采購管理制度

1、采購管理制度目錄第一條 目的 第二條 適用范圍 第三條 權責單位 第四條 采購的定義 第五條 采購的政策 第六條 標準采購作業(yè)程序及要點 第七條 細則 一、請購表的報送時間與流程規(guī)范 1、報送時間 2、報送流程 二、采購 1、采購方式 2、詢議、議價規(guī)定 三、訂購 四、入庫 五、驗收與核查 六、單據(jù)整理與付款七、售后調(diào)查 第八條 稽查管理 一、總則 二、稽查規(guī)范 1、采購計劃的稽核 2、執(zhí)行過程中的稽核 1）請購方面 2）選擇供應商方面 3）采購價格方面 4）交貨與品質(zhì)方面 第九條 其它 第十條 附件 一、損失索賠通知書 二、請購表 三、詢價明細表 四、議價明細表 五、物料驗收審批表 六、售后

2、服務跟蹤調(diào)查表采購管理制度第一條 目的為使公司有關采購作業(yè)均能遵循制度辦理，便于在最適當?shù)臅r間，合理范圍內(nèi)以最低價格，向供應商購買品質(zhì)最佳、數(shù)量最恰當?shù)脑?、輔料、商品或服務，特制訂本制度。第二條 適用范圍凡本公司物料采購方式，除另有規(guī)定外，悉依本制度辦理。第三條 權責單位一、采購部負責本制度的制定、修改、廢止等起草工作。二、總經(jīng)理負責本制度的制定、修改、廢止等核決工作。第四條 采購的定義企業(yè)根據(jù)需求提出采購計劃、審核計劃、選好供應商、經(jīng)過商務談判確定價格、交貨及相關條件，最終簽訂合同并按要求收貨與付款的過程。第五條 采購的政策一、本公司物料供應采用集中采購制度。二、本公司物料采購計劃均根據(jù)相

3、關部門提交的請購表（附后）而擬訂。三、本公司大宗采購項目經(jīng)由采購部會同各相關部門共同詢價、議價或招標方式辦理。四、本公司物料采購應實施市場調(diào)查工作，建立信息庫，作為選擇供應商之依據(jù)。五、每一購案之供應商或制造商，除因采購金額微小或因事實上不可能外，均應選擇三家或三家以上詢價對象為原則。六、本公司采購在必要時以訂立長期合約或短期采購合約方式辦理。是否以訂約為宜，及訂約有效期限的長短，應以與本公司最有利的因素考慮。七、本公司對物料采購過程應保持完整的記錄資料，以供充分參考運用。八、本公司對儲備物料采用預購備用方式采購，對非儲備物料采用現(xiàn)用現(xiàn)購方式采購。九、本公司對物料采購應加強計劃與預算功能，以增

4、進效率，降低成本為原則。十、本公司對物料采購工作的進行，應實施獨立追蹤稽查制度。十一、本公司采購人員應采取客觀公正的態(tài)度從事各項采購作業(yè)。第六條 標準采購作業(yè)程序及要點采購作業(yè)內(nèi)容從收到請購表案件開始，由采購經(jīng)辦人員先核對請購內(nèi)容，查閱“廠商資料”、“采購記錄”及其它相關資料后辦理詢價，并整理報價資料，擬訂議價方式及各種有利條件進行議價，同時依核決權限審批與訂購。詳細作業(yè)程序及要點如下：序列采購程序要 點1接收請購表1、 嚴格審查并督辦需購部門的物資請購時限；2、 遵循急件優(yōu)先辦理原則；3、 請購單各欄填寫是否清楚無誤；4、 交貨期無法配合需用日期時及時聯(lián)絡請購部門。2詢價1、 充分了解請購物

5、料的品名、規(guī)格與質(zhì)量要求；2、 大宗采購項目根據(jù)財務部或造價部依項目成本造價預算后提供的訂價目標、范圍或采購建議進行初步詢價；3、 將采購需求信息公開化，盡可能通過多種渠道獲取優(yōu)勢供應商資源，并統(tǒng)一組織詢價；4、 調(diào)查市場行情；5、 考慮是否有其他較有利的代用品或?qū)蛊罚?、 選擇詢價對象及地區(qū)；7、 對同規(guī)格不同品牌做比較；8、 詢價索樣；9、 新廠商產(chǎn)品是否需經(jīng)檢驗后先試用；9、是否有必要辦理售后服務及保修年限；10、整理報價資料；11、普通物料的詢價時限為一周，特殊設備的詢價時限為一個月。3議價1、 選擇議價對象；2、 核對采購資金預算；3、 價格上漲下跌有何因素；4、 向廠商詳細說明品

6、名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、扣款規(guī)定、交貨期、地點、付款辦法等；5、 確認廠商的供應能力是否能按期交貨；6、 其他經(jīng)銷商價格是否較低；7、 研議采購條件；8、 議價或公開比價；9、 估算運費；10、 估算保險費；11、 考慮卸貨條件；12、 比較付款條件與交貨期限；13、 研擬底價。4呈核1、 設定議價目標；2、 請購單上應詳細注明與廠商議定的買價條件；3、 買賣慣例需超交者應注明；4、 按核決權限核決；5、 根據(jù)議價流程，各關聯(lián)部門的議價審批時限為兩個工作日。5訂購1、 制訂買賣合同；2、 再向廠商確認價格、交貨期限、質(zhì)量等條件；3、 分批交貨者在請購單上蓋分批交貨單；4、 無法按需用日期交貨

7、的項目應及時聯(lián)絡請購部門；5、 各物料訂貨周期詳見訂貨周期表6催辦1、 約交日期前應再確認交貨期；2、 無法在約交日期前交貨時，聯(lián)絡請購部門并列入交貨期異常控制表內(nèi)催辦；3、 已逾約交貨日期仍未到貨的，應加緊催交。7驗收入庫1、 按入庫規(guī)定指派庫管人與相關驗收技術員驗收入庫；2、 核對品名、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期；3、 整理檢驗結果；4、 核對物料檢驗報告；5、 填寫一式三聯(lián)入庫單，庫管、財務、采購各執(zhí)一聯(lián)；6、 常規(guī)物料的驗收入庫時限為一周。8單據(jù)整理與付款1、 發(fā)票抬頭及內(nèi)容是否相符；2、 是否有預付款或暫借款要處理；3、 是否需要扣款；4、 各物料的報賬單據(jù)整理時限為兩周。9跟催1、 控制

8、長期合同的交貨；2、 整理采購案件。第七條 細則一、請購表的報送時間與流程規(guī)范1、報送時間：1）請購部門依庫存管理基準、用料預算，參酌庫存情況認真核對、逐條填寫請購表，并注明物料的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項。2）辦公資產(chǎn)類依常規(guī)每月請購一次，于每月的25日將已填寫完整、審批完畢的請購表報送采購部；特殊設備或單項采購總金額達二十萬元以上的大宗采購項目須提前一個月報送請購計劃。3）工程、裝修等物料類依常規(guī)每月請購三次，于每月的5日、15日、25日將已填寫完整、審批完畢的請購表報送采購部；特殊設備或單項采購總金額達二十萬元以上的大宗采購項目須提前一個月報送。4）各部門因工作計劃性不夠或特殊

9、原因需緊急采購的，以緊急采購卷宗報至采購部。此類文件無條件按量計入該部門工作績效考核當中，采購部提供依據(jù)，綜合部執(zhí)行。5）審批完畢的請購表原件直接歸口采購部存檔。2、報送流程：1）辦公資產(chǎn)類請購表報送流程：各項目、各部門報辦公資產(chǎn)需求至綜合部綜合部匯總采購需求，填寫請購表庫管員核實庫存綜合部負責人意見呈總經(jīng)理核決采購部執(zhí)行2）工程、裝修等物料類請購表報送流程：各項目部依庫存核實工程物料需求，填寫請購表庫管員核實庫存工程技術主管意見項目負責人意見呈總經(jīng)理核決采購部執(zhí)行3）特殊設備或單項采購總金額達二十萬元以上的大宗采購項目請購表報送流程主管部門填寫請購部報送財務部（工程類報造價部）財務部或造價部

10、依項目成本預算，填寫相關訂價目標、范圍或采購建議呈總經(jīng)理核決采購部執(zhí)行二、采購1、采購方式除一般采購方式外，采購部門可依物料使用及采購特性，選擇多種有利的方式進行采購：集中計劃采購，凡具有共同性的物料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定物料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，采購部門定期集中辦理采購；長期報價采購，凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的物料，采購部門應事先選定廠商，議定長期供應價格，呈準后通知各請購部門依需要提出請購。2、詢價、議價規(guī)定1）采購部根據(jù)物料需求，酌情將采購信息公開化，盡可能通過多種渠道獲取優(yōu)勢供應商資源，并統(tǒng)一組織詢價。2）凡屬一般采購，采購部均應選擇至少三家符合采購

11、條件的供應商作為詢價對象，并填寫詢價明細表（附后）。3）確屬貨源緊張、獨家代理、專賣品等特殊狀況，不受2）條所限。4）對于大宗采購項目，采購部須根據(jù)財務部或造價部造價預算后提供的訂價目標、范圍與采購建議進行詢價。5）凡屬合約采購項目，采購部依合約價格核價，不需另詢價。合約條件發(fā)生重大變化除外。6）如向特約供應商采購時，應附其報價明細表，如特約供應商有兩家以上，則應向其同時索要報價明細表。7）凡屬可作成本分析的采購項目，采購部應要求供應商作成本分析，以作議價參考。8）選擇詢價或采購的對象，應依照直接生產(chǎn)廠商、代理商、經(jīng)銷商的順序選擇。9）詢價后，應確認各家報價方式、產(chǎn)品規(guī)格、采購條件等是否一致方

12、可議價。10）詢價后選擇三家以上供應商進行交互議價，并詳細填寫議價明細表（附后）后呈相關部門審批。11）議價時應注意品質(zhì)、交期、服務兼顧。12）供應商提供報價的物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r，采購部應報送請購部門確認后方可議價。13）特殊情況下，采購部有權要求請購部門提供技術人員協(xié)助采購，以便對物料性質(zhì)、質(zhì)量技術等方面做準確把關。14）普通物料的詢價時限為一周，特殊設備的詢價時限為一個月。15）根據(jù)議價流程，各關聯(lián)部門的議價審批時限為兩個工作日。三、訂購1、采購經(jīng)辦人接到經(jīng)核決的“采購合同”后，應以工作聯(lián)系函的形式向供貨方分批量或一次量訂購物料，并以電話或傳真確定交貨（到貨）日期，同時要求

13、供應商于“送貨單”上注明工作聯(lián)系函的編號以及其“包裝方式”。2、若屬分批交貨者，采購經(jīng)辦人應于“訂購單”上加蓋“分批交貨”章以資識別。3、各物料訂貨周期如下：訂 貨 周 期 表地域成品現(xiàn)貨類小批量加工訂購類大批量加工訂購類本地2個工作日15個工作日2個月外省10個工作日30個工作日3個月進口30個工作日40個工作日3個月備注：以上到貨時間不含付款申請、詢價選款、合同審批、招標等時間。四、入庫1、物料入庫前庫管員須對照請購表或采購合同對物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、送貨單位等一一清點核對確認無誤后，將到貨日期及實收數(shù)量填入“入庫單”中。入庫單一式三聯(lián)，庫管、財務、采購員各執(zhí)一聯(lián)。入庫單上填寫的內(nèi)容必須和

14、銷售發(fā)票（或收據(jù)）上的內(nèi)容一致，并由倉庫負責人簽字確認后整理歸檔。2、如發(fā)現(xiàn)實物與請購表上所列的內(nèi)容不符時，庫管員應立即通知采購部負責人。在這種情況下原則上不予接受入庫，如采購部門要求接收，則應在單據(jù)上注明實際收料狀況并請采購部門負責人簽字。若交貨數(shù)量未達訂購數(shù)量時，原則上應予以補足，但經(jīng)請購部門負責人同意后可采用財務方式解決，屆時庫管員應通知采購部門聯(lián)絡供應商處理。3、急用品入庫處理。緊急物料入庫交貨時，若庫管員尚未收到請購單，庫管員應先詢問采購部門確認無誤后方可辦理入庫手續(xù)。4、常規(guī)物料的驗收入庫時限為一周。五、驗收與核查1、物料驗收時，必須三方（采購經(jīng)手人、技術主管或庫管員以及供貨商）到

15、場共同驗收。采購員與驗收技術主管或庫管員應就物料重要性及特性等制定物料驗收規(guī)范。2、采購作業(yè)凡涉及到安裝及尺寸量定類物料時，驗收入庫均須填寫物料驗收審批表（附后）。3、物料驗收審批表中“安裝數(shù)量及質(zhì)量驗收情況說明”一欄由各技術專員或主管專業(yè)工程師填寫。4、物料驗收審批表中“售后服務”一欄，三次聯(lián)名“不滿意”或兩次聯(lián)名“很差”，將直接取消供應商供貨資格。5、物料驗收審批表經(jīng)相關部門審批完畢后作為結算之依據(jù)，連同“付款申請單”報送財務部，經(jīng)總經(jīng)理核決后方可執(zhí)行結算工作。6、屬外觀等易識別性質(zhì)檢驗的物料，驗收工作應于到貨后一日內(nèi)完成。7、屬化學或物理檢驗的物料，及時送檢，檢驗工作應于收件后三日內(nèi)完成

16、。8、檢驗合格的物料，檢驗技術人員應在外包裝上貼合格標簽交庫管員入庫定位。9、檢驗不合格的物料，檢驗技術人員應在外包裝上貼不合格標簽并于物料檢驗報告表上注明具體評價意見，經(jīng)部門負責人落實處理辦法后轉(zhuǎn)交采購部門處理，并通知庫管員辦理退貨手續(xù)。六、單據(jù)整理與付款1、采購經(jīng)辦人應將已辦妥的物料“入庫單”或物料驗收審批表，連同相關單據(jù)報送財務部，財務部審核確認無誤后呈總經(jīng)理核決，送會計結賬。2、訂有合同的采購項目，財務部按合同規(guī)定辦理付款，未訂合同的按采購部門報批的付款條件予以付款。3、短交待補足的采購項目，財務部應依照實收數(shù)量予以付款。4、超交的采購項目，應經(jīng)正常審批程序后，方可按照實收數(shù)量予以付款

17、，否則仍按原訂貨數(shù)付款。5、對不合格物料，或因供貨方原因違反合同條款而造成公司損失的，由采購員填寫損失索賠通知書（附后），與供貨方達成協(xié)議后，財務部依照合同條款與損失索賠通知書內(nèi)容，直接從支付款中扣除損失款。6、各物料的報賬單據(jù)整理時限為兩周。七、售后調(diào)查1、采購部定期對物料供應商做售后跟蹤調(diào)查。2、采購部于每年的五月、八月、十一月將售后服務跟蹤調(diào)查表（附后）發(fā)至各部門，組織售后服務大普查。3、對產(chǎn)品質(zhì)量、服務態(tài)度、工作效率等表現(xiàn)極差的供應商，相關部門可隨時聯(lián)名填寫售后服務跟蹤調(diào)查表報至采購部。3、統(tǒng)計調(diào)查數(shù)據(jù)，對有三次聯(lián)名“不滿意”或兩次聯(lián)名“很不滿意”的供應商，將直接取消其供貨資格，列入黑

18、名單檔案系統(tǒng)，不再啟用；對三次聯(lián)名“很滿意”的供應商，將列入優(yōu)勢供應商檔案系統(tǒng)，并酌情參與公司組織的優(yōu)秀客戶饋贈活動，定期聯(lián)系與交流，做好優(yōu)勢供應商維護工作。4、售后服務調(diào)查工作的開展，講求公正、公平的原則，做到實事求是，有據(jù)可查、有理可依。第八條 稽查管理一、 總則采購稽查，其目的在于確保采購行為能符合公司所確立的規(guī)范，并查核有無為自己或他人而犧牲公司利益的事情，更借此培養(yǎng)采購人員應有的道德觀念。稽查工作多以機密之方式進行，因為事關個人品德的問題。擔任稽查的人士，除了采購部負責人必須負行政責任外，為求立場客觀，另由公司內(nèi)部的稽查人員擔任，借以避免采購部負責人包庇縱容等現(xiàn)象。二、稽查規(guī)范1、采

19、購計劃過程的稽核1）采購部門的采購計劃，是否遵循公司的成本與銷售預算來擬訂，二者之間是否容易協(xié)調(diào)配合，或經(jīng)常各行其道？2）采購部門是否參與公司策略規(guī)劃，其所擬訂的部門目標，是否與公司的總目標一致？3）是否編訂采購手冊，對采購部門的政策、職責、人員編制、作業(yè)系統(tǒng)、表單使用等，是否均有詳細的解說？4）對于新物料、新來源、可能預見的缺貨及漲價等，有無擬訂采購策略或方案加以防范與應變？5）采購部門的人員與費用預算是否合理？能否達成公司所付托的責任？有無編制采購預算，提供財務部門資金籌劃之參考？2、采購作業(yè)執(zhí)行的稽核1）請購方面（1）在新產(chǎn)品設計階段，采購部門是否就物料的價格與來源提供意見？是否訂有工程

20、修改的管理辦法？（2）需用部門對請購表中的條件是否填寫清楚，有無任意指定廠牌，或?qū)σ?guī)格做不必要的限制，以致減少供應商競爭的程度？（3）若已建立物料需求計劃，是否請購數(shù)量尚須依賴人為的判定加以調(diào)整？（4）所有請購是否以制式的請購表提出申請，有無未經(jīng)請購或由其他部門核準采購案？（5）采購人員對請購的需求，認為有不符合公司最佳利益時，是否可以質(zhì)疑并要求申請部門變更條件？（6）購運時間是否合理，是否經(jīng)常發(fā)生緊急采購？（7）決定存量水準時，是否考慮訂購成本、倉儲成本、預期的價格變動，以及貨源充裕或短缺問題？（8）耗用性物料及資本支出的請購，是否使用不同的請購表，以便對需求狀況作不同程度的說明與管制？2）選擇供應商方面（1）大量使用的物料，是否同時與二家以上的供應商維持關系？（2）參與報價或投標者，是否為經(jīng)過審查的合格廠商？（3）詢價的供應商家數(shù)，是否足以構成自由且充分的競爭？（4）對于供應商有無獎罰制度？是否認真執(zhí)行？（5）采購人員與供應商之間的行為規(guī)范，有無明文規(guī)定？（6）是否曾利用公開招標的采購方式？（7）對于主要的物料，是否做過自制或外包的決策分析？（8）是否要訪問供應商之工廠或辦公處所，以