談判無疑可以獲得商務談判的主動權，商務談判的結果是企業(yè)做出最終選擇的重要依據(jù)。商務談判需要考慮許多方面的內容，比如：購買的模塊，用戶數(shù)，實施費用，每年維護費用，硬件要求（數(shù)據(jù)庫、服務器、網(wǎng)絡等），實施計劃，等等。第六， 抉擇。（選定軟件供應商，簽約，11月底）在這一

9、步，ERP選型人員應該撰寫分析報告，分析報告應該從兩家的優(yōu)點、缺點、風險點三個方面展開論述，分析報告與商務談判的結果一道作為高層領導決策的依據(jù)。企業(yè)選型負責人或企業(yè)主要領導人，根據(jù)以前評分的結果、與各ERP供應商交流的情況、對兩家ERP系統(tǒng)的了解、兩家ERP系統(tǒng)的優(yōu)缺點分析報告以及商務談判的結果進行抉擇。這一步應該避免“拍腦袋”式的決策方法，不應該因為突然想到了A的某項優(yōu)點，或因為A的顧問一次富有煽動性的演說，或因為A的顧問一次對B有力的攻擊，而決定選擇A；也不應該因為突然想到了A的某項缺點，或對A的顧問的某句話、某次表現(xiàn)不滿意，而突然決定使用B。到最后一輪的兩家，顯然都各有優(yōu)缺點，沒有優(yōu)點的

10、早就被淘汰出局了，沒有缺點也沒必要談到今天，因此，在做決策時應該綜合考慮，權衡各項優(yōu)缺點，再作最后的決定?？偨Y選型對于ERP項目來說是致關重要的一步，也是企業(yè)ERP項目生命周期的一個重要組成部分，對于企業(yè)來說，應該將ERP選型作為項目來管理，可用項目管理方法論來指導ERP選型。對ERP選型來說，最重要是先制訂ERP選型的計劃，切忌無毫無章法地開展選型工作，今天看這個演示，明天參觀那個案例，沒有選型的計劃性，最終只能事倍功半，導致企業(yè)領導人輕率地做出決策，或不敢做出決策。ERP實施計劃，列舉時間以12月份敲定項目為例：項1階段軟件方某某公司時間計劃項目規(guī)劃項目準備簽約后，軟件公司內部需進行文件交

11、接，負責顧問會盡快和客戶方項目負責人取得聯(lián)系， 確認初訪的時間，并將調研模版FAX/Email 給客戶項目經(jīng)理客戶項目經(jīng)理負責安排安排相關受訪人員準備調研問題。10天時間初訪與調研1、首次拜訪時，軟件公司顧問會和客戶方高層取得共識，確定信息化短、中、長期的目標， 以及其他對信息化的期望或要求2、在調研前，軟件公司顧問會先進行工廠參觀，了解大體加工流程和形態(tài)；并對一些行業(yè)特性或客戶管理特點取得初步了解。3、調研作為初訪時重要工作事項，分為公司調研和部門調研兩大步驟；由軟件公司顧問主導調研，客戶方協(xié)助工作。4、調研后，軟件公司應出具現(xiàn)狀調研報告，以供參考。安排好時間，協(xié)助調研項目規(guī)劃于初訪及調研后

12、，顧問即可制定切實的上線計劃，并與客戶方確認。并與客戶方商討如何確保上線進度及各項工作執(zhí)行?？蛻舴叫枵偌w員工或重要人員，召開項目啟動大會，并由總經(jīng)理、顧問及項目負責人分別致辭，宣讀對ERP 上線的決心和要求、上線計劃及信息化小組組織和管理辦法。系統(tǒng)安裝軟硬件安裝集成軟件公司工程人員負責服務器安裝整合，以及510 臺客戶端的安裝集成，并傳授客戶方IT 人員如何安裝維護系統(tǒng)等知識。如客戶方客戶端用戶較多，客戶方IT 人員可單獨進行客戶端安裝集成。5天時間系統(tǒng)培訓基礎數(shù)據(jù)培訓與規(guī)劃1、管理維護&基本信息子系統(tǒng)培訓，以便客戶方相關人員了解ERP系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的要求，以及收集整理的方法。 2、編

13、碼原則的討論，主要范圍為： 1）品號信息說明,編碼原則討論2）BOM分階原則的說明與討論3）客戶信息,供應商信息說明,編碼原則討論4）其余基本數(shù)據(jù)說明討論 3、本階段完成后，軟件公司出具相應階段的上線狀況報告。1、組織好人員參加培訓 2、按要求進行討論 系統(tǒng)操作培訓1、為便于人員學習和基礎數(shù)據(jù)錄入， 講解ERP系統(tǒng)的登入、單據(jù)操作、報表處理、憑證設計等日常操作須了解事項。2、對系統(tǒng)管理員進行ERP管理工具,自定義報表,數(shù)據(jù)庫基礎,單據(jù)錄入及打印設置,開窗設置,自動監(jiān)控工具設置等培訓1、組織好人員參加培訓30天時間基礎資料準備輔導客戶準備資料，及時回答客戶所提出的問題討論結束后，客戶方應安排人員

14、制作編碼原則文件，并安排專職人員進行數(shù)據(jù)的整理與錄入ERP 系統(tǒng)系統(tǒng)功能培訓與流程討論財務培訓采用分子系統(tǒng)的方式進行，每模塊一般為1天，包括模塊功能培訓+ ERP 標準流程說明討論，主要由顧問進行標準流程說明，以及簡單討論。對于復雜問題，客戶方可事后再安排內部討論，需要時可請軟件公司顧問參與。組織人員參加培訓與討論采購銷售庫存BOM工單委外計劃質量等業(yè)務流程制定輔導客戶準備資料，及時回答客戶所提出的問題流程討論后，應制作客戶方信息化業(yè)務流程文件，可參照標準流程修改制定。流程規(guī)劃業(yè)務流程確認針對客戶充分討論完成的業(yè)務流程，由軟件公司顧問再參與進行最后的確認確認后，后續(xù)信息化操作應遵照此流程進行。

15、客戶方應將信息化業(yè)務流程制作為標準的企業(yè)內部管理文件進行分發(fā)執(zhí)行。20天時間系統(tǒng)調整 (包含系統(tǒng)參數(shù)設置/二次開發(fā))1、對于在簽約前提出的特殊要求或在各系統(tǒng)功能培訓中或基礎數(shù)據(jù)搜集整理中發(fā)現(xiàn)的特殊修改需求，而于業(yè)務流程討論確定中證實確實需要修改者，由顧問師撰寫需求確認書及規(guī)格與客戶確認后進行修改。2、上線前顧問師應針對客戶的狀況對ERP 系統(tǒng)進行參數(shù)設置調整，包含各系統(tǒng)的基本參數(shù)設置，單別性質設置等。1、系統(tǒng)管理員參與參數(shù)設置，并了解各參數(shù)的含義上線運行基礎數(shù)據(jù)檢核與導入1、上線前進行基礎數(shù)據(jù)檢核，檢核各種基礎數(shù)據(jù)及資料正確性。可采用到場檢查或遠端連線檢查等方式。2、如發(fā)現(xiàn)問題，應通知客戶方及

16、時糾正，以免影響上線進度。對發(fā)現(xiàn)的問題及時調整和修改30天時間系統(tǒng)模擬顧問現(xiàn)場輔導系統(tǒng)模擬1、各操作人員對其各自業(yè)務相關的系統(tǒng)掌握熟練后，即可于上線前安排流程性的系統(tǒng)流程模擬，由各部門人員依信息化業(yè)務流程，依次進行某一訂單的整個業(yè)務流程的模擬操作，并將相關業(yè)務單據(jù)打印出來，務必使各操作人員除了解實際單據(jù)錄入方法以外，還了解各項業(yè)務工作的后續(xù)處理步驟，以提高上線時人機操作熟練度與流程流暢。2、業(yè)務流程模擬完成后，組織相關操作人員按擬訂的業(yè)務流程進行熟練性操作練習（此部分由客戶自行組織）試運行1、顧問師協(xié)助客戶制定試運行開始時各項余額資料的整理與輸入的計劃，并控制進度及品質。 2、試運行期間應及時解決問題，并記錄下來以便定期開會討論培訓及模擬都達到比較熟練的水平，各項基本資料準備就緒，即可依計劃開始試運行， 此時應達到： 1. 正式開始錄入系統(tǒng)單據(jù)，依流程進行作業(yè)2. 試運行后召開總結會議,進行總結,并調整流程。3. 試運行開始時各項余額資料的整理與輸入 4、及時反饋各項問題正式上線1. 針對試運行期間發(fā)現(xiàn)的